20. Monitorizarea permanentă și reevaluarea adecvării individuale și colective a membrilor organului de conducere

Monitorizarea permanentă a adecvării individuale sau colective a membrilor organului de conducere trebuie să stabilească dacă membrul, la nivel individual sau membrii, la nivel colectiv își mențin adecvarea, ținând cont de performanța individuală sau colectivă și de situația sau evenimentul relevant care a determinat o reevaluare, precum și de impactul generat de situația sau evenimentul respectiv asupra adecvării reale sau necesare.

Atunci când reevaluează performanța individuală sau colectivă a membrilor organului de conducere, membrii organului de conducere în funcția sa de supraveghere sau, dacă a fost înființat, ai comitetului de nominalizare, trebuie să aibă în vedere, în special:

• a. eficiența proceselor de lucru ale organului de conducere, inclusiv eficiența fluxurilor informaționale și a liniilor de raportare către organul de conducere, ținând cont de aportul funcțiilor de control intern și de orice acțiuni de urmărire sau recomandări emise de către funcțiile respective;
• b. administrarea eficientă și prudentă a instituției, inclusiv dacă organul de conducere a acționat în interesul instituției și în ceea ce privește combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului;
• c. capacitatea organului de conducere de a se concentra asupra chestiunilor de importanță strategică;
• d. numărul suficient de ședințe organizate, rata de participare, caracterul adecvat al timpului alocat și intensitatea implicării directorilor în timpul ședințelor;
• e. orice modificări aduse componenței organului de conducere și orice deficiențe în ceea ce privește adecvarea individuală și colectivă, ținând cont de modelul de afaceri al instituției, de strategia privind riscurile a acesteia și de schimbările aduse acesteia;
• f. orice obiective de performanță stabilite pentru instituție și pentru organul de conducere;
• g. gândirea independentă a membrilor organului de conducere, inclusiv cerința ca procesul de decizie să nu fie dominat de o persoană sau de un grup redus de persoane și respectarea de către membrii organului de conducere a politicii privind conflictul de interese;
• h. măsura în care componența organului de conducere și - a îndeplinit obiectivele stabilite în cadrul politicii instituției privind diversitatea în concordanță cu titlul V și
• i. orice evenimente care ar putea avea un impact semnificativ asupra adecvării individuale sau colective a membrilor organului de conducere, inclusiv schimbări în modelul de afaceri, în strategiile și în organizarea instituției;
• j. motive rezonabile de a suspecta că a fost sau este săvârșită o operațiune sau o tentativă de spălarea banilor sau de finanțare a unor acte de terorism sau că există un risc sporit de săvârșire a unor astfel de operațiuni sau tentative, inclusiv în urma unor astfel de constatări nefavorabile formulate de auditorii interni sau externi sau de autoritățile competente cu privire la adecvarea sistemelor și controalelor instituției în domeniul combaterii spălării banilor și a finanțării terorismului.

Atunci când se efectuează o reevaluare, trebuie luate în considerare următoarele aspecte:

• a. sarcinile și liniile de raportare atribuite în cadrul instituției, inclusiv în cadrul grupului, după caz, pentru a stabili dacă orice fapt sau constatare semnificativă ar trebui să fie alocată unuia sau mai multor membri responsabili ai organului de conducere. În acest context, sarcinile atribuite trebuie stabilite luând în considerare toate documentele relevante, inclusiv, dar fără a se limita la acestea, cartele și codurile de administrare a activității, organigramele interne și alte forme de desemnare a domeniilor de responsabilitate, politicile interne, evaluările disponibile privind adecvarea și informațiile suplimentare furnizate în acest context, scrisorile de nominalizare sau fișele postului, precum și procesele - verbale ale reuniunilor organului de conducere și
• b. credibilitatea și fiabilitatea oricărui fapt care a condus la reevaluare, precum și gravitatea oricăror acuzații de comitere a unor fapte ilegale sau fapte reale comise de unul sau mai mulți membri ai organului de conducere. Instituțiile trebuie să stabilească, printre alte considerente, credibilitatea și fiabilitatea informațiilor (de exemplu, sursa, plauzibilitatea, orice conflicte de interese ale sursei care furnizează informațiile). Instituțiile trebuie să știe că doar absența condamnării penale nu este suficientă pentru a respinge acuzațiile de comitere a unor fapte ilegale.

Instituțiile CRD semnificative trebuie să efectueze o reevaluare periodică a adecvării cel puțin o dată pe an. Instituțiile nesemnificative trebuie să efectueze o reevaluare periodică a adecvării cel puțin o dată la 2 ani. Instituțiile trebuie să documenteze rezultatele reevaluării periodice. În cazul în care se efectuează o reevaluare ca urmare a unui eveniment specific, instituțiile pot orienta reevaluarea spre situația sau evenimentul care a condus la reevaluare, și anume, anumite aspecte pot fi omise de la evaluare dacă nu au fost modificate.

Rezultatul reevaluării, motivul reevaluării și orice recomandare cu privire la deficiențele identificate trebuie să fie documentate și prezentate organului de conducere.

Organul de conducere în funcția sa de supraveghere sau, dacă a fost înființat, comitetul de nominalizare, trebuie să raporteze rezultatul evaluării privind adecvarea colectivă a organului de conducere chiar dacă nu se recomandă modificarea componenței acestuia sau alte măsuri. Recomandările pot include, printre altele, cursuri de formare, modificarea proceselor, măsuri de atenuare a conflictelor de interese, numirea de membri suplimentari având competențe specifice și înlocuirea membrilor din cadrul organului de conducere.

Organul de conducere în funcția sa de conducere ia act de raport și decide cu privire la recomandările adresate de organul de conducere în funcția sa de supraveghere sau, dacă a fost înființat, de către comitetul de nominalizare, și, în cazul în care nu se adoptă recomandări, documentează motivele care au stat la baza acestei decizii.

Instituțiile trebuie să informeze autoritatea competentă în cazul în care au fost efectuate reevaluări din cauza unor modificări semnificative. Instituțiile CRD semnificative trebuie să informeze autoritatea competentă cel puțin o dată pe an cu privire la efectuarea oricărei reevaluări a adecvării colective.

Instituțiile trebuie să documenteze reevaluările, inclusiv rezultatul acestora și orice măsuri luate ca urmare a reevaluării. Instituțiile trebuie să prezinte documentația care atestă reevaluarea la solicitarea autorității competente.

În cazul în care organul de conducere constată că un membru al organului de conducere nu este adecvat la nivel individual sau în care organul de conducere nu este adecvat la nivel colectiv, instituția trebuie să informeze autoritatea competentă fără întârziere, inclusiv cu privire la măsurile propuse sau luate de instituție pentru remedierea situației.