20. Priebežné monitorovanie a opakované posúdenie individuálnej a kolektívnej vhodnosti členov riadiaceho orgánu

Priebežné monitorovanie individuálnej alebo kolektívnej vhodnosti členov riadiaceho orgánu by sa malo zamerať na to, či jednotlivý člen alebo členovia ako celok ostávajú vhodní, pričom sa zohľadnia individuálne alebo kolektívne výkony a príslušná situácia alebo udalosť, ktorá vyvolala opakované posúdenie, a vplyv, aký má na skutočnú alebo požadovanú vhodnosť.

Pri opakovanom posudzovaní individuálnych alebo kolektívnych výkonov členov riadiaceho orgánu by členovia riadiaceho orgánu v jeho funkcii dohľadu alebo nominačného výboru, ak bol zriadený, mali zvážiť najmä:

• a. efektivitu pracovných postupov riadiaceho orgánu vrátane efektivity informačných tokov a hierarchických vzťahov voči riadiacemu orgánu, pričom sa zohľadnia vstupné informácie od funkcií vnútornej kontroly a všetky nadväzujúce opatrenia alebo odporúčania týchto funkcií;
• b. účinné a obozretné riadenie inštitúcie vrátane toho, či riadiaci orgán konal alebo nekonal v najlepšom záujme inštitúcie, a to aj v súvislosti s bojom proti praniu špinavých peňazí a financovaniu terorizmu;
• c. schopnosť riadiaceho orgánu zamerať sa na strategicky dôležité záležitosti;
• d. primeranosť množstva konaných zasadnutí, mieru účasti, primeranosť množstva venovaného času a intenzitu zapojenia riaditeľov počas zasadnutí;
• e. všetky zmeny v zložení riadiaceho orgánu a všetky nedostatky týkajúce sa individuálnej a kolektívnej vhodnosti s ohľadom na podnikateľský model inštitúcie, jej stratégiu riadenia rizík a ich zmeny;
• f. všetky výkonnostné ciele stanovené pre inštitúciu a riadiaci orgán;
• g. nezávislé myslenie členov riadiaceho orgánu vrátane požiadavky, aby rozhodovanie neovládal žiadny jednotlivec alebo malá skupina osôb a dodržiavanie politiky v oblasti konfliktu záujmov zo strany členov riadiaceho orgánu;
• h. miera, do akej zloženie riadiaceho orgánu splnilo ciele stanovené v politike rozmanitosti inštitúcie v súlade s hlavou V a
• i. všetky udalosti, ktoré môžu mať významný vplyv na individuálnu alebo kolektívnu vhodnosť členov riadiaceho orgánu vrátane zmien podnikatľského modelu inštitúcie, jej stratégií a organizácie.
• j. opodstatnené dôvody na podozrenie, že dochádza alebo došlo k praniu špinavých peňazí alebo financovaniu terorizmu, alebo že došlo k pokusu o pranie špinavých peňazí alebo financovanie terorizmu alebo k iným finančným trestným činom, alebo že existuje zvýšené riziko takéhoto prania špinavých peňazí alebo financovania terorizmu, a to aj na základe takýchto nepriaznivých zistení vnútorných alebo externých audítorov alebo príslušných orgánov, pokiaľ ide o primeranosť systémov a kontrol inštitúcie v oblasti boja proti praniu špinavých peňazí a financovaniu terorizmu.

