20. Ylimmän hallintoelimen jäsenten henkilökohtaisen sopivuuden ja kokonaisuuteen liittyvän sopivuuden jatkuva seuranta ja uudelleenarviointi

Ylimmän hallintoelimen jäsenten henkilökohtaisen tai kokonaisuuteen liittyvän sopivuuden jatkuvassa seurannassa tulisi keskittyä selvittämään, onko yksittäinen jäsen tai ovatko jäsenet kollektiivisesti edelleen sopivia tehtävään. Tällöin tulisi ottaa huomioon suoriutuminen henkilökohtaisesti tai kollektiivisesti ja se tilanne tai tapahtuma, jonka vuoksi uudelleenarviointi tehtiin, ja sen vaikutus todelliseen tai vaadittuun sopivuuteen.

Kun valvontatoimintoaan hoitavan ylimmän hallintoelimen jäsenet tai nimitysvaliokunta, jos sellainen on perustettu, arvioivat uudelleen ylimmän hallintoelimen jäsenten henkilökohtaista tai kollektiivista suoriutumista, niiden tulisi kiinnittää huomiota erityisesti seuraaviin seikkoihin:

• a. ylimmän hallintoelimen työskentelyprosessien tehokkuus, ylimmän hallintoelimen tiedonkulun ja raportointisuhteiden tehokkuus mukaan lukien ja ottaen huomioon sisäisen valvonnan toiminnoilta saadut lausunnot ja kyseisten toimintojen lisätoimenpiteet tai suositukset
• b. laitoksen tehokas ja vakavarainen hallinto, muun muassa se, toimiko ylin hallintoelin laitoksen etujen mukaisesti rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjunnan kannalta
• c. ylimmän hallintoelimen kyky keskittyä strategisesti tärkeisiin kysymyksiin
• d. järjestettyjen kokousten määrän riittävyys, kokousten osallistumisaste, kokouksiin käytetyn ajan tarkoituksenmukaisuus ja johtajien osallistumisintensiteetti kokouksissa
• e. ylimmän hallintoelimen kokoonpanon muutokset sekä heikkoudet henkilökohtaisen ja kokonaisuuteen liittyvän sopivuuden kannalta, kun otetaan huomioon laitoksen liiketoimintamalli, riskistrategia ja niiden muutokset
• f. laitokselle ja ylimmälle hallintoelimelle asetetut tulostavoitteet
• g. ylimmän hallintoelimen jäsenten riippumattomuus, mukaan lukien vaatimus siitä, ettei ylimmän hallintoelimen päätöksentekoa hallitse yksi henkilö tai pieni ryhmä henkilöitä ja että ylimmän hallintoelimen jäsenet noudattavat eturistiriitoja koskevia toimintaperiaatteita
• h. se, missä määrin ylimmän hallintoelimen kokoonpano vastaa laitoksen monimuotoisuuspolitiikalle V osaston mukaisesti asetettuja tavoitteita, ja
• i. tapahtumat, jotka saattavat vaikuttaa olennaisesti ylimmän hallintoelimen jäsenten henkilökohtaiseen sopivuuteen tai sopivuuteen kokonaisuuden kannalta, ja joita voivat olla muun muassa laitoksen liiketoimintamallin, strategioiden ja organisaation muutokset
• j. kohtuulliset syyt epäillä, että rahanpesua tai terrorismin rahoitusta tai muita talousrikoksia on tehty tai tehdään tai yritetään tehdä tai niitä koskeva riski on kasvanut, muun muassa sellaisten haitallisten havaintojen perusteella, joita sisäiset tai ulkoiset tarkastajat tai toimivaltaiset viranomaiset ovat tehneet laitoksen rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa koskevien järjestelmien ja tarkastusten riittävyydestä.

