4.1 De rol en verantwoordelijkheden van het leidinggevend orgaan in het AML/CFT-kader en van de senior manager verantwoordelijk voor AML/CFT.

De verantwoordelijkheid voor de goedkeuring van de algemene strategie van de kredietinstelling of financiële instelling voor AML/CFT en voor het toezicht op de uitvoering ervan, dient te berusten bij het leidinggevend orgaan. Hiertoe zou het over passende kennis, vaardigheden en ervaring moeten beschikken om de ML/TF-risico’s inzichtelijk te maken in verband met de activiteiten en het bedrijfsmodel van de kredietinstelling of financiële instelling, waaronder kennis van het nationale wettelijk en regelgevend kader inzake het voorkomen van ML/TF.

4.1.1 De rol van het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie in het AML/CFT-kader

De verantwoordelijkheid voor het toezien op en controleren van de uitvoering van het kader voor interne governance en interne controle om de naleving te waarborgen van de toepasselijke vereisten in verband met het voorkomen van witwassen van geld en de financiering van terrorisme (ML/TF), dient te berusten bij het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie.

Naast de bepalingen over interne governance die zijn uiteengezet in de richtsnoeren van de drie Europese toezichthoudende autoriteiten (ETA)² , voor zover van toepassing, dient een leidinggevend orgaan van een kredietinstelling of financiële instelling in zijn toezichtfunctie:

• a) in kennis te zijn gesteld van de resultaten van de bedrijfsbrede ML/TF-risicobeoordeling;
• b) toe te zien en controle uit te oefenen op de mate waarin de gedragslijnen en procedures op AML/CFT-gebied adequaat en efficiënt zijn in het licht van de ML/TF-risico’s waaraan de kredietinstelling of financiële instelling wordt blootgesteld, en indien nodig gepaste stappen te ondernemen om te zorgen dat herstelmaatregelen worden getroffen;
• c) ten minste eenmaal per jaar het activiteitenverslag van de AML/CFT-nalevingsfunctionaris te beoordelen en vaker tussentijds kennis te nemen van activiteiten die de kredietinstelling of financiële instelling blootstellen aan hogere ML/TF-risico’s;
• d) ten minste eenmaal per jaar te beoordelen of de AML/CFT-nalevingsfunctie doeltreffend wordt uitgeoefend, onder andere aan de hand van de conclusies van AML/CFT-gerelateerde interne en/of externe audits die mogelijk zijn verricht, ook met betrekking tot de geschiktheid van de personele en technische middelen die aan de AML/CFT-nalevingsfunctionaris zijn toegewezen.

² EBA-richtsnoeren inzake interne governance uit hoofde van Richtlijn 2013/36/EU: EBA/GL/2021/05; ESMA-richtsnoeren met betrekking tot bepaalde aspecten van de MiFID II-eisen voor de compliancefunctie: ESMA35-36-1946; Eiopa-richtsnoeren voor het governancesysteem: EIOPA-BoS-14/253 NL.

Het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie dient te verzekeren dat het in paragraaf 4.1.3 genoemde lid van het leidinggevend orgaan of, voor zover van toepassing, de in paragraaf 4.1.4 genoemde senior manager verantwoordelijk voor de uitvoering van de wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen om aan Richtlijn (EU) 2015/849 te voldoen:

• a) beschikt over de nodige kennis, vaardigheden en ervaring voor het identificeren, beoordelen en beheren van ML/TF-risico’s waaraan de kredietinstelling of financiële instelling wordt blootgesteld, en de uitvoering van AML/CFT-gedragslijnen, -controlemaatregelen en - procedures;
• b) beschikt over goed inzicht in het bedrijfsmodel van de kredietinstelling of financiële instelling en de sector waarin zij actief is, en in de mate waarin dit bedrijfsmodel de kredietinstelling of financiële instelling blootstelt aan ML/TF-risico’s;
• c) tijdig in kennis wordt gesteld van besluiten die van invloed kunnen zijn op de risico’s waaraan de kredietinstelling of financiële instelling wordt blootgesteld.

Het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie dient toegang te hebben tot en rekening te houden met kwalitatief hoogwaardige en gedetailleerde gegevens en informatie zodat het in staat is zijn AML/CFT-taken doeltreffend uit te voeren. Het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie zou minimaal tijdig en direct toegang moeten hebben tot het activiteitenverslag van de AML/CFT-nalevingsfunctionaris, het verslag van de interne auditfunctie, de bevindingen en vaststellingen van externe auditors, voor zover van toepassing, en tot de bevindingen van de bevoegde autoriteit, ter zake relevante communicatie met de financiële-inlichtingeneenheid (FIE) en opgelegde toezichtmaatregelen of sancties.

