20. Monitorização contínua e reavaliação da adequação individual e coletiva dos membros do órgão de administração

A monitorização contínua da adequação individual ou coletiva dos membros do órgão de administração deve centrar-se em avaliar se os membros, individual e coletivamente, continuam a ser considerados adequados, tendo em conta o desempenho individual ou coletivo, a situação ou evento relevante que conduziu à reavaliação e o impacto de tal situação ou evento na adequação existente ou exigida.

Ao reavaliarem o desempenho individual ou coletivo dos membros do órgão de administração, os membros do órgão de administração na sua função de fiscalização, ou, se constituído, o comité de nomeações, devem considerar em particular:

• a. a eficiência dos procedimentos de trabalho do órgão de administração, incluindo a eficiência dos fluxos de informação e das linhas de relato ao órgão de administração, tendo em conta o contributo das funções de controlo interno e quaisquer processos de acompanhamento de questões ou quaisquer recomendações apresentadas pelas referidas funções;
• b. a gestão eficaz e prudente da instituição, nomeadamente o facto de o órgão de administração ter ou não agido no melhor interesse da instituição, incluindo no tocante ao combate ao branqueamento de capitais e ao financiamento do terrorismo;
• c. a capacidade de o órgão de administração se concentrar nas questões estrategicamente importantes;
• d. a suficiência do número de reuniões realizadas, a assiduidade, a suficiência do tempo consagrado e o grau de envolvimento dos administradores nas reuniões;
• e. quaisquer alterações à composição do órgão de administração e quaisquer pontos fracos detetados em termos de adequação individual ou coletiva, tendo em conta o modelo de negócio da instituição, a estratégia de riscos e as alterações de que sejam objeto;
• f. quaisquer objetivos de desempenho aplicáveis à instituição e ao órgão de administração;
• g. a independência de espírito dos membros do órgão de administração, incluindo o requisito de assegurar que a tomada de decisões pelo órgão de administração não seja dominada por nenhum indivíduo ou pequeno grupo de indivíduos, e cumprimento, por parte dos membros do órgão de administração, da política de conflitos de interesses;
• h. o grau de conformidade da composição do órgão de administração com os objetivos estabelecidos na política de promoção da diversidade, em consonância com o Título V; e
• i. quaisquer eventos com impacto significativo na adequação individual ou coletiva dos membros do órgão de administração, incluindo alterações ao modelo de negócio, à estratégia e à organização da instituição;
• j. motivos razoáveis para suspeitar que estão a ser ou foram cometidos ou tentados atos de branqueamento de capitais, de financiamento do terrorismo ou outros crimes financeiros, ou que existe um risco acrescido da prática desses atos, designadamente na sequência de constatações adversas feitas pelos auditores internos ou externos ou pelas autoridades competentes no que se refere à adequação dos sistemas e controlos da instituição em matéria de combate ao branqueamento de capitais e ao financiamento do terrorismo.

Quando é desencadeada uma reavaliação, deve ter-se devidamente em conta:

• a. as funções e linhas de informação no seio da instituição, incluindo, se for caso disso, no seio do grupo, a fim de determinar se qualquer facto ou constatação importante deve ser imputado a um ou mais membros responsáveis do órgão de administração. Neste contexto, as funções atribuídas devem ser determinadas tendo em conta toda a documentação relevante, incluindo, entre outros, as cartas e códigos de governo, os organogramas internos e outras formas de designação das áreas de responsabilidade, as políticas internas, a avaliação da adequação existente e as informações adicionais fornecidas neste contexto, as cartas de nomeação ou as descrições das funções, bem como as atas das reuniões do órgão de administração; e

a credibilidade e a fiabilidade de qualquer facto que tenha dado origem à reavaliação e a gravidade de quaisquer alegações ou práticas de irregularidades por um ou mais membros do órgão de administração. As instituições devem determinar a credibilidade e a fiabilidade das informações (por exemplo, a fonte, a plausibilidade, eventuais conflitos de interesses da fonte que fornece as informações), entre outras considerações. As empresas devem ter em conta que, por si só, a ausência de condenações penais pode não ser suficiente para afastar alegações de conduta indevida. As instituições devem ter em conta que a ausência de condenações no registo criminal pode não ser suficiente para ultrapassar alegações de irregularidades. As instituições CRD significativas devem realizar, pelo menos, anualmente, reavaliações periódicas da adequação. As instituições não significativas devem fazê-lo, no mínimo, a cada dois anos. As instituições devem documentar os resultados da reavaliação periódica. Caso uma reavaliação seja provocada por um evento específico, as instituições podem fazer incidir a reavaliação na situação ou no evento que provocou a necessidade de reavaliação, ou seja, podem omitir da avaliação os aspetos que não sofreram alterações.

O resultado da reavaliação, o motivo que conduziu à reavaliação e quaisquer recomendações relativas a pontos fracos identificados devem ser documentados e transmitidos ao órgão de administração.

O órgão de administração na sua função de fiscalização ou, se constituído, o comité de nomeações, devem transmitir os resultados da avaliação da adequação coletiva ao órgão de administração, mesmo que não sejam recomendadas alterações à sua composição ou outras medidas. As recomendações podem incluir, por exemplo, ações de formação, alterações dos procedimentos, medidas de mitigação de conflitos de interesses, nomeação de membros adicionais com competências específicas e substituição de membros do órgão de administração.

Os membros do órgão de administração na sua função de gestão devem ter o relatório em consideração e decidir sobre as recomendações feitas pelo órgão de administração na sua função de fiscalização ou, se constituído, pelo comité de nomeações, e fundamentar os motivos de uma eventual não adoção dessas recomendações.

As instituições devem informar a autoridade competente no caso da ocorrência de reavaliações provocadas por alterações significativas. As instituições CRD significativas devem informar a autoridade competente, pelo menos anualmente, acerca da realização de qualquer reavaliação da adequação coletiva.

As instituições devem documentar todas as reavaliações, incluindo os seus resultados e todas as medidas tomadas em resultado da reavaliação. A pedido da autoridade competente, as instituições devem apresentar a documentação que serviu de apoio à reavaliação.

Se o órgão de administração concluir que um dos membros do órgão de administração não é adequado em termos individuais, ou se o próprio órgão de administração não for adequado coletivamente, a instituição deverá informar imediatamente a autoridade competente, nomeadamente sobre as medidas propostas ou adotadas pela instituição para resolver a situação.