4.1 Ο ρόλος και οι αρμοδιότητες του διοικητικού οργάνου στο πλαίσιο της ΚΞΧ/ΧΤ και του ανώτερου διοικητικού στελέχους που είναι αρμόδιο για την ΚΞΧ/ΧΤ

Το διοικητικό όργανο πρέπει να είναι υπεύθυνο για την έγκριση της συνολικής στρατηγικής του πιστωτικού ιδρύματος ή χρηματοπιστωτικού οργανισμού για την ΚΞΧ/ΧΤ και για την επίβλεψη της εφαρμογής της. Για τον σκοπό αυτό, πρέπει να διαθέτει συλλογικά επαρκείς γνώσεις, δεξιότητες και πείρα ώστε να είναι σε θέση να κατανοεί τους κινδύνους ΞΧ/ΧΤ που σχετίζονται με τις δραστηριότητες και το επιχειρηματικό μοντέλο του πιστωτικού ιδρύματος ή χρηματοπιστωτικού οργανισμού, περιλαμβανομένης της γνώσης του εθνικού νομικού και κανονιστικού πλαισίου σχετικά με την πρόληψη της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας (ΞΧ/ΧΤ).

4.1.1 Ο ρόλος του διοικητικού οργάνου κατά την άσκηση της εποπτικής του αρμοδιότητας στο πλαίσιο της ΚΞΧ/ΧΤ

Το διοικητικό όργανο κατά την άσκηση της εποπτικής του αρμοδιότητας πρέπει να είναι υπεύθυνο για την εποπτεία και την παρακολούθηση της εφαρμογής του πλαισίου εσωτερικής διακυβέρνησης και εσωτερικού ελέγχου, ώστε να διασφαλίζεται η συμμόρφωση με τις ισχύουσες απαιτήσεις στο πλαίσιο της πρόληψης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας (ΞΧ/ΧΤ).

Εκτός από τις διατάξεις που ορίζονται στις κατευθυντήριες γραμμές των ΕΕΑ για την εσωτερική διακυβέρνηση² , κατά περίπτωση, το διοικητικό όργανο ενός πιστωτικού ιδρύματος ή χρηματοπιστωτικού οργανισμού κατά την άσκηση της εποπτικής του αρμοδιότητας πρέπει:

• α) να ενημερώνεται για τα αποτελέσματα της εκτίμησης κινδύνου ΞΧ/ΧΤ σε επίπεδο επιχείρησης·
• β) να επιβλέπει και να παρακολουθεί τον βαθμό στον οποίο οι πολιτικές και οι διαδικασίες για την ΚΞΧ/ΧΤ είναι κατάλληλες και αποτελεσματικές υπό το πρίσμα των κινδύνων ΞΧ/ΧΤ στους οποίους εκτίθεται το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός και λαμβάνει τα κατάλληλα μέτρα για να διασφαλίσει τη λήψη διορθωτικών μέτρων, όπου απαιτείται·
• γ) τουλάχιστον μία φορά ετησίως, να επανεξετάζει την αναφορά δραστηριοτήτων του υπευθύνου συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ και να λαμβάνει συχνότερα ενδιάμεσες ενημερώσεις για δραστηριότητες που εκθέτουν το πιστωτικό ίδρυμα ή τον χρηματοπιστωτικό οργανισμό σε υψηλότερους κινδύνους ΞΧ/ΧΤ·
• δ) τουλάχιστον μία φορά ετησίως, να αξιολογεί την αποτελεσματική λειτουργία του τμήματος συμμόρφωσης ΚΞΧ/ΧΤ, μεταξύ άλλων λαμβάνοντας υπόψη τα συμπεράσματα τυχόν εσωτερικών ή/και εξωτερικών ελέγχων σχετικά με την ΚΞΧ/ΧΤ οι οποίοι ενδέχεται να έχουν διενεργηθεί, μεταξύ άλλων όσον αφορά την καταλληλότητα των ανθρώπινων και τεχνικών πόρων που διατίθενται στον υπεύθυνο συμμόρφωσης ΚΞΧ/ΧΤ.

² Κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ σχετικά με την εσωτερική διακυβέρνηση δυνάμει της οδηγίας 2013/36/ΕΕ: ΕBA/GL/2021/05· κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με ορισμένες πτυχές των απαιτήσεων της MiFID II αναφορικά με τη λειτουργία κανονιστικής συμμόρφωσης: ESMA35 - 36 - 1946· κατευθυντήριες γραμμές της EIOPA σχετικά με το σύστημα διακυβέρνησης: EIOPA - BoS - 14/253 EL

Το διοικητικό όργανο κατά την άσκηση της εποπτικής του αρμοδιότητας πρέπει να διασφαλίζει ότι το μέλος του διοικητικού οργάνου που αναφέρεται στο τμήμα 4.1.3 ή, κατά περίπτωση, το ανώτερο διοικητικό στέλεχος που αναφέρεται στο τμήμα 4.1.4, το οποίο είναι υπεύθυνο για την εφαρμογή των νομοθετικών, κανονιστικών και διοικητικών διατάξεων που απαιτούνται για τη συμμόρφωση με την οδηγία (ΕΕ) 2015/849:

• α) διαθέτει τις γνώσεις, τις δεξιότητες και την πείρα που απαιτούνται για τον εντοπισμό, την αξιολόγηση και τη διαχείριση των κινδύνων ΞΧ/ΧΤ στους οποίους εκτίθεται το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός, καθώς και για την εφαρμογή των πολιτικών, των ελέγχων και των διαδικασιών ΚΞΧ/ΧΤ·
• β) κατανοεί πλήρως το επιχειρηματικό μοντέλο του πιστωτικού ιδρύματος ή του χρηματοπιστωτικού οργανισμού και τον τομέα στον οποίο δραστηριοποιείται, καθώς και τον βαθμό στον οποίο το εν λόγω επιχειρηματικό μοντέλο εκθέτει το πιστωτικό ίδρυμα ή τον χρηματοπιστωτικό οργανισμό σε κινδύνους ΞΧ/ΧΤ·
• γ) ενημερώνεται εγκαίρως για τις αποφάσεις που ενδέχεται να επηρεάσουν τους κινδύνους στους οποίους εκτίθεται το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός.

Το διοικητικό όργανο κατά την άσκηση της εποπτικής του αρμοδιότητας πρέπει να έχει πρόσβαση και να λαμβάνει υπόψη δεδομένα και πληροφορίες με επαρκείς λεπτομέρειες και ποιότητα ώστε να είναι σε θέση να εκτελεί αποτελεσματικά τα καθήκοντα ΚΞΧ/ΧΤ. Κατ' ελάχιστον, το διοικητικό όργανο κατά την άσκηση της εποπτικής του αρμοδιότητας πρέπει να έχει έγκαιρη και άμεση πρόσβαση στην αναφορά δραστηριοτήτων του υπευθύνου συμμόρφωσης για την ΚΞΧ/ΧΤ, στην αναφορά της μονάδας εσωτερικού ελέγχου, στα πορίσματα και τις παρατηρήσεις των εξωτερικών ελεγκτών, κατά περίπτωση, καθώς και στα πορίσματα της αρμόδιας αρχής, στη σχετική επικοινωνία με τη ΜΧΠ και στα επιβληθέντα εποπτικά μέτρα ή κυρώσεις.

4.1.2 Ο ρόλος του διοικητικού οργάνου κατά την άσκηση της εκτελεστικής του αρμοδιότητας στο πλαίσιο της ΚΞΧ/ΧΤ

Όσον αφορά τις εσωτερικές πολιτικές, τους ελέγχους και τις διαδικασίες που αναφέρονται στο άρθρο 8 παράγραφοι 3 και 4 της οδηγίας (ΕΕ) 2015/849, το διοικητικό όργανο ενός πιστωτικού ιδρύματος ή χρηματοπιστωτικού οργανισμού κατά την άσκηση της εκτελεστικής του αρμοδιότητας πρέπει:

