4.1 Quadro di governance e ruolo dell’organo di gestione

Gli istituti finanziari dovrebbero dotarsi di un quadro di governance atto a garantire che le politiche, le procedure e i controlli finalizzati all’attuazione di misure restrittive siano adeguati e attuati in modo efficace.

L’organo di gestione dell’istituto finanziario dovrebbe approvare la strategia dell’ente stesso finalizzata all’osservanza di misure restrittive e sorvegliarne l’attuazione mediante le politiche, le procedure e i controlli necessari a garantire l’attuazione delle suddette misure restrittive. L’insieme dei membri dell’organo di gestione dovrebbe essere a conoscenza del fatto che l’istituto finanziario è esposto a misure restrittive e vulnerabile in termini di elusione delle stesse.

Se l’attività dell’istituto finanziario è diretta da un’unica persona, quest’ultima può incaricare un alto dirigente di svolgere la funzione di organo di gestione a norma del paragrafo 4.

Se l’istituto finanziario è la capogruppo di un gruppo come definito all’articolo 2, punti 9 e 11, della direttiva 2013/34/UE (² ), l’organo di gestione di tale capogruppo dovrebbe garantire che tutti gli organi di gestione, le linee di attività e le unità interne, ivi compresa ciascuna funzione di controllo interno delle filiazioni del gruppo, disponga delle informazioni necessarie per poter

(² ) Direttiva 2013/34/UE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 26 giugno 2013, relativa ai bilanci d’esercizio, ai bilanci consolidati e alle relative relazioni di talune tipologie di imprese, recante modifica della direttiva 2006/43/CE del Parlamento europeo e del Consiglio e abrogazione delle direttive 78/660/CEE e 83/349/CEE del Consiglio. osservare le misure restrittive. La responsabilità ultima dell’osservanza di misure restrittive compete a ciascuna entità del gruppo.

Se un istituto finanziario è la capogruppo di un gruppo, l’organo di gestione di tale capogruppo dovrebbe garantire che le filiazioni del suddetto gruppo effettuino la propria valutazione dell’esposizione a misure restrittive di cui alla sezione 4.2 coordinandosi tra loro e sulla base di una metodologia comune che rispecchi le specificità del gruppo.

4.1.1 Ruolo dell’organo di gestione nella sua funzione di supervisione strategica

Nella sua funzione di supervisione strategica l’organo di gestione dovrebbe essere responsabile della supervisione e del monitoraggio dei controlli interni e del quadro di governance di cui l’istituto finanziario si è dotato ai fini dell’osservanza di misure restrittive, in modo da garantirne l’efficacia in conformità delle disposizioni di cui alla sezione 4.3.

Oltre alle disposizioni di cui agli Orientamenti EBA/GL/2021/05 (³ ), nella sua funzione di supervisione l’organo di gestione di un istituto finanziario dovrebbe:

• a. essere informato degli esiti dell’ultima valutazione dell’esposizione a misure restrittive in conformità delle disposizioni di cui alla sezione 4.2;
• b. sorvegliare e monitorare, mediante la funzione di controllo interno, fino a che punto le politiche e le procedure relative alle misure restrittive siano adeguate ed efficaci in conformità delle disposizioni di cui alla sezione 4.3 alla luce dell’esposizione alle suddette misure restrittive e dei rischi di elusione delle stesse cui l’istituto finanziario è esposto nonché predisporre misure adeguate a garantire che ove necessario siano adottate azioni correttive;
• c. valutare con frequenza quanto meno annuale l’efficacia della funzione di controllo dell’osservanza di misure restrittive, ivi compresi politiche, procedure e controlli interni, anche in termini di adeguatezza delle risorse umane e tecniche destinate all’osservanza delle suddette misure restrittive.

Se un istituto finanziario è la capogruppo di un gruppo, l’organo di gestione di tale capogruppo dovrebbe altresì svolgere tutti i compiti di cui al paragrafo 9 a livello di gruppo. La responsabilità ultima dell’osservanza di misure restrittive compete a ciascuna entità del gruppo.

