4.1 Rahmen für die Governance und Aufgaben des Leitungsorgans

Die Finanzinstitute sollten einen Rahmen für die Governance einrichten, um sicherzustellen, dass die Strategien, Verfahren und Kontrollen für die Umsetzung restriktiver Maßnahmen angemessen sind und wirksam umgesetzt werden.

Das Leitungsorgan des Finanzinstituts sollte dafür verantwortlich sein, die Strategie des Finanzinstituts zur Einhaltung restriktiver Maßnahmen zu genehmigen und ihre Umsetzung mittels Strategien, Verfahren und Kontrollen zu überwachen, die erforderlich sind, um die Umsetzung restriktiver Maßnahmen sicherzustellen. Alle Mitglieder des Leitungsorgans sollten sich des Risikos, dem das Finanzinstitut durch restriktive Maßnahmen unterliegt, und seiner Anfälligkeit für die Umgehung restriktiver Maßnahmen bewusst sein.

Werden die Geschäfte des Finanzinstituts von einer einzigen Person geführt, so kann diese Person ein Mitglied der oberen Führungsebene mit der Wahrnehmung der Aufgaben des Leitungsorgans nach Absatz 4 beauftragen.

Handelt es sich bei dem Finanzinstitut um das Mutterunternehmen einer Gruppe im Sinne von Artikel 2 Nummer 9 und Nummer 11 der Richtlinie 2013/34/EU² , sollte das Leitungsorgan des Mutterunternehmens sicherstellen, dass jedes Leitungsorgan, jeder Geschäftsbereich und jede interne Einheit, einschließlich jeder internen Kontrollfunktion der Tochterunternehmen der Gruppe, über die relevanten Informationen verfügt, um restriktive Maßnahmen einhalten zu können. Letztlich sind die einzelnen Unternehmen der Gruppe für die Einhaltung der restriktiven Maßnahmen verantwortlich.

² Richtlinie 2013/34/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Juni 2013 über den Jahresabschluss, den konsolidierten Abschluss und damit verbundene Berichte von Unternehmen bestimmter Rechtsformen und zur Änderung der Richtlinie 2006/43/EG des Europäischen Parlaments und des Rates und zur Aufhebung der Richtlinien 78/660/EWG und 83/349/EWG des Rates.

Handelt es sich bei einem Finanzinstitut um das Mutterunternehmen einer Gruppe, sollte das Leitungsorgan des Mutterunternehmens sicherstellen, dass die Tochterunternehmen der Gruppe ihre eigenen Risikobewertungen in Bezug auf restriktive Maßnahmen gemäß Abschnitt 4.2 in koordinierter Weise und auf der Grundlage einer gemeinsamen Methodik durchführen, die den Besonderheiten der Gruppe Rechnung trägt.

4.1.1 Aufgaben des Leitungsorgans in seiner Aufsichtsfunktion

Das Leitungsorgan in seiner Aufsichtsfunktion sollte für die Beaufsichtigung und Überwachung des internen Kontroll- und Governance-Rahmens verantwortlich sein, den das Finanzinstitut zur Einhaltung von restriktiven Maßnahmen gemäß Abschnitt 4.3 eingerichtet hat, um sicherzustellen, dass dieser wirksam ist.

Zusätzlich zu den Bestimmungen der Leitlinien EBA/GL/2021/05³ sollte das Leitungsorgan eines Finanzinstituts in seiner Aufsichtsfunktion:

• a. über die Ergebnisse der letzten Risikobewertung in Bezug auf restriktive Maßnahmen gemäß Abschnitt 4.2 informiert sein;
• b. im Rahmen der internen Kontrollfunktion beaufsichtigen und überwachen, inwieweit die Strategien und Verfahren für restriktive Maßnahmen gemäß Abschnitt 4.3 angesichts des Risikos durch restriktive Maßnahmen und des Risikos einer Umgehung restriktiver Maßnahmen, dem das Finanzinstitut ausgesetzt ist, angemessen und wirksam sind, und geeignete Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass erforderlichenfalls Korrekturmaßnahmen getroffen werden;
• c. mindestens einmal jährlich eine Bewertung des wirksamen Funktionierens der Compliance-Funktion für restriktive Maßnahmen durchführen, insbesondere hinsichtlich interner Strategien, Verfahren und Kontrollen, einschließlich der Angemessenheit der für die Einhaltung restriktiver Maßnahmen bereitgestellten personellen und technischen Ressourcen.

