20. Ciągłe monitorowanie i dokonywanie ponownej oceny odpowiedniości indywidualnej i zbiorowej członków organu zarządzającego

Ciągłe monitorowanie odpowiedniości indywidualnej i zbiorowej członków organu zarządzającego powinno koncentrować się na tym, czy określony członek lub określeni członkowie jako całość pozostają odpowiednimi członkami, biorąc pod uwagę ich działalność indywidualną i zbiorową oraz określone sytuacje lub zdarzenia, które spowodowały dokonanie ponownej oceny, jak również wpływ, jaki wywarły na faktyczną i wymaganą odpowiedniość.

Dokonując ponownej oceny działalności indywidualnej lub zbiorowej członków organu zarządzającego, członkowie organu zarządzającego pełniącego funkcję nadzorczą lub komitetu ds. nominacji, jeśli został ustanowion y , powinny wziąć pod uwagę w szczególności:

• a. skuteczność procedur dotyczących pracy organu zarządzającego, w tym skuteczność przepływu informacji i struktur raportowania do organu zarządzającego, uwzględniając wkład jednostek ds. wewnętrznej kontroli oraz działania następcze lub zalecenia tych jednostek;
• b. skuteczne i ostrożne zarządzanie instytucją, w tym, czy organ zarządzający działał w najlepszym interesie instytucji, w tym w odniesieniu do zwalczania prania pieniędzy i finansowania terroryzmu;
• c. zdolność organu zarządzającego do skoncentrowania się na ważnych strategicznie kwestiach;
• d. adekwatność liczby zwołanych posiedzeń, frekwencję, ilość poświęconego czasu oraz zaangażowanie dyrektorów podczas posiedzeń;
• e. wszelkie zmiany w składzie organu zarządzającego oraz słabości dotyczące odpowiedniości indywidualnej i zbiorowej, uwzględniając model biznesowy instytucji i jej strategię w zakresie ryzyka oraz ich zmiany;
• f. cele dotyczące wyników działań określone dla instytucji i organu zarządzającego;
• g. niezależność osądu członków organu zarządzającego, w tym wymóg, aby podejmowanie decyzji nie zostało zdominowane prze z jedną osobę lub małą grupę osób oraz przestrzeganie przez członków organu zarządzającego polityki dotyczącej konfliktu interesów;
• h. stopień, w jakim skład organu zarządzającego spełnia cele określone w stosowanej przez instytucję polityce dotyczącej zróżnicowania zgodnie z tytułem V; oraz
• i. wszelkie zdarzenia, które mogą mieć istotny wpływ na odpowiedniość indywidualną lub zbiorową członków organu zarządzającego, w tym zmiany modelu biznesowego instytucji, jej strategii i organizacji;
• j. uzasadnione podstawy, by podejrzewać, że popełniono lub usiłowano popełnić przestępstwo prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, lub inne przestępstwa finansowe, lub istnieje większe ryzyko ich popełnienia, w tym w następstwie takich niekorzystnych ustaleń dokonanych przez wewnętrznych lub zewnętrznych audytorów lub właściwe organy w odniesieniu do adekwatności systemów i środków kontroli instytucji w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Dokonując ponownej oceny, należy zwrócić należytą uwagę na:

• a. przydzielone obowiązki i struktury raportowania w ramach instytucji, w tym w stosownych przypadkach w ramach grupy, w celu ustalenia, czy dany istotny fakt lub ustalenie należy przypisać jednemu lub większej liczbie odpowiedzialnych członków organu zarządzającego. W tym kontekście przydzielone obowiązki należy określić z uwzględnieniem całej stosownej dokumentacji, w tym między innymi kart i kodeksów zarządzania, wewnętrznych schematów organizacyjnych i innych form wyznaczania obszarów odpowiedzialności, polityki wewnętrznej, dostępnych ocen odpowiedniości i dodatkowych informacji dostarczonych w tym kontekście, pisemnych nominacji lub opisów stanowisk pracy oraz protokołów z posiedzeń organu zarządzającego; oraz
• b. wiarygodność i rzetelność wszelkich faktów, które doprowadziły do ponownej oceny, oraz powagę wszelkich domniemanych lub faktycznych nadużyć popełnionych przez jednego lub więcej członków organu zarządzającego. Instytucje powinny określić wiarygodność i rzetelność informacji (np. źródło, wiarygodność, ewentualny konflikt interesów źródła, z którego pochodzą informacje), a także wziąć pod uwagę inne czynniki. Instytucje powinny mieć na uwadze, że sam brak wyroków skazujących może być niewystarczający, aby obalić domniemanie nadużycia.

Znaczące instytucje objęte CRD powinny dokonywać okresowej ponownej oceny odpowiedniości co najmniej raz w roku. Instytucje niebędące znaczącymi instytucjami powinny dokonywać ponownej oceny odpowiedniości co najmniej raz na dwa lata. Instytucje powinny dokumentować wyniki okresowej ponownej oceny. W przypadku gdy ponowna ocena jest spowodowana określonym zdarzeniem, instytucje mogą skoncentrować się na ponownej ocenie sytuacji lub zdarzenia, które spowodowały dokonanie ponownej oceny, tj. jeśli pewne aspekty nie uległy zmianie, mogą one być nieuwzględniane w ocenie.

Wyniki ponownej oceny, powody dokonania ponownej oceny oraz wszelkie zalecenia dotyczące zidentyfikowanych słabości należy udokumentować i przekazać organowi zarządzającemu.

Organ zarządzający pełniący funkcję nadzorczą lub komitet ds. nominacji, jeśli został ustanowiony, powinien zgłosić wynik oceny odpowiedniości zborowej organowi zarządzającemu, nawet jeśli nie zalecono dokonania zmian w jego składzie lub podjęcia innych środków. Zalecenia mogą obejmować w szczególności organizację szkolenia, zmianę procedur, podjęcie środków w celu zminimalizowania konfliktu interesów, wyznaczenie dodatkowych członków z określonymi kompetencjami oraz wymianę członków organu zarządzającego.

Organ zarządzający pełniący funkcję zarządczą powinien zapozna ć się ze sprawozdaniem i zdecyduje o zaleceniach wydanych przez organ zarządzający pełniący funkcję nadzorczą lub komitet ds. nominacji, jeśli został ustanowiony, oraz w przypadku nieprzyjęcia zaleceń, udokumentuje powody takiego działania.

Instytucje powinny poinformować właściwy organ o przypadku dokonania ponownej oceny w związku z nastąpieniem istotnych zmian. Znaczące instytucje objęte CRD powinny informować właściwy organ o dokonaniu ponownej oceny odpowiedniości zbiorowej co najmniej raz w roku.

Instytucje powinny dokumentować dokonanie ponownej oceny, w tym jej wyniku i środków podjętych w wyniku dokonania ponownej oceny. Na żądanie właściwego organu instytucje p owinny p rzekazać dokumentację z dokonanej ponownej oceny.

W przypadku gdy organ zarządzający dojdzie do wniosku, że członek organu zarządzającego nie jest odpowiednią osobą, lub gdy organ zarządzający nie jest odpowiedni jako całość, instytucja powinna niezwłocznie poinformować o tym właściwy organ, w tym o środkach proponowanych lub podjętych przez instytucję w celu naprawy sytuacji.