4.1 Governancekader en de rol van het leidinggevend orgaan

Financiële instellingen dienen een governancekader in te stellen om ervoor te zorgen dat hun beleidslijnen, procedures en controles voor de uitvoering van beperkende maatregelen adequaat zijn en doeltreffend worden uitgevoerd.

Het leidinggevend orgaan van de financiële instelling dient verantwoordelijk te zijn voor de goedkeuring van de strategie van de financiële instelling, voor de naleving van beperkende maatregelen en voor het toezicht op de uitvoering ervan door middel van de beleidslijnen, procedures en de controles die nodig zijn om de uitvoering van beperkende maatregelen te waarborgen. Alle leden van het leidinggevend orgaan dienen op de hoogte te zijn van de blootstelling van de financiële instelling aan beperkende maatregelen en haar kwetsbaarheid voor het omzeilen van beperkende maatregelen.

Indien de bedrijfsactiviteiten van de financiële instelling worden geleid door één persoon, kan deze persoon een hoger personeelslid belasten met de uitoefening van de in paragraaf 4 bedoelde taak van het leidinggevend orgaan.

Wanneer de financiële instelling de moedermaatschappij is van een groep zoals bedoeld in artikel 2, punten 9 en 11, van Richtlijn 2013/34/EU² , dient het leidinggevend orgaan van de moedermaatschappij ervoor te zorgen dat elk leidinggevend orgaan, elke bedrijfslijn en elke interne eenheid, met inbegrip van elke interne controlefunctie van dochtermaatschappijen van de groep, over de relevante informatie beschikt om beperkende maatregelen te kunnen naleven. De uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de naleving van beperkende maatregelen rust op elke entiteit van de groep.

² Richtlijn 2013/34/EU van het Europees Parlement en van de Raad van 26 juni 2013 betreffende de jaarlijkse financiële overzichten, geconsolideerde financiële overzichten en aanverwante verslagen van bepaalde ondernemingsvormen, tot wijziging van Richtlijn 2006/43/EG van het Europees Parlement en de Raad en tot intrekking van Richtlijnen 78/660/EEG en 83/349/EEG van de Raad.

Wanneer een financiële instelling de moedermaatschappij van een groep is, dient het leidinggevend orgaan van de moedermaatschappij erop toe te zien dat de dochtermaatschappijen van de groep hun eigen beoordeling van de blootstelling aan beperkende maatregelen, zoals beschreven in hoofdstuk 4.2, op gecoördineerde wijze en op basis van een gemeenschappelijke methodologie uitvoeren, rekening houdend met de specifieke kenmerken van de groep.

4.1.1 De rol van het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie

Het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie dient verantwoordelijk te zijn voor het toezicht op en de bewaking van het interne controle- en governancekader, dat de financiële instelling heeft ingesteld om te voldoen aan de beperkende maatregelen, om te waarborgen dat het overeenkomstig hoofdstuk 4 doeltreffend is.

Behalve de bepalingen in de Richtsnoeren EBA/GL/2021/05³ , dient het leidinggevend orgaan van een financiële instelling in zijn toezichtfunctie:

• a. te worden geïnformeerd over de resultaten van de meest recente beoordeling van blootstelling aan beperkende maatregelen, volgens hoofdstuk 4.2;
• b. via de interne controlefunctie toe te zien op de mate waarin het beleid en de procedures inzake beperkende maatregelen adequaat en doeltreffend zijn en om die te bewaken, zulks overeenkomstig hoofdstuk 4.3, in het licht van de blootstelling aan beperkende maatregelen en de risico’s van omzeiling van beperkende maatregelen waaraan de financiële instelling is blootgesteld, en om passende stappen te ondernemen om te waarborgen dat, waar nodig, corrigerende maatregelen worden genomen;
• c. ten minste eenmaal per jaar de doeltreffende werking van de compliancefunctie voor beperkende maatregelen te beoordelen, inclusief interne beleidslijnen, procedures en controles, met inbegrip van de geschiktheid van de personele en technische middelen die worden ingezet voor de naleving van beperkende maatregelen.

³ Richtsnoeren EBA/GL/2021/05 inzake interne governance volgens Richtlijn 2013/36/EU.

Wanneer een financiële instelling de moedermaatschappij van een groep is, dient het leidinggevend orgaan van die moedermaatschappij alle in paragraaf 9 genoemde taken ook op groepsniveau uit te voeren. De uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de naleving van beperkende maatregelen rust op elke entiteit van de groep.

