4.1 Rolle og ansvarsområder for ledelsesorganet inden for rammerne af AML/CFT og den øverste leder med ansvar for AML/CFT

Ledelsesorganet bør være ansvarligt for at godkende kredit- eller finansieringsinstituttets overordnede AML/CFT-strategi og for at føre tilsyn med gennemførelsen heraf. Med henblik herpå bør det kollektivt besidde tilstrækkelig viden, færdigheder og erfaring til at kunne forstå de ML/TF-risici, der er forbundet med kredit- eller finansieringsinstituttets aktiviteter og forretningsmodel, herunder viden om de nationale retlige og reguleringsmæssige rammer vedrørende forebyggelse af ML/TF.

4.1.1 Rollen af ledelsesorganet i dets tilsynsfunktion inden for rammerne af AML/CFT

Ledelsesorganet i dets tilsynsfunktion bør være ansvarligt for at føre tilsyn med og overvåge gennemførelsen af rammerne for intern ledelse og intern kontrol for at sikre efterlevelse af gældende krav i forbindelse med forebyggelse af hvidvask og terrorfinansiering (ML/TF).

Ud over bestemmelserne i ESA'ernes retningslinjer vedrørende intern ledelse² , alt efter hvad der er relevant, bør et kredit- eller finansieringsinstituts ledelsesorgan i dets tilsynsfunktion:

• a) underrettes om resultaterne af virksomhedens ML/TF-risikovurdering
• b) føre tilsyn med og overvåge, i hvilket omfang AML/CFT-politikkerne og -procedurerne er tilstrækkelige og effektive på baggrund af de ML/TF-risici, som kredit- eller finansieringsinstituttet er eksponeret for, og træffe passende foranstaltninger til at sikre, at der om nødvendigt træffes afhjælpende foranstaltninger
• c) mindst en gang om året gennemgå aktivitetsindberetningen fra AML/CFT-compliance officeren og i hyppigere omfang indhente midlertidige ajourføringer i forbindelse med aktiviteter, der eksponerer kredit- eller finansieringsinstituttet for højere ML/TF-risiko
• d) mindst en gang om året vurdere, om AML/CFT-compliancefunktionen fungerer effektivt, herunder ved at inddrage konklusionerne af eventuelle interne og/eller eksterne revisioner vedrørende AML/CFT, herunder med hensyn til hensigtsmæssigheden af de menneskelige og tekniske ressourcer, som AML/CFT-compliance officeren har fået tildelt.

² EBA's retningslinjer vedrørende intern ledelse i henhold til direktiv 2013/36/EU: EBA/GL/2021/05, ESMA's retningslinjer for visse aspekter af kravene til compliancefunktionen ifølge MiFID II: ESMA35-36-1946, EIOPA's retningslinjer for ledelsessystem: EIOPA-BoS-14/253 DA

Ledelsesorganet i dets tilsynsfunktion bør sikre, at det medlem af ledelsesorganet, der er omhandlet i afsnit 4.1.3, eller, hvor det er relevant, den øverste leder, der er omhandlet i afsnit 4.1.4, som er ansvarlig for gennemførelsen af de love og administrative bestemmelser, der er nødvendige for at efterkomme direktiv (EU) 2015/849:

• a) har den viden, de færdigheder og den erfaring, der er nødvendig for at identificere, vurdere og styre de ML/TF-risici, som kredit- eller finansieringsinstituttet er eksponeret for, og gennemførelsen af politikker, kontroller og procedurer vedrørende AML/CFT
• b) har et godt kendskab til kredit- eller finansieringsinstituttets forretningsmodel og den sektor, hvori det opererer, og i hvilket omfang denne forretningsmodel eksponerer kredit- eller finansieringsinstituttet for ML/TF-risici
• c) rettidigt underrettes om afgørelser, der kan påvirke de risici, som kredit- eller finansieringsinstituttet er eksponeret for.

Ledelsesorganet i dets tilsynsfunktion bør have adgang til og inddrage data og oplysninger, der er af tilstrækkelig detaljeringsgrad og kvalitet til, at det kan varetage sine AML/CFT-funktioner effektivt. Ledelsesorganet i dets tilsynsfunktion bør som minimum have rettidig og direkte adgang til AML/CFT-compliance officerens aktivitetsindberetning, den interne revisionsfunktions indberetning, eksterne revisorers konklusioner og bemærkninger, hvor det er relevant, samt den kompetente myndigheds konklusioner, relevant kommunikation med den finansielle efterretningsenhed og pålagte tilsynsforanstaltninger eller sanktioner.

