4.1 Vadības struktūrvienības loma un pienākumi NILL/TFN regulējumā un par NILL/TFN atbildīgā augstākā līmeņa vadītāja loma un pienākumi

Vadības struktūrvienībai jābūt atbildīgai par kredītiestādes vai finanšu iestādes vispārējās NILL/TFN stratēģijas apstiprināšanu un tās īstenošanas pārraudzību. Šajā nolūkā tai kolektīvi nepieciešamas atbilstīgas zināšanas, prasmes un pieredze, lai varētu izprast NILL/TF riskus, kas saistīti ar kredītiestādes vai finanšu iestādes darbību un uzņēmējdarbības modeli, tostarp zināšanas par valsts tiesisko regulējumu attiecībā uz NILL/TF novēršanu.

4.1.1 Vadības struktūrvienības, kas veic uzraudzības funkciju, loma NILL/TFN sistēmā

Vadības struktūrvienībai, kas veic uzraudzības funkciju, jābūt atbildīgai par iekšējās pārvaldības un iekšējās kontroles sistēmas īstenošanas pārraudzību un uzraudzību, lai nodrošinātu atbilstību piemērojamām prasībām saistībā ar nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma finansēšanas (NILL/TF) novēršanu.

Papildus noteikumiem, kas izklāstīti attiecīgi EUI pamatnostādnēs par iekšējo pārvaldību² , kredītiestādes vai finanšu iestādes vadības struktūrvienībai, kas veic uzraudzības funkciju:

• a) jābūt informētai par uzņēmuma mēroga NILL/TF riska novērtējuma rezultātiem;
• b) jāpārrauga un jāuzrauga, cik lielā mērā NILL/TFN politikas un procedūras ir atbilstīgas un efektīvas, ņemot vērā NILL/TF riskus, kuriem kredītiestāde vai finanšu iestāde ir pakļauta, un attiecīgi jārīkojas, lai nodrošinātu, ka vajadzības gadījumā tiek veikti korektīvi pasākumi;
• c) vismaz reizi gadā jāpārskata NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonas darbības pārskats un biežāk jāsaņem jaunākā starpposma informācija par darbībām, kas kredītiestādi vai finanšu iestādi pakļauj lielākiem NILL/TF riskiem;
• d) vismaz reizi gadā jānovērtē NILL/TFN atbilstības funkcijas darbības efektivitāte, tostarp ņemot vērā secinājumus, kas izdarīti jebkurās iespējamās un ar NILL/TFN saistītās iekšējās un/vai ārējās revīzijās, arī attiecībā uz NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai piešķirto cilvēkresursu un tehnisko resursu piemērotību.

² EBI pamatnostādnes par iekšējo pārvaldību saskaņā ar Direktīvu 2013/36/ES: EBA/GL/2021/05; EVTI pamatnostādnes par dažiem FITD II atbilstības uzraudzības prasību aspektiem: ESMA35 - 36 - 1946; EAAPI pamatnostādnes par pārvaldības sistēmu: EIOPA - BoS - 14/253 EN

Vadības struktūrai, kas veic uzraudzības funkciju, jānodrošina, ka 4.1.3. iedaļā minētajam vadības struktūrvienības loceklim vai attiecīgā gadījumā 4.1.4. iedaļā minētajam augstākā līmeņa vadītājam, kas ir atbildīgs par to normatīvo un administratīvo aktu īstenošanu, kuri vajadzīgi, lai izpildītu Direktīvas (ES) 2015/849 prasības:

• a) ir zināšanas, prasmes un pieredze, kas vajadzīga, lai identificētu, novērtētu un pārvaldītu NILL/TF riskus, kuriem kredītiestāde vai finanšu iestāde ir pakļauta, un NILL/TFN politikas, kontroles un procedūru īstenošanu;
• b) ir laba izpratne par kredītiestādes vai finanšu iestādes uzņēmējdarbības modeli un nozari, kurā tā darbojas, kā arī par to, cik lielā mērā šis uzņēmējdarbības modelis pakļauj kredītiestādi vai finanšu iestādi NILL/TF riskiem;
• c) ir laikus saņemta informācija par lēmumiem, kas var ietekmēt riskus, kuriem kredītiestāde vai finanšu iestāde ir pakļauta.

Vadības struktūrvienībai, kas veic uzraudzības funkciju, ir nepieciešama piekļuve pietiekami detalizētiem un kvalitatīviem datiem un informācijai un ir tā jāņem vērā, lai varētu efektīvi pildīt savas NILL/TFN funkcijas. Vadības struktūrvienībai, kas veic uzraudzības funkciju, ir nepieciešama vismaz savlaicīga un tieša piekļuve NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonas darbības ziņojumam, iekšējās revīzijas struktūras ziņojumam, attiecīgā gadījumā arī ārējo revidentu konstatējumiem un apsvērumiem, kā arī kompetentās iestādes konstatējumiem, attiecīgajai saziņai ar FIU un piemērotajiem uzraudzības pasākumiem vai sankcijām.