4.1.2 De rol van het leidinggevend orgaan in zijn bestuursfunctie in het AML/CFT-kader

Met betrekking tot de in artikel 8, leden 3 en 4, van Richtlijn (EU) 2015/849 genoemde interne gedragslijnen, controlemaatregelen en procedures, dient het leidinggevend orgaan van een kredietinstelling of financiële instelling in zijn bestuursfunctie:

• a) een passende en doeltreffende organisatorische en operationele structuur in te voeren om te voldoen aan de AML/CFT-strategie die het leidinggevend orgaan heeft vastgesteld, waarbij bijzondere aandacht wordt geschonken aan de toewijzing van voldoende bevoegdheid en geschikte personele en technische middelen aan de AML/CFT-nalevingsfunctionaris, en aan de noodzaak van een specifieke AML/CFT-eenheid die de AML/CFT-nalevingsfunctionaris bijstaat;
• b) te zorgen voor de uitvoering van interne AML/CFT-gedragslijnen en -procedures;
• c) minimaal eenmaal per jaar het activiteitenverslag van de AML/CFT-nalevingsfunctionaris te beoordelen;
• d) te zorgen voor adequate, tijdige en voldoende gedetailleerde AML/CFT-meldingen aan de bevoegde autoriteit;
• e) te zorgen dat bij uitbesteding van operationele functies van de AML/CFT-nalevingsfunctionaris de ETA-richtsnoeren inzake uitbesteding³ en de ETA-richtsnoeren inzake interne governance⁴ , voor zover van toepassing, worden nageleefd, en dat het regelmatig rapportages van de dienstverlener ontvangt ter informatie van het leidinggevend orgaan.

4.1.3 Vaststellen van het lid van het leidinggevend orgaan verantwoordelijk voor AML/CFT

³ EBA-richtsnoeren inzake uitbesteding: EBA/GL/2019/02; Eiopa-richtsnoeren voor uitbesteding aan aanbieders van clouddiensten: EIOPA-BoS-20-002; ESMA-richtsnoeren inzake uitbesteding aan aanbieders van clouddiensten: ESMA50-164-4285 NL.

⁴ EBA-richtsnoeren inzake interne governance uit hoofde van Richtlijn 2013/36/EU, EBA/GL/2021/05 van 2 juli 2021.

Het lid van het leidinggevend orgaan dat wordt vastgesteld overeenkomstig artikel 46, lid 4, van Richtlijn (EU) 2015/849, zou met name moeten beschikken over voldoende kennis, vaardigheden en ervaring op het gebied van ML/TF-risico’s en de uitvoering van de gedragslijnen, controlemaatregelen en procedures met betrekking tot AML/CFT, alsmede over goed inzicht in het bedrijfsmodel van de kredietinstelling of financiële instelling en de sector waarin de kredietinstelling of financiële instelling actief is.

Het lid van het leidinggevend orgaan genoemd in artikel 46, lid 4, van Richtlijn (EU) 2015/849, dient voldoende tijd vrij te maken om zijn/haar AML/CFT-taken doeltreffend te vervullen en zou moeten beschikken over de middelen hiertoe. Hij/zij brengt uitgebreid verslag uit over zijn/haar taken als vermeld in paragraaf 4.1.5 en informeert, voor zover noodzakelijk en zonder onnodig uitstel, het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie.

4.1.4 Vaststellen van een senior manager verantwoordelijk voor AML/CFT bij ontstentenis van een leidinggevend orgaan

Bij ontstentenis van een leidinggevend orgaan stelt de kredietinstelling of financiële instelling een senior manager aan die belast is met de eindverantwoordelijkheid voor de uitvoering van de wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen om aan Richtlijn (EU) 2015/849 te voldoen en over voldoende tijd, middelen en gezag beschikt om zijn/haar taken doeltreffend uit te voeren.

De in punt 19 genoemde senior manager beschikt over voldoende kennis, vaardigheden en ervaring op het gebied van ML/TF-risico’s en de uitvoering van de gedragslijnen, controlemaatregelen en procedures met betrekking tot AML/CFT, en heeft goed inzicht in het bedrijfsmodel van de kredietinstelling of financiële instelling en de sector waarin de kredietinstelling of financiële instelling actief is. Voort zou hij/zij moeten beschikken over voldoende tijd, middelen en gezag om zijn/haar taken doeltreffend uit te voeren.

4.1.5 De taken en rol van het lid van het leidinggevend orgaan of de senior manager verantwoordelijk voor AML/CFT

Onverminderd de algemene en collectieve verantwoordelijkheid van het leidinggevend orgaan dienen kredietinstellingen of financiële instellingen bij de aanstelling van het lid van het leidinggevend orgaan of de senior manager genoemd in respectievelijk punt 17 en 19, mogelijke belangenconflicten vast te stellen en in acht te nemen alsmede stappen te ondernemen om deze te vermijden of verminderen.

