5.8 Podział zadań między właściwymi organami

Organ sprawujący nadzór skonsolidowany oraz właściwe organy państwa członkowskiego pochodzenia i przyjmującego państwa członkowskiego powinny dopilnować, aby ramy operacyjne kolegium organów nadzoru nie tylko umożliwiały podział zadań między wszystkimi organami zaangażowanymi w nadzór nad szczególnie istotnym nadzorem, lecz również prowadziły do skutecznej realizacji tego podziału, zgodnie z niniejszymi wytycznymi.

W tym celu organ sprawujący nadzór skonsolidowany lub właściwy organ państwa członkowskiego pochodzenia powinny dokonywać regularnej oceny skutecznego podziału zadań umożliwiającego nadzór nad szczególnie istotnym oddziałem zgodnie z niniejszymi wytycznymi, a jeżeli to niemożliwe, proponować udoskonalenia ram operacyjnych kolegium w drodze zmiany pisemnych uzgodnień lub programu oceny nadzorczej kolegium.

Mechanizm podziału zadań ustanowiony w kontekście ram operacyjnych kolegium powinien zostać uznany za skuteczny, jeżeli umożliwia osiągnięcie następujących celów:

• a. unikanie niepotrzebnego powielania zadań, optymalizacja zasobów nadzorczych, wykorzystanie wszystkich dostępnych zasobów wywiadu i wiedzy fachowej, eliminacja niepotrzebnych obciążeń spoczywających na nadzorowanych instytucjach;
• b. wykorzystywanie nadzorczej wiedzy fachowej w postaci umiejętności technicznych lub znajomości lokalnego rynku, aby zapewnić, że każdy właściwy organ wypełnia zadania, do których jest najlepiej przygotowany;
• c. odzwierciedlanie sposobu organizacji nadzorowanego podmiotu prowadzącego działalność transgraniczną za pośrednictwem szczególnie istotnych oddziałów i proporcjonalność w stosunku do charakteru, skali i kompleksowości danego nadzorowanego podmiotu;
• d. dopasowanie do nadzorowania instytucji, jeżeli chodzi o organizację organów zarządzających (tj. centralizację, decentralizację) oraz organizację jej linii biznesowych.

Organ sprawujący nadzór skonsolidowany oraz właściwe organy państwa członkowskiego pochodzenia i przyjmującego państwa członkowskiego powinny osiągnąć porozumienie co do zasad podziału zadań i należycie uwzględnić je w pisemnych uzgodnieniach dotyczących koordynacji i współpracy. Informacje o uzgodnieniach dotyczących podziału zadań, a w stosownym wypadku, również wyniku tego podziału należy przekazać kolegium.

W razie rozbieżnych opinii na temat mechanizmu podziału zadań między organami i niemożności osiągnięcia porozumienia, organy powinny przesłać EUNB wniosek zgodnie z art. 31 lit. c) rozporządzenia (UE) nr 1093/2010 wraz z wszelkimi niezbędnymi informacjami, które pozwolą Urzędowi wydać opinię w spornych kwestiach i udzielić organom pomocy w wypracowaniu wspólnych wniosków. Wszystkie właściwe organy, których sprawa dotyczy, powinny uwzględnić opinię EUNB i odpowiednio rozwiązać problem.

Uzgodnienia powinny obejmować co najmniej:

• a. konkretne działania przydzielone każdemu organowi;
• b. odpowiednie mające zastosowanie ramy prawne;
• c. role i obowiązki odpowiednich organów, zwłaszcza jeżeli podział zadań różni się od podziału zadań na mocy rozporządzenia (UE) nr 575/2013 i dyrektywy 2013/36/UE w następstwie porozumienia w sprawie delegowania zadań;
• d. rodzaj informacji wymienianych między organami nadzoru w celu wykonania zadań;
• e. język, częstotliwość i środki/forma wymiany informacji;
• f. normy regulujące wykonywanie zadań;
• g. ewentualne informacje zwrotne, porady lub instrukcje od jednego organu dla drugiego;
• h. stosowane metody pracy;
• i. dostęp do dokumentów sporządzonych po wykonaniu przydzielonego zadania;
• j. harmonogram wykonania przydzielonego zadania;
• k. zasady sporządzania sprawozdania dla kolegium przez organ, któremu przydzielono zadanie; oraz
• l. zasady korzystania z możliwości wcześniejszego zakończenia wszelkich przydzielonych zadań.

Organ sprawujący nadzór skonsolidowany oraz właściwy organ państwa członkowskiego pochodzenia i przyjmującego państwa członkowskiego powinny powiadomić instytucję a szczególnie istotny oddział o podziale zadań zgodnie z ramami komunikacji kolegium.

W celu przeprowadzenia jak najskuteczniejszego podziału zadań organ sprawujący nadzór skonsolidowany oraz właściwe organy państwa członkowskiego pochodzenia i przyjmującego państwa członkowskiego powinny zbadać wykonalność delegowania zadań pod względem prawnym i operacyjnym, jeżeli delegowanie jest dopuszczalne na mocy prawa unijnego lub krajowego, w celu nadania mu statusu mechanizmu podziału zadań. Badanie wykonalności delegowania pod względem prawnym i operacyjnym powinno odbywać się na zasadzie dobrowolności oraz indywidualnie dla każdego zadania bez uszczerbku dla kompetencji i obowiązków przydzielonych organom krajowym lub instytucjom unijnym.

Delegowanie zadań na zasadzie dobrowolności powinno być zgodne z przepisami unijnymi i krajowymi oraz w całości podlegać uzgodnieniom między zainteresowanymi organami co najmniej w odniesieniu do elementów, o których mowa w ust. 81, i wszelkich innych elementów wymaganych w celu utworzenia bezpiecznego pod względem prawnym i w pełni operacyjnego mechanizmu podziału zadań.

Organ sprawujący nadzór skonsolidowany oraz właściwe organy państwa członkowskiego pochodzenia i przyjmującego państwa członkowskiego zaangażowane w nadzór nad szczególnie istotnym oddziałem powinny wypracować możliwie jak najlepszy podział zadań w ramach kolegium, zgodnie z wcześniejszymi ustępami, w szczególności jeżeli właściwe delegowanie nie jest wykonalne pod względem prawnym lub operacyjnym.