4.1 Rola i obowiązki organu zarządzającego w systemie AML/CFT oraz członka kadry kierowniczej wyższego szczebla odpowiedzialnego za przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu

Organ zarządzający powinien odpowiadać za zatwierdzenie ogólnej strategii AML/CFT obowiązującej w instytucji kredytowej lub finansowej oraz za nadzorowanie jej wdrażania. W tym celu powinien dysponować jako całość odpowiednią wiedzą, umiejętnościami i doświadczeniem, aby rozumieć ryzyk a ML/TF związane z działalnością instytucji kredytowej lub finansowej i jej modelem biznesowym, w tym wiedzą na temat krajowych ram prawnych i regulacyjnych dotyczących zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

4.1.1 Rola organu zarządzającego pełniącego funkcję nadzorczą w systemie AML/CFT

Organ zarządzający pełniący funkcję nadzorczą powinien odpowiadać za nadzorowanie i monitorowanie wdrażania ram zarządzania wewnętrznego i kontroli wewnętrznej w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi wymogami w kontekście zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Poza przepisami zawartymi w wytycznych europejskich urzędów nadzoru w sprawie zarządzania wewnętrznego² organ zarządzający pełniący funkcję nadzorczą w instytucji kredytowej lub finansowej stosownie do przypadku powinien:

• a) być informowany o wynikach oceny ryzyka ML/TF obejmującej całą działalność ;
• b) nadzorować i monitorować adekwatność i skuteczność strategii i procedur AML/CFT w świetle ryzyk ML/TF , na które jest narażona dana instytucja kredytowa lub finansowa, a także podejmować odpowiednie działania w celu zapewnienia, aby w razie konieczności zastosowano środki naprawcze;
• c) dokonywać co najmniej raz w roku przeglądu sprawozdania z działalności sporządzanego przez pracownika ds. zgodności z przepisami AML/CFT oraz uzyskiwać w częstszych interwałach międzyokresowe aktualizacje w odniesieniu do działalności, która naraża instytucję kredytową lub finansową na wyższe ryzyk a ML/TF;
• d) co najmniej raz w roku oceniać skuteczność działania komórki ds. zgodności z przepisami AML/CFT , w tym uwzględniając wnioski z wszelkich związanych z tą dziedziną audytów wewnętrznych lub zewnętrznych, które zostały przeprowadzone, włączając w to audyty adekwatności zasobów ludzkich i technicznych przydzielonych pracownikowi ds. zgodności z przepisami AML/CFT.

² Wytyczne EUNB w sprawie zarządzania wewnętrznego wydane na podstawie dyrektywy 2013/36/UE: EBA/GL/2021/05; wytyczne ESMA dotyczące wybranych aspektów wymogów dyrektywy MiFID II dotyczących komórki ds. nadzoru zgodności z prawem: ESMA35 -36- 1946; wytyczne EIOPA dotyczące systemu zarządzania: EIOPA -BoS-14/253 EN.

Organ zarządzający pełniący funkcję nadzorczą powinien zagwarantować, by członek organu zarządzającego, o którym mowa w sekcji 4.1.3, lub – w stosownych przypadkach – członek kadry kierowniczej wyższego szczebla, o którym mowa w sekcji 4.1.4, odpowiedzialny za wdrażanie przepisów ustawowych, wykonawczych i administracyjnych niezbędnych do zapewnienia zgodności z dyrektywą (UE) 2015/849:

• a) dyspon ował wiedzą, umiejętnościami i doświadczeniem koniecznymi do zidentyfikowania ryzyk ML/TF , na które narażona jest instytucja kredytowa lub finansowa, oceny tych ryzyk i zarządzania nim i , jak również do wdrażania strategii, środków kontroli i procedur AML/CFT;
• b) dobrze rozumi ał model biznesowy instytucji kredytowej lub finansowej oraz sektor jej działalności, jak również to, w jakim stopniu ten model biznesowy naraża instytucję kredytową lub finansową na ryzyk a ML/TF;
• c) terminowo uzyskiwał informacje o decyzjach potencjalnie wpływających na ryzyk a , na które jest narażona instytucja kredytowa lub finansowa.

Organ zarządzający pełniący funkcję nadzorczą powinien mieć dostęp do danych i informacji na tyle szczegółowych i dobrej jakości, aby móc skutecznie wywiązywać się z zadań z zakre su AML/CFT , jak również powinien brać pod uwagę takie dane i informacje. Organ zarządzający pełniący funkcję nadzorczą powinien mieć co najmniej terminowy i bezpośredni dostęp do sprawozdania z działalności pracownika ds. zgodności z przepisami AML/CFT, sp rawozdania komórki ds. audytu wewnętrznego, w stosownych przypadkach – ustaleń i uwag audytorów zewnętrznych, jak również ustaleń właściwego organu, istotnej korespondencji z jednostką analityki finansowej oraz informacji o środkach nadzorczych i nałożonych karach.

