4.1 Juhtimisraamistik ja juhtorgani roll

Finantseerimisasutused peaksid kehtestama juhtimisraamistiku, et tagada piiravate meetmete rakendamise eeskirjade, menetluste ja kontrollide asjakohasus ja tõhus rakendamine.

Finantseerimisasutuse juhtorgan peaks vastutama finantseerimisasutuse piiravate meetmete järgimise strateegia heakskiitmise ja selle rakendamise järelevalve eest piiravate meetmete rakendamise tagamiseks vajalike eeskirjade, menetluste ja kontrollide kaudu. Kõik juhtorgani liikmed peaksid olema teadlikud finantseerimisasutuse avatusest piiravatele meetmetele ja tema haavatavusest piiravatest meetmetest kõrvalehoidmise suhtes.

Kui finantseerimisasutuse tegevust juhib üks isik, võib see isik määrata kõrgema juhi täitma juhtorgani ülesandeid vastavalt punktile 4.

Kui finantseerimisasutus on direktiivi 2013/34/EL artikli 2 punktis 9 ja punktis 11 määratletud kontserni emaettevõtja, peaks emaettevõtja² juhtorgan tagama, et igal juhtorganil, äriliinil ja siseüksusel, sealhulgas kontserni tütarettevõtjate sisekontrolli igal funktsioonil on vajalik teave piiravate meetmete järgimiseks. Lõplikult vastutab piiravate meetmete järgimise eest kontserni iga üksus.

² Euroopa Parlamendi ja nõukogu 26. juuni 2013. aasta direktiiv 2013/34/EL teatavat liiki ettevõtjate aruandeaasta finantsaruannete, konsolideeritud finantsaruannete ja nendega seotud aruannete kohta ja millega muudetakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiivi 2006/43/EÜ ning tunnistatakse kehtetuks nõukogu direktiivid 78/660/EMÜ ja 83/349/EMÜ.

Kui finantseerimisasutus on kontserni emaettevõtja, peaks emaettevõtja juhtorgan tagama, et kontserni tütarettevõtjad hindavad oma piiravate meetmete riskipositsiooni vastavalt punktis 4.2 sätestatuga kooskõlastatud viisil ja ühise metoodika alusel, mis kajastab kontserni eripärasid.

4.1.1 Järelevalvefunktsiooni täitva juhtorgani roll

Järelevalvefunktsiooni täitev juhtorgan peaks vastutama finantseerimisasutuse poolt punkti 4.3 kohaselt piiravate meetmete järgimiseks kehtestatud sisekontrolli- ja juhtimisraamistiku järelevalve ja seire eest, et tagada selle tõhusus.

Lisaks suunistes EBA/GL/2021/05³ sätestatud sätetele peaks finantseerimisasutuse juhtorgan oma järelevalvefunktsiooni täitmisel:

• a. saama vastavalt punktile 4.2 viimaste piiravate meetmete riskipositsiooni hindamise tulemuste teavet;
• b. jälgib ja kontrollib sisekontrolli funktsiooni kaudu, mis ulatuses on piiravate meetmete eeskirjad ja menetlused vastavalt punktile 4.3 piisavad ja tõhusad, arvestades finantseerimisasutusele kehtestatud piiravate meetmete ja piiravatest meetmetest kõrvalehoidmise riski, ning võtab asjakohased meetmed, et tagada vajaduse korral parandusmeetmete võtmine;
• c. hindab vähemalt kord aastas piiravate meetmete järgimise funktsiooni, sealhulgas sise-eeskirjade, menetluste ja kontrollide tõhusat toimimist, sealhulgas piiravate meetmete järgimiseks eraldatud inim- ja tehniliste ressursside asjakohasust.

³ Suunised EBA/GL/2021/05 direktiivi 2013/36/EL kohase sisejuhtimise kohta.

Kui finantseerimisasutus on kontserni emaettevõtja, peaks selle emaettevõtja juhtorgan täitma kõiki punktis 9 viidatud ülesandeid ka kontserni tasandil. Lõplikult vastutab piiravate meetmete järgimise eest kontserni iga üksus.

