4.1 Ram för styrning och ledningsorganets roll

Finansiella institut bör inrätta en ram för styrning för att säkerställa att strategier, förfaranden och kontroller för genomförandet av restriktiva åtgärder är adekvata och genomförs effektivt.

Det finansiella institutets ledningsorgan bör ansvara för att godkänna det finansiella institutets strategi för efterlevnad av restriktiva åtgärder och för att övervaka dess genomförande genom de strategier, förfaranden och kontroller som krävs för att säkerställa genomförandet av restriktiva åtgärder. Alla ledamöter i ledningsorganet bör vara medvetna om det finansiella institutets exponering för restriktiva åtgärder och dess utsatthet för kringgående av restriktiva åtgärder.

Om det finansiella institutets verksamhet leds av en enda person får denna person utse en senior befattningshavare för att utföra ledningsorganets uppgifter i enlighet med punkt 4.

Om det finansiella institutet är moderföretag i en koncern enligt definitionerna i artikel 2.9 och 2.11 i direktiv 2013/34/EU² , bör moderföretagets ledningsorgan säkerställa att varje ledningsorgan, affärsområde och intern enhet, inbegripet varje intern kontrollfunktion i koncernens dotterföretag, har den information som krävs för att kunna följa restriktiva åtgärder. Det yttersta ansvaret för efterlevnaden av restriktiva åtgärder ligger hos varje enhet i koncernen.

² Europaparlamentets och rådets direktiv 2013/34/EU av den 26 juni 2013 om årsbokslut, koncernredovisning och rapporter i vissa typer av företag, om ändring av Europaparlamentets och rådets direktiv 2006/43/EG och om upphävande av rådets direktiv 78/660/EEG och 83/349/EEG.

Om ett finansiellt institut är moderföretag i en koncern bör moderföretagets ledningsorgan säkerställa att koncernens dotterföretag genomför en egen exponeringsbedömning avseende restriktiva åtgärder, enligt vad som anges i avsnitt 4.2, på ett samordnat sätt och på grundval av en gemensam metod som återspeglar koncernens särdrag.

4.1.1 Ledningsorganets tillsynsfunktion

I sin tillsynsfunktion bör ledningsorganet ansvara för att kontrollera och övervaka ramen för intern kontroll och styrning som det finansiella institutet har inrättat för att följa restriktiva åtgärder, för att säkerställa att den är effektiv, i enlighet med avsnitt 4.3.

Utöver bestämmelserna i riktlinjerna EBA/GL/2021/05³ , bör ledningsorganet i sin tillsynsfunktion

• a. informeras om resultaten av den senaste exponeringsbedömningen avseende restriktiva åtgärder, i enlighet med avsnitt 4.2,
• b. kontrollera och övervaka, genom funktionen för intern kontroll, i vilken utsträckning strategierna och förfarandena för restriktiva åtgärder är adekvata och effektiva, i enlighet med avsnitt 4.3, mot bakgrund av exponeringen för restriktiva åtgärder och de risker för kringgående av restriktiva åtgärder som det finansiella institutet är exponerat för, samt vidta lämpliga åtgärder för att säkerställa att korrigerande åtgärder vidtas vid behov,
• c. minst en gång om året bedöma huruvida funktionen för efterlevnad av restriktiva åtgärder, inbegripet interna strategier, förfaranden och kontroller, fungerar på ett effektivt sätt, inbegripet huruvida de personalresurser och tekniska resurser som avsatts för efterlevnad av restriktiva åtgärder är lämpliga.

³ Riktlinjer (EBA/GL/2021/05) för intern styrning enligt direktiv 2013/36/EU.

