20. Nuolatinė valdymo organo narių individualaus ir kolektyvinio tinkamumo stebėsena ir pakartotinis vertinimas

Atliekant nuolatinę valdymo organo narių individualaus arba kolektyvinio tinkamumo stebėseną, reikėtų atkreipti dėmesį į tai, ar narys individualiai arba nariai kolektyviai tebėra tinkami, atsižvelgiant į individualius arba kolektyvinius veiklos rezultatus, atitinkamas aplinkybes arba įvykį, dėl kurio prireikė pakartotinio vertinimo, ir šių aplinkybių arba įvykio poveikį faktiniam arba reikalaujamam tinkamumui.

Atlikdami pakartotinį individualių arba kolektyvinių valdymo organo veiklos rezultatų vertinimą, priežiūros funkciją atliekančio valdymo organo nariai arba skyrimo komitetas, jei toks komitetas įsteigtas, ypač turėtų atsižvelgti į:

• a. valdymo organo darbo procesų veiksmingumą, įskaitant valdymo organui teikiamos informacijos srautų ir atskaitomybės jam veiksmingumą, atsižvelgiant į kontrolės funkcijos vykdytojų pateiktą informaciją ir visus tolesnius šių funkcijų vykdytojų veiksmus arba rekomendacijas;
• b. įstaigos valdymo efektyvumą ir apdairumą, įskaitant tai, ar valdymo organas veikė atsižvelgdamas į įstaigos interesus, įskaitant kovą su pinigų plovimu ir teroristų finansavimu;
• c. valdymo organo gebėjimą sutelkti dėmesį į strategiškais svarbius klausimus;
• d. surengtų posėdžių skaičiaus pakankamumą, juose dalyvavusių asmenų skaičių, skirto laiko pakankamumą ir direktorių aktyvumą per posėdžius;
• e. visus valdymo organo sudėties pokyčius, taip pat visus individualaus ir kolektyvinio tinkamumo trūkumus, atsižvelgiant į įstaigos verslo modelį, rizikos strategiją ir jų pokyčius;
• f. visus nustatytus įstaigos ir valdymo organo veiklos rezultatų tikslus;
• g. valdymo organo narių savarankiškumą, įskaitant reikalavimą, kad priimant sprendimus nedominuotų kuris nors vienas asmuo arba nedidelė asmenų grupė, ir valdymo organo narių atitiktį interesų konfliktų politikai;
• h. tai, kiek valdymo organo sudėtis atitinka nustatytus įstaigos įvairovės politikos tikslus pagal V antraštinę dalį;
• i. visus įvykius, galinčius padaryti reikšmingą poveikį valdymo organo narių individualiam arba kolektyviniam tinkamumui, įskaitant įstaigos verslo modelio, strategijų ir organizacinės struktūros pokyčius;
• j. pagrįstas priežastis įtarti, kad buvo arba yra plaunami pinigai ar finansuojami teroristai, tokią veiklą buvo arba yra bandoma vykdyti, padaryta kitų finansinių nusikaltimų arba yra padidėjusi jų rizika, įskaitant atvejus, kai gaunamos neigiamos vidaus ar išorės auditorių arba kompetentingų institucijų išvados dėl įstaigos kovos su pinigų plovimu ir (arba) teroristų finansavimu sistemų ir kontrolės priemonių tinkamumo.