4.1.2 Juhtimisfunktsiooni täitva juhtorgani roll

Lisaks suunistes EBA/GL/2021/05 sätestatud sätetele peaks finantseerimisasutuse juhtorgan oma juhtimisfunktsiooni täitmisel:

• a. tagama, et teda teavitatakse viimase piiravate meetmete riskipositsiooni hindamise tulemustest vastavalt punktile 4.2;
• b. võtma vastu asjakohase riskijuhtimisraamistiku ja sisekontrollisüsteemi, mis on piisavalt sõltumatu kontrollitavast äritegevusest;
• c. kinnitama eeskirjad, menetlused ja kontrollid, mis on proportsionaalsed finantseerimisasutuse piiravate meetmete riskipositsiooniga ja piisavad, et tagada finantseerimisasutuse vastavus piiravatele meetmetele;
• d. tagama finantseerimisasutuses piiravate meetmete järgimiseks vajalike protsesside tõhus rakendamine;
• e. rakendama organisatsiooni- ja tegevusstruktuuri, mida on vaja juhtorgani poolt vastu võetud piiravate meetmete strateegia tõhusaks järgimiseks;
• f. tagama, et piiravate meetmete järgimiseks eraldatud inim- ja tehnilised ressursid on asjakohased ja proportsionaalsed piiravate meetmetega, millega puutuvad kokku finantseerimisasutused;
• g. kui tegevusülesanded seoses piiravate meetmete järgimisega antakse allhanke korras, tagama, et need korraldused on kooskõlas suunistega EBA/GL/2019/02⁴ , ning saavad teenuseosutajalt korrapäraselt aruandeid süsteemi tõhususe kohta, et teavitada juhtorganit.

⁴ Suunised EBA/GL/2019/02 allhankekorralduse kohta, mis asendatakse suunistega EBA/GL/XXXX/XX kolmandate isikute riskide usaldusväärse juhtimise kohta.

Kui finantseerimisasutus on kontserni emaettevõtja, peaks selle emaettevõtja juhtorgan tagama, et kõiki punktis 11 viidatud ülesandeid täidetakse ka tütarettevõtjate tasandil ning kehtestatud eeskirjad ja menetlused oleksid kooskõlas kontserni menetluste ja eeskirjadega, kohaldatava riikliku õigusega lubatud ulatuses.

4.1.3 Piiravate meetmete järgimise eest vastutava kõrgema töötaja roll

4.1.3.1 Kõrgema töötaja määramine

Finantseerimisasutused peaksid määrama kõrgema töötaja, kes vastutab punktides 19–21 sätestatud funktsioonide ja ülesannete täitmise eest. Juhtorgan peaks tagama, et kõrgem töötaja teab ja mõistab piiravaid meetmeid, et täita oma ülesandeid tõhusalt.

Juhtorgan võib määrata selle rolli kõrgemale töötajale, kellel juba on muid ülesandeid või funktsioone finantseerimisasutuses (nt rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise vastavuskontrolli eest vastutav isik või vastavuskontrolli juht), kui:

• a. see on põhjendatud finantseerimisasutuse suuruse ja keerukusega ning piiravate meetmete riskipositsiooni hindamise tulemusega;
• b. see ei mõjuta nimetatud kõrgema töötaja võimet täita tõhusalt oma kohustusi või ülesandeid ning
• c. selline ülesannete kombinatsioon ei tekita huvide konflikte, näiteks konflikte sellele töötajale antud operatiiv- ja kontrolliülesannete vahel.

Juhtorgan peaks võimaldama kõrgemal töötajal määrata ja delegeerida punktides 19–21 sätestatud ülesandeid teistele töötajatele, kes tegutsevad tema juhtimisel ja järelevalve all, kui lõplik vastutus nende ülesannete tegeliku täitmise eest jääb kõrgemale töötajale.

Olenemata institutsionaalsest korraldusest peaksid finantseerimisasutused tagama, et:

• a. kõrgem töötaja suudab koordineerida ja teha tõhusat koostööd sisekontrolli funktsioonidega ning
• b. kõrgem töötaja suudab anda aru juhtimis- ja järelevalvefunktsiooni täitvale juhtorganile ning tal on sellele otsene juurdepääs.

Kui finantseerimisasutus kuulub konsolideerimisgruppi, peaks emaettevõtjana tegutseva finantseerimisasutuse juhtorgan määrama konsolideerimisgrupi tasandi kõrgema töötaja.