Het lid van het leidinggevend orgaan of de eventueel aangestelde senior manager verantwoordelijk voor AML/CFT, zorgt ervoor dat het gehele leidinggevend orgaan, of het hoger leidinggevend personeel bij ontstentenis van een leidinggevend orgaan, zich bewust is van de gevolgen van ML/TF-risico’s voor het bedrijfsbrede risicoprofiel. Gezien de vervulling van de taak als bedoeld in artikel 46, lid 4, van Richtlijn (EU) 2015/849, en met name in verband met de uitvoering van de gedragslijnen, controlemaatregelen en procedures om de in artikel 8 van die richtlijn bedoelde ML/TF-risico’s te beperken en effectief te beheren, dient het lid van het leidinggevend orgaan of de eventueel aangestelde senior manager verantwoordelijk voor AML/CFT, te zijn belast met minimaal de volgende verantwoordelijkheden:

• a) ervoor zorgen dat de gedragslijnen, procedures en interne controlemaatregelen in het kader van AML/CFT toereikend en evenredig zijn, rekening houdend met de kenmerken van de kredietinstelling of financiële instelling en de ML/TF-risico’s waaraan zij wordt blootgesteld;
• b) samen met het leidinggevend orgaan beoordelen of het dienstig is om een afzonderlijke AML/CFT-nalevingsfunctionaris op managementniveau als bedoeld in paragraaf 4.2.2 aan te stellen;
• c) het leidinggevend orgaan ondersteunen bij de beoordeling of een speciale AML/CFT-eenheid nodig is, die de AML/CFT-nalevingsfunctionaris kan bijstaan bij de uitvoering van zijn/haar functies, rekening houdend met de omvang en complexiteit van de activiteiten van de kredietinstelling of financiële instelling en de blootstelling van deze instelling aan ML/TF-risico’s. Het personeel binnen deze eenheid dient te zijn toegerust met de benodigde expertise, vaardigheden en kennis voor het ondersteunen van de AML/CFT-nalevingsfunctionaris, die betrokken zou moeten worden bij het aanwervingsproces;
• d) ervoor zorgen dat er aan het leidinggevend orgaan regelmatig verslag wordt uitgebracht over de activiteiten die de AML/CFT-nalevingsfunctionaris verricht, en dat aan het leidinggevend orgaan tijdig voldoende uitgebreide informatie en gegevens worden verstrekt over de ML/TF-risico’s en AML/CFT-naleving, wat nodig is om het leidinggevend orgaan in staat te stellen de hem toevertrouwde rol en functies te verrichten. Dergelijke informatie zou tevens de afspraken tussen de kredietinstelling of financiële instelling en de nationale bevoegde autoriteit moeten omvatten alsmede de communicatie met de FIE, onverminderd de vertrouwelijkheid van meldingen van verdachte financiële transacties (STR’s) en bevindingen van de bevoegde autoriteit op ML/TF-gebied jegens de kredietinstelling of financiële instelling, waaronder opgelegde maatregelen of sancties;
• e) het leidinggevend orgaan in kennis stellen van ernstige of aanzienlijke problemen of overtredingen op het gebied van AML/CFT en maatregelen aanbevelen om deze te verhelpen;
• f) ervoor zorgen dat de AML/CFT-nalevingsfunctionaris i) directe toegang heeft tot alle informatie die nodig is om zijn/haar taken te verrichten, ii) beschikt over voldoende personele en technische middelen en instrumenten om de hem/haar toevertrouwde taken naar behoren te kunnen uitvoeren, en iii) goed op de hoogte wordt gehouden van AML/CFT-gerelateerde incidenten en tekortkomingen die zijn vastgesteld via interne controlesystemen en door nationale en, in geval van groepen, buitenlandse toezichthouders.

Het lid van het leidinggevend orgaan of de eventueel aangestelde senior manager verantwoordelijk voor AML/CFT, fungeert binnen de leiding als belangrijkste contactpunt voor de AML/CFT-nalevingsfunctionaris. Het lid van het leidinggevend orgaan of de eventueel aangestelde senior manager verantwoordelijk voor AML/CFT, zorgt er tevens voor dat zorgen bij de AML/CFT-nalevingsfunctionaris aangaande de bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme naar behoren worden aangepakt en dat, wanneer dit niet mogelijk is, de zorgen terdege in aanmerking worden genomen door het leidinggevend orgaan in zijn bestuursfunctie of, voor zover van toepassing, het hoger leidinggevend personeel. Besluiten van het leidinggevend orgaan in zijn bestuursfunctie of, voor zover van toepassing, het hogere leidinggevend personeel om de aanbeveling van de AML/CFT-nalevingsfunctionaris niet op te volgen, zouden naar behoren gemotiveerd en vastgelegd moeten worden in het licht van de door de AML/CFT-nalevingsfunctionaris geuite risico’s en zorgen. Bij een aanzienlijk incident dient de AML/CFT-nalevingsfunctionaris directe toegang te hebben tot het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie.