20. Juhtorgani liikmete individuaalse ja kollektiivse sobivuse pidev jälgimine ning kordushindamine

Juhtorgani liikmete individuaalse või kollektiivse sobivuse pideval jälgimisel tuleks tähelepanu pöörata sellele, kas konkreetne liige või liikmed kollektiivselt on jätkuvalt ametikohale sobivad, võttes arvesse individuaalseid või kollektiivseid töötulemusi ja kordushindamise tinginud asjaomast olukorda või sündmust ning selle mõju tegelikule sobivusele või sobivusnõuetele.

Juhtorgani liikmete individuaalsete või kollektiivsete töötulemuste kordushindamisel peaksid järelevalvefunktsiooni täitva juhtorgani liikmed või ametisse nimetamise komisjon, kui see on loodud, võtma eelkõige arvesse järgmist:

• a. juhtorgani tööprotsesside tõhusus, sh juhtorgani teabevahetuse ja aruandlusahelate efektiivsus, arvestades sisekontrollifunktsioonide täitjate arvamusi ning nende antud soovitusi ja tagasisidet;
• b. krediidiasutuse ja/või investeerimisühingu heaperemehelik juhtimine, sealhulgas kas juhtorgan tegutses krediidiasutuse ja/või investeerimisühingu parimates huvides, sh seoses rahapesu ja terrorismi rahastamise vastase võitlusega;
• c. juhtorgani suutlikkus pöörata tähelepanu strateegiliselt olulistele küsimustele;
• d. peetud koosolekute arvu piisavus, koosolekutel osalemise määr, pühendatud aja asjakohasus ja direktorite kaasatuse intensiivsus koosolekutel;
• e. mis tahes muutused juhtorgani koosseisus ning individuaalse ja kollektiivse sobivusega seotud mis tahes puudused, lähtudes krediidiasutuse ja/või investeerimisühingu ärimudelist ja riskistrateegiast ning vastavatest muudatustest;
• f. krediidiasutuse ja/või investeerimisühingu ja juhtorgani jaoks kehtestatud tulemuslikkuse eesmärgid;
• g. juhtorgani liikmete sõltumatus (sh nõue, et otsuste tegemisel ei domineeriks üks isik ega liikmete väike grupp) ning juhtorgani liikmete poolne huvide konflikti põhimõtete järgimine;
• h. juhtorgani koosseisu vastavus V jaotise alusel vastu võetud krediidiasutuse ja/või investeerimisühingu mitmekesisuspoliitika eesmärkidele;
• i. mis tahes sündmused, millel on oluline mõju juhtorgani liikmete individuaalsele või kollektiivsele sobivusele, sh muudatused krediidiasutuse ja/või investeerimisühingu ärimudelis, strateegias ja korralduses;
• j. mõistlik alus kahtlustada, et rahapesu või terrorismi rahastamist või muid finantskuritegusid on toime pandud, pannakse toime või üritatakse toime panna või et nende risk on suurenenud, sh arvestades sise- või välisaudiitorite või pädevate asutuste negatiivseid tähelepanekuid seoses krediidiasutuse ja/või investeerimisühingu rahapesu ja terrorismi rahastamise vastase võitluse süsteemide ja kontrollide asjakohasusega.

Kui tekib kordushindamise vajadus, tuleks nõuetekohaselt arvestada järgmist:

• a. määratud ülesanded ja aruandlusliinid krediidiasutuses ja/või investeerimisühingus, sh vajaduse korral kontsernis, et teha kindlaks, kas juhtorgani ühe või mitme vastutava liikmega tuleks seostada mõni oluline fakt või leid. Selles kontekstis tuleks määratud ülesanded kindlaks määrata, võttes arvesse kõiki asjakohaseid dokumente, sealhulgas (kuid mitte ainult) juhtimispõhimõtteid ja -juhendeid, sisemisi organisatsiooniskeeme ja muid vastutusvaldkondade määramise vorme, sisepoliitikat, saadaolevaid sobivuse hinnanguid ja selles kontekstis esitatud lisateavet, ametisse nimetamise kirju või ametijuhendeid ning juhtorgani koosolekute protokolle;
• b. kordushindamise tinginud mis tahes fakti usaldusväärsus ja kindlus ning juhtorgani ühe või mitme liikme väidetavate või tegelike õiguserikkumiste raskus. Krediidiasutused ja/või investeerimisühingud peaksid muude kaalutluste hulgas kindlaks määrama teabe usaldusväärsuse ja kindluse (nt allika, usutavuse, teavet andva allika huvide konflikti). Krediidiasutused ja/või investeerimisühingud peaksid võtma teadmiseks, et süüdimõistva kohtuotsuse puudumine iseenesest ei pruugi olla piisav, et jätta väärteoväited tähelepanuta.

Olulised CRD-asutused peaksid korrapärase sobivuse kordushindamise viima läbi vähemalt kord aastas. Väheolulised krediidiasutused ja/või investeerimisühingud peaksid sobivuse kordushindamise tegema vähemalt iga kahe aasta tagant. Krediidiasutused ja/või investeerimisühingud peaksid korrapärase kordushindamise tulemused dokumenteerima. Kui kordushindamine on vajalik mõne konkreetse sündmuse tõttu, võivad krediidiasutused ja/või investeerimisühingud kordushindamisel keskenduda kordushindamise tinginud olukorrale või sündmusele – kui teatavad aspektid ei ole muutunud, võib need hindamisel kõrvale jätta.

Kordushindamise tulemus, kordushindamise põhjus ja tuvastatud puudustega seotud mis tahes soovitused tuleks dokumenteerida ning juhtorganile esitada.

Järelevalvefunktsiooni täitev juhtorgan või ametisse nimetamise komisjon, kui see on loodud, peaks juhtorgani kollektiivse sobivuse hindamise tulemusest juhtorganile aru andma ka siis, kui puuduvad soovitused selle koosseisu muutmiseks või muudeks meetmeteks. Soovitused võivad muu hulgas käsitleda koolitamist, protsesside muutmist, huvide konfliktide maandamise meetmeid, konkreetse pädevusega täiendavate liikmete ametisse määramist ja juhtorgani liikmete väljavahetamist.

Juhtimisfunktsiooni täitev juhtorgan peaks aruande läbi vaatama ja langetama otsuse soovituste kohta, mille andis järelevalvefunktsiooni täitev juhtorgan või ametisse nimetamise komisjon, kui see on loodud. Kui soovitusi ei kohaldata, tuleks dokumenteerida selle põhjused.

Krediidiasutused ja/või investeerimisühingud peaksid teatama pädevale asutusele kordushindamistest, mis tehti oluliste muudatuste tõttu. Olulised CRD-asutused peaksid pädevat asutust kollektiivse sobivuse kordushindamistest teavitama vähemalt kord aastas.

Krediidiasutused ja/või investeerimisühingud peaksid kordushindamised, sh nende tulemused ning kordushindamise tagajärjel võetud meetmed, dokumenteerima. Krediidiasutused ja/või investeerimisühingud peaksid pädeva asutuse taotlusel esitama kordushindamise tõendavad dokumendid.

Kui juhtorgan otsustab, et juhtorgani liige ei ole individuaalselt sobiv või et juhtorgan ei ole kollektiivselt sobiv, peab krediidiasutus ja/või investeerimisühing pädevat asutust sellest ning olukorra parandamiseks välja pakutud või võetud meetmetest viivitamata teavitama.