20. Vadības struktūras locekļu individuālās un kolektīvās piemērotības pastāvīga uzraudzība un atkārtota novērtēšana

Pastāvīgai vadības struktūras locekļu individuālās vai kolektīvās piemērotības uzraudzība ir jākoncentrē uz to, vai individuālais loceklis vai locekļi kolektīvi joprojām ir piemēroti, ņemot vērā individuālo vai kolektīvo sniegumu un attiecīgo situāciju vai notikumu, kas izraisījis atkārtotu novērtēšanu, un ietekmi, kāda tai ir uz faktisko vai nepieciešamo piemērotību.

Atkārtoti izvērtējot vadības struktūras locekļu individuālo vai kolektīvo sniegumu, vadības struktūras locekļiem, kas pilda uzraudzības funkcijas, vai iecelšanas komitejai, ja tāda ir izveidota, jo īpaši ir jāapsver:

• a. vadības struktūras darba procesu efektivitāte, tostarp informācijas plūsmu efektivitāte un vadības struktūrai paredzēto pārskatu sniegšanas kārtību, ņemot vērā iekšējās kontroles funkciju ieguldījumu un jebkādus šo funkciju ierosinātos turpmākos pasākumus vai ieteikumus;
• b. iestādes efektīva un piesardzīga pārvaldība, tostarp tas, vai vadības struktūra ir rīkojusies iestādes interesēs, tostarp saistībā ar cīņu pret nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizēšanu un teroristu finansēšanu;
• c. vadības struktūras spēja koncentrēties uz stratēģiski svarīgiem jautājumiem;
• d. sanāksmju skaita atbilstība, dalības pakāpe, veltītā laika atbilstība un direktoru iesaistes intensitāte sanāksmēs;
• e. jebkādas izmaiņas vadības struktūras sastāvā un jebkādas nepilnības attiecībā uz individuālo un kolektīvo piemērotību, ņemot vērā iestādes uzņēmējdarbības modeli un riska stratēģiju un tās izmaiņas;
• f. visi darbības rezultātu mērķi, kas izvirzīti iestādei un vadības struktūrai;
• g. vadības struktūras locekļu neatkarība, tostarp prasība, ka lēmumu pieņemšanā nedominē viena persona vai neliela personu grupa, un vadības struktūras locekļu atbilstība interešu konflikta politikai;
• h. vadības struktūras sastāva atbilstība iestādes daudzveidības politikā noteiktajiem uzdevumiem atbilstoši V sadaļai; un
• i. visi notikumi, kas var būtiski ietekmēt vadības struktūras locekļu individuālo vai kolektīvo piemērotību, tostarp izmaiņas iestādes uzņēmējdarbības modelī, stratēģijās un organizācijā;
• j. pamatots iemesls aizdomām, ka notiek vai ir notikusi nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizēšana vai teroristu finansēšana, vai ir mēģināts to darīt, vai ir citi finanšu noziegumi, vai ir paaugstināts to risks, tostarp pēc šādiem negatīviem konstatējumiem, ko izdarījuši iekšējie vai ārējie revidenti vai kompetentās iestādes attiecībā uz iestādes noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas/terorisma finansēšanas novēršanas sistēmu un kontroles piemērotību.

Ja tiek uzsākts atkārtots novērtējums, ir pienācīgi jāapsver:

• a. iestādē, tostarp attiecīgā gadījumā grupā, uzticētie pienākumi un ziņošanas kārtība, lai noteiktu, vai kāds būtisks fakts vai konstatējums ir jāattiecina uz vienu vai vairākiem atbildīgajiem vadības struktūras locekļiem. Šajā sakarā uzdotie pienākumi ir jānosaka, ņemot vērā visus attiecīgos dokumentus, tostarp, bet ne tikai, pārvaldības hartas un kodeksus, iekšējās struktūrshēmas un citus veidus, kas nosaka atbildības jomas, iekšējo politiku, pieejamo piemērotības novērtējumu un šajā sakarā sniegto papildu informāciju, darbā iecelšanas vēstules vai darba aprakstus, kā arī vadības struktūras sanāksmju protokolus; un
• b. jebkura tāda fakta ticamību un uzticamību, kas izraisījusi atkārtotu novērtēšanu, un to, cik nopietni ir apgalvojumi par viena vai vairāku vadības struktūras locekļu iespējamiem pieļautiem pārkāpumiem vai faktiskiem pārkāpumiem. Iestādēm citu apsvērumu starpā ir jānosaka informācijas ticamība un uzticamība (piemēram, informācijas avots, ticamība, avota, kas sniedz informāciju, iespējamie interešu konflikti). Iestādēm ir jāņem vērā, ka ar notiesājošu spriedumu neesamību vien var nepietikt, lai noraidītu apsūdzības pārkāpumos.

Nozīmīgām KPD iestādēm ir jāveic periodisks atkārtots piemērotības novērtējums vismaz reizi gadā. Maznozīmīgām iestādēm ir jāveic piemērotības atkārtots novērtējums vismaz reizi divos gados. Iestādēm ir jādokumentē periodiskā atkārtotā novērtējuma rezultāti. Ja atkārtotu novērtēšanu izraisa konkrēts notikums, iestādes var koncentrēties uz situācijas atkārtoto novērtēšanu vai notikumu, kas izraisījis atkārtoto novērtēšanu, proti, ja daži aspekti nav mainījušies, tos var neiekļaut novērtējumā.

Atkārtotās novērtēšanas rezultāts, atkārtotās novērtēšanas iemesls un ieteikumi attiecībā uz konstatētajām nepilnībām ir jādokumentē un jāiesniedz vadības struktūrai.

Vadības struktūrai, kas pilda uzraudzības funkcijas, vai amatā iecelšanas komitejai, ja tāda ir izveidota, ir jāziņo vadības struktūrai par kolektīvās piemērotības novērtējuma rezultātiem pat tad, ja nav ieteiktas izmaiņas tās sastāvā vai citi pasākumi. Ieteikumi var ietvert, bet neaprobežojas ar apmācību, procesu maiņu, interešu konfliktu mazināšanas pasākumiem, papildu locekļu ar īpašām kompetencēm iecelšanu un vadības struktūras locekļu nomaiņu.

Vadības struktūrai, kas pilda vadības funkcijas, ir jāņem vērā ziņojums un jālemj par ieteikumiem, ko sniegusi vadības struktūra, pildot uzraudzības funkciju, vai, ja tā ir izveidota — amatā iecelšanas komiteja, un, ja ieteikumi netiek pieņemti, jādokumentē nepieņemšanas pamatā esošie iemesli.

Iestādēm ir jāinformē kompetentā iestāde, ja būtisku izmaiņu dēļ ir veikti atkārtoti novērtējumi. Nozīmīgām KPD iestādēm vismaz reizi gadā ir jāinformē kompetentā iestāde par visiem veiktajiem kolektīvās piemērotības atkārtotajiem novērtējumiem.

Iestādēm ir jādokumentē atkārtotie novērtējumi, tostarp to rezultāti un visi pasākumi, kas veikti atkārtotās novērtēšanas rezultātā. Iestādēm pēc kompetentās iestādes pieprasījuma ir jāiesniedz dokumentācija, kas pamato atkārtoto novērtēšanu.

Ja vadības struktūra secina, ka vadības struktūras loceklis nav individuāli piemērots vai ja vadības struktūra nav kolektīvi piemērota, iestādei nekavējoties ir jāinformē kompetentā iestāde, tostarp par iestādes ierosinātajiem vai veiktajiem pasākumiem situācijas labošanai.