4.1.2 Rola organu zarządzającego pełniącego funkcję zarządczą w systemie AML/CFT

W odniesieniu do strategii wewnętrznych, środków kontroli i procedur, o których mowa w art. 8 ust. 3 i 4 dyrektywy (UE) 2015/849, organ zarządzający instytucji kredytowej lub finansowej pełniący funkcję zarządczą powinien:

• a) wdrażać stosowną i skuteczną strukturę organizacyjną i operacyjną, konieczną do zapewnienia zgodności ze strategią AML/CFT przyjętą przez organ zarządzający, zwracając szczególną uwagę na dostateczne uprawnienia i adekwatność zasobów ludzkich i technicznych przydzielonych pracownikowi ds. zgodności z przepisami AML/CFT , w tym na potrzebę dysponowania specjalną jednostką AML/CFT wspierającą tego pracownika;
• b) zapewnić wdrażanie wewnętrznych strategii i procedur AML/CFT;
• c) przynajmniej raz w roku dokonywać przeglądu sprawozdania z działalności pracownika ds. zgodności z przepisami AML/CFT ;
• d) zapewnić adekwatną, terminową i wystarczająco szczegółową sprawozdawczość n a temat przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu skierowaną do właściwych organów;
• e) w przypadku zlecania na zewnątrz w ramach outsourcingu funkcji operacyjnych pracownika ds. zgodności z przepisami AML/CFT – zapewnić przestrzeganie wytycznych europejskich urzędów nadzoru w sprawie outsourcingu³ oraz w sprawie zarządzania wewnętrznego⁴ , a w stosownych przypadkach uzyskiwać od dostawcy usług regularne sprawozdania służące informowaniu organu zarządzającego.

4.1.3 Wskazanie członka organu zarządzającego odpowiedzialnego za przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu

³ Wytyczne EUNB w sprawie outsourc ingu: EBA/GL/2019/02; wytyczne EIOPA dotyczące outsourcingu do dostawców usług chmury obliczeniowej: EIOPA -BoS-20- 002; wytyczne ESMA dotyczące outsourcingu do dostawców usług chmury obliczeniowej: ESMA50 -157-2403.

⁴ Wytyczne EUNB w sprawie zarządzania wewnętrznego wydane na podstawie dyrektywy 2013/36/UE, EBA/GL/2021/05 z dnia 2 lipca 2021 r.

Członek organu zarządzającego wskazany zgodnie z art. 46 ust. 4 dyrektywy (UE) 2015/849 powinien w szczególności dysponować dostateczną wiedzą, umiejętnościami i doświa dczeniem w dziedzinie ryzyk ML/TF oraz wdrażania strategii, środków kontroli i procedur AML/CFT; a także dobrze rozumieć model biznesowy instytucji kredytowej lub finansowej oraz sektor aktywności instytucji kredytowej lub finansowej.

Członek organu zarządzającego, o którym mowa w art. 46 ust. 4 dyrektywy (UE) 2015/849, powinien poświęcić dostatecznie dużo czasu i dysponować wystarczającymi zasobami, aby skutecznie wypełniać swoje obowiązki AML/CFT . Powinien składać kompleksowe sprawozdania z realizacji własnych zadań, o których mowa w sekcji 4.1.5, oraz, gdy to konieczne, regularnie i bez zbędnej zwłoki przekazywać informacje organowi zarządzającemu pełniącemu funkcję nadzorczą.

4.1.4 Wskazanie członka kadry kierowniczej wyższego szczebla odpowiedzialnego za przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, gdy nie ma organu zarządzającego

Jeżeli w danej instytucji kredytowej lub finansowej nie ma organu zarządzającego, wówczas instytucja ta powinna powołać członka kadry kierowniczej wyższego szczebla o dpowiedzialnego za wdrażanie przepisów ustawowych, wykonawczych i administracyjnych koniecznych do zapewnienia zgodności z dyrektywą (UE) 2015/849, która to osoba będzie dysponować wystarczającym czasem, zasobami i uprawnieniami, by skutecznie wypełniać swoje obowiązki.

Członek kadry kierowniczej wyższego szczebla, o którym mowa w pkt . 19, powinien dysponować dostateczną wiedzą, umiejętnościami i doświadczeniem w dziedzinie ryzyk ML/TF oraz wdrażania strategii, środków kontroli i procedur AML/CFT , a także dobrze rozumieć model biznesowy instytucji kredytowej lub finansowej oraz sektor aktywności instytucji kredytowej lub finansowej. Ponadto powinien dysponować dostatecznym czasem, zasobami i uprawnieniami, by skutecznie wypełniać swoje obowiązki.

4.1.5 Zadania i r ola członka organu zarządzającego lub członka kadry kierowniczej wyższego szczebla odpowiedzialnego za przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu

Bez uszczerbku dla ogólnej i zbiorowej odpowiedzialności organu zarządzającego przy powoływaniu członka organu zarządzającego lub członka kadry kierowniczej wyższego szczebla,

• o którym mowa w pkt . 17 i 19, instytucje kredytowe lub finansowe powinny zidentyfikować i uwzględnić potencjalne konflikty interesów oraz podjąć działania w celu ich uniknię cia lub ograniczenia.