4.1.3.2 Kõrgema töötaja roll

Kõrgem töötaja peaks koostama, kehtestama ja säilitama eeskirjad, menetlused ja kontrollid, mis on piisavad, et tagada finantseerimisasutuse vastavus piiravatele meetmetele, ja mis on proportsionaalsed finantseerimisasutuse piiravate meetmete riskipositsiooniga.

Kõrgem töötaja peaks:

• a. võtma vajalikud meetmed, et tagada vastavus punktile 4.2, mis käsitleb piiravate meetmete riskipositsiooni hindamist;
• b. võtma vajalikud meetmed, et tagada vastavus punktile 4.3, mis käsitleb tõhusate piiravate meetmete eeskirju ja menetlusi;
• c. andma juhtorganile korrapärast ja piisavat teavet, mis võimaldab tal täita punktides 4.1.1 ja 4.1.2 määratletud ülesandeid. Juhtorganile antav teave peaks sisaldama vähemalt järgmist:
• i) finantseerimisasutuse piiravate meetmete riskipositsiooni muutused ja finantseerimisasutuse piiravate meetmete riskipositsiooni hindamise tulemused;
• ii) piiravate meetmete režiimide muutused ja nende mõju finantseerimisasutusele;
• iii) statistika ja teave seoses järgmisega:
•  genereeritud hoiatusteadete arv;
•  analüüsi ootavate hoiatusteadete arv;
•  piiravate meetmete rakendamiseks pädevale riiklikule asutusele⁵ ja/või pädevale järelevalveasutusele kohaldatavate õigusaktide kohaselt esitatud aruannete arv;
•  tõese positiivse vaste ja piiravate meetmete rakendamiseks pädevale riiklikule asutusele ja/või pädevale järelevalveasutusele kohaldatavate õigusaktide kohaselt esitatud teavituse vaheline keskmine aeg;
•  finantseerimisasutuses hoitavate külmutatud rahaliste vahendite ja külmutatud majandusressursside⁶ väärtus ning nende varade olemus;
• iv) teave inim- ja tehniliste ressursside ning nende piisavuse kohta, arvestades finantseerimisasutuse piiravate meetmete riskipositsiooni;
• v) finantseerimisasutuse piiravate meetmete eeskirjade, menetluste ja kontrolliga seoses tuvastatud puudused või puudujäägid, sealhulgas pädevate asutuste tähelepanekud piiravate meetmete rakendamise eeskirjade, menetluste ja kontrollide järelevalveks;
• vi) piiravate meetmete rikkumise ja nendest kõrvalehoidmise juhtumid ning nende rikkumise ja kõrvalehoidmise põhjused;
• vii) ettepanekud, kuidas käsitleda regulatiivsete nõuete muudatusi või piiravate meetmete riskipositsiooni muudatusi või finantseerimisasutuse piiravate meetmete eeskirjades, menetlustes või kontrollides tuvastatud puudusi või puudujääke ning tuvastatud piiravate meetmete rikkumise ja nendest kõrvalehoidmise juhtumeid.
• d. teatama kõigist piiravate meetmete rikkumistest asjakohastele riiklikele asutustele, kes on pädevad rakendama piiravaid meetmeid, ja/või pädevale järelevalveasutusele, nagu nõutakse kohaldatavates õigusaktides;
• e. tegema tõhusat ja konstruktiivset koostööd asjaomaste riiklike asutustega, kes on pädevad piiravate meetmete rakendamiseks, ja pädeva järelevalveasutusega, nagu nõutakse kohaldatavate õigusaktidega.

⁵ https://finance.ec.europa.eu/eu-and-world/sanctions-restrictive-measures/overview-sanctions-and-related-resources_en#contact.

⁶ Vt direktiivi (EL) 2024/1226 artikli 2 punktid 5 ja 6.

Kui finantseerimisasutus kuulub konsolideerimisgruppi, peaks konsolideerimisgrupi tasandi kõrgem töötaja hindama asjakohaste piiravate meetmete järgimise eeskirjade, menetluste ja kontrollide tõhusust filiaalides, tütarettevõtjates, vahendajates, turustajates ja agentides, kui asjakohane. Lõplikult vastutab piiravate meetmete järgimise eest kontserni iga üksus.

Kõrgem töötaja peaks tegema koolitusprogrammi ettevalmistamise ja rakendamise järelevalvet, nagu on kirjeldatud punktis 4.4.