20. A vezető testületi tagok egyéni és kollektív alkalmasságának folyamatos monitorozása és ismételt értékelése

A vezető testületi tagok egyéni és kollektív alkalmasságának folyamatos monitorozásának annak megállapítására kell koncentrálnia, hogy a tagok egyénileg, illetve kollektíven továbbra is alkalmasak - e, és ehhez figyelembe kell vennie a tagok egyéni és kollektív teljesítményét, az ismételt értékelésre okot adó helyzetet vagy eseményt, és annak a tényleges vagy előírt alkalmasságra gyakorolt hatását.

A vezető testületi tagok egyéni vagy kollektív teljesítményének ismételt értékelése során a felügyeleti feladatot ellátó vezető testületnek vagy – amennyiben létrehozták – a jelölőbizottság tagjainak különösen az alábbiakat kell megvizsgálniuk:

• a. a vezető testület munkafolyamatainak hatékonysága, ideértve az információáramlások és a vezető testülethez elvezető beszámolási útvonalak hatékonyságát, figyelembe véve a belső ellenőrzési funkcióktól kapott bemeneti adatokat és az e funkciók által végzett utánkövetést, illetve az általuk tett ajánlásokat;
• b. az intézmény eredményes és elővigyázatos irányítása, beleértve azt is, hogy a vezető testület az intézmény legjobb érdekében jár - e el, többek között a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása elleni küzdelemmel összefüggésben is;
• c. a vezető testület képessége arra, hogy a stratégiailag fontos ügyekre koncentráljon;
• d. a megtartott értekezletek számának adekvát volta, a részvétel mértéke, a ráfordított idő megfelelő volta, és az igazgatók részvételének intenzitása az értekezleteken;
• e. a vezető testület összetételének változásai, valamint az egyéni és a kollektív alkalmasság esetleges gyenge pontjai, figyelembe véve az intézmény üzleti modelljét, kockázati stratégiáját és ennek változásait;
• f. a teljesítmény tekintetében az intézmény és a vezető testület elé kitűzött célok;
• g. a vezető testület tagjainak önálló gondolkodása, beleértve azt a követelményt, hogy a döntéshozatalt nem dominálhatja sem egyetlen személy, sem a személyek egy szűk csoportja, valamint azt, hogy a vezető testület tagjai megfelelnek - e az intézmény összeférhetetlenségi szabályzatának;
• h. a vezető testület összetétele milyen mértékben felel meg az intézmény sokszínűségi politikájában az V. címmel összhangban meghatározott célkitűzéseknek; és
• i. mindazok az események, amelyek a vezető testület tagjainak egyéni vagy kollektív alkalmasságát jelentősen befolyásolják, beleértve az intézmény üzleti modelljének, stratégiájának és szervezetének változásait;
• j. alapos okok, amelyek alapján feltételezhető, hogy pénzmosást vagy terrorizmusfinanszírozást, vagy más pénzügyi bűncselekményt követtek vagy követnek el, vagy erre tettek vagy tesznek kísérletet, vagy az intézménnyel kapcsolatban fennáll ennek fokozott kockázata, többek között azt követően, hogy a belső vagy külső ellenőrök vagy az illetékes hatóságok ilyen jellegű negatív megállapításokat tettek az intézmény pénzmosás és terrorizmusfinanszírozás elleni küzdelmet szolgáló rendszereinek és kontrollmechanizmusainak megfelelősége tekintetében.