4.1.2 De rol van het leidinggevend orgaan in zijn leidinggevende functie

Naast de bepalingen in de Richtsnoeren EBA/GL/2021/05 dient het leidinggevend orgaan van de financiële instelling in zijn managementfunctie:

• a. ervoor te zorgen dat het in kennis wordt gesteld van de resultaten van de meest recente beoordeling van de blootstelling aan beperkende maatregelen, overeenkomstig hoofdstuk 4.2;
• b. een passend raamwerk voor risicobeheer en een intern controlesysteem te hebben ingesteld dat voldoende onafhankelijk is van de gecontroleerde bedrijfsactiviteiten;
• c. beleid, procedures en controles goed te keuren die in verhouding staan tot de blootstelling van de financiële instelling aan beperkende maatregelen en die toereikend zijn om de naleving van de beperkende maatregelen door de financiële instelling te waarborgen;
• d. te zorgen voor de effectieve uitvoering van de processen van de financiële instelling om te voldoen aan beperkende maatregelen;
• e. de organisatorische en operationele structuur in te voeren die nodig is om de door het leidinggevend orgaan vastgestelde strategie van beperkende maatregelen doeltreffend na te leven;
• f. ervoor te zorgen dat de personele en technische middelen die worden ingezet voor de naleving van beperkende maatregelen passend zijn en in verhouding staan tot de blootstelling van de instelling aan beperkende maatregelen;
• g. wanneer operationele functies van de naleving van beperkende maatregelen worden uitbesteed, ervoor te zorgen dat deze regelingen voldoen aan Richtsnoeren EBA/GL/2019/02⁴ , en regelmatig verslag doen over de doeltreffendheid van het systeem van de dienstverlener ontvangen om het leidinggevend orgaan te informeren.

⁴ Richtsnoeren EBA/GL/2019/02 inzake uitbestedingen, te vervangen door Richtsnoeren EBA/GL/XXXX/XX inzake deugdelijk beheer van derdenrisico’s.

Wanneer de financiële instelling de moedermaatschappij van een groep is, dient het leidinggevend orgaan van die moedermaatschappij ervoor te zorgen dat alle in paragraaf 11 genoemde taken ook op het niveau van de dochtermaatschappijen worden uitgevoerd en dat het ingevoerde beleid en de ingevoerde procedures afgestemd zijn op de procedures en het beleid van de groep, voor zover dit krachtens de toepasselijke nationale wetgeving is toegestaan. 4.1.3 De rol van het hoger personeelslid dat is belast met de naleving van beperkende maatregelen

4.1.3.1 Benoeming van het hoger personeelslid

Financiële instellingen dienen een hoger personeelslid aan te stellen dat verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de functies en taken zoals beschreven in de paragrafen 19 tot en met 21. Het leidinggevend orgaan dient ervoor te zorgen dat het hoger personeelslid beschikt over de nodige kennis en het begrip van beperkende maatregelen om zijn functie effectief te kunnen uitoefenen.

Het leidinggevend orgaan kan deze rol opdragen aan een hoger personeelslid dat al andere taken of functies binnen de financiële instelling heeft (zoals de AML/CFT compliance officer of de chief compliance officer) op voorwaarde dat:

• a. dit is gerechtvaardigd op grond van de omvang en complexiteit van de financiële instelling en het resultaat van de beoordeling van de blootstelling aan beperkende maatregelen;
• b. dit geen invloed heeft op het vermogen van dit hoger personeelslid om zijn taken of functies effectief uit te voeren; en
• c. deze combinatie van taken geen aanleiding geeft tot belangenverstrengeling, zoals conflicten tussen operationele en controletaken die aan dit personeelslid zijn opgedragen.

Het leidinggevend orgaan dient het leidinggevend personeelslid toe te staan de in de paragrafen 19 tot en met 21 bepaalde taken toe te wijzen en te delegeren aan andere personeelsleden die handelen onder leiding en toezicht van het hoger personeelslid, op voorwaarde dat de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de effectieve uitvoering van die taken op het hoger personeelslid blijft rusten.

Ongeacht de institutionele regelingen dienen financiële instellingen ervoor te zorgen dat:

• a. het hoger personeelslid effectief kan coördineren en samenwerken met interne controlefuncties; en
• b. het hoger personeelslid verslag kan uitbrengen aan en rechtstreeks toegang heeft tot het leidinggevend orgaan in de leidinggevende en toezichtfunctie.

Als de financiële instelling deel uitmaakt van een groep, dient het leidinggevend orgaan van de financiële moederinstelling een hoger personeelslid op groepsniveau aan te stellen.

