4.1 Rolul și responsabilitățile organului de conducere în combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului și ale directorului executiv responsabil de combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului

Organul de conducere trebuie să fie responsabil de aprobarea strategiei globale a instituției de credit sau financiare în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului (CSB/CFT), precum și de supravegherea punerii în aplicare a acesteia. În acest scop, acesta trebuie să dețină, în mod colectiv, cunoștințele, competențele și experiența corespunzătoare pentru a putea înțelege riscurile de spălare a banilor și de finanțare a terorismului legate de activitățile și modelul de afaceri ale instituției de credit sau financiare, inclusiv cunoștințe privind cadrul juridic și de reglementare național referitor la prevenirea spălării banilor și a finanțării terorismului.

4.1.1 Rolul organului de conducere în funcția sa de supraveghere în cadrul CSB/CFT

Organul de conducere în funcția sa de supraveghere trebuie să fie responsabil de supravegherea și monitorizarea punerii în aplicare a cadrului de administrare a activității și de control intern pentru a asigura conformitatea cu cerințele aplicabile în contextul prevenirii spălării banilor și a finanțării terorismului (SB/FT).

Pe lângă dispozițiile prevăzute în ghidurile AES privind cadrul de administrare a activității² , după caz, organul de conducere al unei instituții de credit sau financiare, în funcția sa de supraveghere, trebuie:

• a) să fie informat cu privire la rezultatele evaluării riscurilor de spălare a banilor și de finanțare a terorismului la nivelul întregii activități ;
• b) să supravegheze și să monitorizeze măsura în care politicile și procedurile de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului sunt adecvate și eficace având în vedere riscurile de spălare a banilor și de finanțare a terorismului la care este expusă instituția de credit sau financiară, precum și să ia măsurile adecvate pentru a se asigura că sunt luate măsuri de remediere, dacă este necesar;
• c) cel puțin o dată pe an, să revizuiască raportul de activitate al coordonatorului funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului și să obțină mai frecvent actualizări intermediare pentru activitățile care expun instituția de credit sau financiară la riscuri crescute de spălare a banilor și de finanțare a terorismului;
• d) cel puțin o dată pe an, să evalueze funcționarea eficace a funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului, inclusiv prin luarea în considerare a concluziilor auditurilor interne și/sau externe legate de combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului care au fost efectuate, inclusiv în ceea ce privește caracterul adecvat al resurselor umane și tehnice alocate coordonatorului funcției de conformitate în materie de CSB/CFT.

² Ghidul ABE privind cadrul de administrare a activității în temeiul Directivei 2013/36/UE: EBA/GL/2021/05; Ghidul ESMA cu privire la anumite aspecte ale cerințelor MiFID II privind funcția de asigurare a conformității: ESMA35 - 36 - 1946; Ghidul EIOPA privind sistemul de guvernanță: EIOPA -BoS- 14/253 RO

Organul de conducere în funcția sa de supraveghere trebuie să se asigure că membrul organului de conducere menționat în secțiunea 4.1.3 sau, după caz, directorul executiv menționat în secțiunea 4.1.4, care este responsabil de punerea în aplicare a actelor cu putere de lege și a actelor administrative necesare pentru a se conforma Directivei (UE) 2015/849:

• a) deține cunoștințele, competențele și experiența necesare pentru a identifica, a evalua și a gestiona riscurile de spălare a banilor și de finanțare a terorismului la care este expusă instituția de credit sau financiară, precum și punerea în aplicare a politicilor, controalelor și procedurilor de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului;
• b) cunoaște bine modelul de afaceri al instituției de credit sau financiare și sectorul în care aceasta își desfășoară activitatea, precum și măsura în care acest model de afaceri expune instituția de credit sau financiară la riscuri de spălare a banilor și de finanțare a terorismului;
• c) este informat în timp util cu privire la deciziile care pot afecta riscurile la care este expusă instituția de credit sau financiară.

Organul de conducere în funcția sa de supraveghere trebuie să aibă acces la date și informații suficient de detaliate și de calitate acceptabilă și să le ia în considerare pentru a - i permite să își îndeplinească, în mod eficace, funcțiile în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului. Organul de conducere în funcția sa de supraveghere trebuie, cel puțin, să aibă acces direct și în timp util la raportul de activitate al coordonatorului funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului, la raportul funcției de audit intern, la constatările și observațiile auditorilor externi, după caz, precum și la constatările autorității competente, la comunicările relevante cu unitatea de informații financiare (FIU) și la măsurile de supraveghere sau sancțiunile impuse.