Ha újbóli értékelésre van szükség, kellőképpen figyelembe kell venni a következőket:

• a. az intézményen belül – vagy adott esetben a csoporton belül – kiosztott feladatok és jelentési útvonalak, annak megállapítása érdekében, hogy bármely lényeges tényt vagy megállapítást a vezető testület egy vagy több felelős tagjához kell - e hozzárendelni. Ezzel összefüggésben a kiosztott feladatokat az összes releváns dokumentum figyelembevételével kell meghatározni, korlátozás nélkül ideértve az irányítási chartákat és kódexeket, a belső szervezeti ábrákat és a felelősségi területek kijelölésének egyéb formáit, a belső szabályzatokat, a rendelkezésre álló alkalmassági értékeléseket és az ezzel összefüggésben nyújtott pótlólagos információkat, a kinevezési okiratokat és munkaköri leírásokat, valamint a vezető testület jegyzőkönyveit; és
• b. az újbóli értékelésre okot adó tények hihetősége és megbízhatósága, valamint az egy vagy több vezető testületi tag tisztességtelen magatartásának vagy az arra vonatkozó állításoknak súlyossága. Az intézményeknek egyéb szempontok mellett meg kell határozniuk az információk hitelességét és megbízhatóságát (pl. a forrás, a megalapozottság, az információt adó forrás esetleges összeférhetetlensége alapján). Az intézményeknek figyelembe kell venniük, hogy a büntetőjogi felelősséget megállapító ítéletek hiánya önmagában nem feltétlenül elegendő a tisztességtelen magatartásra vonatkozó állítások elvetéséhez.

A jelentős CRD - intézménynek rendszeresen, de legalább évente egyszer el kell végeznie az alkalmasság ismételt értékelését. A nem jelentős intézménynek legalább kétéves időközönként el kell végeznie az alkalmasság ismételt értékelését. Az intézménynek dokumentálnia kell az időszakonként lefolytatott ismételt értékelés eredményeit. Amennyiben az ismételt értékelésre egy konkrét esemény miatt kerül sor, az intézmény annak során kimondottan a kiváltó eseményre koncentrálhat, azaz az értékelés során nem kell kitérnie azokra a tényezőkre, amelyek változatlanok maradtak.

Az intézménynek dokumentálnia kell az ismételt értékelés eredményét, okát és az azonosított gyengeségekre vonatkozó ajánlást, és azt be kell nyújtania a vezető testületnek.

A felügyeleti feladatot ellátó vezető testületnek, illetve – amennyiben létrehozták – a jelölőbizottságnak akkor is be kell számolnia a kollektív alkalmasságról elkészített értékelésről a vezető testületnek, ha nem tesz ajánlást a testület összetételének változtatására vagy egyéb intézkedésekre. Az ajánlások többek között képzést, a folyamatok megváltoztatását, az összeférhetetlenség enyhítését célzó intézkedéseket, konkrét kompetenciákkal rendelkező további tagok kinevezését és a vezető testület tagjainak leváltását tartalmazhatják.

Az irányítási feladatot ellátó vezető testületnek tudomásul kell vennie a beszámolót, és határozatot kell hoznia a felügyeleti feladatot ellátó vezető testület, illetve – amennyiben létrehozták – a jelölőbizottság ajánlásairól, és amennyiben az ajánlást elutasítja, dokumentálnia kell ennek mögöttes okait.

Ha jelentős változások miatt ismételt értékelésre került sor, az intézménynek tájékoztatnia kell az illetékes hatóságot. A jelentős CRD - intézménynek legalább évente tájékoztatnia kell az illetékes hatóságot a kollektív alkalmasságról esetlegesen lefolytatott ismételt értékelésekről.

Az intézménynek dokumentálnia kell az ismételt értékeléseket, azok kimenetelével és az értékelés nyomán tett intézkedésekkel együtt. Az intézménynek az illetékes hatóság kérésére be kell nyújtania az ismételt értékelést alátámasztó dokumentációt.

Ha a vezető testület arra a következtetésre jut, hogy a vezető testület valamelyik tagja egyénileg nem alkalmas, vagy a vezető testület kollektív alkalmassága szűnik meg, az intézménynek haladéktalanul és késlekedés nélkül tájékoztatnia kell az illetékes hatóságot, többek között az intézmény által a helyzet orvoslására javasolt vagy megtett intézkedésekről is.