4.1.2 Rollen af ledelsesorganet i dets ledelsesfunktion inden for AML/CFT-rammerne

Vedrørende interne politikker, kontroller og procedurer som omhandlet i artikel 8, stk. 3 og 4, i direktiv (EU) 2015/849 bør et kredit- eller finansieringsinstituts ledelsesorgan i dets ledelsesfunktion:

• a) gennemføre passende og effektive organisatoriske og operationelle strukturer, der er nødvendige for at overholde den AML/CFT-strategi, som ledelsesorganet har vedtaget, med særlig vægt på, at AML/CFT-compliance officeren får tildelt tilstrækkelige beføjelser og passende menneskelige og tekniske ressourcer til at udføre sin funktion, herunder behovet for en særlig AML/CFT-enhed til at bistå AML/CFT-compliance officeren
• b) sikre gennemførelsen af interne AML/CFT-politikker og -procedurer
• c) gennemgå aktivitetsindberetningen fra AML/CFT-compliance officeren mindst en gang om året
• d) sikre en passende, rettidig og tilstrækkeligt detaljeret indberetning vedrørende AML/CFT til den kompetente myndighed
• e) ved outsourcing af AML/CFT-compliance officerens operationelle funktioner sikre efterlevelse af ESA'ernes retningslinjer for outsourcingordninger³ og ESA'ernes retningslinjer vedrørende intern ledelse⁴ , hvor det er relevant, og modtage regelmæssige indberetninger fra tjenesteudbyderen som led i orienteringen af ledelsesorganet.

4.1.3 Identifikation af medlemmet af ledelsesorganet med ansvar for AML/CFT

³ Se EBA's retningslinjer for outsourcing: EBA/GL/2019/02, EIOPA's retningslinjer for outsourcing til cloududbydere: EIOPA-BoS-20-002, ESMA's retningslinjer for outsourcing til cloududbydere: ESMA50-157-2403

⁴ EBA's retningslinjer vedrørende intern ledelse i henhold til direktiv 2013/36/EU, EBA/GL/2021/05 af 2.7.2021.

Det medlem af ledelsesorganet, der skal udpeges i overensstemmelse med artikel 46, stk. 4, i direktiv (EU) 2015/849, bør især have tilstrækkelig viden, faglig kompetence og erfaring vedrørende ML/TF-risici og gennemførelsen af politikker, kontroller og procedurer vedrørende AML/CFT og et godt kendskab til kredit- eller finansieringsinstituttets forretningsmodel og den sektor, som kredit- eller finansieringsinstituttet opererer i.

Det medlem af ledelsesorganet, der er omhandlet i artikel 46, stk. 4, i direktiv (EU) 2015/849, bør afsætte tilstrækkelig tid og have tilstrækkelige ressourcer til at udføre sine opgaver vedrørende AML/CFT effektivt. Vedkommende bør indberette udførligt om sine opgaver som nævnt i afsnit 4.1.5 og regelmæssigt, om nødvendigt og uden unødig forsinkelse, underrette ledelsesorganet i dets tilsynsfunktion.

4.1.4 Identifikation af en øverste leder med ansvar for AML/CFT, hvis et ledelsesorgan ikke er udpeget

Hvis der ikke er udnævnt et ledelsesorgan, bør kredit- eller finansieringsinstituttet udpege en øverste leder, som er endeligt ansvarlig for gennemførelsen af de love og administrative bestemmelser, der er nødvendige for at efterkomme direktiv (EU) 2015/849, og som tildeles tilstrækkelig tid, ressourcer og beføjelser til at udføre sine opgaver effektivt.

Den i punkt 19 omhandlede øverste leder bør have tilstrækkelig viden, kompetence og erfaring med hensyn til ML/TF-risici og gennemførelsen af politikker, kontroller og procedurer vedrørende AML/CFT og et godt kendskab til kredit- eller finansieringsinstituttets forretningsmodel og den sektor, som kredit- eller finansieringsinstituttet opererer i. Vedkommende bør desuden have tilstrækkelig tid, ressourcer og beføjelser til at udføre sine opgaver effektivt.

4.1.5 Opgaver og rolle for medlemmet af ledelsesorganet eller den øverste leder med ansvar for AML/CFT

Uden at det berører ledelsesorganets overordnede og kollektive ansvar, bør kredit- eller finansieringsinstitutter, når de udnævner det medlem af ledelsesorganet eller den øverste leder, der er omhandlet i punkt 17 og 19, identificere og tage hensyn til potentielle interessekonflikter og tage skridt til at undgå eller afbøde dem.

