20. Monitoraggio continuato e nuova valutazione dell’idoneità individuale e collettiva dei membri dell’organo di gestione

Il monitoraggio continuato dell’idoneità individuale o collettiva dei membri dell’organo di gestione dovrebbe concentrarsi sul fatto che il singolo membro o i membri permangano idonei su base collettiva, tenendo conto dei risultati su base individuale o collettiva e della situazione o dell’evento pertinente che ha comportato una nuova valutazione e l’impatto avuto sull’idoneità effettiva o richiesta.

Nel valutare nuovamente i risultati su base individuale o collettiva dei membri dell’organo di gestione, i membri dell’organo di gestione con funzione di supervisione strategica o, se istituito, il comitato per le nomine, dovrebbero considerare in particolare:

• a. l’efficienza delle procedure di lavoro dell’organo di gestione, tra cui l’efficienza dei flussi di informazione e le linee di segnalazione gerarchica all’organo di gestione, tenendo conto del contributo dei servizi di controllo interno e del seguito o delle raccomandazioni da parte di tali servizi;
• b. la gestione efficace e prudente dell’ente, anche quando l’organo di gestione ha agito nel migliore interesse dell’ente o meno, anche per quanto concerne il contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo;
• c. la capacità dell’organo di gestione di concentrarsi su questioni di importanza strategica;
• d. l’adeguatezza del numero di riunioni tenute, il grado di partecipazione, l’appropriatezza del tempo dedicato e l’intensità del coinvolgimento degli amministratori nel corso delle riunioni;
• e. eventuali modifiche alla composizione dell’organo di gestione ed eventuali carenze in merito all’idoneità individuale e collettiva, tenendo conto del modello di business dell’ente, della strategia di rischio e delle relative modifiche;
• f. tutti gli obiettivi di risultato stabiliti per l’ente e per l’organo di gestione;
• g. l’indipendenza di spirito dei membri dell’organo di gestione, compreso l’obbligo per cui le procedure decisionali non siano dominate da un unico soggetto o da un gruppo ristretto di soggetti e il rispetto della politica in materia di conflitto di interesse da parte dei membri dell’organo di gestione;
• h. il grado di conseguimento degli obiettivi di cui alla politica della diversità dell’ente in relazione alla composizione dell’organo di gestione in linea con il titolo V;
• i. eventi passibili di avere un’incidenza significativa sull’idoneità individuale o collettiva dei membri dell’organo di gestione, ivi comprese le modifiche al modello di business dell’ente, alle strategie e all’organizzazione;
• j. fondati motivi per sospettare che siano in corso o siano stati commessi o tentati atti di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo o che vi sia un maggiore rischio di riciclaggio o finanziamento del terrorismo, anche a seguito di constatazioni negative effettuate dai revisori interni o esterni o dalle autorità competenti in merito all’adeguatezza dei sistemi e dei controlli dei requisiti in materia di contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo dell’ente.

Quando si avvia una nuova valutazione, si dovrebbe tenere conto di quanto segue:

• a. i compiti assegnati e le linee di segnalazione gerarchica all’interno dell’ente, eventualmente anche all’interno del gruppo, al fine di accertare se eventuali fatti o risultanze rilevanti debbano essere addebitati a uno o più membri responsabili dell’organo di gestione. In tale contesto, i compiti assegnati dovrebbero essere determinati tenendo conto di tutta la documentazione pertinente, compresi, a titolo esemplificativo, le carte e i codici di governance, gli organigrammi interni e altre forme di designazione dei settori di competenza, le politiche interne, le valutazioni dell’adeguatezza disponibili e le informazioni supplementari fornite in tale contesto, le lettere di nomina o le descrizioni delle mansioni e i verbali delle riunioni dell’organo di gestione;
• b. la credibilità e l’affidabilità di tutti i fatti che hanno determinato la nuova valutazione e la gravità delle accuse o degli illeciti effettivi di uno o più membri dell’organo di gestione. Tra le altre considerazioni, gli enti dovrebbero determinare la credibilità e l’attendibilità delle informazioni (ad es. la fonte, la plausibilità, eventuali conflitti di interesse della fonte che fornisce le informazioni). Gli enti dovrebbero considerare che l’assenza di condanne penali non può da sola essere sufficiente a non tenere presenti le accuse.

Gli enti CRD significativi dovrebbero svolgere una nuova valutazione dell’idoneità periodica almeno con cadenza annuale. Gli enti non significativi dovrebbero svolgere una nuova valutazione dell’idoneità almeno con cadenza biennale. Gli enti dovrebbero documentare gli esiti della nuova valutazione periodica. Laddove una nuova valutazione sia determinata da un evento specifico, gli enti possono concentrare la nuova valutazione sulla situazione o sull’evento che ha determinato la valutazione; ovvero laddove taluni aspetti non abbiano subito modifiche, possono essere omessi dalla valutazione.

L’esito della nuova valutazione, il motivo della nuova valutazione e qualsivoglia raccomandazione in merito alle carenze individuate dovrebbero essere documentati e trasmessi all’organo di gestione.

L’organo di gestione con funzione di supervisione strategica o, se istituito, il comitato per le nomine dovrebbe comunicare l’esito della valutazione dell’idoneità collettiva all’organo di gestione anche qualora non siano raccomandate modifiche alla composizione o altre misure. Le raccomandazioni possono comprendere, a titolo esemplificativo, la formazione, la modifica delle procedure e le misure per attenuare i conflitti di interesse, la nomina di membri aggiuntivi con competenza specifica e la sostituzione dei membri dell’organo di gestione.

L’organo di gestione con funzione di gestione dovrebbe prendere atto della relazione e decidere in base alle raccomandazioni formulate dall’organo di gestione con funzione di supervisione strategica o, se istituito, dal comitato per le nomine e, in caso di mancata adozione di raccomandazioni, documentare le ragioni di fondo.

Gli enti dovrebbero informare l’autorità competente nei casi di nuove valutazioni dovute a modifiche sostanziali. Gli enti CRD significativi dovrebbero informare l’autorità competente, almeno con cadenza annuale, di ogni nuova valutazione dell’idoneità collettiva.

Gli enti dovrebbero documentare le nuove valutazioni, compreso l’esito e le eventuali misure adottate a seguito della nuova valutazione. Gli enti dovrebbero presentare la documentazione a sostegno della nuova valutazione su richiesta dell’autorità competente.

Qualora l’organo di gestione statuisca che un membro dell’organo di gestione non è idoneo su base individuale o qualora l’organo di gestione non sia idoneo su base collettiva, l’ente dovrebbe tempestivamente informare l’autorità competente anche in merito alle misure proposte o adottate dall’ente per porre rimedio alla situazione.