14.2.1 Vaststellen van bonuspools voor aangewezen personeelsleden

Beleggingsondernemingen dienen een of meer bonuspools vast te stellen voor de periode waarover variabele beloning wordt toegekend en de totale bonuspool berekenen voor de beleggingsonderneming als geheel voor aangewezen personeelsleden als een som van deze bonuspools. De bonuspool moet gekoppeld zijn aan de prestaties van een beleggingsonderneming. Bovendien zouden personeelsleden in aanmerking kunnen komen voor betalingen van “carried interest”, waarvoor geen bonuspool is vastgesteld.

Bij de vaststelling van de bonuspools behoren beleggingsondernemingen rekening te houden met de verhouding tussen de variabele en de vaste componenten van de totale beloning die van toepassing is op categorieën aangewezen personeelsleden, de prestatie- en EBA Public

risicocriteria die zijn vastgesteld voor de beleggingsonderneming als geheel, de controledoelstellingen en de financiële situatie van de beleggingsonderneming, met inbegrip van haar kapitaalbasis en liquiditeit. De prestatie-indicatoren die worden gebruikt voor de berekening van de bonuspool moeten langetermijnprestatie-indicatoren omvatten en rekening houden met de behaalde financiële resultaten. Beleggingsondernemingen dienen prudent gebruik te maken van boekhoudkundige en waarderingsmethoden zodat een juiste en getrouwe beoordeling van de financiële resultaten, kapitaalbasis en liquiditeit wordt gewaarborgd.

De bonuspools mogen niet op een bepaald niveau worden vastgesteld om aan de beloningseisen te voldoen.

Beleggingsondernemingen dienen bij de bepaling van de totale bonuspool passende procedures en controles toe te passen.

Wanneer beleggingsondernemingen een top-downaanpak hanteren, dienen zij het bedrag van de bonuspool vast te stellen op het niveau van de beleggingsonderneming en vervolgens geheel of gedeeltelijk over de bedrijfseenheden en controlefuncties te verdelen nadat hun prestaties zijn beoordeeld. De individuele toekenningen dienen vervolgens gebaseerd te zijn op de beoordeling van de prestaties van het individuele personeelslid.

Wanneer beleggingsondernemingen de bonuspool vaststellen volgens een bottom-upaanpak, dient het toekenningsproces uit te gaan van het niveau van het individuele personeelslid. Afhankelijk van de prestatiecriteria op grond waarvan de personeelsleden worden beoordeeld, moet een bonuspooltoekenning plaatsvinden voor het personeelslid. De bonuspool van de bedrijfseenheid en die van de beleggingsonderneming zijn gelijk aan de totale potentiële toekenningen aan de desbetreffende onderliggende niveaus. De beleggingsonderneming dient ervoor te zorgen dat de totale prestaties van de beleggingsonderneming naar behoren in aanmerking worden genomen.

Bij het verdelen van de bonuspool op het niveau van de bedrijfseenheid of het individuele personeelslid, dient de toewijzing naar behoren gebaseerd te zijn op vooraf bepaalde formules en op oordeelkundige benaderingen. Beleggingsondernemingen kunnen scorekaarten of andere passende methoden gebruiken om verschillende aanpakken te combineren.

Bij het kiezen van de aanpak dienen beleggingsondernemingen rekening te houden met het volgende: formules zijn transparanter en leiden daardoor tot duidelijke stimulansen, wanneer het personeelslid alle factoren kent die zijn of haar variabele beloning bepalen. Niet alle doelstellingen kunnen echter in formules worden uitgedrukt; met name kwalitatieve doelstellingen zijn beter te bepalen met inschattingen. Inschattingen bieden het management meer flexibiliteit en kunnen daardoor het op risico gebaseerde stimuleringseffect van de variabele beloning op grond van prestaties verzwakken. Een inschattingsaanpak dient daarom altijd te worden toegepast met passende controles en volgens een goed gedocumenteerde, transparante procedure. EBA Public

Factoren als budgettaire beperkingen, retentie van personeel en aanwervingsoverwegingen, subsidiëring tussen bedrijfseenheden enz. mogen geen overheersende invloed hebben op de verdeling van de bonuspool, omdat zij de relatie tussen prestatie, risico en beloning kunnen verzwakken.

Beleggingsondernemingen dienen documentatie bij te houden van de manier waarop de bonuspool en de beloning voor personeelsleden zijn vastgesteld; daarin behoort ook te worden vastgelegd hoe schattingen op basis van verschillende methoden zijn gecombineerd.