Om ett finansiellt institut är moderföretag i en koncern bör ledningsorganet för det moderföretaget också utföra alla de uppgifter som avses i punkt 9 på koncernnivå. Det yttersta ansvaret för efterlevnaden av restriktiva åtgärder ligger hos varje enhet i koncernen. 4.1.2 Ledningsorganets ledningsfunktion

Utöver bestämmelserna i riktlinjerna EBA/GL/2021/05, bör ledningsorganet i sin ledningsfunktion

• a. säkerställa att det informeras om resultaten av den senaste exponeringsbedömningen avseende restriktiva åtgärder, i enlighet med avsnitt 4.2,
• b. anta en lämplig ram för riskhantering och ett system för intern kontroll som är tillräckligt oberoende av den verksamhet som kontrolleras,
• c. godkänna strategier, förfaranden och kontroller som står i proportion till det finansiella institutets exponering för restriktiva åtgärder och är adekvata för att säkerställa det finansiella institutets efterlevnad av restriktiva åtgärder,
• d. säkerställa ett effektivt genomförande av det finansiella institutets processer för efterlevnad av restriktiva åtgärder,
• e. genomföra den organisatoriska och operativa struktur som krävs för att på ett effektivt sätt följa den strategi för restriktiva åtgärder som antagits av ledningsorganet,
• f. säkerställa att de personalresurser och tekniska resurser som avsatts för efterlevnad av restriktiva åtgärder är lämpliga och står i proportion till institutets exponering för restriktiva åtgärder,
• g. om operativa funktioner avseende efterlevnad av restriktiva åtgärder utkontrakteras, säkerställa att dessa arrangemang överensstämmer med riktlinjerna EBA/GL/2019/02⁴ , och regelbundet få rapporter från tjänsteleverantören om systemets effektivitet för att informera ledningsorganet.

⁴ Riktlinjer (EBA/GL/2019/02) för utkontraktering, som ska ersättas av riktlinjer (EBA/GL/XXXX/XX) för sund hantering av tredjepartsrisker.

Om det finansiella institutet är moderföretag i en koncern bör ledningsorganet för det moderföretaget säkerställa att alla de uppgifter som avses i punkt 11 också utförs på dotterföretagsnivå och att de strategier och förfaranden som införts är förenliga med koncernens förfaranden och strategier, i den utsträckning det är tillåtet enligt tillämplig nationell lagstiftning.

4.1.3 Rollen för den seniora tjänsteman som ansvarar för efterlevnaden av restriktiva åtgärder

4.1.3.1 Utnämning av den seniora tjänstemannen

Finansiella institut bör utse en senior tjänsteman som ansvarar för att utföra de funktioner och uppgifter som anges i punkterna 19–21. Ledningsorganet bör se till att den seniora tjänstemannen har den kunskap och förståelse avseende restriktiva åtgärder som krävs för att kunna fullgöra sina uppgifter på ett effektivt sätt.

Ledningsorganet får tilldela denna roll till en senior tjänsteman som redan har andra uppgifter eller funktioner inom det finansiella institutet (såsom den ansvarige för regelefterlevnad för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism eller chefen för regelefterlevnad), förutsatt att

• a. detta motiveras av det finansiella institutets storlek och komplexitet och resultatet av exponeringsbedömningen avseende restriktiva åtgärder,
• b. detta inte påverkar den seniora tjänstemannens förmåga att utföra sina uppgifter eller funktioner på ett effektivt sätt,
• c. denna kombination av uppgifter inte ger upphov till några intressekonflikter, såsom konflikter mellan den seniora tjänstemannens operativa uppgifter och kontrolluppgifter.

Ledningsorganet bör göra det möjligt för den seniora tjänstemannen att tilldela och delegera de uppgifter som anges i punkterna 19–21 till annan personal som agerar under den seniora tjänstemannens ledning och överinseende, förutsatt att det yttersta ansvaret för att dessa uppgifter utförs på ett effektivt sätt ligger kvar hos den seniora tjänstemannen.

Oberoende av de institutionella arrangemangen bör finansiella institut se till att

• a. den seniora tjänstemannen kan samordna arbetet och samarbeta på ett effektivt sätt med funktionerna för intern kontroll,
• b. den seniora tjänstemannen kan rapportera och har direkt tillgång till ledningsorganet i dess lednings- och tillsynsfunktion.

Om det finansiella institutet ingår i en koncern bör ledningsorganet för moderföretaget utse en senior tjänsteman på koncernnivå.

