20. Löpande övervakning och ny bedömning av den enskilda lämpligheten hos ledamöter i ledningsorganet och hos ledningsorganet som helhet

Den löpande övervakningen av den enskilda lämpligheten hos ledamöter i ledningsorganet och hos ledningsorganet som helhet bör inriktas på huruvida den enskilda ledamoten eller ledamöterna som helhet fortfarande är lämpliga, med beaktande av enskilda och gemensamma prestationer och den relevanta situation eller händelse som ledde till en ny bedömning samt den inverkan detta har på den faktiska eller erfordrade lämpligheten.

Vid en ny bedömning av den enskilda prestationen hos ledamöter i ledningsorganet eller ledningsorganet som helhet bör ledamöterna i ledningsorganet i dess tillsynsfunktion eller, om en sådan har inrättats, nomineringskommittén, i synnerhet beakta

• a. effektiviteten i ledningsorganets arbetsrutiner, inbegripet effektiviteten i informationsflöden och rapporteringsvägar till ledningsorganet, med beaktande av synpunkter från interna kontrollfunktioner och eventuell uppföljning eller rekommendationer från dessa funktioner,
• b. en effektiv och ansvarsfull ledning av institutet, inbegripet huruvida ledningsorganet agerat i enlighet med institutets bästa, inklusive i kampen mot penningtvätt och finansiering av terrorism,
• c. ledningsorganets förmåga att fokusera på strategiskt viktiga frågor,
• d. lämpligheten vad gäller antalet möten som hålls och graden av närvaro, lämpligheten vad gäller avsatt tid samt nivå av engagemang i styrelseledamöternas deltagande under mötena,
• e. ändringar av ledningsorganets sammansättning och eventuella brister i fråga om enskild eller kollektiv lämplighet, med beaktande av institutets affärsmodell och riskstrategi samt ändringar därav,
• f. eventuella prestationsmål som fastställts för institutet och ledningsorganet,
• g. självständigt tänkande hos ledningsorganets ledamöter, inbegripet kravet på att beslutsfattande inte domineras av någon enskild person eller en liten grupp personer samt att ledamöterna följer policyn om intressekonflikter,
• h. i vilken utsträckning ledningsorganets sammansättning har uppfyllt de mål som fastställs i institutets mångfaldspolicy i enlighet med avdelning V,
• i. alla händelser som kan ha en betydande inverkan på den enskilda lämpligheten hos ledamöter i ledningsorganet eller hos ledningsorganet som helhet, inklusive ändringar av institutets affärsmodell, strategier och organisation.
• j. rimliga skäl att misstänka pågående eller genomförd penningtvätt eller finansiering av terrorism eller försök till detta eller andra ekonomiska brott, eller om det finns en ökad risk för detta, inbegripet till följd av negativa resultat från interna eller externa revisorer eller behöriga myndigheter om huruvida institutets system och kontroller för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism är tillräckliga.

När en ny bedömning utlöses bör vederbörlig hänsyn tas till följande:

• a. Tilldelade uppgifter och rapporteringsvägar inom institutet, inbegripet, i tillämpliga fall, inom gruppen, för att fastställa om väsentliga fakta eller undersökningsresultat bör tilldelas en eller flera ansvariga ledamöter i ledningsorganet. I detta sammanhang bör tilldelade uppgifter fastställas med beaktande av all relevant dokumentation, inbegripet men inte begränsat till styrningsplaner och styrningskoder, interna organisationsscheman och andra former för att utse ansvarsområden, interna policyer, bedömningar av tillgänglig lämplighet och ytterligare information i detta sammanhang, utnämningsbrev eller arbetsbeskrivningar samt protokoll från ledningsorganets möten.
• b. Huruvida alla uppgifter som föranledde den nya bedömningen är trovärdiga och tillförlitliga och allvarlighetsgraden i de fel som påståtts ha begåtts eller faktiskt begåtts av en eller flera ledamöter i ledningsorganet. Instituten bör fastställa informationens trovärdighet och tillförlitlighet (t.ex. källan, rimligheten, eventuella intressekonflikter hos den källa som lämnar informationen) bland andra överväganden. Instituten bör notera att frånvaron av fällande domar i sig kanske inte är tillräckligt för att avfärda påståenden om felaktigt agerande.

Betydande institut som omfattas av kapitalkravsdirektivet bör göra en periodisk omprövning av lämpligheten minst en gång om året. Institut som inte är betydande bör göra en omprövning av lämpligheten minst vartannat år. Instituten bör dokumentera resultaten av den periodiska omprövningen. Om en omprövning utlöses genom en specifik händelse kan instituten fokusera den nya bedömningen på den situation eller händelse som utlöste den nya bedömningen, dvs. om vissa aspekter inte har förändrats kan dessa utelämnas från bedömningen.

Resultatet av den nya bedömningen, skälet till den nya bedömningen och eventuella rekommendationer om konstaterade brister bör dokumenteras och lämnas in till ledningsorganet.

Ledningsorganet i sin tillsynsfunktion eller, om en sådan har inrättats, nomineringskommittén, bör rapportera resultatet av bedömningen av ledningsorganets lämplighet som helhet även om inga ändringar av dess sammansättning eller andra åtgärder rekommenderas. Rekommendationer kan omfatta, men är inte begränsade till, utbildning, ändring av förfaranden, åtgärder för att minska intressekonflikter, utnämning av ytterligare ledamöter med särskild kompetens och ersättning av ledamöter i ledningsorganet.

Ledningsorganet i sin ledningsfunktion bör ta del av rapporten och besluta om de rekommendationer som presenterats av ledningsorganet i dess tillsynsfunktion, eller, om en sådan har inrättats, nomineringskommittén, och om rekommendationerna inte antas, dokumentera de underliggande skälen till detta.

Instituten bör underrätta den behöriga myndigheten om nya bedömningar har gjorts på grund av betydande förändringar. Betydande institut som omfattas av kapitalkravsdirektivet bör åtminstone årligen underrätta den behöriga myndigheten om eventuella nya bedömningar som gjorts av lämpligheten som helhet.

Instituten bör dokumentera de nya bedömningarna, inbegripet deras resultat och eventuella åtgärder som vidtagits till följd av dessa nya bedömningar. Instituten bör på begäran av den behöriga myndigheten lämna in den dokumentation som styrker den nya bedömningen.

Om ledningsorganet drar slutsatsen att en enskild ledamot i ledningsorganet inte är lämplig, eller om ledningsorganet som helhet inte är lämpligt, bör institutet utan dröjsmål underrätta den behöriga myndigheten om detta, inbegripet om de åtgärder som institutet föreslagit eller vidtagit för att avhjälpa situationen.