4.1.2 Vadības struktūrvienības, kas veic vadības funkciju, loma NILL/TFN sistēmā

Attiecībā uz iekšējo politiku, kontroli un procedūrām, kas minētas Direktīvas (ES) 2015/849 8. panta 3. punktā un 8. p anta 4. punktā, kredītiestādes vai finanšu iestādes vadības struktūrvienībai, kas veic vadības funkciju:

• a) jāievieš atbilstoša un efektīva organizatoriskā un operatīvā struktūra, kas vajadzīga, lai ievērotu vadības struktūrvienības pieņemto NILL/TFN stratēģiju, īpašu uzmanību pievēršot tam, lai NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonas funkcijai būtu piešķirtas pietiekamas pilnvaras un piemēroti cilvēkresursi un tehniskie resursi, tostarp apmierinot vajadzību pēc īpašas NILL/TFN vienības, kas palīdzēs NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai;
• b) jānodrošina iekšējās NILL/TFN politikas un procedūru īstenošana;
• c) vismaz reizi gadā jāpārskata NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonas darbības ziņojums;
• d) jānodrošina pienācīga, savlaicīga un pietiekami detalizēta ziņošana kompetentajai iestādei par NILL/TFN;
• e) ja NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonas operacionālās funkcijas tiek nodotas ārpakalpojumā, jānodrošina atbilstība EUI pamatnostādnēm par ārpakalpojumu izmantošanu³ un attiecīgā gadījumā EUI pamatnostādnēm par iekšējo pārvaldību⁴ un regulāri jāsaņem pakalpojumu sniedzēja ziņojumi, ar ko informē vadības struktūru.

4.1.3 Par NILL/TFN atbildīgās vadības struktūrvienības dalībnieka identificēšana

³ EBI pamatnostādnes par ārpakalpojumu izmantošanu: EBA/GL/2019/02; EAAPI pamatnostādnes par ārpakalpojumu nodošanu mākoņpakalpojumu sniedzējiem: EIOPA - BoS -20- 002; EVTI pamatnostādnes par ārpakalpojumu nodošanu mākoņpakalpojumu sniedzējiem: ESMA50 -157- 2403

⁴ 2021. gada 2. jūlija EBI pamatnostādnes par iekšējo pārvaldību saskaņā ar Direktīvu 2013/36/ES, EBA/GL/2021/05.

Saskaņā ar Direktīvas (ES) 2015/849 46. panta 4. punktu identificējamas vadības struktūrvienības loceklim jo īpaši ir nepieciešamas pietiekamas zināšanas, prasmes un pieredze attiecībā uz NILL/TF riskiem un NILL/TFN politikas, kontroles pasākumu un procedūru īstenošanu, un viņam ir labi jāpārzina kredītiestādes vai finanšu iestādes uzņēmējdarbības modelis un nozare, kurā kredītiestāde vai finanšu iestāde darbojas.

Direktīvas (ES) 2015/849 46. panta 4. punktā minētas vadības struktūrvienības loceklim jāatvēl pietiekams laiks un jāpiešķir pietiekami resursi, lai viņš efektīvi veiktu savus NILL/TFN pienākumus. Viņam visaptveroši jāziņo par saviem uzdevumiem, kas minēti 4.1.5. iedaļā, un vajadzības gadījumā un bez liekas kavēšanās regulāri jāinformē vadības struktūrvienība, kas veic uzraudzības funkciju.

4.1.4 Par NILL/TFN atbildīgā augstākā līmeņa vadītāja identificēšana, ja nav izveidota vadības struktūrvienība

Ja vadības struktūra nav izveidota, kredītiestādei vai finanšu iestādei jāizraugās augstākā līmeņa vadītājs, kurš ir pilnībā atbildīgs par to normatīvo un administratīvo aktu īstenošanu, kas vajadzīgi, lai izpildītu Direktīvas (ES) 2015/849 prasības, paredzot pietiekamu laiku, resursus un pilnvaras viņa pienākumu efektīvai veikšanai.

Šā panta 19. punktā minētajam augstākā līmeņa vadītājam ir nepieciešamas pietiekamas zināšanas, prasmes un pieredze attiecībā uz NILL/TF riskiem un NILL/TFN politikas, kontroles pasākumu un procedūru īstenošanu un labi jāpārzina kredītiestādes vai finanšu iestādes uzņēmējdarbības modelis un nozare, kurā kredītiestāde vai finanšu iestāde darbojas. Turklāt viņam ir jādod pietiekami daudz laika, jāpiešķir resursi un pilnvaras, lai viņš varētu efektīvi pildīt savus pienākumus.

4.1.5 Par NILL/TFN atbildīgā vadības struktūrvienības dalībnieka vai augstākā līmeņa vadītāja uzdevumi un pienākumi

Neskarot vadības struktūrvienības vispārējo un kolektīvo atbildību, izraugoties 17. un 19. punktā minēto vadības struktūrvienības locekli vai augstākā līmeņa vadītāju, kredītiestādēm vai finanšu iestādēm jāapzina un jāņem vērā iespējamie interešu konflikti un jāveic pasākumi to novēršanai vai mazināšanai.