³ Leitlinien EBA/GL/2021/05 zur internen Governance gemäß der Richtlinie 2013/36/EU.

Ist ein Finanzinstitut das Mutterunternehmen einer Gruppe, so sollte das Leitungsorgan dieses Mutterunternehmens auch alle in Absatz 9 genannten Aufgaben auf Gruppenebene wahrnehmen. Letztlich sind die einzelnen Unternehmen der Gruppe für die Einhaltung der restriktiven Maßnahmen verantwortlich.

4.1.2 Aufgaben des Leitungsorgans in seiner Leitungsfunktion

Zusätzlich zu den Bestimmungen der Leitlinien EBA/GL/2021/05 sollte das Leitungsorgan des Finanzinstituts in seiner Leitungsfunktion:

• a. sicherstellen, dass es über die Ergebnisse der letzten Risikobewertung in Bezug auf restriktive Maßnahmen gemäß Abschnitt 4.2 informiert;
• b. einen angemessenen Rahmen für das Risikomanagement und ein internes Kontrollsystem einrichten, das von der kontrollierten Geschäftstätigkeit hinreichend unabhängig ist;
• c. Strategien, Verfahren und Kontrollen genehmigen, die in einem angemessenen Verhältnis zu dem Risiko stehen, dem das Finanzinstitut durch die restriktiven Maßnahmen ausgesetzt ist, und die geeignet sind, die Einhaltung der restriktiven Maßnahmen durch das Finanzinstitut zu gewährleisten;
• d. die wirksame Umsetzung der Verfahren des Finanzinstituts zur Einhaltung der restriktiven Maßnahmen sicherstellen;
• e. die organisatorische und operative Struktur einrichten, die für die wirksame Umsetzung der vom Leitungsorgan angenommenen Strategie für restriktive Maßnahmen erforderlich ist;
• f. sicherstellen, dass die personellen und technischen Ressourcen, die für die Einhaltung der restriktiven Maßnahmen bereitgestellt werden, angemessen sind und in einem ausgewogenen Verhältnis zu dem Risiko stehen, dem das Finanzinstitut durch die restriktiven Maßnahmen ausgesetzt ist;
• g. wenn operative Aufgaben im Zusammenhang mit der Einhaltung restriktiver Maßnahmen ausgelagert werden, sicherstellen, dass diese Vereinbarungen den Leitlinien EBA/GL/2019/02⁴ entsprechen, und regelmäßige Berichte des Dienstleisters über die Wirksamkeit des Systems zur Unterrichtung des Leitungsorgans empfangen.

⁴ Leitlinien EBA/GL/2019/02 zu Auslagerungen, die durch die Leitlinien EBA/GL/XXXX/XX zur zuverlässigen Steuerung des Risikos durch Dritte ersetzt werden sollen.

