4.1 Rolle und Zuständigkeiten des Leitungsorgans im Rahmen der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie der für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zuständigen Führungskraft

Das Leitungsorgan sollte für die Genehmigung der Gesamtstrategie für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung des Kredit- oder Finanzinstituts sowie für die Überwachung ihrer Umsetzung zuständig sein. Zu diesem Zweck sollte es kollektiv über angemessene Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen, um die GW-/TF-Risiken im Zusammenhang mit den Tätigkeiten und dem Geschäftsmodell des Kredit- oder Finanzinstituts verstehen zu können, was auch Kenntnisse des nationalen Rechts- und Regulierungsrahmens bezüglich der Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung einschließt.

4.1.1 Rolle des Leitungsorgans in seiner Aufsichtsfunktion im Rahmen der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung

Das Leitungsorgan in seiner Aufsichtsfunktion sollte für die Beaufsichtigung und Überwachung der Umsetzung des internen Governance-Rahmens und des internen Kontrollrahmens zuständig sein, um die Einhaltung der geltenden Anforderungen im Zusammenhang mit der Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sicherzustellen.

Zusätzlich zu den in den Leitlinien zur internen Governance der ESA² enthaltenen Vorschriften sollte das Leitungsorgan eines Kredit- oder Finanzinstituts in seiner Aufsichtsfunktion gegebenenfalls:

• a) über die Ergebnisse der unternehmensweiten Risikobewertung bezüglich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung informiert sein;
• b) beaufsichtigen und überwachen, inwieweit die Strategien und Verfahren für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung angesichts der Risiken im Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, denen das Kredit- oder Finanzinstitut ausgesetzt ist, angemessen und wirksam sind, sowie geeignete Schritte einleiten, um gegebenenfalls dafür Sorge zu tragen, dass Abhilfemaßnahmen ergriffen werden;
• c) mindestens einmal jährlich den Tätigkeitsbericht des Geldwäschebeauftragten prüfen und zwischenzeitlich häufiger aktuelle Informationen über Tätigkeiten einholen, durch die das Kredit- oder Finanzinstitut höheren Risiken in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung ausgesetzt ist;
• d) mindestens einmal jährlich die effektive Funktionsweise der Compliance-Funktion zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung bewerten, wobei auch die Schlussfolgerungen etwaig durchgeführter interner und/oder externer Prüfungen in Zusammenhang mit der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung einzubeziehen sind, auch mit Blick auf die Angemessenheit der personellen und technischen Ressourcen, die dem Geldwäschebeauftragten zugewiesen sind.

² EBA-Leitlinien zur internen Governance gemäß der Richtlinie 2013/36/EU: EBA/GL/2021/05; ESMA-Leitlinien zu einigen Aspekten der MiFID-II-Anforderungen an die Compliance-Funktion: ESMA35-36-1946; EIOPA-Leitlinien zum Governance-System: EIOPA-BoS-14/253 DE.

Das Leitungsorgan in seiner Aufsichtsfunktion sollte dafür Sorge tragen, dass das Mitglied des Leitungsorgans, auf das in Abschnitt 4.1.3 Bezug genommen wird, oder gegebenenfalls die Führungskraft gemäß Abschnitt 4.1.4, die für die zur Erfüllung der Richtlinie (EU) 2015/849 erforderliche Umsetzung der Rechts- und Verwaltungsvorschriften verantwortlich ist:

• a) die Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrung besitzt, die zur Ermittlung, Bewertung und Bewältigung von Risiken im Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, denen das Kredit- oder Finanzinstitut ausgesetzt ist, sowie zur Umsetzung der Strategien, Kontrollen und Verfahren bezüglich der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung erforderlich sind;
• b) über ein gutes Verständnis des Geschäftsmodells des Kredit- oder Finanzinstituts sowie des Sektors, in dem es tätig ist, und des Umfangs, in dem das Kredit- oder Finanzinstitut durch sein Geschäftsmodell Risiken in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung ausgesetzt ist, verfügt;
• c) zeitnah über Entscheidungen informiert wird, die sich auf die Risiken, denen das Kredit- oder Finanzinstitut ausgesetzt ist, auswirken können.

Das Leitungsorgan in seiner Aufsichtsfunktion sollte Zugang zu ausreichend detaillierten Daten und Informationen in ausreichender Qualität haben und diese berücksichtigen, um seine Aufgaben bezüglich der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung wirksam wahrnehmen zu können. Mindestens sollte das Leitungsorgan in seiner Aufsichtsfunktion unmittelbaren und rechtzeitigen Zugang zum Tätigkeitsbericht des Geldwäschebeauftragten, zum Bericht der internen Revision, gegebenenfalls zu den Ergebnissen und Feststellungen externer Prüfer sowie zu den Feststellungen der zuständigen Behörde, zur einschlägigen Kommunikation mit der FIU sowie zu Mitteilungen über Aufsichtsmaßnahmen oder auferlegte Sanktionen haben.