Vadības struktūrvienības loceklim vai augstākā līmeņa vadītājam, ja tāds ir iecelts, kas ir atbildīgs par NILL/TFN, jānodrošina, ka visa vadības struktūrvienība vai augstākā vadība, ja nav izveidota vadības struktūrvienība, apzinās NILL/TF risku ietekmi uz viņu uzņēmuma mēroga riska profilu. Par NILL/TFN atbildīgā vadības struktūrvienības dalībnieka vai augstākā līmeņa vadītāja, ja tāds ir iecelts, pienākumiem, ņemot vērā viņa uzdevuma izpildi, kā norādīts Direktīvas (ES) 2015/849 46. panta 4. punktā, un jo īpaši attiecībā uz politikas, kontroles pasākumu un procedūru īstenošanu, lai mazinātu un efektīvi pārvaldītu NILL/TF riskus, kā norādīts minētās direktīvas 8. pantā, jāietver vismaz šādi uzdevumi:

• a) nodrošināt, ka NILL/TFN politika, procedūras un iekšējās kontroles pasākumi ir atbilstīgi un samērīgi, ņemot vērā kredītiestādes vai finanšu iestādes iezīmes un NILL/TF riskus, kuriem tā ir pakļauta;
• b) kopā ar vadības struktūrvienību veikt novērtējumu par to, vai ir lietderīgi vadības līmenī izraudzīt atsevišķu NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonu, kā minēts 4.2.2. iedaļā;
• c) palīdzēt vadības struktūrvienībai novērtēt vajadzību pēc īpašas NILL/TFN vienības, kas palīdzētu NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai veikt savas funkcijas, ņemot vērā kredītiestādes vai finanšu iestādes darbības mērogu un sarežģītību un NILL/TF risku ietekmi. Šīs vienības darbiniekiem jābūt nepieciešamajai kompetencei, prasmēm un zināšanām, lai varētu palīdzēt NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai, kura jāiesaista darbā pieņemšanas procesā;
• d) nodrošināt, ka vadības struktūrai tiek regulāri ziņots par darbībām, ko veic NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersona, un ka vadības struktūrvienībai tiek sniegta pietiekami visaptveroša un savlaicīga informācija un dati par NILL/TF riskiem un NILL/TFN atbilstību, kas ir nepieciešami, lai vadības struktūrvienība varētu veikt tai uzticētos uzdevumus un funkcijas. Šādai informācijai jāaptver arī kredītiestādes vai finanšu iestādes attiecības ar valsts kompetento iestādi, saziņa ar FIU , neskarot STR konfidencialitāti, un visi kompetentās iestādes konstatējumi par NILL/TFN, kas vērsti pret kredītiestādi vai finanšu iestādi, tostarp piemērotie pasākumi vai sankcijas;
• e) informēt vadības struktūrvienību par jebkurām nopietnām vai nozīmīgām NILL/TFN problēmām un pārkāpumiem un ieteikt pasākumus to novēršanai;
• f) nodrošināt, ka NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai i) ir tieša piekļuve visai informācijai, kas nepieciešama tās uzdevumu veikšanai, ii) ir pietiekami cilvēkresursi, tehniskie resursi un instrumenti, lai varētu pienācīgi veikt tai uzticētos uzdevumus, un iii) tā ir labi informēta par incidentiem un trūkumiem, kas saistīti ar NILL/TFN un ko konstatējušas iekšējās kontroles sistēmas un valsts vai — grupu gadījumā — ārvalstu uzraudzības iestādes.

Vadības struktūrvienības loceklim vai augstākā līmeņa vadītājam, ja tāds ir iecelts, kas atbild par NILL/TFN, jābūt galvenajai vadības kontaktpersonai sadarbībā ar NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonu. Turklāt vadības struktūrvienības loceklim vai augstākā līmeņa vadītājam, ja tāds ir iecelts, kas atbild par NILL/TFN, jānodrošina, ka jebkuras NILL/TFN bažas, kas radušās NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai, tiek pienācīgi risinātas un, ja tas nav iespējams, vadības struktūrvienība, kas veic vadības funkciju, vai — attiecīgā gadījumā — augstākā vadība tās pienācīgi ņem vērā. Ja vadības struktūrvienība, kas veic vadības funkciju, vai — attiecīgā gadījumā — augstākā vadība nolemj neievērot NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonas ieteikumu, tai pienācīgi jāpamato un jādokumentē savs lēmums, ņemot vērā riskus un bažas, ko paudusi NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersona. Būtiska incidenta gadījumā NILL/TFN atbilstības uzraudzības amatpersonai ir nepieciešama tieša piekļuve vadības struktūrvienībai, kas veic uzraudzības funkciju.