Jeżeli wyznaczono członka organu zarządzającego lub członka kadry kierowniczej wyższego szczebla odpowiedzialnego za przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, powinien on zapewnić, aby cały organ zarządzający lub – w przypadku braku organu zarządzającego

• – kadra kierownicza wyższego szczebla byli świadomi wpływu ryzyk ML/TF na ich profil ryzyka w odniesieniu do całej działalności. Jeżeli wyznaczono członka organu zarządzającego lub członka kadry kierowniczej wyższego szczebla odpowiedzialnego za przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, do jego obowiązków w związku z wykonywaniem zadań, o których mowa w art. 46 ust. 4 dyrektywy (UE) 2015/849, a w szczególności w odniesieniu do wdrażania strategii, środków kontroli i procedur służących ograniczaniu ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, o którym mowa w art. 8 tej dyrektywy, i skutecznemu zarządzaniu tym ryzykiem, powinny należeć co najmniej następujące obowiązki:
• a) zapewnienie adekwatności i proporcjonalności strategii, procedur i wewnętrznych środków kontroli AML/CFT z uwzględnieniem specyfiki instytucji kredytowej lub finansowej oraz ryzyk – ML/TF , na które dana instytucja jest narażona;
• b) przeprowadzenie wraz z organem zarządzającym oceny pozwalającej ustalić, czy jest stosowne powołanie odrębnego pracownika ds. zgodności z przepisami AML/CFT na szczeblu kierownictwa, o czym mowa w sekcji 4.2.2;
• c) wspieranie organu zarządzającego w ocenie pot rzeby utworzenia specjalnej jednostki AML/CFT , aby pomóc pracownikowi ds. zgodności z przepisami AML/CFT w sprawowaniu jego funkcji, przy uwzględnieniu skali i złożoności operacji instytucji kredytowej lub finansowej oraz narażenia na ryzyk a ML/TF . Pracownicy tej jednostki powinni posiadać niezbędną wiedzę fachową i umiejętności, aby wesprzeć pracownika ds. zgodności z przepisami AML/CFT, który powinien być zaangażowany w proces rekrutacji;
• d) zapewnienie, aby pracownik ds. zgodności z przepisami AML/CFT składał organowi zarządzającemu okresowe sprawozdania na temat swoich działań oraz aby organ zarządzający otrzymywał wystarczająco kompleksowe i terminowe informacje i dane na temat ryzyk ML/TF i zgodności z przepisami AML/CFT , co jest niezbędne, by umożliwić organowi zarządzającemu wypełnianie powierzonych mu zadań i funkcji. Informacje takie powinny obejmować również współpracę instytucji kredytowej lub finansowej z właściwym organem krajowym oraz korespondencję z jednostką analityki finansowej, bez uszczerbku dla poufności zgłoszeń podejrzanych transakcji, a także wszelkie ustalenia właściwego organu dotyczące prania pieniędzy i finansowania terroryzmu sformułowane wobec instytucji kredytowej lub finansowej, w tym informacje o zastosowanych środkach lub nałożo nych karach;
• e) informowanie organu zarządzającego o wszelkich poważnych lub istotnych problemach i naruszeniach w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu oraz zalecanie działań naprawczych;
• f) zapewnienie, aby pracownik ds. zgodnośc i z przepisami AML/CFT (i) miał bezpośredni dostęp do wszystkich informacji niezbędnych do wykonywania swoich zadań, (ii) dysponował wystarczającymi zasobami ludzkimi i technicznymi oraz narzędziami umożliwiającymi mu odpowiednie wykonywanie powierzonych mu zadań oraz (iii) był dobrze poinformowany
• o incydentach związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu oraz o uchybieni ach stwierdzonych przez systemy kontroli wewnętrznej oraz przez krajowe i – w przypadku grup – zagraniczne organy nadzoru.

Jeżeli wyznaczono członka organu zarządzającego lub członka kadry kierowniczej wyższego szczebla odpowiedzialnego za przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, powinien on być dla pracownika ds. zgodności z przepisami AML/CFT główną osobą kontaktową w kierownictwie. Ponadto jeżeli wyznaczono członka organu zarządzającego lub członka kadry kierowniczej wyższego szczebla odpowiedzialnego za przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, powinien on zapewnić odpowiednie reagowanie na uwagi pracownika ds. zgodności z przepisami AML/CFT, a jeżeli nie jest to możliwe – należy te rozważ enie ich na forum organu zarządzającego pełniącego funkcję zarządczą lub, w stosownych przypadkach, na forum kadry kierowniczej wyższego szczebla. Jeżeli organ zarządzający pełniący funkcję zarządczą lub, w stosownych przypadkach, kadra kierownicza wyższego szczebla podejmą decyzję

• o niestosowaniu się do zalecenia pracownika ds. zgodności z przepisami AML/CFT, powinni należycie uzasadnić i zarejestrować swoją decyzję w świetle ryzyka i obaw zgłoszonych przez tego pracownika. W razie wystąpienia istotnego incydentu pracownik ds. zgodności z przepisami AML/CFT powinien mieć bezpośredni dostęp do organu zarządzającego pełniącego funkcję n adzorczą.