Kun uudelleenarviointi käynnistetään, asianmukaista huomiota tulisi kiinnittää seuraaviin:

• a. laitoksessa ja tarvittaessa ryhmän sisällä osoitetut tehtävät ja raportointisuhteet, jotta voidaan selvittää, koskeeko yhtä tai useampaa vastuullista ylimmän hallintoelimen jäsentä olennainen tosiseikka tai havainto. Tässä yhteydessä osoitetut tehtävät tulisi määrittää ottamalla huomioon kaikki asiaankuuluvat asiakirjat, muun muassa hallinnon perustamiskirjat ja -säännöt, sisäiset organisaatiokaaviot ja muut lomakkeet, joilla määrätään vastuualueet, sisäiset menettelytavat, käytettävissä olevan sopivuuden arvioinnit ja tässä yhteydessä annetut lisätiedot, nimityskirjeet tai tehtävänkuvaukset ja ylimmän hallintoelimen kokouspöytäkirjat ja
• b. kaikkien uudelleenarvioinnin käynnistäneiden tosiseikkojen uskottavuus ja luotettavuus sekä yhden tai useamman ylimmän hallintoelimen jäsenen tosiasiallisen väärinkäytöksen tai heitä koskevien väitteiden varteenotettavuus. Laitosten tulisi muun muassa määrittää tietojen uskottavuus ja luotettavuus (esim. lähde, vakuuttavuus, tietolähteen mahdolliset eturistiriidat). Laitosten tulisi huomata, että rikostuomioiden puuttuminen ei välttämättä yksin riitä sivuuttamaan väitteitä väärinkäytöksistä.

Merkittävien vakavaraisuusdirektiivin piiriin kuuluvien laitosten tulisi tehdä sopivuuden uudelleenarviointi säännöllisin väliajoin ja vähintään vuosittain. Muiden kuin merkittävien laitosten tulisi tehdä sopivuuden uudelleenarviointi vähintään joka toinen vuosi. Laitosten tulisi dokumentoida säännöllisesti tehtävien uudelleenarviointien tulokset. Jos uudelleenarviointi käynnistetään tietyn tapahtuman tai tilanteen vuoksi, laitokset voivat keskittyä kyseiseen tilanteeseen tai tapahtumaan. Tämä tarkoittaa, että arvioinnista voidaan jättää pois joitakin näkökohtia, jotka eivät ole muuttuneet.

Uudelleenarvioinnin syy, tulos ja havaittujen puutteiden vuoksi annetut suositukset tulisi dokumentoida ja dokumentit toimittaa ylimmälle hallintoelimelle.

Valvontatoimintoaan hoitavan ylimmän hallintoelimen tai nimitysvaliokunnan, jos sellainen on perustettu, tulisi ilmoittaa arvioinnin tulos sopivuudesta kokonaisuuden kannalta ylimmälle hallintoelimelle, vaikka sen kokoonpanon muuttamista tai muita toimenpiteitä ei suositettaisi. Suositukset voivat koskea muun muassa ylimmän hallintoelimen koulutusta, prosesseihin tehtäviä muutoksia, toimenpiteitä eturistiriitojen vähentämiseksi, erityisosaamista omaavien lisäjäsenten nimityksiä ja jäsenten korvaamista.

Johtamistoimintoaan hoitavan ylimmän hallintoelimen tulisi ottaa ilmoitus huomioon ja tehdä valvontatoimintoaan hoitavan ylimmän hallintoelimen tai mahdollisen nimitysvaliokunnan antamien suositusten perusteella päätöksiä, ja jos suosituksia ei hyväksytä, dokumentoida hylkäämisen syyt.

Laitosten tulisi ilmoittaa toimivaltaiselle viranomaiselle, kun olennaiset muutokset ovat johtaneet uudelleenarviointeihin. Merkittävien vakavaraisuusdirektiivin piiriin kuuluvien laitosten tulisi ilmoittaa toimivaltaiselle viranomaiselle mahdollisista kokonaisuuteen liittyvän sopivuuden uudelleenarvioinneista vähintään kerran vuodessa.

Laitosten tulisi dokumentoida uudelleenarvioinnit, mukaan lukien niiden tulokset ja niiden perusteella toteutetut toimenpiteet. Laitosten tulisi toimittaa uudelleenarviointia tukevat asiakirjat toimivaltaisen viranomaisen pyynnöstä.

Jos ylin hallintoelin katsoo, ettei jokin sen jäsenistä sovi tehtäviinsä henkilötasolla, tai kun ylin hallintoelin ei sovi kollektiivisesti tehtäviinsä, laitoksen tulisi ilmoittaa tästä toimivaltaiselle viranomaiselle välittömästi, ja ilmoitukseen tulisi sisällyttää tieto toimenpiteistä, joita laitos ehdottaa tai on jo toteuttanut tilanteen korjaamiseksi.