4.1 Rollen och ansvarsområdena för ledningsorganet inom ramverket för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism och för den högre befattningshavare med ansvar för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism

Ledningsorganet bör ansvara för att godkänna kreditinstitutets eller det finansiella institutets övergripande strategi för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism och för att övervaka dess genomförande. I detta syfte bör det gemensamt ha tillräckliga kunskaper, färdigheter och erfarenheter för att förstå riskerna för penningtvätt och finansiering av terrorism som förknippas med kreditinstitutets eller det finansiella institutets verksamhet och affärsmodell, inbegripet kunskap om det nationella rättsliga ramverket för förebyggande av penningtvätt och finansiering av terrorism.

4.1.1 Ledningsorganets roll i dess tillsynsfunktion inom ramverket för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism

Ledningsorganet i sin tillsynsfunktion bör ansvara för att ha uppsikt över och övervaka genomförandet av ramverket för intern styrning och intern kontroll för att säkerställa att tillämpliga krav efterlevs såvitt avser förebyggandet av penningtvätt och finansiering av terrorism.

I tillägg till bestämmelserna i de europeiska tillsynsmyndigheternas riktlinjer för intern styrning² bör, i tillämpliga fall, ett kreditinstituts eller ett finansiellt instituts ledningsorgan i sin tillsynsfunktion

• a) vara informerade om resultaten av den allmänna riskbedömningen av penningtvätt och finansiering av terrorism,
• b) ha uppsikt över och övervaka i vilken utsträckning riktlinjerna och förfarandena för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism är lämpliga och effektiva mot bakgrund av de risker för penningtvätt och finansiering av terrorism som kreditinstitutet eller det finansiella institutet är exponerat för, och vid behov vidta lämpliga åtgärder för att säkerställa att korrigerande åtgärder vidtas,
• c) minst en gång om året se över verksamhetsrapporten från den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism och däremellan få uppdateringar mer frekvent för verksamhet som exponerar kreditinstitutet eller det finansiella institutet för högre risker för penningtvätt och finansiering av terrorism,
• d) minst en gång om året bedöma hur effektivt funktionen för regelefterlevnad för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism fungerar, inbegripet att i förekommande fall beakta slutsatserna från genomförda interna och/eller externa granskningar med anknytning till bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, inbegripet med avseende på lämpligheten hos de personella och tekniska resurser som tilldelats den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism.

² EBA:s riktlinjer för intern styrning enligt direktiv 2013/36/EU: EBA/GL/2021/05, Esmas riktlinjer för vissa aspekter av kraven på funktion för regelefterlevnad enligt Mifid II: ESMA35-36-1946, Eiopas riktlinjer för företagsstyrningssystem: EIOPA-BoS-14/253 EN

Ledningsorganet i sin tillsynsfunktion bör säkerställa att den ledamot i ledningsorganet som avses i avsnitt 4.1.3 eller, i tillämpliga fall, den högre befattningshavare som avses i avsnitt 4.1.4, som ansvarar för genomförandet av de lagar och andra författningar som är nödvändiga för att följa direktiv (EU) 2015/849

• a) har de kunskaper, färdigheter och erfarenheter som krävs för att identifiera, bedöma och hantera de risker för penningtvätt och finansiering av terrorism som kreditinstitutet eller det finansiella institutet är exponerat för, och för att genomföra riktlinjer, kontroller och förfaranden för bekämpandet av penningtvätt och finansiering av terrorism,
• b) har en god förståelse för kreditinstitutets eller det finansiella institutets affärsmodell och den sektor där det är verksamt och i vilken utsträckning denna affärsmodell exponerar kreditinstitutet eller det finansiella institutet för risker för penningtvätt och finansiering av terrorism,
• c) med nödvändig skyndsamhet informeras om beslut som kan påverka de risker som kreditinstitutet eller det finansiella institutet är exponerat för.

Ledningsorganet i sin tillsynsfunktion bör ha tillgång till och beakta uppgifter och information som är tillräckligt detaljerad och av tillräckligt hög kvalitet för att organet ska kunna fullgöra sina åligganden avseende bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism på ett effektivt sätt. Ledningsorganet i sin tillsynsfunktion bör åtminstone i god tid ha direkt tillgång till verksamhetsrapporten från den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, internrevisionsfunktionens rapport, externa revisorers resultat och iakttagelser i tillämpliga fall, samt den behöriga myndighetens slutsatser, relevant kommunikation med finansunderrättelseenheten och de tillsynsåtgärder eller sanktioner som ålagts.