4.1.3.2 Den seniora tjänstemannens roll

Den seniora tjänstemannen bör utveckla, införa och upprätthålla strategier, förfaranden och kontroller som är adekvata för att säkerställa att det finansiella institutet följer de restriktiva åtgärderna och som står i proportion till det finansiella institutets exponering för restriktiva åtgärder.

Den seniora tjänstemannen bör göra följande:

• a. Vidta de åtgärder som är nödvändiga för att säkerställa efterlevnad av avsnitt 4.2 om exponeringsbedömningen avseende restriktiva åtgärder.
• b. Vidta de åtgärder som är nödvändiga för att säkerställa efterlevnad av avsnitt 4.3 om effektiva strategier och förfaranden för restriktiva åtgärder.
• c. Förse ledningsorganet med regelbunden och adekvat information så att det kan utföra sina uppgifter enligt avsnitt 4.1.1 och avsnitt 4.1.2. Sådan information bör åtminstone omfatta följande:
• i) Förändringar gällande det finansiella institutets exponering för restriktiva åtgärder och resultatet av det finansiella institutets exponeringsbedömning avseende restriktiva åtgärder.
• ii) Förändringar gällande system för restriktiva åtgärder och deras inverkan på det finansiella institutet.
• iii) Statistik och information avseende
•  antalet genererade larm,
•  antalet larm som ska analyseras,
•  antalet rapporter som lämnats till den relevanta nationella myndighet som är behörig att genomföra restriktiva åtgärder⁵ och/eller till den behöriga tillsynsmyndigheten enligt tillämplig lagstiftning,
•  den genomsnittliga tiden mellan en sann positiv matchning och rapporteringen till den relevanta nationella myndighet som är behörig att genomföra restriktiva åtgärder och/eller till den behöriga tillsynsmyndigheten enligt tillämplig lagstiftning,
•  värdet av de frysta penningmedel och de frysta ekonomiska resurser⁶ , samt dessa tillgångars karaktär, som innehas av det finansiella institutet.
• iv) Information om personalresurser och tekniska resurser och om huruvida dessa resurser är tillräckliga mot bakgrund av det finansiella institutets exponering för restriktiva åtgärder.
• v) Brister eller tillkortakommanden som identifierats avseende det finansiella institutets strategier, förfaranden och kontroller för genomförandet av restriktiva åtgärder, inbegripet iakttagelser som gjorts av behöriga myndigheter avseende tillsyn av strategier, förfaranden och kontroller för genomförandet av restriktiva åtgärder.
• vi) Överträdelser och kringgående av restriktiva åtgärder samt skälen till detta.
• vii) Förslag om hur man kan åtgärda eventuella förändringar avseende lagstadgade krav eller exponeringen för restriktiva åtgärder, eller eventuella brister eller tillkortakommanden i det finansiella institutets strategier, förfaranden eller kontroller för genomförandet av restriktiva åtgärder som har identifierats samt överträdelser och kringgående av restriktiva åtgärder som har identifierats.
• d. Rapportera alla överträdelser av restriktiva åtgärder till de relevanta nationella myndigheter som är behöriga att genomföra restriktiva åtgärder och/eller till den behöriga tillsynsmyndigheten enligt tillämplig lagstiftning.
• e. Samarbeta på ett effektivt och konstruktivt sätt med de relevanta nationella myndigheter som är behöriga att genomföra restriktiva åtgärder och den behöriga tillsynsmyndigheten enligt tillämplig lagstiftning.

⁵ https://finance.ec.europa.eu/eu-and-world/sanctions-restrictive-measures/overview-sanctions-and-related-resources_en#contact.

⁶ Se artikel 2.5 och 2.6 i direktiv (EU) 2024/1226.

Om det finansiella institutet ingår i en koncern bör den seniora tjänstemannen på koncernnivå bedöma effektiviteten hos strategier, förfaranden och kontroller gällande efterlevnad av relevanta restriktiva åtgärder med avseende på filialer, dotterföretag, förmedlare, distributörer och ombud, i förekommande fall. Det yttersta ansvaret för efterlevnaden av restriktiva åtgärder ligger hos varje enhet i koncernen.

Den seniora tjänstemannen bör övervaka utarbetandet och genomförandet av utbildningsprogrammet i enlighet med avsnitt 4.4.