4.1.2 Rolul organului de conducere în funcția sa de conducere în cadrul CSB/CFT

În ceea ce privește politicile, controalele și procedurile interne menționate la articolul 8 alineatele (3) și (4) din Directiva (UE) 2015/849, organul de conducere al unei instituții de credit sau financiare în funcția sa de conducere trebuie:

• a) să pună în aplicare structura organizatorică și operațională adecvată și eficace, necesară pentru a respecta strategia de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului adoptată de organul de conducere, acordând o atenție deosebită autorității suficiente și caracterului adecvat ale resurselor umane și tehnice alocate funcției de coordonator al funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului, inclusiv necesitatea existenței unei unități speciale de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului care să îl ajute pe coordonatorul funcției de conformitate în materie de CSB/CFT ;
• b) să asigure punerea în aplicare a politicilor și procedurilor interne de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului;
• c) să revizuiască raportul de activitate al coordonatorului funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului, cel puțin o dată pe an;
• d) să asigure raportarea adecvată, în timp util și suficient de detaliată cu privire la CSB/CFT către autoritatea competentă;
• e) în cazul în care funcțiile operaționale ale coordonatorului funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului sunt externalizate, să asigure conformitatea cu ghidurile AES privind acordurile de externalizare³ și cu ghidurile AES privind cadrul de administrare a activității⁴ , după caz, precum și să primească rapoarte periodice din partea furnizorului de servicii pentru informarea organului de conducere.

4.1.3 Identificarea membrului organului de conducere responsabil de combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului

³ Ghidul ABE privind externalizarea: EBA/GL/2019/02; Ghidul EIOPA privind externalizarea către furnizorii de servicii cloud: EIOPA -BoS-20- 002; Ghidul ESMA privind externalizarea către furnizorii de servicii cloud: ESMA50 -157- 2403

⁴ Ghidul ABE privind cadrul de administrare a activității în temeiul Directivei 2013/36/UE, EBA/GL/2021/05 din 2 iulie 2021.

Membrul organului de conducere care urmează să fie identificat în conformitate cu articolul 46 alineatul (4) din Directiva (UE) 2015/849 trebuie, în special, să aibă suficiente cunoștințe, competențe și experiență în ceea ce privește riscurile de spălare a banilor și de finanțare a terorismului și punerea în aplicare a politicilor, controalelor și procedurilor de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului, precum și să cunoască bine modelul de afaceri al instituției de credit sau financiare și sectorul în care își desfășoară activitatea instituția de credit sau financiară.

Membrul organului de conducere menționat la articolul 46 alineatul (4) din Directiva (UE) 2015/849 trebuie să dedice suficient timp și să dispună de resurse suficiente pentru a - și îndeplini în mod eficace sarcinile în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului. Acesta trebuie să raporteze în mod cuprinzător cu privire la sarcinile sale, astfel cum se menționează în secțiunea 4.1.5, și să informeze periodic, dacă este necesar și fără întârzieri nejustificate, organul de conducere în funcția sa de supraveghere.

4.1.4 Identificarea unui director executiv responsabil de combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului în cazul în care nu există niciun organ de conducere

În cazul în care nu există un organ de conducere, instituția de credit sau financiară trebuie să numească un director executiv care să fie responsabil, în ultimă instanță, de punerea în aplicare a actelor cu putere de lege și a actelor administrative necesare pentru a se conforma Directivei (UE) 2015/849 și care să dispună de suficient timp, resurse și autoritate pentru a - și îndeplini sarcinile în mod eficace.

Directorul executiv menționat la punctul 19 trebuie să aibă suficiente cunoștințe, competențe și experiență în ceea ce privește riscurile de spălare a banilor și de finanțare a terorismului și punerea în aplicare a politicilor, controalelor și procedurilor de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului, precum și să cunoască bine modelul de afaceri al instituției de credit sau financiare și sectorul în care își desfășoară activitatea instituția de credit sau financiară. În plus, trebuie să i se acorde suficient timp, resurse și autoritate pentru a - și îndeplini sarcinile în mod eficace.

4.1.5 Sarcinile și rolul membrului organului de conducere sau ale directorului executiv responsabil de combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului

Fără a aduce atingere responsabilității globale și colective a organului de conducere, la numirea membrului organului de conducere sau a directorului executiv menționat la punctele 17 și 19, instituțiile de credit sau financiare trebuie să identifice și să țină seama de potențialele conflicte de interese, precum și să ia măsuri pentru evitarea sau atenuarea acestora.