Wenn das Finanzinstitut das Mutterunternehmen einer Gruppe ist, sollte das Leitungsorgan dieses Mutterunternehmens sicherstellen, dass alle in Absatz 11 genannten Aufgaben auch auf der Ebene der Tochterunternehmen wahrgenommen werden und dass die festgelegten Strategien und Verfahren mit den Verfahren und Strategien der Gruppe in Einklang stehen, soweit dies nach dem anwendbaren nationalen Recht zulässig ist. 4.1.3 Rolle des leitenden Mitarbeiters, der für die Einhaltung von restriktiven Maßnahmen zuständig ist

4.1.3.1 Benennung des leitenden Mitarbeiters

Die Finanzinstitute sollten einen leitenden Mitarbeiter benennen, der für die Wahrnehmung der in den Absätzen 19 bis 21 aufgeführten Funktionen und Aufgaben zuständig ist. Das Leitungsorgan sollte sicherstellen, dass der leitende Mitarbeiter über die erforderlichen Kenntnisse und das notwendige Verständnis der restriktiven Maßnahmen verfügt, um seine Aufgaben wirksam wahrnehmen zu können.

Das Leitungsorgan kann diese Aufgabe einem leitenden Mitarbeiter übertragen, der bereits andere Aufgaben oder Funktionen innerhalb des Finanzinstituts wahrnimmt (z. B. Beauftragter für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung oder leitender Compliance-Beauftragter), sofern:

• a. dies durch die Größe und Komplexität des Finanzinstituts und das Ergebnis der Risikobewertung in Bezug auf restriktive Maßnahmen gerechtfertigt ist;
• b. dies nicht die Fähigkeit dieses leitenden Mitarbeiters beeinträchtigt, seine Aufgaben oder Funktionen wirksam wahrzunehmen, und
• c. diese Kombination von Aufgaben nicht zu Interessenkonflikten führt, wie z. B. Konflikten zwischen operativen Aufgaben und Kontrollaufgaben, die dem betreffenden Mitarbeiter übertragen wurden.

Das Leitungsorgan sollte dem leitenden Mitarbeiter gestatten, die in den Absätzen 19 bis 21 genannten Aufgaben anderen Mitarbeitern, die unter der Leitung und Aufsicht des leitenden Mitarbeiters tätig sind, zuzuweisen und zu übertragen, sofern die letztendliche Verantwortung für die wirksame Ausführung dieser Aufgaben bei dem leitenden Mitarbeiter verbleibt.

Unabhängig von den institutionellen Regelungen sollten die Finanzinstitute sicherstellen, dass:

• a. der leitende Mitarbeiter in der Lage ist, die internen Kontrollfunktionen wirksam zu koordinieren und mit ihnen zusammenzuarbeiten; und
• b. der leitende Mitarbeiter Bericht erstatten kann und direkten Zugang zum Leitungsorgan in seiner Leitungs- und Aufsichtsfunktion hat.

Ist das Finanzinstitut Teil einer Gruppe, sollte das Leitungsorgan des Mutterfinanzinstituts einen leitenden Mitarbeiter auf Gruppenebene ernennen.

4.1.3.2 Rolle des leitenden Mitarbeiters

Der leitende Mitarbeiter sollte Strategien, Verfahren und Kontrollen entwickeln, einführen und aufrechterhalten, die geeignet sind, die Einhaltung der restriktiven Maßnahmen durch das Finanzinstitut zu gewährleisten, und die in einem angemessenen Verhältnis zu dem Risiko stehen, dem das Finanzinstitut durch restriktive Maßnahmen ausgesetzt ist.

Der leitende Mitarbeiter sollte:

