20. Laufende Überwachung und Neubewertung der individuellen und kollektiven Eignung der Mitglieder des Leitungsorgans

Die laufende Überwachung der individuellen oder kollektiven Eignung der Mitglieder des Leitungsorgans sollte sich darauf konzentrieren, ob das einzelne Mitglied oder die Mitglieder insgesamt unter Berücksichtigung der individuellen oder kollektiven Leistung und der relevanten Situation oder des Ereignisses, die zu einer Neubewertung geführt haben, sowie der Auswirkung auf die tatsächliche oder erforderliche Eignung geeignet bleiben.

Bei der Neubewertung der individuellen oder kollektiven Leistung der Mitglieder des Leitungsorgans sollten die Mitglieder des Leitungsorgans in seiner Aufsichtsfunktion oder, soweit er eingerichtet wurde, der Nominierungsausschuss insbesondere Folgendes berücksichtigen:

• a. die Effizienz der Arbeitsprozesse des Leitungsorgans, einschließlich der Effizienz von Informationsflüssen und Berichtslinien zum Leitungsorgan unter Berücksichtigung der Rückmeldung von internen Kontrollfunktionen sowie von Nachverfolgung oder Empfehlungen dieser Funktionen;
• b. die effektive und umsichtige Leitung des Instituts, darunter auch, ob das Leitungsorgan im besten Interesse des Instituts gehandelt hat, darunter auch in Bezug auf die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung;
• c. die Fähigkeit des Leitungsorgans, sich auf strategisch wichtige Sachverhalte zu konzentrieren;
• d. die Angemessenheit der Anzahl von abgehaltenen Besprechungen, der Grad der Anwesenheit, die Angemessenheit der aufgewandten Zeit sowie die Intensität der Beteiligung der Mitglieder des Leitungsorgans während der Besprechungen;
• e. Änderungen der Zusammensetzung des Leitungsorgans und Schwächen bezüglich der individuellen und kollektiven Eignung unter Berücksichtigung des Geschäftsmodells und der Risikostrategie des Instituts sowie diesbezüglicher Änderungen;
• f. festgelegte Leistungsziele für das Institut und das Leitungsorgan;
• g. die Unvoreingenommenheit von Mitgliedern des Leitungsorgans, einschließlich der Anforderung, dass die Entscheidungsfindung nicht durch eine Einzelperson oder eine kleine Gruppe von Einzelpersonen dominiert wird, und der Einhaltung der Richtlinien für den Umgang mit Interessenkonflikten durch die Mitglieder des Leitungsorgans;
• h. der Umfang, in dem die Zusammensetzung des Leitungsorgans die in der Politik zur Förderung der Diversität des Instituts festgelegten Ziele gemäß Titel V erfüllt; und
• i. Ereignisse, die eine wesentliche Auswirkung auf die individuelle oder kollektive Eignung der Mitglieder des Leitungsorgans haben können, einschließlich Änderungen des Geschäftsmodells, der Geschäftsstrategien und Organisation des Instituts;
• j. begründeter Verdacht, dass Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung oder andere Finanzstraftaten stattfindet, stattgefunden hat oder diese Straftaten versucht wurden oder dass ein erhöhtes Risiko hierfür besteht, einschließlich negativer Feststellungen der internen oder externen Prüfer oder der zuständigen Behörden in Bezug auf die Angemessenheit der Systeme und Kontrollen des Instituts zur Bekämpfung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung.