Keď sa začne opätovné posúdenie, náležitá pozornosť by sa mala venovať:

• a. prideleným povinnostiam a hierarchickým vzťahom v rámci inštitúcie, prípadne aj v rámci skupiny, s cieľom zistiť, či by sa niektorá podstatná skutočnosť alebo zistenie mala prideliť jednému alebo viacerým zodpovedným členom riadiaceho orgánu. V tejto súvislosti by sa pri určovaní pridelených povinností mala zohľadniť všetka príslušná dokumentácia vrátane, ale nie výlučne, stanov a kódexov riadenia, interných organizačných schém a iných foriem určovania oblastí zodpovednosti, vnútorných politík, hodnotení vhodnosti dostupných a dodatočných informácií poskytnutých v tejto súvislosti, menovacích listín alebo opisov pracovných miest a zápisníc zo zasadnutí riadiaceho orgánu a
• b. dôveryhodnosť a spoľahlivosť akejkoľvek skutočnosti, ktorá viedla k opätovnému posúdeniu, a závažnosť akýchkoľvek obvinení alebo skutočného protiprávneho konania jedného alebo viacerých členov riadiaceho orgánu. Inštitúcie by mali okrem iného určiť dôveryhodnosť a spoľahlivosť informácií (napr. zdroj, hodnovernosť, akékoľvek konflikty záujmov zdroja poskytujúceho informácie). Inštitúcie by si mali uvedomiť, že neexistencia odsúdení nemusí sama osebe stačiť na vyvrátenie podozrení z protiprávneho konania.

V ýznamné inštitúcie podľa smernice o kapitálových požiadavkách by mali vykonávať pravidelné opakované posúdenie vhodnosti aspoň raz za rok. Inštitúcie, ktoré nie sú významné, by mali posúdenie vhodnosti opakovať aspoň každé dva roky. Inštitúcie by mali doku mentovať výsledky pravidelného opakovaného posúdenia. Ak sa opakované posúdenie uskutočnilo v dôsledku konkrétnej udalosti, inštitúcie by sa v tomto posúdení mohli zamerať na situáciu alebo udalosť, ktorá vyvolala opakované posúdenie, t. j. z posudzovania možno vynechať určité aspekty, ktoré sa nezmenili.

Výsledok opakovaného posúdenia, dôvod, prečo sa opakované posúdenie uskutočnilo, a všetky odporúčania týkajúce sa zistených nedostatkov by sa mali zdokumentovať a predložiť riadiacemu orgánu.

Riadiaci orgán vo svojej funkcii dohľadu alebo nominačný výbor, ak bol zriadený, by mali podať správu o výsledku posúdenia kolektívnej vhodnosti riadiacemu orgánu aj v prípade, že nie sú odporučené žiadne zmeny v jeho zložení ani iné opatrenia. Odporúčania môžu zahŕňať, okrem iného, odbornú prípravu, zmena postupov, opatrenia na zmiernenie konfliktov záujmov, vymenovanie dodatočných členov s osobitnými schopnosťami a výmenu členov riadiaceho orgánu.

Riadiaci orgán vo svojej riadiacej funkcii by mal správe venovať pozornosť a rozhodnúť

• o odporúčaniach riadiaceho orgánu v jeho funkcii dohľadu alebo nominačného výboru, ak bol zriadený, a pokiaľ tieto odporúčania neboli prijaté, zdokumentovať hlavné dôvody.

Inštitúcie by mali informovať príslušný orgán, ak dôjde k zopakovaniu posúdenia z dôvodu významných zmien. Významné inštitúcie podľa smernice o kapitálových požiadavkách by mali aspoň raz ročne informovať príslušný orgán o vykonaní opakovaných posúdení kolektívnej vhodnosti.

Inštitúcie by mali zdokumentovať opakované posúdenia vrátane ich výsledku a všetkých opatrení prijatých v dôsledku týchto posúdení. Na požiadanie príslušného orgánu by inštitúcie mali predložiť dokumentáciu, o ktorú sa opiera opakované posúdenie.

V prípade, keď riadiaci orgán dospeje k záveru, že člen riadiaceho orgánu nie je ako jednotlivec vhodný, alebo ak riadiaci orgán nie je vhodný ako celok, inštitúcia by mala bezodkladne informovať príslušný orgán, a to aj o opatreniach, ktoré inštitúcia navrhla alebo prijala na nápravu situácie.