4.1 Ролята и отговорностите на ръководния орган в рамката за БИП/БФТ и на висшия ръководител, отговорен за БИП/БФТ

Ръководният орган следва да отговаря за одобряване на цялостната стратегия за БИП/БФТ на кредитната или финансовата институция и за упражняване на контрол върху нейното прилагане. За тази цел той следва колективно да притежава подходящи знания, умения и опит, за да може да разбира рисковете в областта на изпирането на пари/финансирането на тероризма (ИП/ФТ), свързани с дейностите и бизнес модела на кредитната или финансовата институция, включително познаване на националната правна и регулаторна рамка, свързана с предотвратяването на ИП/ФТ.

4.1.1 Ролята на ръководния орган в контролната му функция в рамката за БИП/БФТ

Ръководният орган в контролната му функция следва да отговаря за упражняване на контрол и наблюдение над прилагането на рамката за вътрешно управление и вътрешен контрол, за да гарантира съответствие с приложимите изисквания в контекста на предотвратяването на изпирането на пари и финансирането на тероризма (ИП/ФТ).

В допълнение към разпоредбите, посочени в насоките на европейските надзорни органи относно вътрешното управление² , според това, което е приложимо, ръководният орган на кредитна или финансова институция в контролната му функция следва:

• а) да бъде информиран за резултатите от оценката на риска от ИП/ФТ за цялата дейност;
• б) да упражнява контрол и наблюдение доколко политиките и процедурите за БИП/БФТ са подходящи и ефективни с оглед рисковете от ИП/ФТ, на които е изложена кредитната или финансовата институция, и да осъществява подходящи действия, за да се гарантира, че се предприемат коригиращи мерки, когато е необходимо;
• в) да преглежда най - малко веднъж годишно отчета за дейността на служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, и да получава по - често междинни актуализации за дейностите, които излагат кредитната или финансовата институция на по - високи рискове от ИП/ФТ;
• г) да оценява най - малко веднъж годишно ефективното функциониране на функцията, отговорна за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, включително като взема под внимание заключенията на евентуални свързани с БИП/БФТ вътрешни и/или външни одити, включително по отношение на целесъобразността на човешките и техническите ресурси, разпределени на служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ.

² Насоки на ЕБО относно вътрешното управление съгласно Директива 2013/36/ЕС: EBA/GL/2021/05; Насоки на ESMA относно определени аспекти на изискванията на ДПФИ II, свързани със звеното за проверка на съответствието: ESMA35 -36- 1946; Насоки на EIOPA за системата на управление: EIOPA -BoS- 14/253 BG.

Ръководният орган в контролната му функция следва да гарантира, че членът на ръководния орган, посочен в раздел 4.1.3., или където е приложимо, висшият ръководител, посочен в раздел 4.1.4., който отговаря за изпълнението на законовите, подзаконовите и административните разпоредби, необходими за спазването на Директива (ЕС) 2015/849:

• а) разполага със знанията, уменията и опита, необходими за идентифициране, оценяване и управление на рисковете от ИП/ФТ, на които е изложена кредитната или финансовата институция, и за прилагането на политиките, механизмите за контрол и процедурите за БИП/БФТ;
• б) познава добре бизнес модела на кредитната или финансовата институция и сектора, в който тя осъществява дейността си, както и степента, до която този бизнес модел излага кредитната или финансовата институция на рискове от ИП/ФТ;
• в) е информиран своевременно за решения, които може да засегнат рисковете, на които е изложена кредитната или финансовата институция.

Ръководният орган в контролната му функция следва да има достъп до и да взема под внимание данни и информация с достатъчна степен на детайлност и качество, за да може да изпълнява ефективно функциите си във връзка с БИП/БФТ. Като минимум ръководният орган в контролната му функция следва да има своевременен и пряк достъп до отчета за дейността на служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, отчета на функцията за вътрешен одит, констатациите и наблюденията на външни одитори, където е приложимо, както и констатациите на компетентния орган, съответни комуникации със ЗФР и наложените надзорни мерки или санкции.

