5. Il processo di identificazione

98.È responsabilità degli enti identificare i membri del personale le cui attività professionali hanno un impatto rilevante sul profilo di rischio dell’ente. Tutti gli enti dovrebbero condurre annualmente un’autovalutazione al fine di identificare tutto il personale le cui attività professionali hanno o possono avere un impatto rilevante sul profilo di rischio dell’ente. Il processo di identificazione dovrebbe far parte della politica di remunerazione complessiva dell’ente.

99.L’autovalutazione dovrebbe basarsi sui criteri qualitativi e quantitativi di cui all’articolo 92, paragrafo 3, della direttiva 2013/36/UE, sulla RTS relativa al personale più rilevante e, ove necessario, per garantire la completa identificazione di tutto il personale le cui attività professionali hanno un impatto rilevante sul profilo di rischio dell’ente, sui criteri aggiuntivi stabiliti dall’ente che riflettano i livelli di rischio delle diverse attività all’interno dell’ente e l’incidenza dei membri del personale sul profilo di rischio.

100.Nell’applicare i criteri quantitativi basati sulla remunerazione dei membri del personale, si dovrebbe tener conto della remunerazione fissa riconosciuta per l’esercizio finanziario precedente e della remunerazione variabile riconosciuta al personale nell’esercizio finanziario o per l’esercizio finanziario precedente. La remunerazione variabile riconosciuta nell’esercizio finanziario precedente è la remunerazione variabile riconosciuta nell’esercizio finanziario precedente con riferimento ai risultati precedenti. Nella loro politica di remunerazione, gli enti dovrebbero definire il metodo applicabile. Nell’applicare criteri quantitativi basati sulla remunerazione dei membri del personale, gli enti dovrebbero tenere conto di tutte le componenti delle remunerazioni fisse e variabili monetarie e non monetarie riconosciute per i servizi professionali. I pacchetti di remunerazione ordinari che non sono contabilizzati a livello individuale dovrebbero essere presi in considerazione sulla base dell’importo complessivo suddiviso per criteri oggettivi per il singolo membro del personale.

101.Nell’applicare criteri quantitativi definiti in euro, gli enti che riconoscono la remunerazione in una valuta diversa dall’euro dovrebbero convertire le soglie applicabili tramite il tasso di cambio interno utilizzato per il consolidamento dei conti o il tasso di cambio utilizzato dalla Commissione per la programmazione finanziaria e il budget per il mese in cui è stata attribuita la remunerazione o il tasso di cambio per l’ultimo mese dell’esercizio finanziario dell’ente (²⁶ ). Nella sua politica di remunerazione l’ente dovrebbe documentare il metodo applicabile per determinare il tasso di cambio.

102.L’autovalutazione dovrebbe essere chiara, coerente, adeguatamente documentata e periodicamente aggiornata nel corso dell’anno, almeno per quanto riguarda i criteri qualitativi di cui all’articolo 92, paragrafo 3, punti a), b) e c) della direttiva 2013/36/UE, o ai sensi dei criteri dell’articolo 5 della RTS sul personale più rilevante e, se necessario, anche in base ai criteri degli enti. Gli enti dovrebbero garantire che il personale che rientra o è probabile che rientri nei criteri di cui all’articolo 3 della RTS sul personale più rilevante per un periodo di almeno tre mesi in un esercizio finanziario sia trattato come personale più rilevante.

103.Le seguenti informazioni dovrebbero essere incluse almeno nella documentazione dell’autovalutazione effettuata in merito all’identificazione del personale:

• a. la logica alla base dell’autovalutazione e l’ambito della sua applicazione;
• b. l’approccio utilizzato per valutare i rischi che emergono dalla strategia e dalle attività aziendali dell’ente, anche in diverse località geografiche;
• c. le modalità di valutazione delle persone che lavorano in enti e altre entità nell’ambito del consolidamento, nelle filiazioni e succursali, comprese quelle situate in paesi terzi;
• d. il ruolo e le responsabilità dei diversi organi aziendali e delle funzioni interne che partecipano all’elaborazione, al controllo, al riesame e all’applicazione del processo di autovalutazione; e
• e. il risultato dell’identificazione.

(²⁶ ) I tassi di cambio sono disponibili sul sito Web della Commissione europea all’indirizzo: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm. 104.Gli enti dovrebbero conservare scritture del processo di identificazione e dei suoi risultati e essere in grado di dimostrare alla loro autorità di vigilanza competente le modalità utilizzate per identificare il personale in base ai criteri sia qualitativi che quantitativi di cui all’articolo 92, paragrafo 3, della direttiva 2013/36/UE, della RTS sul personale più rilevante e in base a eventuali criteri aggiuntivi utilizzati dagli enti.

105.La documentazione dell’autovalutazione dovrebbe includere almeno il numero del personale più rilevante, compreso il numero del personale più rilevante per la prima volta, le responsabilità e attività professionali, i nomi o un altro identificatore univoco e l’assegnazione in seno all’ente del personale più rilevante ai campi di attività e il confronto con i risultati dell’autovalutazione dell’anno precedente.

106.La documentazione dovrebbe includere anche i membri del personale che sono stati identificati in base a criteri quantitativi, ma le cui attività professionali sono valutate come non aventi un impatto rilevante sul profilo di rischio dell’ente, in conformità con la RTS sul personale più rilevante. Gli enti dovrebbero conservare la documentazione per un periodo di tempo adeguato al fine di consentire il riesame da parte delle autorità competenti.

1. Panoramica

1.1 Riferimenti

1.2 Requisiti identificati

1.3 Standard correlati

2. Requisiti identificati

3. Standard correlati

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