4.1.3.2 De rol van het hoger personeelslid

Het hogere personeelslid dient beleidslijnen, procedures en controles te ontwikkelen, in te voeren en in stand te houden die toereikend zijn om de naleving van beperkende maatregelen door de financiële instelling te waarborgen en die in verhouding staan tot de blootstelling van de financiële instelling aan beperkende maatregelen.

Het hoger personeelslid dient:

• a. de maatregelen te nemen die nodig zijn om naleving van hoofdstuk 4.2 over de beoordeling van blootstelling aan beperkende maatregelen te waarborgen;
• b. de maatregelen te nemen die nodig zijn om naleving van hoofdstuk 4.3 over beleidslijnen en procedures inzake beperkende maatregelen te waarborgen;
• c. regelmatig adequate informatie te verstrekken aan het leidinggevend orgaan, zodat het zijn taken zoals omschreven in de hoofdstukken 4.1.1 en 4.1.2 kan uitvoeren. Managementinformatie dient ten minste het volgende te bevatten:
• i) wijzigingen in de blootstelling aan beperkende maatregelen van de financiële instelling en het resultaat van de beoordeling van de blootstelling aan beperkende maatregelen van de financiële instelling;
• ii) wijzigingen in regelingen inzake beperkende maatregelen en de invloed daarvan op de financiële instelling;
• iii) statistieken en informatie met betrekking tot:
•  het aantal gegenereerde alerts;
•  het aantal alerts die nog moeten worden geanalyseerd;
•  het aantal meldingen dat is ingediend bij de relevante nationale autoriteit die bevoegd is voor de uitvoering van beperkende maatregelen⁵ en/of bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, zoals vereist onder toepasselijke wetgeving;
•  de gemiddelde tijd tussen de terecht positieve match en de melding die plaatsvindt aan de relevante nationale autoriteit die bevoegd is de beperkende maatregelen uit te voeren en/of aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit, zoals vereist onder toepasselijke wetgeving;
•  de waarde van bevroren tegoeden, bevroren economische middelen⁶ en de aard van die tegoeden, die bij de financiële instelling worden aangehouden;
• iv) informatie over personele en technische middelen en de toereikendheid van deze middelen in het licht van de blootstelling van de financiële instelling aan beperkende maatregelen;
• v) gebreken of tekortkomingen die zijn vastgesteld in verband met de beleidslijnen, procedures en controles van de financiële instelling, met inbegrip van opmerkingen van de bevoegde autoriteiten voor het toezicht op de beleidslijnen, procedures en controles voor de uitvoering van beperkende maatregelen;
• vi) gevallen van schending en omzeiling van beperkende maatregelen en de redenen voor die overtreding en omzeiling;
• vii) voorstellen over hoe eventuele wijzigingen moeten worden aangepakt in regelgevingsvereisten of in de blootstelling aan beperkende maatregelen, of over eventuele gebreken of tekortkomingen in de beleidslijnen, procedures of controles van de financiële instelling met betrekking tot beperkende maatregelen, die zijn vastgesteld en gevallen van schending en omzeiling van beperkende maatregelen die zijn gesignaleerd.
• d. alle schendingen van beperkende maatregelen te melden aan de relevante nationale autoriteiten die bevoegd zijn om de beperkende maatregelen uit te voeren en/of aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit zoals vereist door de toepasselijke wetgeving;
• e. doeltreffend en constructief samen te werken met relevante nationale autoriteiten die bevoegd zijn om beperkende maatregelen uit te voeren en met de bevoegde toezichthoudende autoriteit zoals vereist door de toepasselijke wetgeving.

⁵ https://finance.ec.europa.eu/eu-and-world/sanctions-restrictive-measures/overview-sanctions-and-related-resources_en#contact.

⁶ Zie artikel 2, punt (5) en (6) van Richtlijn (EU) 2024/1226.

Als de financiële instelling deel uitmaakt van een groep, dient het hoger personeelslid op groepsniveau de doeltreffendheid te beoordelen van de beleidslijnen, procedures en controles voor de naleving van relevante beperkende maatregelen van filialen, dochtermaatschappijen, tussenpersonen, distributeurs en agenten, indien van toepassing. De uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de naleving van beperkende maatregelen rust op elke entiteit van de groep.

Het hogere personeelslid dient toezicht te houden op de voorbereiding en uitvoering van het opleidingsprogramma zoals nader omschreven in hoofdstuk 4.4.