20. Текущо наблюдение и повторна оценка на индивидуалната и колективна пригодност на членовете на ръководния орган

Текущото наблюдение на индивидуалната или колективна пригодност на членовете на ръководния орган следва да се съсредоточи върху това дали отделният член или членовете като цяло все още е/са пригоден/пригодни, като се вземат предвид индивидуалното им или колективно представяне и съответната ситуация или съответното събитие, предизвикала/о повторната оценка, и въздействието, което оказва върху действителната или изискваната пригодност.

Когато се извършва повторна оценка на индивидуалното или колективно представяне на членовете на ръководния орган, членовете на ръководния орган в контролната му функция или на комитета за подбор, ако е създаден такъв, следва да вземат предвид по - специално:

• а. ефективността на работните процеси на ръководния орган, включително ефективността на информационните потоци и отчетните линии към ръководния орган, като се вземе предвид информацията от функциите за вътрешен контрол и всяко последващо действие или препоръки, предоставени от тези функции;
• б. ефективното и разумно управление на институцията, включително дали ръководният орган е действал в най - добрия интерес на институцията, включително във връзка с борбата с изпирането на пари и финансирането на тероризма;
• в. способността на ръководния орган да се съсредоточи върху стратегически важни въпроси;
• г. адекватността на броя на проведените заседания, присъствието, уместността на отделеното време и активността на директорите по време на заседанията;
• д. всички промени в състава на ръководния орган и всички слабости по отношение на индивидуалната и колективна пригодност, като се вземат предвид бизнес модела и рисковата стратегия на институцията и настъпилите промени в тях;
• е. всички цели по отношение на представянето, които са определени за институцията и ръководния орган;
• ж. безпристрастността на членовете на ръководния орган, включително изискването процесът на вземане на решения да не бъде доминиран от отделно лице или малка група лица, както и спазването от страна на членовете на ръководния орган на политиката по отношение на конфликтите на интереси;
• з. степента, в която съставът на ръководния орган е изпълнил целите, заложени в политиката на институцията по отношение на многообразието в съответствие с дял V; както и
• и. всички събития, които може да окажат съществено въздействие върху индивидуалната или колективна пригодност на членовете на ръководния орган, включително промени в бизнес модела, стратегиите и организацията на институцията;
• й. основателни причини да се подозира, че се извършва, било е извършено или е имало опит да се извърши изпиране на пари или финансиране на тероризма или други финансови престъпления, или че съществува повишен риск от тези действия, включително вследствие на неблагоприятни констатации, направени от вътрешните или външните одитори или от компетентни органи по отношение на адекватността на системите и контролите на институцията за борба с изпирането на пари и финансирането на тероризма.

Когато се налага повторна оценка, следва да се обърне необходимото внимание на:

• а. възложените задължения и отчетните линии в рамките на институцията, включително, ако е приложимо в рамките на групата, за да се установи дали някой съществен факт или констатация следва да бъде разпределен(а) на един или повече отговорни членове на ръководния орган. В този контекст възложените задачи следва да се определят, като се вземе предвид цялата относима документация, включително, но не само, устави и кодекси за управление, вътрешни органиграми и други форми на определяне на сферите на отговорност, вътрешни политики, наличните оценки на пригодността и допълнителна информация, предоставена в тази връзка, документи за назначаване или длъжностни характеристики, както и протоколи от заседанията на ръководния орган; и
• б. достоверността и надеждността на всеки факт, който е довел до повторната оценка, и сериозността на всички твърдения или действителни нарушения от страна на един или повече членове на ръководния орган. Институциите следва да определят достоверността и надеждността на информацията (напр. източника, правдоподобността, конфликтите на интереси, свързани с източника, предоставящ информацията) наред с други съображения. Институциите следва да отбележат, че липсата на наказателни присъди сама по себе си може да не бъде достатъчна за отхвърляне на твърденията за неправомерни действия.

Значимите институции по ДКИ следва да извършват периодична повторна оценка на пригодността най - малко веднъж годишно. По - малко значимите институции следва да извършват повторна оценка на пригодността най - малко веднъж на две години. Институциите следва да документират резултатите от периодичната повторна оценка. Когато повторната оценка е наложена от конкретно събитие, институциите могат да съсредоточат повторната оценка върху ситуацията или събитието, която/което е наложила/о извършването ѝ; т.е. когато няма промяна в определени аспекти, те може да не се включват в оценката.

Резултатът от повторната оценка, причината за повторната оценка и всяка препоръка по отношение на установени слабости следва да бъдат документирани и предоставяни на ръководния орган.

Ръководният орган в контролната му функция или комитетът за подбор, ако е създаден такъв, следва да докладват резултата от оценката на колективната пригодност на ръководния орган, дори ако няма промени в състава му или други препоръчани мерки. Препоръките може да включват, но не се ограничават до обучение, промяна в процесите, мерки за редуциране на конфликти на интереси, назначаване на допълнителни членове със специфична компетентност и смяна на членове на ръководния орган.

Ръководният орган в управленската му функция следва да се запознае с доклада и да вземе решение по отношение на препоръките, направени от ръководния орган в контролната му функция или комитета за подбор, ако е създаден такъв, и ако препоръките не са приети, да документира причините за това.

Институциите следва да информират компетентния орган, когато са извършени повторни оценки вследствие настъпването на съществени промени. Значимите институции по ДКИ следва да информират компетентния орган най - малко веднъж годишно за всички извършени повторни оценки на колективната пригодност.

Институциите следва да документират повторните оценки, включително резултатите от тях, както и всички мерки, предприети в резултат на повторната оценка. При поискване от компетентния орган, институциите следва да представят документацията, която придружава повторната оценка.

Ако ръководният орган стигне до заключението, че даден член на ръководния орган не е индивидуално пригоден, или когато ръководният орган не е колективно пригоден, институцията следва незабавно да информира компетентния орган, включително по отношение на предложените или предприетите мерки от институцията за коригиране на ситуацията.