20. Συνεχής παρακολούθηση και επαναξιολόγηση της ατομικής και συλλογικής καταλληλότητας των μελών του διοικητικού οργάνου

Η συνεχής παρακολούθηση της ατομικής ή συλλογικής καταλληλότητας των μελών του διοικητικού οργάνου θα πρέπει να επικεντρώνεται στο κατά πόσον το μεμονωμένο μέλος ή τα μέλη συλλογικά εξακολουθούν να είναι κατάλληλα, λαμβάνοντας υπόψη τις ατομικές ή συλλογικές επιδόσεις και την αντίστοιχη κατάσταση ή το γεγονός που προκάλεσε τη διενέργεια επαναξιολόγησης, καθώς και τις επιπτώσεις που έχει στην πραγματική ή την απαιτούμενη καταλληλότητα.

Κατά την επαναξιολόγηση των ατομικών ή συλλογικών επιδόσεων των μελών του διοικητικού οργάνου, τα μέλη του διοικητικού οργάνου υπό την εποπτική του αρμοδιότητα ή, εφόσον έχει συσταθεί, της επιτροπής ανάδειξης υποψηφίων θα πρέπει να εξετάζουν ειδικότερα τα εξής:

• α. την αποδοτικότητα των διαδικασιών εργασίας του διοικητικού οργάνου, συμπεριλαμβανομένης της αποδοτικότητας της ροής πληροφοριών και των γραμμών αναφοράς στο διοικητικό όργανο, λαμβανομένων υπόψη των στοιχείων που προέρχονται από τις λειτουργίες του συστήματος εσωτερικού ελέγχου και τυχόν συνέχειας που έχει δοθεί ή συστάσεων που έχουν διατυπωθεί από τις λειτουργίες αυτές·
• β. την αποτελεσματική και συνετή διαχείριση του ιδρύματος, συμπεριλαμβανομένου του κατά πόσον το διοικητικό όργανο ενήργησε με γνώμονα το βέλτιστο συμφέρον του ιδρύματος, μεταξύ άλλων, σε σχέση με την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας·
• γ. την ικανότητα του διοικητικού οργάνου να εστιάζει σε θέματα στρατηγικής σημασίας·
• δ. την επάρκεια του αριθμού των συνεδριάσεων που πραγματοποιούνται, τον βαθμό συμμετοχής, την καταλληλότητα του χρόνου που αφιερώνεται και το επίπεδο ενεργού συμμετοχής των μελών του διοικητικού συμβουλίου κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων·
• ε. κάθε μεταβολή στη σύνθεση του διοικητικού οργάνου και τυχόν αδυναμίες όσον αφορά την ατομική και συλλογική καταλληλότητα, λαμβανομένου υπόψη του επιχειρηματικού μοντέλου και της στρατηγικής κινδύνου του ιδρύματος και των πιθανών τροποποιήσεών τους·

στ. τους στόχους επιδόσεων που έχουν καθοριστεί για το ίδρυμα και το διοικητικό όργανο·

• ζ. την ανεξάρτητη βούληση των μελών του διοικητικού οργάνου, συμπεριλαμβανομένης της απαίτησης να μην κυριαρχεί ένα μόνο πρόσωπο ή μια μικρή ομάδα προσώπων στη διαδικασία λήψης αποφάσεων, καθώς και τη συμμόρφωση των μελών του διοικητικού οργάνου με την πολιτική σύγκρουσης συμφερόντων·
• η. τον βαθμό στον οποίο η σύνθεση του διοικητικού οργάνου έχει εκπληρώσει τους στόχους που καθορίζονται στην πολιτική διαφοροποίησης του ιδρύματος σύμφωνα με τον τίτλο V· και
• θ. τυχόν γεγονότα που ενδέχεται να έχουν σημαντικές επιπτώσεις στην ατομική ή συλλογική καταλληλότητα των μελών του διοικητικού οργάνου, συμπεριλαμβανομένων των μεταβολών του επιχειρηματικού μοντέλου, των στρατηγικών και της οργάνωσης του ιδρύματος·
• ι. βάσιμους λόγους υποψίας ότι τελείται ή έχει τελεστεί ή έχει γίνει απόπειρα τέλεσης νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες ή χρηματοδότησης της τρομοκρατίας ή άλλων χρηματοοικονομικών εγκλημάτων ή υπάρχει αυξημένος σχετικός κίνδυνος , μεταξύ άλλων μετά τη διαπίστωση από τους εσωτερικούς ή εξωτερικούς ελεγκτές ή τις αρμόδιες αρχές δυσμενών ευρημάτων σχετικά με την επάρκεια των συστημάτων και των ελέγχων του ιδρύματος για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας.

Όταν ενεργοποιείται η διαδικασία επαναξιολόγησης, πρέπει να λαμβάνονται δεόντως υπόψη:

