4.1 Рамка за управление и роля на ръководния орган

Финансовите институции следва да въведат рамка за управление, за да гарантират, че политиките, процедурите и механизмите за контрол за прилагането на ограничителни мерки са адекватни и се прилагат ефективно.

Ръководният орган на финансовата институция следва да отговаря за одобряването на стратегията на финансовата институция за спазване на ограничителните мерки и за надзора на нейното изпълнение чрез политиките, процедурите и механизмите за контрол, необходими за осигуряване на прилагането на ограничителните мерки. Всички членове на ръководния орган следва да бъдат запознати с експозицията на финансовата институция по отношение на ограничителните мерки и с нейната уязвимост към заобикалянето им.

Когато дейността на финансовата институция се ръководи от едно лице, това лице може да назначи висш ръководител, който да изпълнява функцията на ръководен орган в съответствие с точка 4.

Когато финансовата институция е предприятие майка на група съгласно определението в член 2, параграф 9 и параграф 11 от Директива 2013/34/ЕС² , ръководният орган на предприятието майка следва да гарантира, че всеки ръководен орган, бизнес направление и вътрешно звено, включително всяка функция за вътрешен контрол на дъщерните предприятия от групата, разполага със съответната информация, за да може да спазва ограничителните мерки. Крайната отговорност за спазването на ограничителните мерки се носи от всеки субект от групата.

² Директива 2013/34/ЕС на Европейския парламент и на Съвета от 26 юни 2013 г. относно годишните финансови отчети, консолидираните финансови отчети и свързаните доклади на някои видове предприятия и за изменение на Директива 2006/43/ЕО на Европейския парламент и на Съвета и за отмяна на Директиви 78/660/ЕИО и 83/349/ЕИО на Съвета.

Когато дадена финансова институция е предприятие майка на група, ръководният орган на предприятието майка следва да гарантира, че дъщерните предприятия от групата извършват собствена оценка на експозицията по отношение на ограничителни мерки, както е посочено в раздел 4.2, по координиран начин и въз основа на обща методология, отразяваща спецификата на групата.

4.1.1 Ролята на ръководния орган в контролната му функция

В рамките на контролната си функция ръководният орган следва да отговаря за надзора и наблюдението на рамката за вътрешен контрол и управление, която финансовата институция е въвела с цел спазване на ограничителните мерки, за да се гарантира, че тя е ефективна, съгласно раздел 4.3.

В допълнение към разпоредбите, изложени в Насоки EBA/GL/2021/05³ , ръководният орган на финансовата институция в своята контролна функция следва:

• а. да бъде информиран за резултатите от последната оценка на експозицията по отношение на ограничителни мерки съгласно раздел 4.2;
• б. да упражнява контрол и наблюдение, чрез функцията за вътрешен контрол, върху степента, в която политиките и процедурите за ограничителни мерки са адекватни и ефективни съгласно раздел 4.3, с оглед на експозицията по отношение на ограничителни мерки и рисковете от заобикаляне на ограничителни мерки, на които е изложена финансовата институция, и да предприеме подходящи стъпки, за да се гарантира, че се изпълняват коригиращи мерки, когато е необходимо;
• в. поне веднъж годишно да оценява ефективното функциониране на функцията по нормативно съответствие по отношение на ограничителните мерки, включително вътрешните политики, процедури и механизми за контрол, включително целесъобразността на човешките и техническите ресурси, определени за спазването на ограничителните мерки.

³ Насоки EBA/GL/2021/05 относно вътрешното управление съгласно Директива 2013/36/ЕС.

Когато финансова институция е предприятие майка на група, ръководният орган на това предприятие майка следва също така да изпълнява всички задачи, посочени в точка 9, на ниво група. Крайната отговорност за спазването на ограничителните мерки носи всеки субект от групата.

4.1.2 Ролята на ръководния орган в управленската му функция

В допълнение към разпоредбите, изложени в Насоки EBA/GL/2021/05, ръководният орган на финансовата институция в рамките на своята управленска функция следва:

• а. да гарантира, че е информиран за резултатите от последната оценка на експозицията по отношение на ограничителни мерки съгласно раздел 4.2;
• б. да приеме подходяща рамка за управление на риска и система за вътрешен контрол, достатъчно независима от дейността, която контролира;
• в. да одобрява политики, процедури и механизми за контрол, които са пропорционални на експозицията на финансовата институция по отношение на ограничителните мерки и са подходящи, за да се гарантира, че финансовата институция спазва ограничителните мерки;
• г. да гарантира ефективното прилагане на процедурите на финансовата институция за спазване на ограничителните мерки;
• д. да прилага организационната и оперативната структура, необходима за ефективното спазване на стратегията за ограничителни мерки, приета от ръководния орган;
• е. да гарантира, че човешките и техническите ресурси, разпределени за спазването на ограничителните мерки, са подходящи и пропорционални на експозицията на институциите по отношение на ограничителните мерки;
• ж. когато оперативните функции по спазване на ограничителните мерки са възложени на външни изпълнители, да гарантира, че тези договорености са в съответствие с Насоки EBA/GL/2019/02⁴ и да получава редовни доклади за ефективността на системата от доставчика на услуги, за да информира ръководния орган.

⁴ Насоки EBA/GL/2019/02 относно договореностите за възлагане на дейности на външни изпълнители, които ще бъдат заменени с Насоки EBA/GL/XXXX/XX относно доброто управление на рисковете, свързани с трети страни.