• a. die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um die Einhaltung von Abschnitt 4.2 über die Risikobewertung in Bezug auf restriktive Maßnahmen sicherzustellen;
• b. die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um die Einhaltung von Abschnitt 4.3 über wirksame Strategien und Verfahren für restriktive Maßnahmen sicherzustellen;
• c. regelmäßige und angemessene Informationen für das Leitungsorgan bereitstellen, damit dieses seine Aufgaben gemäß Abschnitt 4.1.1 und Abschnitt 4.1.2 wahrnehmen kann; die Informationen für das Leitungsorgan sollten mindestens Folgendes umfassen:
• i) Änderungen des Risikos, dem das Finanzinstitut durch restriktive Maßnahmen unterliegt, und das Ergebnis der Risikobewertung für das Finanzinstitut in Bezug auf restriktive Maßnahmen;
• ii) Änderungen der Regelungen für restriktive Maßnahmen und ihre Auswirkungen auf das Finanzinstitut;
• iii) Statistiken und Informationen in Bezug auf:
•  die Zahl der ausgegebenen Warnmeldungen;
•  die Zahl der zur Analyse anstehenden Warnmeldungen;
•  die Zahl der Meldungen, die der für die Umsetzung der restriktiven Maßnahmen⁵ zuständigen nationalen Behörde und/oder der zuständigen Aufsichtsbehörde gemäß den geltenden Rechtsvorschriften übermittelt wurden;
•  die durchschnittliche Zeitspanne zwischen dem echt-positiven Treffer und der Meldung, die der für die Umsetzung der restriktiven Maßnahmen zuständigen nationalen Behörde und/oder der zuständigen Aufsichtsbehörde gemäß den geltenden Rechtsvorschriften übermittelt wurde;
•  den Wert der eingefrorenen Gelder und wirtschaftlichen Ressourcen⁶ und die Art dieser bei dem Finanzinstitut gehaltenen Vermögenswerte;
• iv) Angaben zu den personellen und technischen Ressourcen und deren Angemessenheit im Hinblick auf das Risiko des Finanzinstituts durch restriktive Maßnahmen;
• v) Mängel oder Unzulänglichkeiten, die im Zusammenhang mit den Strategien, Verfahren und Kontrollen des Finanzinstituts hinsichtlich restriktiver Maßnahmen festgestellt wurden, einschließlich etwaiger Bemerkungen der für die Überwachung der Strategien, Verfahren und Kontrollen in Bezug auf die Umsetzung restriktiver Maßnahmen zuständigen Behörden;
• vi) Fälle, in denen gegen restriktive Maßnahmen verstoßen oder diese umgangen wurden, und die Gründe für den Verstoß oder die Umgehung;
• vii) Vorschläge für den Umgang mit Änderungen der aufsichtlichen Anforderungen oder Risiken, die sich aus restriktiven Maßnahmen ergeben, oder mit festgestellten Mängeln oder Unzulänglichkeiten in den Strategien, Verfahren oder Kontrollen des Finanzinstituts in Bezug auf restriktive Maßnahmen sowie mit festgestellten Fällen eines Verstoßes oder einer Umgehung restriktiver Maßnahmen.
• d. Meldung aller Verstöße gegen restriktive Maßnahmen an die für die Umsetzung der restriktiven Maßnahmen zuständigen nationalen Behörden und/oder die zuständige Aufsichtsbehörde gemäß den geltenden Rechtsvorschriften;
• e. wirksame und konstruktive Zusammenarbeit mit den für die Umsetzung der restriktiven Maßnahmen zuständigen nationalen Behörden und der zuständigen Aufsichtsbehörde gemäß den geltenden Rechtsvorschriften.

⁵ https://finance.ec.europa.eu/eu-and-world/sanctions-restrictive-measures/overview-sanctions-and-related-resources_en#contact.

⁶ Siehe Artikel 2, Nummer 5 und Nummer 6 der Richtlinie (EU) 2024/1226.

Wenn das Finanzinstitut Teil einer Gruppe ist, sollte der leitende Mitarbeiter auf Gruppenebene die Wirksamkeit der Strategien, Verfahren und Kontrollen zur Einhaltung der einschlägigen restriktiven Maßnahmen bewerten, und zwar gegebenenfalls über Zweigstellen, Tochterunternehmen, Vermittler, Vertriebsstellen und Agenten hinweg. Letztlich sind die einzelnen Unternehmen der Gruppe für die Einhaltung der restriktiven Maßnahmen verantwortlich.

Der leitende Mitarbeiter sollte die Vorbereitung und Durchführung des Schulungsprogramms gemäß Abschnitt 4.4 überwachen.