20. Løbende overvågning og fornyet vurdering af den individuelle og kollektive egnethed af medlemmerne af ledelsesorganet

Den løbende overvågning af den individuelle eller kollektive egnethed af ledelsesorganets medlemmer bør navnlig fokusere på, om det individuelle medlem eller medlemmerne kollektivt stadig er egnede, under hensyntagen til de individuelle eller kollektive resultater og den pågældende situation eller hændelse, der har givet anledning til en fornyet vurdering, og den indvirkning, den har haft på den faktiske eller nødvendige egnethed.

Når ledelsesorganets medlemmers individuelle eller kollektive resultater vurderes, bør ledelsesorganets medlemmer i dets tilsynsfunktion eller nomineringsudvalget, hvis et sådant er nedsat, navnlig tage hensyn til:

• a. effektiviteten af ledelsesorganets arbejdsprocedurer, herunder effektiviteten af informationsstrømmen og rapporteringslinjer til ledelsesorganet, under hensyntagen til input fra de interne kontrolfunktioner og eventuel opfølgning eller eventuelle anbefalinger fra disse funktioner
• b. den effektive og forsvarlige ledelse af instituttet, herunder om ledelsesorganet har handlet i instituttets bedste interesse, bl.a. i forbindelse med bekæmpelse af hvidvask og terrorfinansiering
• c. ledelsesorganets evne til at fokusere på strategisk vigtige spørgsmål
• d. tilstrækkeligheden af det afholdte antal møder, deltagelsesprocenten, tilstrækkeligheden af den afsatte tid og graden af ledelsesmedlemmernes deltagelse på møderne
• e. ændringer i ledelsesorganets sammensætning og eventuelle svagheder med hensyn til den individuelle og kollektive egnethed under hensyntagen til instituttets forretningsmodel og risikostrategi samt ændringer heraf
• f. eventuelle resultatmål, der er fastsat for instituttet og ledelsesorganet
• g. uafhængigheden af ledelsesorganets medlemmer, herunder kravet om, at beslutninger ikke domineres af én person eller en mindre gruppe personer, og medlemmernes overholdelse af politikken for interessekonflikter
• h. det omfang, hvori ledelsesorganets sammensætning når de mål, der er fastsat i instituttets mangfoldighedspolitik, som omhandlet i del V
• i. eventuelle hændelser, som kan have en betydelig indvirkning på den individuelle eller kollektive egnethed af ledelsesorganets medlemmer, herunder ændringer af instituttets forretningsmodel, strategier og organisation.
• j. rimelig grund til at formode, at der foregår eller er foregået hvidvask, terrorfinansiering eller anden økonomisk kriminalitet eller forsøg derpå, eller at der er øget risiko herfor, bl.a. efter sådanne negative konstateringer fra de interne eller eksterne revisorer eller kompetente myndigheder vedrørende tilstrækkeligheden af instituttets systemer og kontroller til bekæmpelse af hvidvask og terrorfinansiering.

Når der udløses en fornyet vurdering, bør der tages behørigt hensyn til:

• a. de tildelte opgaver og rapporteringsveje i instituttet (i givet fald også inden for koncernen) med henblik på at fastslå, om væsentlige forhold eller konstateringer bør tilskrives et eller flere ansvarlige medlemmer af ledelsesorganet. I denne forbindelse bør de tildelte opgaver fastlægges under hensyntagen til al relevant dokumentation, bl.a. vedtægter og kodekser, interne organisationsplaner og andre former for ansvarstildeling, interne politikker, foreliggende egnethedsvurderinger og yderligere oplysninger i denne sammenhæng, ansættelsesbreve eller jobbeskrivelser, og mødereferater fra ledelsesorganet
• b. troværdigheden og pålideligheden af ethvert forhold, der har udløst en fornyet vurdering, og alvoren af eventuelle påstande om eller faktiske forseelser begået af et eller flere medlemmer af ledelsesorganet. Institutterne bør bl.a. fastlægge oplysningernes troværdighed og pålidelighed (f.eks. kilde, plausibilitet og eventuelle interessekonflikter i kilden til oplysningerne). Institutterne bør bemærke, at fraværet af straffedomme i sig selv muligvis ikke er tilstrækkelig til at afvise påstande om forseelser.

Signifikante CRD-institutter bør udføre en periodisk fornyet vurdering af egnetheden mindst én gang om året. Ikke-signifikante institutter bør udføre en periodisk fornyet vurdering af egnetheden mindst hvert andet år. Institutterne bør dokumentere resultaterne af den periodiske fornyede vurdering. Når en fornyet vurdering udløses af en bestemt hændelse, kan institutternes fornyede vurdering koncentreres om den situation eller hændelse, der har udløst den fornyede vurdering. Forhold, som ikke er ændret, kan således udelades fra vurderingen.

Resultatet af den fornyede vurdering, årsagen til den fornyede vurdering og en eventuel anbefaling med hensyn til konstaterede svagheder, bør dokumenteres og forelægges ledelsesorganet.

Ledelsesorganet i dets tilsynsfunktion eller nomineringsudvalget, hvis et sådant er nedsat, bør indberette resultaterne af vurderingen af den kollektive egnethed til ledelsesorganet, selv om ændringer af dets sammensætning eller andre foranstaltninger ikke anbefales. Anbefalinger kan bl.a. omfatte videreuddannelse, ændring af procedurer, foranstaltninger til afbødning af interessekonflikter, udnævnelse af yderligere medlemmer med specifik faglig kompetence og udskiftning af medlemmer af ledelsesorganet.

Ledelsesorganet med ledelsesfunktion bør tage indberetningen til efterretning og træffe beslutning om anbefalingerne fra ledelsesorganet i dets tilsynsfunktion eller fra nomineringsudvalget, hvis et sådant er nedsat. Hvis anbefalingerne ikke vedtages, dokumenteres begrundelsen herfor.

Institutterne bør underrette den kompetente myndighed, hvis der er gennemført fornyede vurderinger som følge af væsentlige ændringer. Signifikante CRD-institutter bør underrette den kompetente myndighed mindst én gang om året om eventuelle fornyede vurderinger af den kollektive egnethed.

Institutterne bør dokumentere de fornyede vurderinger, herunder deres resultater og foranstaltninger, der er iværksat som følge heraf. Institutterne bør fremlægge den dokumentation, der ligger til grund for den fornyede vurdering, efter anmodning fra den kompetente myndighed.

Hvis ledelsesorganet konkluderer, at et medlem af ledelsesorganet ikke er individuelt egnet, eller hvis ledelsesorganet ikke er kollektivt egnet, bør instituttet straks underrette den kompetente myndighed, herunder om de foranstaltninger, som instituttet påtænker eller har iværksat for at afhjælpe situationen.