4.1.2 Ledningsorganets roll i dess ledningsfunktion inom ramverket för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism

När det gäller interna riktlinjer, kontroller och förfaranden som avses i artiklarna 8.3 och 8.4 i direktiv (EU) 2015/849 bör ett kreditinstituts eller ett finansiellt instituts ledningsorgan i sin ledningsfunktion

• a) genomföra den lämpliga och effektiva organisatoriska och operativa struktur som krävs för att följa den strategi för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism som antagits av ledningsorganet, med särskilt fokus på adekvat auktoritet och lämplighet hos de personella och tekniska resurser som tilldelats den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, inbegripet behovet av en särskild enhet för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism som ska bistå den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism,
• b) säkerställa genomförandet av interna riktlinjer och förfaranden för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism,
• c) minst en gång per år se över verksamhetsrapporten från den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism,
• d) säkerställa adekvat, skyndsam och tillräckligt detaljerad rapportering om bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism till den behöriga myndigheten,
• e) om operativa funktioner hos den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism utkontrakteras, säkerställa efterlevnaden av de europeiska tillsynsmyndigheternas riktlinjer om utkontraktering³ och de europeiska tillsynsmyndigheternas riktlinjer för intern styrning⁴ , i tillämpliga fall, och få regelbunden rapportering från tjänsteleverantören till ledningsorganet.

4.1.3 Identifiering av den ledamot i ledningsorganet som ansvarar för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism

³ EBA:s riktlinjer för utkontraktering: EBA/GL/2019/02, Eiopas riktlinjer om uppdragsavtal med molntjänstleverantörer: EIOPA-BoS-20-002: Esmas riktlinjer för utkontraktering till molntjänstleverantörer: ESMA50-157-2403

⁴ EBA:s riktlinjer för intern styrning i enlighet med direktiv 2013/36/EU, EBA/GL/2021/05 av den 2 juli 2021

Den ledamot i ledningsorganet som ska identifieras i enlighet med artikel 46.4 i direktiv (EU) 2015/849 bör i synnerhet ha tillräckliga kunskaper, färdigheter och erfarenheter när det gäller risker för penningtvätt och finansiering av terrorism och genomförandet av riktlinjer, kontroller och förfaranden för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, med en god förståelse för kreditinstitutets eller det finansiella institutets affärsmodell och den sektor inom vilken kreditinstitutet eller det finansiella institutet är verksamt.

Den ledamot i ledningsorganet som avses i artikel 46.4 i direktiv (EU) 2015/849 bör avsätta tillräckligt med tid och ha tillräckliga resurser för att kunna utföra sina uppgifter i fråga om bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism på ett effektivt sätt. Han eller hon bör rapportera utförligt om sina uppgifter såsom de omnämns i avsnitt 4.1.5 och regelbundet, vid behov och utan onödigt dröjsmål, informera ledningsorganet i dess tillsynsfunktion.

4.1.4 Identifiering av en högre befattningshavare med ansvar för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism om inget ledningsorgan har inrättats

Om det inte finns något ledningsorgan bör kreditinstitutet eller det finansiella institutet utse en högre befattningshavare som har det yttersta ansvaret för genomförandet av de lagar, förordningar och andra författningar som är nödvändiga för att följa direktiv (EU) 2015/849, och som har tillräckligt med tid, resurser och befogenheter för att kunna utföra sina uppgifter på ett effektivt sätt.

Den högre befattningshavare som avses i stycke 19 bör ha tillräckliga kunskaper, färdigheter och erfarenheter när det gäller risker för penningtvätt och finansiering av terrorism och genomförandet av riktlinjer, kontroller och förfaranden för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, med en god förståelse för kreditinstitutets eller det finansiella institutets affärsmodell och den sektor inom vilken kreditinstitutet eller det finansiella institutet är verksamt. Dessutom bör han eller hon ges tillräckligt med tid, resurser och befogenheter för att kunna utföra sina uppgifter på ett effektivt sätt.

4.1.5 Uppgifter och roll för den ledamot i ledningsorganet eller den högre befattningshavare som ansvarar för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism

Utan att det påverkar ledningsorganets övergripande och kollektiva ansvar bör kreditinstitut eller finansiella institut, när de utser en ledamot i ledningsorganet eller den högre befattningshavare som avses i punkterna 17 och 19, identifiera och beakta potentiella intressekonflikter och vidta åtgärder för att undvika eller minska dem.