• α) να εφαρμόζει την κατάλληλη και αποτελεσματική οργανωτική και επιχειρησιακή δομή που απαιτείται για τη συμμόρφωση με τη στρατηγική ΚΞΧ/ΧΤ που έχει εγκριθεί από το διοικητικό όργανο, αποδίδοντας ιδιαίτερη προσοχή στην επαρκή εξουσία και την καταλληλότητα των ανθρώπινων και τεχνικών πόρων που διατίθενται για τα καθήκοντα του υπεύθυνου συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ, περιλαμβανομένης της ανάγκης για μια ειδική μονάδα ΚΞΧ/ΧΤ που θα συνδράμει τον υπεύθυνο συμμόρφωσης ΚΞΧ/ΧΤ·
• β) να διασφαλίζει την εφαρμογή εσωτερικών πολιτικών και διαδικασιών για την ΚΞΧ/ΧΤ·
• γ) να επανεξετάζει την αναφορά δραστηριοτήτων του υπευθύνου συμμόρφωσης για την ΚΞΧ/ΧΤ, τουλάχιστον σε ετήσια βάση·
• δ) να διασφαλίζει την υποβολή επαρκών, έγκαιρων και επαρκώς λεπτομερών αναφορών στην αρμόδια αρχή σχετικά με την ΚΞΧ/ΧΤ·
• ε) σε περίπτωση εξωτερικής ανάθεσης επιχειρησιακών καθηκόντων του υπευθύνου συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ, να διασφαλίζει τη συμμόρφωση με τις κατευθυντήριες γραμμές των ΕΕΑ σχετικά με τις ρυθμίσεις εξωτερικής ανάθεσης³ και τις κατευθυντήριες γραμμές των ΕΕΑ σχετικά με την εσωτερική διακυβέρνηση⁴ , κατά περίπτωση, και να λαμβάνει τακτικές αναφορές από τον πάροχο υπηρεσιών για την ενημέρωση του διοικητικού οργάνου.

4.1.3 Προσδιορισμός του μέλους του διοικητικού οργάνου που είναι αρμόδιο για την ΚΞΧ/ΧΤ

³ Κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ σχετικά με την εξωτερική ανάθεση δραστηριοτήτων: EBA/GL/2019/02· κατευθυντήριες γραμμές της EIOPA σχετικά με την εξωτερική ανάθεση δραστηριοτήτων σε παρόχους υπηρεσιών υπολογιστικού νέφους: EIOPA - BoS -20- 002· κατευθυντήριες γραμμές της ESMA σχετικά με την εξωτερική ανάθεση δραστηριοτήτων σε παρόχους υπηρεσιών υπολογιστικού νέφους: ESMA50 -157- 2403

⁴ Κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ σχετικά με την εσωτερική διακυβέρνηση βάσει της οδηγίας 2013/36/ΕΕ, EBA/GL/2021/05 της 2ας Ιουλίου 2021

Το μέλος του διοικητικού οργάνου που προσδιορίζεται σύμφωνα με το άρθρο 46 παράγραφος 4 της οδηγίας (ΕΕ) 2015/849 πρέπει, ειδικότερα, να διαθέτει επαρκείς γνώσεις, δεξιότητες και πείρα όσον αφορά τους κινδύνους ΞΧ/ΧΤ και την εφαρμογή των πολιτικών, ελέγχων και διαδικασιών ΚΞΧ/ΧΤ και να γνωρίζει καλά το επιχειρηματικό μοντέλο του πιστωτικού ιδρύματος ή χρηματοπιστωτικού οργανισμού και τον τομέα στον οποίο δραστηριοποιείται το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός.

Το μέλος του διοικητικού οργάνου που αναφέρεται στο άρθρο 46 παράγραφος 4 της οδηγίας (ΕΕ) 2015/849 πρέπει να αφιερώνει επαρκή χρόνο και να διαθέτει επαρκείς πόρους για την αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων του όσον αφορά την ΚΞΧ/ΧΤ. Θα πρέπει να υποβάλλει εμπεριστατωμένες αναφορές σχετικά με τα καθήκοντά του, όπως αναφέρεται στο τμήμα 4.1.5, και να ενημερώνει τακτικά, όπου είναι αναγκαίο και χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση, το διοικητικό όργανο κατά την άσκηση της εποπτικής του αρμοδιότητας. 4.1.4 Προσδιορισμός ανώτερου διοικητικού στελέχους αρμόδιου για την ΚΞΧ/ΧΤ όπου δεν υπάρχει διοικητικό όργανο

Όπου δεν υπάρχει διοικητικό όργανο, το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός πρέπει να διορίζει ανώτερο διοικητικό στέλεχος, το οποίο είναι τελικά υπεύθυνο για την εφαρμογή των νομοθετικών, κανονιστικών και διοικητικών διατάξεων που απαιτούνται για τη συμμόρφωση με την οδηγία (ΕΕ) 2015/849, με επαρκή χρόνο, πόρους και εξουσία για την αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων του.