4.1.2 Rolle des Leitungsorgans in seiner Leitungsfunktion im Rahmen der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung

Mit Blick auf interne Grundsätze, Kontrollen und Verfahren gemäß Artikel 8 Absätze 3 und 4 der Richtlinie (EU) 2015/849 sollte das Leitungsorgan eines Kredit- oder Finanzinstituts in seiner Leitungsfunktion:

• a) die geeignete und wirksame organisatorische und betriebliche Struktur einführen, die für die Erfüllung der vom Leitungsorgan angenommenen Strategie zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung erforderlich ist, wobei insbesondere darauf zu achten ist, dass der Funktion des Geldwäschebeauftragten ausreichende Befugnisse eingeräumt und angemessene personelle und technische Ressourcen zugewiesen werden, was auch die Notwendigkeit einer speziellen Stelle für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zur Unterstützung des Geldwäschebeauftragten einschließt;
• b) für die Umsetzung der internen Strategien und Verfahren zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung Sorge tragen;
• c) den Tätigkeitsbericht des Geldwäschebeauftragten mindestens einmal jährlich überprüfen;
• d) für eine angemessene, fristgerechte und ausreichend detaillierte Berichterstattung über die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung an die zuständige Behörde sorgen;
• e) sofern operationelle Funktionen des Geldwäschebeauftragten ausgelagert werden, die Einhaltung der Leitlinien der ESA zu Auslagerungen³ und gegebenenfalls der Leitlinien der ESA zur internen Governance⁴ sicherstellen sowie regelmäßig Berichte vom Dienstleistungserbringer zur Unterrichtung des Leitungsorgans erhalten.

4.1.3 Bestimmung des für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zuständigen Mitglieds des Leitungsorgans

³ EBA-Leitlinien zu Auslagerungen: EBA/GL/2019/02; Leitlinien der EIOPA zum Outsourcing an Cloud-Anbieter: EIOPA-BoS-20-002; Leitlinien der ESMA zur Auslagerung an Cloud-Anbieter: ESMA50-157-2403

⁴ EBA-Leitlinien zur internen Governance gemäß der Richtlinie 2013/36/EU vom 2. Juli 2021, EBA/GL/2021/05.

Das gemäß Artikel 46 Absatz 4 der Richtlinie (EU) 2015/849 zu bestimmende Mitglied des Leitungsorgans sollte insbesondere ausreichende Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen bezüglich Risiken in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie der Umsetzung von Strategien, Kontrollen und Verfahren bezüglich der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung besitzen und über ein gutes Verständnis des Geschäftsmodells des Kredit- oder Finanzinstituts sowie des Sektors, in dem das Kredit- oder Finanzinstitut tätig ist, verfügen.

Das Mitglied des Leitungsorgans gemäß Artikel 46 Absatz 4 der Richtlinie (EU) 2015/849 sollte ausreichend Zeit aufbringen und über ausreichende Ressourcen verfügen, um seine Aufgaben in Zusammenhang mit der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung wirksam wahrzunehmen. Es sollte umfassend über seine in Abschnitt 4.1.5 genannten Aufgaben berichten und das Leitungsorgan in seiner Aufsichtsfunktion bei Bedarf regelmäßig und unverzüglich informieren. 4.1.4 Bestimmung der für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zuständigen Führungskraft, wenn kein Leitungsorgan vorhanden ist

Wenn kein Leitungsorgan vorhanden ist, sollte das Kredit- oder Finanzinstitut eine Führungskraft benennen, die letztendlich für die zur Erfüllung der Richtlinie (EU) 2015/849 erforderliche Umsetzung der Rechts- und Verwaltungsvorschriften verantwortlich ist und über ausreichend Zeit, Ressourcen und Befugnisse verfügt, um ihre Aufgaben wirksam wahrzunehmen.

Die in Absatz 19 erwähnte Führungskraft sollte über ausreichende Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen bezüglich Risiken in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie der Umsetzung von Strategien, Kontrollen und Verfahren bezüglich der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung besitzen und über ein gutes Verständnis des Geschäftsmodells des Kredit- oder Finanzinstituts sowie des Sektors, in dem das Kredit- oder Finanzinstitut tätig ist, verfügen. Darüber hinaus sollte sie mit ausreichend Zeit, Ressourcen und Befugnissen für die wirksame Wahrnehmung ihrer Aufgaben ausgestattet werden.

4.1.5 Aufgaben und Rolle des für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zuständigen Mitglieds des Leitungsorgans oder der benannten Führungskraft

Unbeschadet der allgemeinen und kollektiven Verantwortlichkeit des Leitungsorgans sollte das Kredit- oder Finanzinstitut bei der Benennung des Mitglieds des Leitungsorgans oder der Führungskraft gemäß den Absätzen 17 und 19 potenzielle Interessenkonflikte ermitteln und berücksichtigen sowie Schritte einleiten, um diese zu vermeiden oder abzumildern.