Den ledamot i ledningsorganet, eller den högre befattningshavare som i förekommande fall har utsetts, med ansvar för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör säkerställa att hela ledningsorganet, eller företagsledningen om inget ledningsorgan har inrättats, är medvetet om hur riskerna för penningtvätt och finansiering av terrorism påverkar företagets övergripande riskprofil. Ansvarsområdena för den ledamot i ledningsorganet, eller den högre befattningshavare som i förekommande fall har utsetts, med ansvar för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, med tanke på utförandet av deras uppgifter enligt artikel 46.4 i direktiv (EU) 2015/849, och särskilt när det gäller genomförandet av riktlinjer, kontroller och förfaranden för att minska och effektivt hantera riskerna för penningtvätt och finansiering av terrorism enligt artikel 8 i det direktivet, bör åtminstone omfatta följande:

• a) Att säkerställa att riktlinjerna, förfarandena och de interna kontrollåtgärderna för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism är adekvata och proportionella, med beaktande av kreditinstitutets eller det finansiella institutets särdrag och de risker för penningtvätt och finansiering av terrorism som det är exponerat för.
• b) Att tillsammans med ledningsorganet göra en bedömning av om det vore lämpligt att utse en separat regelefterlevnadsansvarig för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism på företagsledningsnivå, i enlighet med avsnitt 4.2.2.
• c) Att stödja ledningsorganet med att bedöma behovet av en särskild enhet för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism för att bistå den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism i utförandet av sina uppgifter, med beaktande av omfattningen och komplexiteten i kreditinstitutets eller det finansiella institutets verksamhet och dess exponering för riskerna för penningtvätt och finansiering av terrorism. Personalen inom denna enhet bör ha den expertis, de färdigheter och den kunskap som krävs för att bistå den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, och den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör delta i rekryteringsprocessen.
• d) Att säkerställa att ledningsorganet får regelbundna rapporter om den verksamhet som utförs av den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism och att ledningsorganet får tillräckligt omfattande och aktuell information och uppgifter om risker för penningtvätt och finansiering av terrorism och efterlevnad av bestämmelserna om bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, vilka är nödvändiga för att ledningsorganet ska kunna fullgöra den roll och de uppgifter som det anförtrotts. Sådan information bör också omfatta kreditinstitutets eller det finansiella institutets förbindelser med den nationella behöriga myndigheten och kommunikation med finansunderrättelseenheten, utan att det påverkar sekretessen för rapporter om misstänkta transaktioner, och den behöriga myndighetens eventuella slutsatser om penningtvätt och finansiering av terrorism avseende kreditinstitutet eller det finansiella institutet, inbegripet ålagda åtgärder eller sanktioner.
• e) Att informera ledningsorganet om allvarliga eller betydande problem och överträdelser när det gäller bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism och rekommendera åtgärder för att avhjälpa dem.
• f) Att säkerställa att den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism i) har direkt tillgång till all information som han eller hon behöver för att utföra sina uppgifter, ii) har tillräckligt med personella och tekniska resurser och verktyg för att på ett adekvat sätt kunna utföra de uppgifter som tilldelats honom eller henne, och iii) är väl informerad om de incidenter och brister förknippade med bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism som identifierats av de interna kontrollsystemen och av nationella och, när det gäller koncerner, utländska tillsynsmyndigheter.

Den ledamot i ledningsorganet, eller den högre befattningshavare som i förkommande fall har utsetts, med ansvar för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bör vara den huvudsakliga kontaktpunkten inom ledningen för den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism. Dessutom bör den ledamot i ledningsorganet, eller den högre befattningshavare som i förkommande fall har utsetts, med ansvar för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism säkerställa att alla farhågor som rör bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism som den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism har, vederbörligen adresseras, och i det fall detta inte är möjligt, vederbörligen övervägs av ledningsorganet i dess ledningsfunktion eller, i tillämpliga fall, av företagsledningen. Om ledningsorganet i sin ledningsfunktion eller, i tillämpliga fall, företagsledningen beslutar att inte följa rekommendationen från den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, bör de vederbörligen motivera och dokumentera sitt beslut mot bakgrund av de risker och farhågor som den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism tar upp. I händelse av en betydande incident bör den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism ha direkt tillgång till ledningsorganet i dess tillsynsfunktion.