Το ανώτερο διοικητικό στέλεχος που αναφέρεται στην παράγραφο 19 πρέπει να διαθέτει επαρκείς γνώσεις, δεξιότητες και πείρα όσον αφορά τους κινδύνους ΞΧ/ΧΤ και την εφαρμογή των πολιτικών, ελέγχων και διαδικασιών ΚΞΧ/ΧΤ και να γνωρίζει καλά το επιχειρηματικό μοντέλο του πιστωτικού ιδρύματος ή χρηματοπιστωτικού οργανισμού και τον τομέα στον οποίο δραστηριοποιείται το πιστωτικό ίδρυμα ή ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός. Επιπλέον, θα πρέπει να του δοθεί επαρκής χρόνος, πόροι και εξουσία για την αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων του.

4.1.5 Καθήκοντα και ρόλος του μέλους του διοικητικού οργάνου ή του ανώτερου διοικητικού στελέχους αρμόδιου για την ΚΞΧ/ΧΤ

Με την επιφύλαξη της συνολικής και συλλογικής ευθύνης του διοικητικού οργάνου, κατά τον διορισμό του μέλους του διοικητικού οργάνου ή του ανώτερου διοικητικού στελέχους που αναφέρεται στις παραγράφους 17 και 19, τα πιστωτικά ιδρύματα ή οι χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί πρέπει να εντοπίζουν και να λαμβάνουν υπόψη πιθανές συγκρούσεις συμφερόντων και να λαμβάνουν μέτρα για την αποφυγή ή τον μετριασμό τους.

Το μέλος του διοικητικού οργάνου, ή το ανώτερο διευθυντικό στέλεχος όπου έχει οριστεί, αρμόδιο για την ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να διασφαλίζει ότι το σύνολο του διοικητικού οργάνου, ή το ανώτερα διοικητικά στελέχη όπου δεν υπάρχει διοικητικό όργανο, γνωρίζουν τον αντίκτυπο των κινδύνων ΞΧ/ΧΤ στο επιχειρηματικό τους προφίλ κινδύνου. Οι αρμοδιότητες του μέλους του διοικητικού οργάνου ή, κατά περίπτωση, του ανώτερου διοικητικού στελέχους που είναι αρμόδιο για την ΚΞΧ/ΧΤ, ενόψει της εκτέλεσης των καθηκόντων του, όπως αναφέρεται στο άρθρο 46 παράγραφος 4 της οδηγίας (ΕΕ) 2015/849, και ιδίως σε σχέση με την εφαρμογή πολιτικών, ελέγχων και διαδικασιών για τον μετριασμό και την αποτελεσματική διαχείριση των κινδύνων ΞΧ/ΧΤ, όπως αναφέρεται στο άρθρο 8 της εν λόγω οδηγίας, πρέπει να περιλαμβάνουν τουλάχιστον τα εξής:

• α) διασφάλιση ότι οι πολιτικές, οι διαδικασίες και τα μέτρα εσωτερικού ελέγχου για την ΚΞΧ/ΧΤ είναι κατάλληλα και αναλογικά, λαμβανομένων υπόψη των χαρακτηριστικών του πιστωτικού ιδρύματος ή του χρηματοπιστωτικού οργανισμού και των κινδύνων ΞΧ/ΧΤ στους οποίους εκτίθεται·
• β) διενέργεια με το διοικητικό όργανο της αξιολόγησης του εάν θα ήταν σκόπιμο να διοριστεί ξεχωριστός υπεύθυνος συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ σε επίπεδο διοίκησης, όπως αναφέρεται στο τμήμα 4.2.2.·
• γ) υποστήριξη του διοικητικού οργάνου κατά την αξιολόγηση της ανάγκης για μια ειδική μονάδα ΚΞΧ/ΧΤ που θα συνδράμει τον υπεύθυνο συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ στην εκτέλεση των καθηκόντων του, λαμβάνοντας υπόψη την κλίμακα και την πολυπλοκότητα των δραστηριοτήτων του πιστωτικού ιδρύματος ή του χρηματοπιστωτικού οργανισμού και την έκθεση στους κινδύνους ΞΧ/ΧΤ. Το προσωπικό της εν λόγω μονάδας πρέπει να διαθέτει την απαραίτητη εμπειρογνωμοσύνη, δεξιότητες και γνώσεις για να επικουρεί τον υπεύθυνο συμμόρφωσης ΚΞΧ/ΧΤ, ο οποίος θα πρέπει να συμμετέχει στη διαδικασία πρόσληψης·
• δ) μέριμνα για την υποβολή περιοδικών αναφορών στο διοικητικό όργανο σχετικά με τις δραστηριότητες που εκτελούνται από τον υπεύθυνο συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ και για την επαρκή και έγκαιρη παροχή στο διοικητικό όργανο πληροφοριών και δεδομένων σχετικά με τους κινδύνους ΞΧ/ΧΤ και την συμμόρφωση με τις απαιτήσεις σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ, τα οποία είναι αναγκαία για να μπορεί το διοικητικό όργανο να επιτελεί τον ρόλο και τα καθήκοντα που του έχουν ανατεθεί. Οι εν λόγω πληροφορίες πρέπει επίσης να καλύπτουν τις υποχρεώσεις του πιστωτικού ιδρύματος ή του χρηματοπιστωτικού οργανισμού έναντι της αρμόδιας εθνικής αρχής και την επικοινωνία με τη ΜΧΠ, με την επιφύλαξη του απορρήτου των αναφορών ύποπτων συναλλαγών, καθώς και τυχόν ευρήματα της αρμόδιας αρχής σχετικά με ΞΧ/ΧΤ έναντι του πιστωτικού ιδρύματος ή του χρηματοπιστωτικού οργανισμού, περιλαμβανομένων των μέτρων ή των κυρώσεων που επιβάλλονται·
• ε) ενημέρωση του διοικητικού οργάνου για τυχόν σοβαρά ή σημαντικά ζητήματα και παραβάσεις ΚΞΧ/ΧΤ και σύσταση ενεργειών για την αντιμετώπισή τους·
• στ) εξασφάλιση ότι ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ i) έχει άμεση πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες που είναι αναγκαίες για την εκτέλεση των καθηκόντων του, ii) διαθέτει επαρκείς ανθρώπινους και τεχνικούς πόρους και εργαλεία ώστε να είναι σε θέση να εκτελεί επαρκώς τα καθήκοντα που του έχουν ανατεθεί και iii) είναι καλά ενημερωμένος για τα συμβάντα και τις ελλείψεις που σχετίζονται με την ΚΞΧ/ΧΤ και εντοπίζονται από τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου και από τις εθνικές και, στην περίπτωση ομίλων, από τις ξένες εποπτικές αρχές.

Το μέλος του διοικητικού οργάνου ή το ανώτερο διοικητικό στέλεχος, εφόσον έχει οριστεί, αρμόδιο για την ΚΞΧ/ΧΤ πρέπει να είναι το κύριο σημείο επαφής για τον υπεύθυνο συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ στο πλαίσιο της διοίκησης. Επιπλέον, το μέλος του διοικητικού οργάνου ή το ανώτερο διοικητικό στέλεχος, εφόσον έχει οριστεί, το οποίο είναι αρμόδιο για την ΚΞΧ/ΧΤ, πρέπει να διασφαλίζει ότι τυχόν ανησυχίες σχετικά με την ΚΞΧ/ΧΤ τις οποίες έχει εκφράσει ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ αντιμετωπίζονται δεόντως και, όταν αυτό δεν είναι δυνατόν, λαμβάνονται δεόντως υπόψη από το διοικητικό όργανο κατά την άσκηση της εκτελεστικής του αρμοδιότητας ή από τα ανώτερα διοικητικά στελέχη, κατά περίπτωση. Εάν το διοικητικό όργανο κατά την άσκηση της εκτελεστικής του αρμοδιότητας ή τα ανώτερα διοικητικά στελέχη, κατά περίπτωση, αποφασίσουν να μην ακολουθήσουν τη σύσταση του υπευθύνου συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ, πρέπει να αιτιολογήσουν δεόντως και να καταγράψουν την απόφασή τους υπό το πρίσμα των κινδύνων και των ανησυχιών που εγείρει ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ. Σε περίπτωση σημαντικού συμβάντος, ο υπεύθυνος συμμόρφωσης σε θέματα ΚΞΧ/ΧΤ θα πρέπει να έχει άμεση πρόσβαση στο διοικητικό όργανο κατά την άσκηση της εποπτικής του αρμοδιότητας.