4.1.2 Ролята на ръководния орган в управленската му функция в рамката за БИП/БФТ

Във връзка с вътрешните политики, механизмите за контрол и процедурите, посочени в член 8, параграфи 3 и 4 от Директива (ЕС) 2015/849, ръководният орган на кредитна или финансова институция в управленската му функция следва:

• а) да прилага подходящата и ефективна организационна и оперативна структура, необходима за спазване на приетата от ръководния орган стратегия за БИП/БФТ, като се обръща особено внимание на достатъчния авторитет и на целесъобразността на човешките и техническите ресурси, разпределени на функцията на служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, включително необходимостта от специализирано звено за БИП/БФТ, което да подпомага служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ;
• б) да гарантира прилагането на вътрешните политики и процедури за БИП/БФТ;
• в) да преглежда най - малко ежегодно отчета за дейността на служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ;
• г) да гарантира подходящо, своевременно и достатъчно подробно отчитане относно БИП/БФТ пред компетентния орган;
• д) когато оперативните функции на служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, са възложени на външен изпълнител, да гарантира спазване на насоките на европейските надзорни органи относно възлагане на дейности на външни изпълнители³ и насоките на европейските надзорни органи относно вътрешното управление⁴ , където е приложимо, и да получава редовно отчитане от доставчика на услугата с цел информиране на ръководния орган.

4.1.3 Посочване на члена на ръководния орган, отговорен за БИП/БФТ

³ Насоки на ЕБО за възлагане на дейности на външни изпълнители: EBA/GL/2019/02; Насоки на EIOPA за възлагане на дейности на доставчици на облачни услуги: EIOPA -BoS-20- 002; Насоки на ESMA за възлагане на дейности на доставчици на облачни услуги: ESMA50 -157- 2403.

⁴ Насоки на ЕБО относно вътрешното управление съгласно Директива 2013/36/ЕС, EBA/GL/2021/05 от 2 юли 2021 г.

Членът на ръководния орган, който следва да се посочи в съответствие с член 46, параграф 4 от Директива (ЕС) 2015/849, следва по - специално да притежава достатъчно знания, умения и опит по отношение на рисковете от ИП/ФТ и прилагането на политиките, механизмите за контрол и процедурите за БИП/БФТ с добро разбиране за бизнес модела на кредитната или финансовата институция и сектора, в който тя осъществява дейността си.

Членът на ръководния орган, посочен в член 46, параграф 4 от Директива (ЕС) 2015/849, следва да отделя достатъчно време и да разполага с достатъчно ресурси за ефективно изпълнение на задълженията си във връзка с БИП/БФТ. Той следва да докладва подробно относно задачите си, както е посочено в раздел 4.1.5., и да информира редовно, когато е необходимо и незабавно, ръководния орган в контролната му функция.

4.1.4 Посочване на висш ръководител, отговорен за БИП/БФТ, когато не е налице ръководен орган

Когато не е налице ръководен орган, кредитната или финансовата институция следва да определи висш ръководител, който да е основно отговорен за изпълнението на законовите, подзаконовите и административните разпоредби, необходими за спазването на Директива (ЕС) 2015/849, с достатъчно време, ресурси и правомощия да изпълнява ефективно задълженията си.

Посоченият в точка 19 висш ръководител следва да притежава достатъчно знания, умения и опит по отношение на рисковете от ИП/ФТ и прилагането на политиките, механизмите за контрол и процедурите за БИП/БФТ с добро разбиране за бизнес модела на кредитната или финансовата институция и сектора, в който тя осъществява дейността си. Освен това следва да му/й бъде предоставено достатъчно време, ресурси и правомощия за ефективно изпълнение на неговите/нейните задълженията.

4.1.5 Задачи и роля на члена на ръководния орган или висшия ръководител, отговорен за БИП/БФТ

Без да се засяга цялостната и колективната отговорност на ръководния орган, при определянето на члена на ръководния орган или висшия ръководител, посочени в точки 17 и 19, кредитните или финансовите институции следва да установят и да вземат под внимание потенциални конфликти на интереси и да предприемат стъпки за тяхното избягване или ограничаване.

