5.8 Fördelning av uppgifter mellan de behöriga myndigheterna

Den samordnande tillsynsmyndigheten och hem- och värdmedlemsstatens behöriga myndigheter bör se till att tillsynskollegiets verksamhetsram inte enbart möjliggör men även uppnår en verkningsfull och effektiv fördelning av uppgifter mellan alla myndigheter som deltar i tillsynen av en särskilt betydande filial i enlighet med dessa riktlinjer.

För detta ändamål bör den samordnande tillsynsmyndigheten eller hemmedlemsstatens behöriga myndighet regelbundet bedöma om en verkningsfull och effektiv fördelning av uppgifter som möjliggör tillsyn av den särskilt betydande filialen i enlighet med dessa riktlinjer har uppnåtts, och, om så inte är fallet, föreslå förbättringar av kollegiets verksamhetsram genom en ändring av de upprättade överenskommelserna eller av kollegiets program för tillsynsgranskning.

Uppgiftsfördelningsmekanismen som fastställts inom kollegiets verksamhetsram bör anses vara verkningsfull och effektiv om den uppnår följande mål:

• a. Den undviker onödig dubblering av arbetsuppgifterna, optimerar tillsynsresurserna, använder all tillgänglig information, kunskap och expertis, för att se till att inte onödiga bördor läggs på de institut som står under tillsyn.
• b. Den avspeglar tillsynsexpertisen med avseende på tekniska kunskaper eller kunskap om den lokala marknaden, och ser till att varje behörig myndighet utför de uppgifter den är bäst lämpad att utföra.
• c. Den återspeglar det sätt på vilket en enhet som står under tillsyn och som är verksam över gränserna genom särskilt betydande filialer är organiserad, och står i proportion till beskaffenheten och komplexiteten samt omfattningen av den berörda enheten som står under tillsyn.
• d. Den är anpassad för tillsyn av ett institut mot bakgrund av dess ledningsorganisation (dvs. beroende på om den är centraliserad/decentraliserad) och efter hur dess verksamhetsområden är organiserade.

Den samordnande tillsynsmyndigheten och hem- och värdmedlemsstatens behöriga myndigheter bör komma överens om villkoren för uppgiftsfördelningen och på ett lämpligt sätt avspegla dessa i kollegiets skriftliga samordnings- och samarbetsarrangemang. Kollegiet bör på ett lämpligt sätt informeras om uppgiftsfördelningsarrangemangens existens och, vid behov, även om resultatet av dessa.

Om de olika behöriga myndigheterna har olika uppfattningar rörande uppgiftsfördelningsmekanismen och om de inte kan komma överens om denna, bör myndigheterna lämna in en begäran till EBA i enlighet med vad som avses i artikel 31 c i förordning (EU) nr 1093/2010 tillsammans med all den information som är nödvändig för att EBA ska kunna bilda sig en uppfattning om de omtvistade frågorna och hjälpa myndigheterna att komma överens om en gemensam slutsats. Alla de inblandade behöriga myndigheterna bör ta hänsyn till EBA:s ståndpunkt och avgöra frågan i enlighet med detta.

Dessa villkor bör i detalj åtminstone innehålla följande:

• a. den särskilda verksamhet som ska tilldelas varje myndighet,
• b. det relevanta och tillämpliga regelverket,
• c. de deltagande myndigheternas roller och skyldigheter, i synnerhet om uppgiftsfördelningen skiljer sig från uppgiftsfördelningen enligt förordning (EU) nr 575/2013 och direktiv 2013/36/EU efter en överenskommelse rörande delegeringen av uppgifterna,
• d. den typ av information som ska utbytas mellan tillsynsmyndigheterna för utförandet av uppgifterna,
• e. vilket språk som ska användas, hur ofta informationen ska utbytas, och sätt den ska utbytas samt under vilka former det ska ske på,
• f. under vilka standarder uppgifterna bör utföras på,
• g. eventuell återkoppling, råd eller instruktioner från den ena myndigheten till den andra,
• h. de arbetsmetoder som ska användas,
• i. tillgång till den dokumentation som har producerats efter det att en tilldelad uppgift har genomförts,
• j. tidtabellen för färdigställandet av de tilldelade uppgifterna,
• k. de villkor enligt vilka den myndighet som tilldelats en uppgift ska rapportera till kollegiet,
• l. de villkor enligt vilka en uppgiftsfördelning får avslutas i förtid.

Den samordnande tillsynsmyndigheten och hem- och värdmedlemsstatens behöriga myndigheter bör informera institutet och den särskilt betydande filialen om uppgiftsfördelningen i enlighet med kollegiets kommunikationsram.

För att kunna införa den mest effektiva uppgiftsfördelningen bör den samordnande tillsynsmyndigheten och hem- och värdmedlemsstatens behöriga myndigheter undersöka uppgiftsfördelningens rättsliga och funktionsmässiga genomförbarhet i de fall detta är tillåtet enligt EU-lagstiftningen eller den nationella lagstiftningen, i syfte att införa denna som uppgiftsfördelningsmekanism. Undersökningen av fördelningens rättsliga och funktionsmässiga genomförbarhet bör göras på frivillig och uppgiftsuppdelad basis utan att det påverkar de behörigheter och skyldigheter som tilldelats de nationella myndigheterna eller EU-institutionerna.

All uppgiftsfördelning på frivillig basis bör stämma överens med EU:s lagstiftning och den nationella lagstiftningen och fullt ut ha avtalats mellan de myndigheter som deltar, åtminstone när det gäller de aspekter som avses i punkt 81 och alla andra aspekter som krävs för att skapa en rättssäker och fullt funktionsduglig mekanism för uppgiftsfördelning.

Den samordnande tillsynsmyndigheten och hem- och värdmedlemsstatens behöriga myndigheter som deltar i tillsynen av en särskilt betydande filial bör fastställa den bästa möjliga uppgiftsfördelning inom ramen för kollegiet i enlighet med föregående punkter även om, och i synnerhet om, den korrekta delegeringen inte anses vara juridiskt och funktionsmässigt möjlig.