20. Kontinuirano praćenje i ponovna procjena pojedinačne i kolektivne primjerenosti članova upravljačkog tijela

Kontinuirano praćenje pojedinačne ili kolektivne primjerenosti članova upravljačkog tijela treba biti usmjereno na to jesu li pojedinačni član ili svi članovi u cjelini i dalje primjereni uzimajući u obzir pojedinačne ili kolektivne rezultate rada i relevantnu situaciju ili događaj koji su uzrokovali ponovnu procjenu te učinak koji imaju na stvarnu ili potrebnu primjerenost.

Pri ponovnoj procjeni pojedinačnih ili kolektivnih rezultata članova upravljačkog tijela članovi upravljačkog tijela u nadzornoj funkciji ili odbora za imenovanja, ako je osnovan, trebaju posebno razmotriti sljedeće:

• a. učinkovitost radnih postupaka upravljačkog tijela, uključujući učinkovitost protoka informacija i linija izvješćivanja prema upravljačkom tijelu, uzimajući u obzir ulazne p arametre dobivene od kontrolnih funkcija i bilo koje daljnje korake ili preporuke tih funkcija
• b. učinkovito i razborito upravljanje institucijom, uključujući činjenicu je li upravljačko tijelo djelovalo u najboljem interesu institucije, među ostalim u odnosu na borbu protiv pranja novca i financiranja terorizma
• c. sposobnost upravljačkog tijela da se usredotoči na strateški važna pitanja
• d. primjerenost broja održanih sastanaka, stupanj prisustvovanja, primjerenost vremena posvećenog obavljanju funkcija i intenzitet uključenosti direktora tijekom sastanaka
• e. sve promjene sastava upravljačkog tijela i sve slabosti u pogledu pojedinačne i kolektivne primjerenosti uzimajući u obzir poslovni model i strategiju rizika institucije te njihove promjene
• f. sve ciljeve uspješnosti postavljene za instituciju i upravljačko tijelo
• g. neovisno mišljenje članova upravljačkog tijela, uključujući zahtjev da u odlučivanju ne prevladava jedan pojedinac ili mala skupina pojedinaca, i usklađenost članova upravljačkog tijela s politikom upravljanja sukobima interesa
• h. mjera u kojoj je sastav upravljačkog tijela ispunio ciljeve postavljene u politici raznolikosti institucije u skladu s glavom V. i
• i. sve događaje koji mogu imati značajan učinak na pojedinačnu ili kolektivnu primjerenost članova upravljačkog tijela, uključujući promjene poslovnog modela, strategija i organizacije institucije
• j. opravdane razloge za sumnju da je počinjeno djelo pranja novca ili financiranja terorizma odnosno da se trenutačno odvija, ili da je bilo pokušaja pranja novca ili financiranja terorizma odnosno da su takvi pokušaji trenutačno u tijeku ili da je došlo do počinjenja drugih financijskih kaznenih djela ili da postoji povećani rizik od toga, među ostalim nakon takvih nepovoljnih nalaza unutarnjih ili vanjskih revizora ili nadležnih tijela u pogledu primjerenosti sustava i kontrola institucije za sprječavanje pranja novca i financiranja terorizma.

Kada se pokrene ponovna procjena, potrebno je propisno razmotriti sljedeće:

• a. dodijeljene dužnosti i linije izvješćivanja unutar institucije, uključujući, prema potrebi, unutar grupe, kako bi se utvrdilo treba li bilo koju značajnu činjenicu ili nalaz pripisati jednom odgovornom članu upravljačkog tijela ili više njih. U tom kontekstu, dodijeljene dužnosti treba utvrditi uzimajući u obzir svu relevantnu dokumentaciju, uključujući, među ostalim, povelje i kodekse upravljanja, unutarnje organizacijske sheme i druge oblike određivanja područja odgovornosti, unutarnje politike, dostupne procjene primjerenosti i dodatne informacije dostavljene u tom kontekstu, dopise o imenovanju ili opise radnih mjesta te zapisnike sa sastanaka upravljačkog tijela i
• b. vjerodostojnost i pouzdanost bilo koje činjenice koja je dovela do ponovne procjene te ozbiljnost svih navodnih ili stvarnih protupravnih postupanja jednog člana upravljačkog tijela ili više njih. Institucije bi, među ostalim, trebale utvrditi vjerodostojnost i pouzdanost informacija (npr. izvor, uvjerljivost, bilo kakve moguće sukobe interesa izvora koji daje informacije). Institucije bi trebale uzeti u obzir da izostanak osuđujućih presuda sam po sebi ne mora biti dovoljan da bi se odbacili navodi o protupravnom postupanju.

Značajne institucije obuhvaćene Direktivom o kapitalnim zahtjevima trebaju provoditi periodičnu ponovnu procjenu primjerenosti najmanje jednom godišnje. Institucije koje nisu značajne trebaju provoditi ponovnu procjenu primjerenosti najmanje svake dvije godine. Institucije trebaju dokumentirati rezultate periodične ponovne procjene. Ako je ponovna procjena potaknuta posebnim događajem, institucije se pri ponovnoj procjeni mogu usmjeriti na situaciju ili događaj koji su potaknuli ponovnu procjenu, tj. ako se određeni aspekti nisu promijenili, oni se mogu izostaviti iz procjene.

Rezultat ponovne procjene, razlog za ponovnu procjenu i sve preporuke u pogledu utvrđenih slabosti trebalo bi dokumentirati i dostaviti upravljačkom tijelu.

Upravljačko tijelo u nadzornoj funkciji ili odbor za imenovanja, ako je osnovan, trebali bi upravljačkom tijelu dostaviti izvješće o rezultatima procjene kolektivne primjerenosti, čak i ako nisu preporučene nikakve promjene njegova sastava ni druge mjere. Preporuke mogu uključivati, među ostalim, osposobljavanje, promjenu postupaka, mjere za smanjenje sukoba interesa, imenovanje dodatnih članova s posebnom kompetencijom i zamjenu članova upravljačkog tijela.

Upravljačko tijelo u upravljačkoj funkciji trebalo bi primiti izvješće na znanje i donijeti odluku u pogledu preporuka upravljačkog tijela u nadzornoj funkciji ili odbora za imenovanja, ako je osnovan, i dokumentirati razloge za to ako ne prihvati preporuke.

Institucije bi trebale obavijestiti nadležno tijelo ako je do ponovnih procjena došlo zbog značajnih promjena. Značajne institucije obuhvaćene Direktivom o kapitalnim zahtjevima trebaju najmanje jednom godišnje obavijestiti nadležno tijelo o svim provedenim ponovnim procjenama kolektivne primjerenosti.

Institucije trebaju dokumentirati ponovne procjene, uključujući njihov ishod i sve mjere poduzete kao posljedica ponovne procjene. Institucije na zahtjev nadležnog tijela trebaju dostaviti dokumentaciju kojom se potkrepljuje ponovna procjena.

Ako upravljačko tijelo zaključi da određeni član upravljačkog tijela nije pojedinačno primjeren ili ako upravljačko tijelo nije primjereno u cjelini, institucija treba odmah obavijestiti nadležno tijelo o tome, uključujući i o mjerama koje je institucija predložila ili poduzela kako bi ispravila situaciju.