4.1 Okvir upravljanja in vloga upravljalnega organa

Finančne institucije bi morale vzpostaviti okvir upravljanja za zagotovitev, da so politike, postopki in kontrole za izvajanje omejevalnih ukrepov ustrezni in se učinkovito izvajajo.

Upravljalni organ finančne institucije je odgovoren za odobritev strategije finančne institucije za spoštovanje omejevalnih ukrepov in za nadzor nad njenim izvajanjem prek politik, postopkov in kontrol, potrebnih za zagotovitev izvajanja omejevalnih ukrepov. Vsi člani upravljalnega organa morajo biti seznanjeni z izpostavljenostjo finančne institucije omejevalnim u krepom in njeno ranljivostjo za izogibanje omejevalnim ukrepom.

Če poslovanje finančne institucije vodi ena oseba, lahko ta oseba za opravljanje funkcije upravljalnega organa v skladu z odstavkom 4 pooblasti višjega vodstvenega delavca.

Če je finančna institucija obvladujoče podjetje v skupini, kot sta opredeljena v členu 2, točki 9 in 11, Direktive 2013/34/EU² , bi moral upravljalni organ obvladujočega podjetja zagotoviti, da ima vsak upravljalni organ, poslovno področje in notranja enota, vključno z vsako funkcijo notranje kontrole odvisnih podjetij v skupini, ustrezne informacije, da lahko spoštuje omejevalne ukrepe. Končno odgovornost za spoštovanje omejevalnih ukrepov nosi vsak subjekt skupine.

² Direktiva 2013/34/EU Evropskega parlamenta in Sveta z dne 26. junija 2013 o letnih računovodskih izkazih, konsolidiranih računovodskih izkazih in povezanih poročilih nekaterih vrst podjetij, spremembi Direktive 2006/43/ES Evropskega parlamenta in Sveta ter razveljavitvi direktiv Sveta 78/660/EGS in 83/349/EGS.

Če je finančna institucija obvladujoče podjetje v skupini, bi moral upravljalni organ obvladujočega podjetja zagotoviti, da odvisna podjetja v skupini izvedejo lastno oceno izpostavljenosti omejevalnim ukrepom, kot je določeno v oddelku 4.2, na usklajen način in na podlagi skupne metodologije, ki odraža posebnosti skupine.

4.1.1 Vloga upravljalnega organa v nadzorni funkciji

Upravljalni organ v nadzorni funkciji bi moral biti odgovoren za nadzor in spremljanje okvira notranjih kontrol in upravljanja, ki ga je finančna institucija vzpostavila za spoštovanje omejevalnih ukrepov, da se zagotovi njegova učinkovitost v skladu z oddelkom 4.3.

Poleg določb iz Smernic EBA/GL/2021/05³ bi moral upravljalni organ finančne institucije v nadzorni funkciji:

• a. biti obveščen o rezultatih najnovejše ocene izpostavljenosti omejevalnim ukrepom v skladu z oddelkom 4.2;
• b. prek funkcije notranjih kontrol nadzorovati in spremljati, v kolikšni meri so politike in postopki na področju omejevalnih ukrepov ustrezni in učinkoviti v skladu z oddelkom 4.3 glede na izpostavljenost omejevalnim ukrepom in tveganja izogibanja omejevalnim ukrepom, ki jim je izpostavljena finančna institucija, ter sprejeti ustrezne ukrepe za zagotovitev, da se po potrebi sprejmejo popravni ukrepi;
• c. vsaj enkrat letno oceniti učinkovitost delovanja funkcije zagotavljanja skladnosti z omejevalnimi ukrepi, vključno z notranjimi politikami, postopki in kontrolami, med drugim ustreznost človeških in tehničnih virov, dodeljenih za spoštovanje omejevalnih ukrepov.

³ Smernice EBA/GL/2021/05 o notranjem upravljanju v skladu z Direktivo 2013/36/EU.

Če je finančna institucija obvladujoče podjetje v skupini, bi moral upravljalni organ tega obvladujočega podjetja vse naloge iz odstavka 9 opravljati tudi na ravni skupine. Končno odgovornost za spoštovanje omejevalnih ukrepov nosi vsak subjekt skupine.