• α. τα καθήκοντα που ανατίθενται και οι γραμμές αναφοράς εντός του ιδρύματος, καθώς και, ανάλογα με την περίπτωση, εντός του ομίλου, προκειμένου να εξακριβωθεί αν πρέπει να αποδοθεί κάποιο πραγματικό περιστατικό ή εύρημα σε ένα ή περισσότερα υπεύθυνα μέλη του διοικητικού οργάνου. Στο πλαίσιο αυτό, τα καθήκοντα που ανατίθενται θα πρέπει να καθορίζονται λαμβάνοντας υπόψη όλα τα σχετικά έγγραφα τεκμηρίωσης, μεταξύ άλλων τους κώδικες και χάρτες της εταιρικής διακυβέρνησης, τα εσωτερικά οργανογράμματα και άλλες μορφές ανάθεσης τομέων αρμοδιότητας, τις εσωτερικές πολιτικές, τις διαθέσιμες αξιολογήσεις της καταλληλότητας και τις πρόσθετες πληροφορίες που παρέχονται στο πλαίσιο αυτό, τις επιστολές διορισμού ή τις περιγραφές θέσεων εργασίας, καθώς και τα πρακτικά συνεδριάσεων του διοικητικού οργάνου· και
• β. την αξιοπιστία και φερεγγυότητα του γεγονότος που ενεργοποίησε την επαναξιολόγηση, καθώς και τη σοβαρότητα των εικαζόμενων ή πραγματικών παράνομων πράξεων ενός ή περισσότερων μελών του διοικητικού οργάνου. Τα ιδρύματα θα πρέπει να καθορίζουν την αξιοπιστία και τη φερεγγυότητα των πληροφοριών (π.χ. την πηγή, την αληθοφάνεια, ενδεχόμενες συγκρούσεις συμφέροντος της πηγής που δίνει τις πληροφορίες), μεταξύ άλλων παραμέτρων. Τα ιδρύματα θα πρέπει να λάβουν υπόψη ότι η ανυπαρξία ποινικών καταδικαστικών αποφάσεων ενδέχεται να μην αποτελεί από μόνη της επαρκή λόγο για την απόρριψη των ισχυρισμών περί παράνομων πράξεων.

Τα σημαντικά ιδρύματα ΟΚΑ θα πρέπει να διενεργούν επαναξιολόγηση της καταλληλότητας σε περιοδική βάση, τουλάχιστον μία φορά ετησίως. Τα μη σημαντικά ιδρύματα θα πρέπει να προβαίνουν σε επαναξιολόγηση της καταλληλότητας τουλάχιστον ανά διετία. Τα ιδρύματα θα πρέπει να τεκμηριώνουν τα αποτελέσματα της περιοδικής επαναξιολόγησης. Εάν η διαδικασία επαναξιολόγησης ενεργοποιείται λόγω συγκεκριμένου γεγονότος, τα ιδρύματα μπορούν να επικεντρώνουν την επαναξιολόγησή τους στην κατάσταση ή στο γεγονός που αποτέλεσε το έναυσμα για την επαναξιολόγηση, δηλαδή εάν δεν έχουν επέλθει αλλαγές σε ορισμένες πτυχές, οι πτυχές αυτές μπορούν να παραλείπονται από την αξιολόγηση.

Το αποτέλεσμα της επαναξιολόγησης, ο λόγος διενέργειας της επαναξιολόγησης, καθώς και τυχόν συστάσεις όσον αφορά τις αδυναμίες που εντοπίστηκαν, θα πρέπει να τεκμηριώνονται και να υποβάλλονται στο διοικητικό όργανο.

Το διοικητικό όργανο υπό την εποπτική του αρμοδιότητα ή, εφόσον έχει συσταθεί, η επιτροπή ανάδειξης υποψηφίων θα πρέπει να αναφέρει στο διοικητικό όργανο το αποτέλεσμα της αξιολόγησης της συλλογικής καταλληλότητας, ακόμη και αν δεν διατυπώνονται συστάσεις σχετικά με αλλαγές στη σύνθεσή του ή άλλα μέτρα. Οι συστάσεις μπορούν να περιλαμβάνουν, ενδεικτικά, την εκπαίδευση, τη μεταβολή διαδικασιών, τα μέτρα για τον περιορισμό των συγκρούσεων συμφερόντων, τον διορισμό πρόσθετων μελών με ειδικά προσόντα και την αντικατάσταση μελών του διοικητικού οργάνου.

Το διοικητικό όργανο υπό την εκτελεστική του αρμοδιότητα θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τη σχετική αναφορά και να αποφαίνεται επί των συστάσεων που διατυπώνει το διοικητικό όργανο υπό την εποπτική του αρμοδιότητα ή, εφόσον έχει συσταθεί, η επιτροπή ανάδειξης υποψηφίων, και σε περίπτωση μη υιοθέτησης των συστάσεων, να τεκμηριώνει τους λόγους στους οποίους βασίζεται αυτή η απόφαση.

Τα ιδρύματα θα πρέπει να ενημερώνουν την αρμόδια αρχή σε περίπτωση διενέργειας επαναξιολογήσεων λόγω της επέλευσης σημαντικών αλλαγών. Τα σημαντικά ιδρύματα ΟΚΑ θα πρέπει να ενημερώνουν την αρμόδια αρχή τουλάχιστον σε ετήσια βάση για τη διενέργεια τυχόν επαναξιολογήσεων της συλλογικής καταλληλότητας.

Τα ιδρύματα θα πρέπει να τεκμηριώνουν τις επαναξιολογήσεις, μεταξύ άλλων το αποτέλεσμά τους και τυχόν μέτρα που έχουν ληφθεί ως συνέπεια της επαναξιολόγησης. Τα ιδρύματα θα πρέπει να υποβάλλουν την τεκμηρίωση προς επίρρωση της επαναξιολόγησης κατόπιν αιτήματος της αρμόδιας αρχής.

Σε περίπτωση που το διοικητικό όργανο καταλήξει στο συμπέρασμα ότι ένα μέλος του διοικητικού οργάνου δεν είναι κατάλληλο σε ατομικό επίπεδο ή σε περίπτωση που το διοικητικό όργανο δεν είναι κατάλληλο σε συλλογικό επίπεδο, το ίδρυμα θα πρέπει να ενημερώνει πάραυτα την αρμόδια αρχή, μεταξύ άλλων και για τα μέτρα που έχει προτείνει ή έχει λάβει το ίδρυμα για την επανόρθωση της κατάστασης.