Das für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zuständige Mitglied des Leitungsorgans oder die Führungskraft, sofern diese benannt ist, sollte dafür Sorge tragen, dass das gesamte Leitungsorgan oder die Geschäftsleitung, sofern kein Leitungsorgan vorhanden ist, sich über die Auswirkungen der Risiken im Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung auf das unternehmensweite Risikoprofil bewusst ist. Die Verantwortlichkeiten des für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zuständigen Mitglieds des Leitungsorgans oder der Führungskraft, sofern benannt, sollten mit Blick auf die Wahrnehmung ihrer Aufgaben gemäß Artikel 46 Absatz 4 der Richtlinie (EU) 2015/849 und insbesondere bezüglich der Umsetzung von Strategien, Kontrollen und Verfahren zur wirksamen Begrenzung und Bewältigung der in Artikel 8 dieser Richtlinie genannten Risiken im Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung mindestens Folgendes einschließen:

• a) Sicherstellung, dass die Strategien, Verfahren und internen Kontrollmaßnahmen im Zusammenhang mit der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung angemessen und verhältnismäßig sind, wobei die Merkmale des Kredit- oder Finanzinstituts und die Risiken in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, denen es ausgesetzt ist, zu berücksichtigen sind;
• b) Durchführung der Bewertung gemeinsam mit dem Leitungsorgan, ob es zweckmäßig wäre, einen speziellen Geldwäschebeauftragten auf Leitungsebene gemäß Abschnitt 4.2.2 zu benennen;
• c) Unterstützung des Leitungsorgans bei der Bewertung, ob eine spezielle Stelle für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zur Unterstützung des Geldwäschebeauftragten bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben notwendig ist, wobei die Größe und die Komplexität der Geschäftstätigkeit des Kredit- oder Finanzinstituts und der Umfang, in dem es Risiken in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung ausgesetzt ist, zu berücksichtigen sind. Die Mitarbeiter dieser Stelle sollten über die erforderlichen Fachkenntnisse, Fähigkeiten und Kenntnisse für die Unterstützung des Geldwäschebeauftragten verfügen, wobei dieser in das Einstellungsverfahren eingebunden sein sollte;
• d) Sicherstellung, dass eine regelmäßige Berichterstattung an das Leitungsorgan über die vom Geldwäschebeauftragten durchgeführten Tätigkeiten erfolgt und dass dem Leitungsorgan ausreichend umfassende und rechtzeitige Informationen und Daten über Risiken in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie die Einhaltung der Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zur Verfügung gestellt werden, die notwendig sind, damit das Leitungsorgan die ihm übertragenen Aufgaben und Funktionen wahrnehmen kann. Unbeschadet der Vertraulichkeit von Verdachtsmeldungen und etwaiger mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung in Zusammenhang stehender Feststellungen der zuständigen Behörde betreffend das Kredit- oder Finanzinstitut, einschließlich verhängter Maßnahmen oder Sanktionen, sollten diese Informationen auch die Zusammenarbeit des Kredit- oder Finanzinstituts mit der zuständigen nationalen Behörde und die Kommunikation mit der FIU einschließen;
• e) Unterrichtung des Leitungsorgans über schwerwiegende oder bedeutsame Probleme und Verstöße im Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung und Empfehlung von Maßnahmen zu ihrer Behebung;
• f) Sicherstellung, dass der Geldwäschebeauftragte i) direkten Zugang zu allen für die Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlichen Informationen hat, ii) über ausreichende personelle und technische Ressourcen und Instrumente verfügt, damit er die ihm übertragenen Aufgaben angemessen ausüben kann, und iii) gut über mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung in Zusammenhang stehende Vorfälle und Mängel, die von den internen Kontrollsystemen oder von den nationalen bzw. im Fall von Gruppen ausländischen Aufsichtsbehörden ermittelt wurden, informiert ist.

Das für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zuständige Mitglied des Leitungsorgans oder die entsprechende Führungskraft, sofern diese benannt ist, sollte der Hauptansprechpartner für den Geldwäschebeauftragten auf der Leitungsebene sein. Darüber hinaus sollte das für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zuständige Mitglied des Leitungsorgans oder die entsprechende Führungskraft, sofern diese benannt ist, dafür Sorge tragen, dass mit Blick auf Bedenken bezüglich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung des Geldwäschebeauftragten angemessene Maßnahmen ergriffen werden und, sofern dies nicht möglich ist, diese vom Leitungsorgan in seiner Leitungsfunktion oder gegebenenfalls von der Geschäftsleitung gebührend berücksichtigt werden. Wenn das Leitungsorgan in seiner Leitungsfunktion oder gegebenenfalls die Geschäftsleitung entscheiden, der Empfehlung des Geldwäschebeauftragten nicht nachzukommen, sollten sie dies unter Berücksichtigung der vom Geldwäschebeauftragten vorgetragenen Bedenken hinreichend begründen und ihre Entscheidung dokumentieren. Im Fall eines erheblichen Vorfalls sollte der Geldwäschebeauftragte direkten Zugang zum Leitungsorgan in seiner Aufsichtsfunktion haben.