Im Falle einer Neubewertung sollte Folgendes gebührend berücksichtigt werden:

• a. die zugewiesenen Aufgaben und Berichtslinien innerhalb des Instituts, gegebenenfalls auch innerhalb des Konzerns, um festzustellen, ob wesentliche Fakten oder Feststellungen einem oder mehreren verantwortlichen Mitgliedern des Leitungsorgans zugewiesen werden sollten. In diesem Zusammenhang sollten die zugewiesenen Aufgaben unter Berücksichtigung aller einschlägigen Unterlagen festgelegt werden, u. a. der Governance-Satzungen und Kodizes, interner Organigramme und anderer Formen der Bestimmung von Zuständigkeitsbereichen, interner Richtlinien, verfügbarer Eignungsbewertungen und zusätzlicher in diesem Zusammenhang bereitgestellter Informationen, Ernennungsschreiben oder Stellenbeschreibungen sowie Sitzungsprotokolle des Leitungsorgans; und
• b. die Glaubwürdigkeit und Zuverlässigkeit aller Umstände, die die Neubewertung ausgelöst haben, sowie die Schwere von Vorwürfen oder tatsächlichem Fehlverhalten eines oder mehrerer Mitglieder des Leitungsorgans. Die Institute sollten unter anderem die Glaubwürdigkeit und Zuverlässigkeit der Informationen (z. B. Quelle, Plausibilität, Interessenkonflikte der Informationsquelle) bestimmen. Sie sollten beachten, dass das Fehlen einer strafrechtlichen Verurteilung allein unter Umständen nicht ausreicht, um behauptetes Fehlverhalten zu entkräften.

CRD-Institute von erheblicher Bedeutung sollten zumindest jährlich eine regelmäßige Neubewertung der Eignung durchführen. Institute von nicht erheblicher Bedeutung sollten zumindest alle zwei Jahre eine Neubewertung der Eignung durchführen. Institute sollten die Ergebnisse der regelmäßigen Neubewertung dokumentieren. Soweit eine Neubewertung durch ein konkretes Ereignis ausgelöst wird, können Institute die Neubewertung auf die Situation oder das Ereignis, die bzw. das die Neubewertung ausgelöst hat, konzentrieren; d. h. wenn sich bestimmte Aspekte nicht geändert haben, können diese bei der Bewertung ignoriert werden.

Das Ergebnis der Neubewertung, der Grund für die Neubewertung und Empfehlungen bezüglich von festgestellten Schwächen sollten dokumentiert und dem Leitungsorgan vorgelegt werden.

Das Leitungsorgan in seiner Aufsichtsfunktion oder, soweit er eingerichtet wurde, der Nominierungsausschuss sollten dem Leitungsorgan das Ergebnis der Bewertung der kollektiven Eignung berichten, auch wenn keine Änderungen seiner Zusammensetzung oder sonstige Maßnahmen empfohlen werden. Empfehlungen können u. a. Schulungen, die Änderung von Abläufen, Maßnahmen zur Minderung von Interessenkonflikten, die Bestellung von zusätzlichen Mitgliedern mit besonderen Kompetenzen sowie den Austausch von Mitgliedern des Leitungsorgans beinhalten.

Das Leitungsorgan in seiner Leitungsfunktion sollte den Bericht zur Kenntnis nehmen und über die Empfehlungen des Leitungsorgans in seiner Aufsichtsfunktion oder, soweit er eingerichtet wurde, des Nominierungsausschusses entscheiden und, falls keine Empfehlungen übernommen werden, die entsprechenden Gründe dokumentieren.

Institute sollten die zuständige Behörde informieren, wenn Neubewertungen aufgrund von wesentlichen Änderungen erfolgt sind. CRD-Institute von erheblicher Bedeutung sollten die zuständige Behörde zumindest jährlich über erfolgte Neubewertungen der kollektiven Eignung informieren.

Institute sollten die Neubewertungen, einschließlich ihres Ergebnisses, sowie infolge der Neubewertung ergriffene Maßnahmen dokumentieren. Institute sollten die Dokumentation über die Neubewertung auf Verlangen der zuständigen Behörde vorlegen.

Für den Fall, dass das Leitungsorgan zu dem Schluss kommt, dass ein Mitglied des Leitungsorgans individuell nicht geeignet ist, oder wenn das Leitungsorgan kollektiv nicht geeignet ist, sollte das Institut die zuständige Behörde umgehend und unverzüglich informieren, u. a. über die vom Institut vorgeschlagenen oder ergriffenen Maßnahmen, um diesen Zustand zu beseitigen.