4.1.2 Vloga upravljalnega organa v vodstveni funkciji

Poleg določb iz Smernic EBA/GL/2021/05 bi moral upravljalni organ finančne institucije v vodstveni funkciji:

• a. zagotoviti, da je obveščen o rezultatih najnovejše ocene izpostavljenosti omejevalnim ukrepom v skladu z oddelkom 4.2;
• b. sprejeti ustrezen okvir za upravljanje tveganj in sistem notranje kontrole, ki je dovolj neodvisen od dejavnosti, ki jo nadzoruje;
• c. odobriti politike, postopke in kontrole, ki so sorazmerni z izpostavljenostjo finančne institucije omejevalnim ukrepom in ustrezni za zagotavljanje, da finančna institucija spoštuje omejevalne ukrepe;
• d. zagotoviti učinkovito izvajanje postopkov finančne institucije za spoštovanje omejevalnih ukrepov;
• e. uvesti organizacijsko in operativno strukturo, potrebno za učinkovito upoštevanje strategije na področju omejevalnih ukrepov, ki jo je sprejel upravljalni organ;
• f. zagotoviti, da so človeški in tehnični viri, dodeljeni za spoštovanje omejevalnih ukrepov, ustrezni in sorazmerni z izpostavljenostjo institucij omejevalnim ukrepom;
• g. če so operativne funkcije zagotavljanja skladnosti z omejevalnimi ukrepi oddane v zunanje izvajanje, zagotoviti, da so te ureditve v skladu s Smernicami EBA/GL/2019/02⁴ , in od ponudnika storitev prejemati redna poročila o učinkovitosti sistema, namenjena obveščanju upravljalnega organa.

⁴ Smernice EBA/GL/2019/02 o zunanjem izvajanju, ki bodo nadomeščene s Smernicami EBA/GL/XXX/XX o dobrem upravljanju tveganj tretjih oseb.

Kadar je finančna institucija obvladujoče podjetje v skupini, bi moral upravljalni organ tega obvladujočega podjetja zagotavljati, da se vse naloge iz odstavka 11 izvajajo tudi na ravni odvisnih podjetij ter da so vzpostavljene politike in postopki usklajeni s postopki in politikami skupine, kolikor je to dovoljeno v skladu z veljavno nacionalno zakonodajo.

4.1.3 Vloga višjega uslužbenca, odgovornega za spoštovanje omejevalnih ukrepov

4.1.3.1 Imenovanje višjega uslužbenca

Finančne institucije bi morale imenovati višjega uslužbenca, odgovornega za opravljanje funkcij in nalog iz odstavkov 19 do 21. Upravljalni organ bi moral zagotoviti, da višji uslužbenec pozna in razume omejevalne ukrepe, kot je to potrebno za učinkovito izpolnjevanje njegovih funkcij.

Upravljalni organ lahko to vlogo dodeli višjemu uslužbencu, ki ima že druge dolžnosti ali funkcije v finančni instituciji (npr. odgovorna oseba za skladnost s predpisi o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma ali glavna odgovorna oseba za s kladnost), če:

• a. je to utemeljeno glede na velikost in kompleksnost finančne institucije ter rezultat ocene izpostavljenosti omejevalnim ukrepom;
• b. to ne vpliva na zmožnost tega višjega uslužbenca, da učinkovito opravlja svoje dolžnosti ali funkcije, in
• c. ta kombinacija nalog ne povzroča navzkrižij interesov, kot so navzkrižja med operativnimi in kontrolnimi nalogami, dodeljenimi temu uslužbencu.

Upravljalni organ bi moral višjemu uslužbencu omogočiti, da naloge iz odstavkov 19 do 21 dodeli in prenese na druge uslužbence, ki delujejo pod vodstvom in nadzorom višjega uslužbenca, če končno odgovornost za učinkovito izpolnjevanje teh nalog še naprej nosi višji uslužbenec.

Ne glede na institucionalne ureditve bi morale finančne institucije zagotoviti:

• a. da lahko višji uslužbenec učinkovito usklajuje funkcije notranje kontrole in z njimi sodeluje ter
• b. da lahko višji uslužbenec poroča upravljalnemu organu v vodstveni in nadzorni funkciji ter ima neposreden dostop do njega.

Če je finančna institucija del skupine, bi moral upravljalni organ obvladujoče finančne institucije imenovati višjega uslužbenca na ravni skupine.