Когато финансовата институция е предприятие майка на група, ръководният орган на това предприятие майка следва да гарантира, че всички задачи, посочени в точка 11, се изпълняват и на равнището на дъщерните предприятия и че въведените политики и процедури са съгласувани с процедурите и политиките на групата, доколкото това е позволено съгласно приложимото национално право. 4.1.3 Ролята на висшия служител, отговарящ за спазването на ограничителните мерки

4.1.3.1 Назначаване на висш служител

Финансовите институции следва да назначат висш служител, който да отговаря за изпълнението на функциите и задачите, посочени в точки 19— 21. Ръководният орган следва да гарантира, че висшият служител има необходимите познания и разбиране за ограничителните мерки, за да изпълнява ефективно своите функции.

Ръководният орган може да възложи тази роля на висш служител, който вече има други задължения или функции във финансовата институция (например служител по нормативно съответствие по отношение на изискванията за борба с изпирането на пари/финансирането на тероризма или ръководител по нормативно съответствие), при условие че:

• а. това е оправдано от размера и сложността на финансовата институция и от резултата от оценката на експозицията по отношение на ограничителните мерки;
• б. това не накърнява способността на този висш служител да изпълнява ефективно своите задължения или функции; и
• в. това съчетаване на задачи не поражда конфликти на интереси, например конфликти между оперативните задачи и задачите за контрол, възложени на този служител.

Ръководният орган следва да позволи на висшия служител да възлага и делегира задачите, посочени в точки 19— 21, на други служители, действащи под ръководството и надзора на висшия служител, при условие че крайната отговорност за ефективното изпълнение на тези задачи продължава да носи висшият служител.

Независимо от институционалната уредба, финансовите институции следва да гарантират, че:

• а. висшият служител може да координира и да си сътрудничи ефективно с функциите за вътрешен контрол; и
• б. висшият служител е в състояние да докладва и има пряк достъп до ръководния орган в рамките на функцията по управление и контрол.

Когато финансовата институция е част от група, ръководният орган на финансовата институция майка следва да назначи висшият служител на ниво група.

4.1.3.2 Ролята на висшия служител

Висшият служител следва да разработва, въвежда и поддържа политики, процедури и механизми за контрол, които са подходящи за гарантиране на спазването от страна на финансовата институция на ограничителните мерки и които са пропорционални на експозицията по отношение на ограничителните мерки на финансовата институция.

Висшият служител следва:

• а. да предприема необходимите мерки, за да гарантира спазването на раздел 4.2 относно оценката на експозицията по отношение на ограничителните мерки;
• б. да предприема необходимите мерки, за да гарантира спазването на раздел 4.3 относно политиките и процедурите за ефективни ограничителни мерки;
• в. да предоставя редовна и адекватна информация на ръководния орган, за да може той да изпълнява функциите си, определени в раздел 4.1.1 и раздел 4.1.2 Управленската информация следва да включва най - малко:
• i) промени в експозицията на финансовата институция по отношение на ограничителните мерки и резултат от оценката на експозицията на финансовата институция по отношение на ограничителните мерки;
• ii) промени в режимите на ограничителните мерки и тяхното въздействие върху финансовата институция;
• iii) статистически данни и информация, свързани с:
•  броя на генерираните сигнали;
•  броя на сигналите, които все още не са анализирани;
•  броя на докладите, представени на съответния национален орган, компетентен за прилагането на ограничителните мерки⁵ и/или на компетентния надзорен орган, както се изисква от приложимото законодателство;
•  средното време между действителното положително съвпадение и доклада, представен на съответния национален орган, компетентен за прилагането на ограничителните мерки и/или на компетентния надзорен орган, както се изисква от приложимото законодателство;
•  стойността на замразените финансови средства, замразените икономически ресурси⁶ и естеството на тези активи, държани във финансовата институция;
• iv) информация за човешките и техническите ресурси и адекватността на тези ресурси с оглед на експозицията на финансовата институция по отношение на ограничителните мерки;
• v) недостатъци или пропуски, установени във връзка с политиките, процедурите и механизмите за контрол на ограничителните мерки на финансовата институция, включително наблюдения, предоставени от компетентните органи за надзор на политиките, процедурите и механизмите за контрол за прилагането на ограничителни мерки;
• vi) случаите на нарушаване и заобикаляне на ограничителните мерки и причините за това нарушаване и заобикаляне;
• vii) предложения за начини за справяне с всякакви промени в регулаторните изисквания или в експозицията по отношение на ограничителните мерки, или каквито и да са недостатъци в политиките, процедурите или механизмите за контрол на ограничителните мерки на финансовата институция, които са били установени, и случаи на нарушения и заобикаляне на ограничителните мерки, които са били установени.
• г. докладват за всички нарушения на ограничителните мерки на съответните национални органи, компетентни за прилагането на ограничителните мерки, и/или на компетентния надзорен орган, както се изисква от приложимото законодателство;
• д. сътрудничат си ефективно и конструктивно със съответните национални органи, компетентни за прилагането на ограничителните мерки, и с компетентния надзорен орган, както се изисква от приложимото законодателство.

⁵ https://finance.ec.europa.eu/eu - and - world/sanctions - restrictive - measures/overview - sanctions - and - related - resources_en#contact.

⁶ Вж. член 2, параграфи 5 и 6 от Директива (ЕС) 2024/1226.

Когато финансовата институция е част от група, висшият служител на ниво група следва да оценява ефективността на политиките, процедурите и механизмите за контрол за спазване на съответните ограничителни мерки по отношение на клонове, дъщерни предприятия, посредници, дистрибутори и представители, когато е приложимо. Крайната отговорност за спазването на ограничителните мерки се носи от всеки субект от групата.

Висшият служител следва да наблюдава подготовката и изпълнението на програмата за обучение, както е посочено в раздел 4.4.