20. Stalno spremljanje in ponovno ocenjevanje individualne in kolektivne primernosti članov upravljalnega organa

Stalno spremljanje individualne ali kolektivne primernosti članov upravljalnega organa bi moralo biti osredotočeno na to, ali so posamezni člani ali člani kot skupina še vedno primerni, ob upoštevanju individualne ali kolektivne uspešnosti ter zadevne situacije ali dogodka, zaradi katerega je bilo potrebno ponovno ocenjevanje, in njegovega učinka na dejansko ali zahtevano primernost.

Pri ponovnem ocenjevanju individualne ali kolektivne uspešnosti članov upravljalnega organa bi morali člani upravljalnega organa v nadzorni funkciji ali, kadar je ustanovljena, komisije za imenovanja upoštevati zlasti:

• a. učinkovitost delovnih postopkov upravljalnega organa, vključno z učinkovitostjo tokov informacij in linij poročanja do upravljalnega organa, ob upoštevanju prispevka funkcij notranjih kontrol in morebitnih nadaljnjih ukrepov ali priporočil teh funkcij;
• b. učinkovito in skrbno upravljanje institucije, vključno s tem, ali je upravljalni organ ravnal v največjo korist institucije, tudi v zvezi z bojem proti pranju denarja in financiranju terorizma;
• c. sposobnost upravljalnega organa, da se osredotoči na strateško pomembne zadeve;
• d. ustreznost števila opravljenih sej, stopnjo navzočnosti, ali je bilo za seje namenjenega dovolj časa in zavzetost direktorjev pri sodelovanju na sejah;
• e. spremembe v sestavi upravljalnega organa ter morebitne slabosti glede individualne in kolektivne primernosti, ob upoštevanju poslovnega modela in strategije upravljanja tveganj institucije ter njunih sprememb;
• f. cilje uspešnosti, določene za institucijo in upravljalni organ;
• g. neodvisnost ravnanja članov upravljalnega organa, vključno z zahtevo, da noben posameznik ali manjša skupina članov pri odločanju ne sme imeti prevladujočega vpliva, ter ali člani upravljalnega organa ravnajo v skladu s politiko glede nasprotij interesov;
• h. v kolikšni meri so bili v sestavi upravljalnega organa upoštevani cilji, določeni v politiki institucije glede raznolikosti v skladu z naslovom V, ter
• i. vse dogodke, ki lahko pomembno vplivajo na individualno ali kolektivno primernost članov upravljalnega organa, vključno s spremembami poslovnega modela, strategij in organizacije institucije;
• j. utemeljene razloge za sum storitve ali poskusa storitve, v preteklem ali trenutnem obdobju, pranja denarja ali financiranja terorizma ali drugih finančnih kaznivih dejanj ali povečanega tveganja za navedeno, tudi kadar takšne neugodne ugotovitve glede ustreznosti sistemov in kontrol institucije za preprečevanje pranja denarja in financiranja terorizma podajo notranji ali zunanji revizorji ali pristojni organi.

Kadar je potrebno ponovno ocenjevanje, je treba ustrezno upoštevati:

• a. dodeljene naloge in linije poročanja v instituciji, tudi v skupini, kadar je ustrezno, da se ugotovi, ali je treba enemu ali več odgovornim članom upravljalnega organa pripisati pomembno dejstvo ali ugotovitev. V okviru tega je treba dodeljene naloge opredeliti z upoštevanjem vse zadevne dokumentacije, kar med drugim vključuje upravne listine in oznake, notranje organigrame in druge oblike opredeljevanja področij odgovornosti, notranje pravilnike, razpoložljive ocene primernosti in dodatne informacije, predložene v tem okviru, akte o imenovanju ali opise delovnih mest in zapisnike sej upravljalnega organa, ter
• b. verodostojnosti in zanesljivosti katerega koli dejstva, zaradi katerega je bilo potrebno ponovno ocenjevanje, in resnosti obtožb glede nepravilnega ravnanja ali dejanskega nepravilnega ravnanja enega ali več članov upravljalnega organa. Institucije bi morale med drugim določiti verodostojnost in zanesljivost informacij (npr. vir, verodostojnost, morebitno nasprotje interesov pri viru informacij). Institucije bi morale upoštevati, da zgolj nekaznovanost morda ni dovolj, da se zavrnejo obtožbe glede nezakonitega ravnanja.

Pomembne institucije iz direktive CRD bi morale redno ponovno ocenjevanje primernosti izvesti vsaj enkrat letno. Nepomembne institucije bi morale ponovno ocenjevanje primernosti izvesti vsaj vsaki dve leti. Institucije bi morale rezultate rednega ponovnega ocenjevanja dokumentirati. Kadar je ponovno ocenjevanje potrebno zaradi določenega dogodka, se lahko institucije pri ponovnem ocenjevanju osredotočijo na zadevno situacijo ali dogodek, ki je bil razlog za ponovno ocenjevanje, tj. nekaterih vidikov, ki se niso spremenili, v ocenjevanje ni treba vključiti.

Rezultate ponovnega ocenjevanja, razloge za ponovno ocenjevanje in morebitna priporočila glede ugotovljenih slabosti bi bilo treba dokumentirati in predložiti upravljalnemu organu.

Upravljalni organ v nadzorni funkciji ali, kadar je ustanovljena, komisija za imenovanja bi morala upravljalnemu organu predložiti poročilo o rezultatih ocenjevanja kolektivne primernosti, tudi če ne dasta priporočil glede sprememb sestave upravljalnega organa ali glede drugih ukrepov. Priporočila lahko med drugim vključujejo usposabljanje, spremembo postopkov, ukrepe za zmanjšanje nasprotij interesov, imenovanje dodatnih članov s posebno pristojnostjo in zamenjavo članov upravljalnega organa.

Upravljalni organ v vodstveni funkciji bi moral omenjeno poročilo upoštevati in se odločiti glede priporočil upravljalnega organa v nadzorni funkciji ali, kadar je ustanovljena, komisije za imenovanja; če teh priporočil ne sprejme, pa dokumentirati razloge za to.

Institucije bi morale obvestiti pristojni organ, kadar so bila ponovna ocenjevanja izvedena zaradi pomembnih sprememb. Pomembne institucije iz direktive CRD bi morale pristojni organ najmanj enkrat letno obvestiti o vseh izvedenih ponovnih ocenjevanjih kolektivne primernosti.

Institucije bi morale ponovna ocenjevanja dokumentirati, vključno z njihovimi rezultati in vsemi ukrepi, sprejetimi zaradi ponovnega ocenjevanja. Institucije bi morale pristojnemu organu na njegovo zahtevo predložiti dokazno dokumentacijo o izvedenem ponovnem ocenjevanju.

Če upravljalni organ sklene, da član upravljalnega organa kot posameznik ni primeren, ali kadar upravljalni organ kot celota ni primeren, bi morala institucija o tem in o ukrepih, ki jih je predlagala ali sprejela za odpravo tega stanja, takoj obvestiti pristojni organ.