4.1.3.2 Vloga višjega uslužbenca

Višji uslužbenec bi moral razviti, vzpostaviti in vzdrževati politike, postopke in kontrole, ki so primerni za zagotavljanje, da finančna institucija spoštuje omejevalne ukrepe, in sorazmerni z izpostavljenostjo finančne institucije omejevalnim ukrepom.

Višji uslužbenec bi moral:

• a. sprejeti potrebne ukrepe za zagotovitev skladnosti z oddelkom 4.2 o oceni izpostavljenosti omejevalnim ukrepom;
• b. sprejeti ukrepe, potrebne za zagotovitev skladnosti z oddelkom 4.3 o učinkovitih politikah in postopkih na področju omejevalnih ukrepov;
• c. upravljalnemu organu zagotavljati redne in ustrezne informacije, ki mu omogočajo izvajanje funkcij, kot so opredeljene v oddelkih 4.1.1 in 4.1.2. Upravljavske informacije bi morale vključevati vsaj:
• i) spremembe izpostavljenosti finančne institucije omejevalnim ukrepom in rezultat ocene izpostavljenosti finančne institucije omejevalnim ukrepom;
• ii) spremembe režimov omejevalnih ukrepov in njihov vpliv na finančno institucijo;
• iii) statistične podatke in informacije o:
•  številu ustvarjenih opozoril;
•  številu opozoril, ki čakajo na analizo;
•  številu poročil, predloženih zadevnemu nacionalnemu organu, pristojnemu za izvajanje omejevalnih ukrepov⁵ , in/ali pristojnemu nadzornemu organu, kot se zahteva z veljavno zakonodajo;
•  povprečnem času med resnično pozitivnim ujemanjem in poročilom, predloženim ustreznemu nacionalnemu organu, pristojnemu za izvajanje omejevalnih ukrepov, in/ali pristojnemu nadzornemu organu, kot se zahteva z veljavno zakonodajo;
•  vrednosti zamrznjenih sredstev in zamrznjenih gospodarskih virov⁶ ter naravi teh sredstev, ki se hranijo v finančni instituciji;
• iv) informacije o človeških in tehničnih virih ter ustreznosti teh virov glede na izpostavljenost finančne institucije omejevalnim ukrepom;
• v) ugotovljene pomanjkljivosti v zvezi s politikami, postopki in kontrolami finančne institucije glede omejevalnih ukrepov, vključno z ugotovitvami pristojnih organov za nadzor politik, postopkov in kontrol za izvajanje omejevalnih ukrepov;
• vi) primere kršitev omejevalnih ukrepov in izogibanja tem ukrepom ter razloge za take kršitve in izogibanje;
• vii) predloge, kako obravnavati morebitne spremembe regulativnih zahtev ali izpostavljenosti omejevalnim ukrepom ali morebitne pomanjkljivosti politik, postopkov ali kontrol finančne institucije na področju omejevalnih ukrepov, ki so bile ugotovljene, ter primere kršitev in izogibanja omejevalnim ukrepom, ki so bili ugotovljeni;
• d. o morebitnih kršitvah omejevalnih ukrepov poročati ustreznim nacionalnim organom, pristojnim za izvajanje omejevalnih ukrepov, in/ali pristojnemu nadzornemu organu, kot se zahteva z veljavno zakonodajo;
• e. učinkovito in konstruktivno sodelovati z ustreznimi nacionalnimi organi, pristojnimi za izvajanje omejevalnih ukrepov, in pristojnim nadzornim organom, kot se zahteva z veljavno zakonodajo.

⁵ https://finance.ec.europa.eu/eu-and-world/sanctions-restrictive-measures/overview-sanctions-and-related-resources_en#contact.

⁶ Glej člen 2, točki 5 in 6, Direktive (EU) 2024/1226.

Kadar je finančna institucija del skupine, bi moral višji uslužbenec na ravni skupine oceniti učinkovitost politik, postopkov in kontrol za zagotavljanje skladnosti z ustreznimi omejevalnimi ukrepi v vseh podružnicah, odvisnih podjetjih, posrednikih, distr ibuterjih in zastopnikih, kadar je to ustrezno. Končno odgovornost za spoštovanje omejevalnih ukrepov nosi vsak subjekt skupine.

Višji uslužbenec bi moral nadzorovati pripravo in izvajanje programa usposabljanja, kot je določeno v oddelku 4.4.