Kai atsiranda pagrindo atlikti pakartotinį vertinimą, turėtų būti deramai atsižvelgiama į:

• a. įstaigoje ir, jei tai taikoma, grupėje, priskirtas pareigas ir atskaitomybę, kad būtų galima nustatyti, ar kurį nors reikšmingą faktą arba išvadą reikėtų priskirti vienam arba keliems atsakingiems valdymo organo nariams. Šiuo atžvilgiu nustatant priskirtas pareigas reikėtų atsižvelgti į visus atitinkamus dokumentus, įskaitant (bet tuo neapsiribojant) įstatus ir kodeksus, vidaus organizacines schemas, kitas atsakomybės sričių paskirstymo formas, vidaus politiką, jau atliktus tinkamumo vertinimus ir visą papildomą šiuo atžvilgiu suteiktą informaciją, paskyrimo raštus, pareigybių aprašymus, valdymo organo posėdžių protokolus ir
• b. fakto, dėl kurio atliekamas pakartotinis vertinimas, įtikinamumą ir patikimumą, ir visų kaltinimų arba faktinių vieno arba kelių valdymo organo narių nusižengimų sunkumą. Įstaigos, be kitų dalykų, turėtų nustatyti, ar informacija yra įtikinama ir patikima (pvz., įvertinti informacijos šaltinį, patikimumą, visus šaltinio, iš kurio gauta informacija, interesų konfliktus). Įstaigos turėtų atkreipti dėmesį į tai, jog vien to, kad baudžiamojo teistumo nėra, nepakanka kaltinimams dėl nusižengimų atmesti.

Svarbios KRD įstaigos periodinį pakartotinį tinkamumo vertinimą turėtų atlikti bent kartą per metus. Įstaigos, kurios nėra svarbios, pakartotinį tinkamumo vertinimą turėtų atlikti bent kas dvejus metus. Įstaigos periodinio pakartotinio vertinimo rezultatus turėtų dokumentuoti. Jei pakartotinio vertinimo prireikė dėl konkretaus įvykio, atlikdamos šį vertinimą įstaigos gali daugiausia dėmesio skirti toms aplinkybėms arba įvykiui, dėl kurių (kurio) prireikė atlikti pakartotinį vertinimą, t. y. jei tam tikri aspektai nepakito, jų į vertinimą galima neįtraukti.

Pakartotinio vertinimo rezultatus, jo priežastį ir visas su nustatytais trūkumais susijusias rekomendacijas reikėtų dokumentuoti ir pateikti valdymo organui.

Priežiūros funkciją atliekantis valdymo organas arba skyrimo komitetas, jei toks komitetas įsteigtas, kolektyvinio tinkamumo vertinimo rezultatus valdymo organui turėtų pranešti net jei keisti jo sudėties arba imtis kitų priemonių nėra rekomenduojama. Rekomendacijose gali būti siūloma (tuo neapsiribojant) surengti mokymą, pakeisti procesus, imtis interesų konfliktų mažinimo priemonių, paskirti papildomus konkrečios kompetencijos turinčius narius ir pakeisti valdymo organo narius.

Valdymo funkciją atliekantis valdymo organas turėtų atsižvelgti į gautą ataskaitą ir priimti sprendimą dėl priežiūros funkciją atliekančio valdymo organo arba skyrimo komiteto, jei toks komitetas įsteigtas, rekomendacijų, o jei rekomendacijos nepriimamos, dokumentuoti to priežastis.

Įstaigos turėtų informuoti kompetentingą instituciją, jei pakartotiniai vertinimai atliekami dėl reikšmingų pokyčių. Svarbios KRD įstaigos bent kartą per metus turėtų informuoti kompetentingą instituciją apie visus atliktus pakartotinius kolektyvinio tinkamumo vertinimus.

Įstaigos turėtų dokumentuoti pakartotinius vertinimus, įskaitant jų rezultatus ir visas priemones, kurių imtasi atsižvelgiant į pakartotinio vertinimo rezultatus. Kompetentingos institucijos prašymu įstaigos turėtų pateikti dokumentus, kuriais pagrindžiamas pakartotinis vertinimas.

Jei valdymo organas padaro išvadą, kad valdymo organo narys individualiai arba valdymo organas kolektyviai nėra tinkami, įstaiga turėtų nedelsdama apie tai pranešti kompetentingai institucijai, taip pat pranešti apie pasiūlytas arba įstaigos taikytas priemones padėčiai ištaisyti.