4.1.2 Ruolo dell’organo di gestione nella sua funzione di gestione

Oltre alle disposizioni di cui agli orientamenti EBA/GL/2021/05, nella sua funzione di gestione l’organo di gestione dell’istituto finanziario dovrebbe:

• a. assicurarsi di essere informato degli esiti dell’ultima valutazione dell’esposizione a misure restrittive in conformità delle disposizioni di cui alla sezione 4.2;
• b. adottare un quadro di gestione del rischio e un sistema di controllo interno adeguati e sufficientemente indipendenti dall’attività che controlla;

(³ ) Orientamenti EBA/GL/2021/05 sulla governance interna ai sensi della direttiva 2013/36/UE.

• c. approvare politiche, procedure e controlli proporzionati all’esposizione dell’istituto finanziario a misure restrittive e adeguati a garantire l’osservanza di misure restrittive da parte dello stesso istituto finanziario;
• d. garantire l’efficace attuazione dei processi dell’istituto finanziario finalizzati all’osservanza di misure restrittive;
• e. predisporre la struttura organizzativa e operativa necessaria per conformarsi efficacemente alla strategia adottata dall’organo di gestione in materia di misure restrittive;
• f. garantire che le risorse umane e tecniche destinate all’osservanza di misure restrittive siano adeguate e commisurate all’esposizione degli enti alle suddette misure restrittive;
• g. se le funzioni operative preposte all’osservanza di misure restrittive sono esternalizzate, assicurare che tali disposizioni siano conformi agli orientamenti ABE/GL/2019/02 (⁴ ) e farsi trasmettere dal fornitore di servizi relazioni periodiche sull’efficacia del sistema per informarne l’organo di gestione.

Se l’istituto finanziario è la capogruppo di un gruppo, l’organo di gestione di tale capogruppo dovrebbe garantire che tutti i compiti di cui al paragrafo 11 siano svolti anche a livello di filiazioni e che le politiche e le procedure messe in atto siano allineate con le politiche e le procedure del gruppo nella misura consentita dal diritto nazionale applicabile.

4.1.3 Ruolo del membro del personale di alto livello incaricato di garantire l’osservanza di misure restrittive

4.1.3.1 Nomina del membro del personale di alto livello

Gli istituti finanziari dovrebbero nominare un membro del personale di alto livello incaricato di svolgere le funzioni e i compiti di cui ai paragrafi da 19 a 21. L’organo di gestione dovrebbe garantire che il membro del personale di alto livello conosca e comprenda le misure restrittive in maniera sufficiente a svolgere efficacemente le proprie funzioni.

L’organo di gestione può assegnare tale ruolo a un membro del personale di alto livello che ha già altri compiti o funzioni in seno all’istituto finanziario (come il responsabile in materia di misure di contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo o il responsabile della conformità), a condizione che:

• a. tale nomina sia giustificata dalle dimensioni e dalla complessità dell’istituto finanziario e dall’esito della valutazione dell’esposizione a misure restrittive;
• b. la nomina non pregiudichi la capacità di tale membro del personale di alto livello di svolgere efficacemente i propri compiti o funzioni;

(⁴ ) Orientamenti EBA/GL/2019/02 in materia di esternalizzazione, destinati a essere sostituiti dagli Orientamenti EBA/GL/XXXX/XX in materia di sana gestione dei rischi di terzi.

• c. questa concomitanza di compiti non dia origine a conflitti di interesse, per esempio sotto forma di incompatibilità tra le funzioni operative e quelle di controllo assegnate a tale membro del personale.

L’organo di gestione dovrebbe consentire al membro del personale di alto livello di assegnare e delegare i compiti di cui ai paragrafi da 19 a 21 ad altri membri del personale che agiscono sotto la direzione e la supervisione del membro del personale di alto livello, a condizione che la responsabilità ultima per l’effettivo adempimento di tali compiti rimanga in capo al membro del personale di alto livello.

Indipendentemente dalle disposizioni interne, gli enti finanziari dovrebbero garantire che il membro del personale di alto livello:

• a. possa coordinarsi e cooperare efficacemente con gli addetti alle funzioni di controllo interno;
• b. sia in grado di riferire direttamente all’organo di gestione nella funzione di gestione e di supervisione strategica.