Членът на ръководния орган или висшият ръководител, когато е определен такъв, отговорен за БИП/БФТ, следва да гарантират, че целият ръководен орган или висшето ръководство, ако не е налице ръководен орган, са запознати с въздействието на рисковете от ИП/ФТ за техния рисков профил, обхващащ цялата дейност. Отговорностите на члена на ръководния орган или на висшия ръководител, когато е определен такъв, отговорен за БИП/БФТ, с оглед на изпълнението на задачата им, както е посочена в член 46, параграф 4 от Директива (ЕС) 2015/849, и по - специално във връзка с прилагането на политиките, механизмите за контрол и процедурите за ограничаване и ефективно управление на рисковете от ИП/ФТ, както е посочено в член 8 от същата директива, следва да включват най - малкото:

• а) гарантиране, че политиките, процедурите и мерките за вътрешен контрол във връзка с БИП/БФТ са подходящи и пропорционални, като се вземат под внимание характеристиките на кредитната или финансовата институция и рисковете от ИП/ФТ, на които е изложена тя;
• б) извършване заедно с ръководния орган на оценката дали би било целесъобразно да се назначи отделен служител, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, на управленско ниво, както е посочено в раздел 4.2.2;
• в) подкрепяне на ръководния орган при оценяването на нуждата от специализирано звено за БИП/БФТ, което да подпомага служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, при осъществяването на неговите функции, като се вземат под внимание мащабът и сложността на дейността на кредитната или финансовата институция и излагането на рискове от ИП/ФТ. Персоналът в това звено следва да притежава необходимите експертен опит, умения и знания, за да подпомага служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, който следва да участва в процеса на наемане на съответните служители;
• г) гарантиране, че се извършва периодично докладване пред ръководния орган относно дейностите, извършени от служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, и че на ръководния орган се предоставя достатъчно всеобхватна и своевременна информация и данни относно рисковете от ИП/ФТ и съответствието във връзка с БИП/БФТ, които са необходими на ръководния орган за изпълнението на възложените му роля и функции. Тази информация следва да обхваща и ангажиментите на кредитната или финансовата институция с националния компетентен орган и комуникациите със ЗФР, без да се засяга поверителността на докладите за съмнителни сделки и каквито и да е свързани с ИП/ФТ констатации на компетентния орган срещу кредитната или финансовата институция, включително наложени мерки или санкции;
• д) информиране на ръководния орган за всякакви сериозни или значителни проблеми и нарушения във връзка с БИП/БФТ и препоръчване на действия за отстраняването им;
• е) гарантиране, че служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, i) има пряк достъп до цялата необходима информация за изпълнение на задачите му, ii) разполага с достатъчно човешки и технически ресурси и инструменти за подходящо изпълнение на възложените му задачи и iii) е добре информиран за свързаните с БИП/БФТ инциденти и недостатъци, установени от системите за вътрешен контрол и от националните и в случая на групи — чуждестранни надзорни органи.

Членът на ръководния орган или висшият ръководител, ако е определен такъв, отговорен за БИП/БФТ, следва да са основните контактни точки за служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, в рамките на ръководството. Освен това членът на ръководния орган или висшият ръководител, ако е определен такъв, отговорен за БИП/БФТ, следва да гарантират, че всички опасения, изразени от служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, се преодоляват надлежно, а ако това не е възможно, се разглеждат надлежно от ръководния орган в управленската му функция или от висшето ръководство, където е приложимо. Ако ръководният орган в управленската му функция или висшето ръководство, където е приложимо, решат да не следват препоръката на служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, те следва да обосноват надлежно и да запишат решението си с оглед на рисковете и тревогите, повдигнати от служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ. В случай на значителен инцидент служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да разполага с пряк достъп до ръководния орган в контролната му функция.