Membrul organului de conducere sau, în cazul în care este desemnat, directorul executiv responsabil de combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să se asigure că întregul organ de conducere sau conducerea executivă, în cazul în care nu există niciun organ de conducere, este conștientă de impactul riscurilor de spălare a banilor și de finanțare a terorismului asupra profilului lor de risc la nivelul întregii activități. Printre responsabilitățile membrului organului de conducere sau, în cazul în care este desemnat, ale directorului executiv responsabil de combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului, în vederea îndeplinirii sarcinilor care îi revin, astfel cum se menționează la articolul 46 alineatul (4) din Directiva (UE) 2015/849, și în special în ceea ce privește punerea în aplicare a politicilor, controalelor și procedurilor de atenuare și gestionare eficace a riscurilor de spălare a banilor și de finanțare a terorismului, astfel cum se menționează la articolul 8 din directivă, trebuie să se numere cel puțin:

• a) asigurarea faptului că politicile, procedurile și măsurile de control intern în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului sunt adecvate și proporționale, ținând seama de caracteristicile instituției de credit sau financiare și de riscurile de spălare a banilor și de finanțare a terorismului la care este expusă aceasta;
• b) efectuarea, împreună cu organul de conducere, a unei evaluări a oportunității numirii unui coordonator al funcției de conformitate în materie de CSB/CFT, separat la nivelul conducerii, astfel cum se menționează în secțiunea 4.2.2.;
• c) sprijinirea organului de conducere în evaluarea necesității existenței unei unități speciale de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului care să îl ajute pe coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului la îndeplinirea funcțiilor sale, ținând seama de amploarea și complexitatea operațiunilor instituției de credit sau financiare și de expunerea la riscurile SB/FT. Personalul din cadrul acestei unități trebuie să dețină expertiza, competențele și cunoștințele necesare pentru a -l ajuta pe coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului, care trebuie să fie implicat în procesul de recrutare;
• d) asigurarea faptului că există rapoarte periodice către organul de conducere cu privire la activitățile desfășurate de coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului și că organului de conducere i se furnizează informații și date suficient de cuprinzătoare și în timp util cu privire la riscurile de spălare a banilor și de finanțare a terorismului și la conformitatea în materie de CSB/CFT, care sunt necesare pentru a permite organului de conducere să își îndeplinească rolul și funcțiile care i - au fost încredințate. Aceste informații trebuie să includă, de asemenea, angajamentele instituției de credit sau financiare față de autoritatea națională competentă și comunicările cu FIU, fără a aduce atingere confidențialității rapoartelor de tranzacții suspecte (RTS), precum și constatările autorității competente referitoare la spălarea banilor și finanțarea terorismului împotriva instituției de credit sau financiare, inclusiv măsurile sau sancțiunile impuse;
• e) informarea organului de conducere cu privire la problemele și încălcările grave sau semnificative legate de combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului, precum și recomandarea de acțiuni pentru remedierea acestora;
• f) asigurarea faptului că coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului (i) are acces direct la toate informațiile necesare pentru îndeplinirea sarcinilor sale, (ii) dispune de suficiente instrumente și resurse umane și tehnice pentru a putea îndeplini în mod adecvat sarcinile care i - au fost atribuite și (iii) este bine informat cu privire la incidentele și deficiențele legate de combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului, identificate de sistemele de control intern și de autoritățile naționale și, în cazul grupurilor, de autoritățile de supraveghere străine.

Membrul organului de conducere sau, în cazul în care este desemnat, directorul executiv responsabil de combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să fie principalul punct de contact din cadrul conducerii pentru coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului. În plus, membrul organului de conducere sau, în cazul în care este desemnat, directorul executiv responsabil de combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să se asigure că preocupările legate de combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului, pe care le are coordonatorul funcției de conformitate în materie de CSB/CFT, sunt rezolvate în mod corespunzător și, în cazul în care acest lucru nu este posibil, sunt luate în considerare în mod corespunzător de către organul de conducere în funcția sa de conducere sau de către conducerea executivă, după caz. Dacă organul de conducere în funcția sa de conducere sau, după caz, conducerea executivă decide să nu urmeze recomandarea coordonatorului funcț iei de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului, aceasta trebuie să își justifice și să înregistreze decizia în mod corespunzător, având în vedere riscurile și preocupările exprimate de coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului. În cazul unui incident semnificativ, coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului trebuie să aibă acces direct la organul de conducere în funcția sa de supraveghere.