20. Supervisión continua y reevaluación de la idoneidad de los miembros del órgano de administración a título individual y en su conjunto

La supervisión continua de la idoneidad de los miembros del órgano de administración a título individual o en su conjunto deberá centrarse en si el miembro individualmente o los miembros en su conjunto siguen siendo idóneos, teniendo en cuenta el desempeño individual

• o conjunto y la situación o circunstancia relevante que provocó una reevaluación y su impacto sobre la idoneidad real o requerida.

Al reevaluar el desempeño de los miembros del órgano de administración a título individual o en su conjunto, los miembros del órgano de administración en su función de supervisión o, si se ha constituido, el comité de nombramientos deberán considerar en particular:

• a. la eficiencia de los procesos de trabajo del órgano de administración, incluida la eficiencia de los flujos de información y los canales de comunicación con el órgano de administración, teniendo en cuenta las aportaciones de las funciones de control interno y cualquier seguimiento realizado o recomendación formulada por dichas funciones;
• b. la gestión efectiva y prudente de la entidad, incluyendo si el órgano de administración actuó en el mejor interés de la entidad, incluso en relación con la prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo;
• c. la capacidad del órgano de administración para centrarse en los asuntos estratégicamente importantes;
• d. la idoneidad del número de reuniones celebradas, el grado de asistencia, la idoneidad del tiempo dedicado y la intensidad de la participación de los miembros durante las reuniones;
• e. cualquier cambio en la composición del órgano de administración y cualquier deficiencia con respecto a su idoneidad individual y colectiva, teniendo en cuenta el modelo de negocio y la estrategia de riesgo de la entidad, así como los cambios que experimenten;
• f. cualquier objetivo de desempeño establecido para la entidad y el órgano de administración;
• g. la independencia de ideas de los miembros del órgano de administración, incluido el requisito de que la toma de decisiones no esté dominada por una persona o un pequeño grupo de personas, y el cumplimiento, por parte de los miembros del órgano de administración, con la política sobre conflictos de intereses;
• h. el grado en que la composición del órgano de administración ha cumplido los objetivos establecidos en la política de diversidad de la entidad, en consonancia con el Título V;
• i. cualquier circunstancia que pueda tener un impacto relevante en la idoneidad de los miembros del órgano de administración a título individual o en su conjunto, incluidos los cambios en el modelo de negocio, las estrategias y la organización de la entidad; y
• j. motivos razonables para sospechar que se está cometiendo, se ha cometido o se ha intentado cometer blanqueo de capitales o financiación del terrorismo u otros delitos financieros, o que existe un mayor riesgo de que se cometa, incluso sobre la base de las deficiencias detectadas por los auditores internos o externos o las autoridades competentes en relación con la idoneidad de los sistemas y controles de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo de la entidad.

Cuando se inicie una reevaluación, se prestará la debida atención a:

• a. las funciones asignadas y los canales de comunicación dentro de la entidad, incluso, en su caso, dentro del grupo, a fin de determinar si algún hecho o deficiencia significativa debería atribuirse a uno o varios miembros responsables del órgano de administración. En este contexto, las funciones asignadas se determinarán teniendo en cuenta toda la documentación pertinente, que incluye, entre otros, los estatutos y códigos de gobierno interno, los organigramas internos y otras formas de designación de las áreas de responsabilidad, las políticas internas, las evaluaciones de la idoneidad disponibles y la información adicional facilitada en este contexto, las cartas de nombramiento o las descripciones de los puestos de trabajo, y las actas de las reuniones del órgano de administración; y
• b. la credibilidad y fiabilidad de cualquier hecho que haya motivado la reevaluación, así como la gravedad de cualquier acusación o infracción cometida por uno o varios miembros del órgano de administración. Las entidades determinarán la credibilidad y la fiabilidad de la información (por ejemplo, la fuente, la verosimilitud, cualquier conflicto de interés de la fuente que proporciona la información), entre otras consideraciones. Las entidades tendrán en cuenta que la ausencia de condenas penales puede no ser suficiente, por sí sola, para descartar las acusaciones de irregularidades.

Las entidades DRC significativas realizarán una reevaluación periódica de la idoneidad al menos una vez al año. Las entidades no significativas realizarán una reevaluación de la idoneidad al menos cada dos años. Las entidades documentarán los resultados de la reevaluación periódica. Cuando una reevaluación se realice como consecuencia de una circunstancia específica, las entidades podrán centrar la reevaluación en la situación o la circunstancia que la ha provocado; es decir, si ciertos aspectos no hubieran cambiado, podrán omitirse en la evaluación.

El resultado de la reevaluación, su motivación y cualquier recomendación con respecto a las deficiencias identificadas se deberán documentar y presentar al órgano de administración.

El órgano de administración en su función de supervisión o, si se ha constituido, el comité de nombramientos comunicará el resultado de la evaluación de idoneidad colectiva al órgano de administración, aunque no se recomienden cambios en su composición u otras medidas. Las recomendaciones pueden incluir, a título ilustrativo, formación, cambio en los procesos, medidas para mitigar conflictos de intereses, el nombramiento de miembros adicionales con una competencia específica y la sustitución de miembros del órgano de administración.

El órgano de administración en su función de dirección tomará nota del informe y decidirá sobre las recomendaciones formuladas por el órgano de administración en su función de supervisión o, si se ha constituido, por el comité de nombramientos, y, cuando no se adopten las recomendaciones, documentará las razones subyacentes.

Las entidades informarán a la autoridad competente cuando se hayan realizado reevaluaciones porque se han producido cambios relevantes. Las entidades DRC significativas informarán a la autoridad competente, al menos una vez al año, de cualquier reevaluación de idoneidad colectiva realizada.

Las entidades documentarán las reevaluaciones, incluidos sus resultados y cualquier medida tomada como consecuencia de las mismas. Las entidades deberán presentar la documentación que respalde la reevaluación a solicitud de la autoridad competente.

En caso de que el órgano de administración concluya que un miembro del órgano de administración no es idóneo a título individual, o si el órgano de administración no fuese idóneo en su conjunto, la entidad informará inmediatamente y sin demoras a la autoridad competente, y comunicará las medidas que propone o ha adoptado para remediar la situación.