Se l’istituto finanziario fa parte di un gruppo, l’organo di gestione dell’istituto finanziario capogruppo deve nominare un membro del personale di alto livello a livello del gruppo.

4.1.3.2 Ruolo del membro del personale di alto livello

Il membro del personale di alto livello dovrebbe elaborare, attuare e mantenere aggiornate politiche, procedure e controlli adeguati a garantire l’osservanza di misure restrittive da parte dell’istituto finanziario e proporzionati all’esposizione dello stesso istituto finanziario alle suddette misure restrittive.

Il membro del personale di alto livello dovrebbe:

• a. adottare le misure necessarie a garantire la conformità alle disposizioni di cui alla sezione 4.2 relativa alla valutazione dell’esposizione a misure restrittive;
• b. adottare le misure necessarie a garantire la conformità alle disposizioni di cui alla sezione 4.3 relativa all’efficacia delle politiche e delle procedure in materia di misure restrittive;
• c. fornire periodicamente informazioni adeguate all’organo di gestione per consentirgli di svolgere le proprie funzioni di cui alla sezione 4.1.1 e alla sezione 4.1.2. Le informazioni all’organo di gestione dovrebbero includere quanto meno:
• i) le modifiche all’esposizione dell’istituto finanziario a misure restrittive e l’esito della valutazione di tale esposizione;
• ii) le modifiche ai regimi di misure restrittive e il loro impatto sull’istituto finanziario;
• iii) statistiche e informazioni relative a:
•  il numero di segnalazioni generate;
•  il numero di segnalazioni in attesa di analisi;
•  il numero di relazioni presentate all’autorità nazionale competente per l’attuazione di misure restrittive (⁵ ) e/o all’autorità di vigilanza competente in conformità della normativa applicabile;
•  il tempo medio intercorso tra un vero riscontro positivo e la relazione presentata all’autorità nazionale competente per l’attuazione di misure restrittive e/o all’autorità di vigilanza competente in conformità della normativa applicabile;
•  il valore dei fondi e/o delle risorse economiche congelati (⁶ ) e il tipo di attività detenuti presso l’istituto finanziario;
• iv) informazioni sulle risorse umane e tecniche e sull’adeguatezza di tali risorse alla luce dell’esposizione dell’istituto finanziario a misure restrittive;
• v) carenze o lacune individuate in relazione alle politiche, alle procedure e ai controlli dell’istituto finanziario in materia di misure restrittive, comprese le osservazioni trasmesse dalle autorità competenti per la supervisione delle politiche, delle procedure e dei controlli finalizzati all’attuazione delle suddette misure restrittive;
• vi) i casi di violazione e di elusione di misure restrittive con i relativi motivi;
• vii) proposte relative alle modalità atte a gestire eventuali modifiche dei requisiti normativi o dell’esposizione a misure restrittive o eventuali carenze o lacune in relazione alle politiche, alle procedure e ai controlli sulle misure restrittive dell’istituto finanziario che sono state individuate e casi di violazione e di elusione di misure restrittive che sono stati constatati;
• d. segnalare tutte le violazioni di misure restrittive alle autorità nazionali competenti per l’attuazione di misure restrittive e/o all’autorità di vigilanza competente in conformità della normativa applicabile;
• e. collaborare in modo efficace e costruttivo con le autorità nazionali competenti per l’attuazione di misure restrittive e con l’autorità di vigilanza competente in conformità della normativa applicabile.

Se l’istituto finanziario fa parte di un gruppo, il membro del personale di alto livello a livello di gruppo dovrebbe valutare l’efficacia delle politiche, delle procedure e dei controlli in termini di osservanza di misure restrittive pertinenti presso le succursali, le filiazioni, gli intermediari, i distributori e gli agenti, se del caso. La responsabilità ultima dell’osservanza di misure restrittive compete a ciascuna entità del gruppo.

Il membro del personale di alto livello dovrebbe supervisionare la preparazione e l’erogazione del programma di formazione, come specificato nella sezione 4.4.

(⁵ ) https://finance.ec.europa.eu/eu-and-world/sanctions-restrictive-measures/overview-sanctions-and-related-resources_en#contact.

(⁶ ) Cfr. articolo 2, punti 5 e 6, della direttiva (UE) 2024/1226.