20. Průběžné sledování a opětovné posuzování individuální a kolektivní vhodnosti členů vedoucího orgánu

Průběžné sledování individuální nebo kolektivní vhodnosti členů vedoucího orgánu by se mělo zaměřit na to, zda jednotlivý člen nebo členové jako celek zůstávají vhodní, přičemž se zohlední individuální nebo kolektivní výkon a příslušná situace nebo událost, která byla příčinou opětovného posouzení, a dopad, jaký má na skutečnou nebo požadovanou vhodnost.

Při opětovném posuzování individuálního nebo kolektivního výkonu členů vedoucího orgánu by členové vedoucího orgánu v kontrolní funkci nebo výboru pro jmenování, pokud je zřízen, měli zvážit zejména:

• a. účinnost pracovních postupů vedoucího orgánu, včetně účinnosti informačních toků a hierarchických vztahů vůči vedoucímu orgánu, přičemž se zohlední informace od funkcí vnitřní kontroly a všechny následné kontroly nebo doporučení provedené těmito funkcemi;
• b. účinné a obezřetné řízení instituce, včetně toho, zda vedoucí orgán jednal v nejlepším zájmu instituce, a to i v souvislosti s bojem proti praní peněz a financování terorismu;
• c. schopnost vedoucího orgánu zaměřit se na strategicky důležité záležitosti;
• d. přiměřenost počtu konaných zasedání, míru účasti, vhodnost věnovaného času a intenzitu zapojení členů během zasedání;
• e. veškeré změny ve složení vedoucího orgánu a veškeré nedostatky, pokud jde
• o individuální a kolektivní vhodnost, přičemž se zohlední obchodní model a strategie instituce v oblasti rizik a jejich změny;
• f. veškeré výkonnostní cíle stanovené pro instituci a vedoucí orgán;
• g. používání vlastních názorů členy vedoucího orgánu, včetně požadavku, aby rozhodování neovládala jediná osoba nebo malá skupina osob, a dodržování zásad týkajících se střetu zájmů ze strany členů vedoucího orgánu;
• h. míru, do jaké složení vedoucího orgánu splnilo cíle stanovené v zásadách rozmanitosti instituce v souladu s hlavou V; a
• i. jakékoli události, které mohly mít podstatný vliv na individuální nebo kolektivní vhodnost členů vedoucího orgánu, včetně změn obchodního modelu, strategií a organizační struktury instituce;
• j. důvodné podezření, že dochází nebo došlo k praní peněz nebo financování terorismu či k pokusům o ně nebo k jiným finančním trestným činům nebo že existuje zvýšené riziko takového jednání, a to i v návaznosti na takováto negativní zjištění učiněná interními nebo externími auditory nebo příslušnými orgány, pokud jde o přiměřenost systémů a kontrol dané instituce v oblasti boje proti praní peněz nebo financování terorismu.

Je - li zahájeno opětovné posouzení, měla by být věnována náležitá pozornost těmto skutečnostem:

• a. přidělené povinnosti a hierarchické vztahy v rámci instituce, případně i v rámci skupiny, s cílem zjistit, zda by měly být jednomu nebo více odpovědným členům vedoucího orgánu přiřazeny nějaké podstatné skutečnosti nebo zjištění. V této souvislosti by přidělené povinnosti měly být stanoveny s ohledem na veškerou příslušnou dokumentaci, mimo jiné včetně chart a kodexů správy a řízení, interních organizačních struktur a dalších forem určování oblastí odpovědnosti, vnitřních zásad, dostupných posouzení vhodnosti a dalších informací poskytnutých v této souvislosti, jmenovacích listin nebo popisů práce a zápisů ze zasedání vedoucího orgánu; a
• b. důvěryhodnost a spolehlivost jakékoli skutečnosti, která vedla k opětovnému posouzení, a závažnost obvinění nebo skutečného protiprávního jednání jednoho nebo více členů vedoucího orgánu. Instituce by měly mimo jiné určit důvěryhodnost a spolehlivost informací (např. zdroj, věrohodnost, případné střety zájmů zdroje poskytujícího informace). Instituce by měly vzít v úvahu skutečnost, že neexistence odsouzení za trestný čin nemusí sama o sobě postačovat k odmítnutí obvinění z protiprávního jednání.

Významné instituce regulované podle směrnice CRD by měly nejméně jednou ročně provádět pravidelné opětovné posouzení vhodnosti. Nevýznamné instituce by měly provádět opětovné posouzení vhodnosti nejméně jednou za dva roky. Instituce by měly výsledky pravidelného opětovného posouzení zdokumentovat. Vede - li k opětovnému posouzení konkrétní událost, mohou se instituce v rámci opětovného posouzení zaměřit na situaci nebo událost, která k opětovnému posouzení vedla, tj. pokud u některých aspektů nedošlo ke změně, lze je při posuzování vynechat.

Výsledek opětovného posouzení, důvod opětovného posouzení a doporučení, pokud jde

• o zjištěné nedostatky, by se měly zdokumentovat a předložit vedoucímu orgánu.

Vedoucí orgán v kontrolní funkci nebo výbor pro jmenování, pokud je zřízen, by měly oznámit výsledek posouzení kolektivní vhodnosti vedoucímu orgánu, i když nejsou doporučeny žádné změny v jeho složení ani jiná opatření. Doporučení se mohou mimo jiné týkat odborné přípravy, změny postupů, opatření ke zmírnění střetů zájmů, jmenování dalších členů s konkrétními pravomocemi a nahrazení členů vedoucího orgánu.

Vedoucí orgán v řídící funkci by měl oznámení vzít na vědomí a rozhodnout

• o doporučeních vedoucího orgánu v kontrolní funkci nebo výboru pro jmenování, pokud je zřízen, a pokud nejsou doporučení přijata, zdokumentovat příslušné důvody.

Instituce by měly informovat příslušný orgán, dojde - li k opětovnému posouzení kvůli podstatným změnám. Významné instituce regulované podle směrnice CRD by měly příslušný orgán nejméně jednou ročně informovat o provedených opětovných posouzeních kolektivní vhodnosti.

Instituce by měly opětovná posouzení zdokumentovat, včetně jejich výsledku a všech opatření přijatých v důsledku opětovného posouzení. Instituce by měly na žádost příslušného orgánu předložit podkladovou dokumentaci k opětovnému posouzení.

Jestliže vedoucí orgán dospěje k závěru, že člen vedoucího orgánu je jako jednotlivec nevhodný, nebo pokud vedoucí orgán není vhodný jako celek, měla by instituce ihned neprodleně informovat příslušný orgán, a to i o opatřeních, která instituce navrhla nebo přijala za účelem napravení situace.