Medlemmet af ledelsesorganet eller den øverste leder, hvis en sådan er udpeget, med ansvar for AML/CFT, bør sikre, at hele ledelsesorganet eller den øverste ledelse, hvis et ledelsesorgan ikke er udpeget, er bekendt med indvirkningen af ML/TF-risici på hele forretningens risikoprofil. Det ansvar, der påhviler medlemmet af ledelsesorganet eller, hvis en sådan er udpeget, den øverste leder, med ansvar for AML/CFT, med henblik på udførelsen af deres opgaver som omhandlet i artikel 46, stk. 4, i direktiv (EU) 2015/849, og navnlig i forbindelse med gennemførelsen af politikker, kontroller og procedurer til effektivt at afbøde og styre ML/TF-risici som omhandlet i artikel 8 i nævnte direktiv, bør som minimum omfatte:

• a) sikring af, at politikker, procedurer og interne kontrolforanstaltninger vedrørende AML/CFT er tilstrækkelige og forholdsmæssige, idet der tages højde for kredit- eller finansieringsinstituttets særlige forhold og de foreliggende ML/TF-risici
• b) gennemførelse sammen med ledelsesorganet af en vurdering af, om det vil være hensigtsmæssigt at udnævne en særskilt AML/CFT-compliance officer på ledelsesniveau, jf. afsnit 4.2.2
• c) støtte til ledelsesorganet ved vurdering af behovet for en særlig AML/CFT-enhed, der skal bistå AML/CFT-compliance officeren i udførelsen af dennes opgaver, idet der tages højde for omfanget og kompleksiteten af kredit- eller finansieringsinstituttets transaktioner og de foreliggende ML/TF-risici. Personalet i denne enhed bør have den nødvendige ekspertise, færdighed og viden til at bistå AML/CFT-compliance officeren, som bør inddrages i rekrutteringsprocessen
• d) sikring af, at der regelmæssigt indberettes til ledelsesorganet om de aktiviteter, der udføres af AML/CFT-compliance officeren, og at ledelsesorganet får tilstrækkeligt omfattende og rettidige oplysninger og data om ML/TF-risici og efterlevelse af AML/CFT-reglerne, hvilket er nødvendigt for, at ledelsesorganet kan varetage den rolle og de funktioner, det har fået pålagt. Sådanne oplysninger bør også omfatte kredit- eller finansieringsinstituttets samarbejde med den kompetente nationale myndighed og kommunikation med den finansielle efterretningsenhed, uden at dette berører fortroligheden omkring mistænkelige transaktioner og eventuelle forhold, som den kompetente myndighed har konstateret vedrørende ML/TF i forbindelse med kredit- eller finansieringsinstituttets aktiviteter, herunder pålagte foranstaltninger eller sanktioner
• e) underretning af ledelsesorganet om alvorlige eller væsentlige AML/CFT-problemer og overtrædelser og anbefaling af afhjælpende foranstaltninger
• f) sikring af, at AML/CFT-compliance officeren i) har direkte adgang til alle de oplysninger, der er nødvendige for, at denne kan udføre sine opgaver, ii) har tilstrækkelige menneskelige og tekniske ressourcer og værktøjer til på passende vis at kunne udføre sine opgaver og iii) er velinformeret om de AML/CFT-relaterede hændelser og mangler, der er identificeret af de interne kontrolsystemer og af de nationale og, for så vidt angår koncerner, udenlandske tilsynsmyndigheder.

Medlemmet af ledelsesorganet eller den øverste leder, hvis en sådan er udpeget, med ansvar for AML/CFT bør være AML/CFT-compliance officerens primære kontaktpunkt i ledelsen. Desuden medlemmet af ledelsesorganet eller den øverste leder, hvis en sådan er udpeget, med ansvar for AML/CFT sikre, at eventuelle betænkeligheder vedrørende AML/CFT, som AML/CFT-compliance officeren giver udtryk for, bliver løst på passende vis og, hvis dette ikke er muligt, tages behørigt i betragtning af ledelsesorganet i dets ledelsesfunktion eller af den øverste ledelse, hvor det er relevant. Hvis ledelsesorganet i dets ledelsesfunktion eller i givet fald den øverste ledelse beslutter ikke at følge henstillingen fra AML/CFT-compliance officeren, bør det behørigt begrunde og registrere sin afgørelse på baggrund af de risici og betænkeligheder, som AML/CFT-compliance officeren har givet udtryk for. I tilfælde af en væsentlig hændelse bør AML/CFT-compliance officeren have direkte adgang til ledelsesorganet i dets tilsynsfunktion.