4.1 Ramy zarządzania i rola organu zarządzającego

Instytucje finansowe powinny wprowadzić ramy zarządzania w celu zapewnienia, aby polityki, procedury i mechanizmy kontroli służące wdrażaniu środków ograniczających były adekwatne i skutecznie wdrażane.

Organ zarządzający instytucji finansowej powinien być odpowiedzialny za zatwierdzanie strategii instytucji finansowej w zakresie zapewnienia zgodności ze środkami ograniczającymi oraz za nadzorowanie jej wdrażania za pomocą polityk, procedur i mechanizmów kontroli niezbędnych do zapewnienia wdrażania środków ograniczających. Wszyscy członkowie organu zarządzającego powinni być świadomi narażenia instytucji finansowej na naruszenie środków ograniczających oraz jej podatności na obchodzenie środków ograniczających.

W przypadku gdy działalnością instytucji finansowej kieruje jedna osoba, może ona wyznaczyć członka kadry kierowniczej wyższego szczebla do pełnienia funkcji organu zarządzającego zgodnie z pkt 4. EBA Regular Use

W przypadku gdy instytucja finansowa jest jednostką dominującą grupy zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 9 i pkt 11 dyrektywy 2013/34/UE² , organ zarządzający jednostki dominującej powinien zapewnić, aby każdy organ zarządzający, linia biznesowa i jednostka wewnętrzna, w tym każda jednostka kontroli wewnętrznej jednostek zależnych grupy, posiada ła odpowiednie informacje umożliwiające zapewnienie zgodności ze środkami ograniczającymi. Ostateczna odpowiedzialność za zapewnienie zgodności ze środkami ograniczającymi spoczywa na każdym podmiocie należącym do grupy.

² Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z dnia 26 czerwca 2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek, zmieniająca dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2006/43/WE oraz uchylająca dyrektywy Rady 78/660/EWG i 83/349/EWG.

W przypadku gdy instytucja finansowa jest jednostką dominującą grupy, organ zarządzający jednostki dominującej powinien zapewnić, aby jednostki zależne grupy przeprowadzały własną ocenę narażenia na naruszenie środków ograniczających jak określono w sekcji 4.2, w sposób skoordynowany i zgodnie ze wspólną metodyką, odzwierciedlającą specyfikę grupy.

4.1.1 Rola organu zarządzającego pełniącego funkcję nadzorczą

Organ zarządzający pełniący funkcję nadzorczą powinien odpowiadać za nadzorowanie i monitorowanie mechanizmów kontroli wewnętrznej i ram zarządzania wdrożonych przez instytucję finansową w celu zapewnienia zgodności ze środkami ograniczającymi, aby zagwarantować ich skuteczność, zgodnie z sekcją 4.3.

Oprócz przepisów określonych w wytycznych EBA/GL/2021/05³ organ zarządzający instytucji finansowej w ramach swojej funkcji nadzorczej powinien:

• a. być informowany o wynikach najnowszej oceny narażenia na naruszenie środków ograniczających, zgodnie z sekcją 4.2;
• b. nadzorować i monitorować, za pośrednictwem funkcji kontroli wewnętrznej, zakres, w jakim polityki i procedury dotyczące środków ograniczających są odpowiednie i skuteczne, zgodnie z sekcją 4.3, w świetle narażenia na naruszenie środków ograniczających i ryzyka obchodzenia środków ograniczających, na które narażona jest instytucja finansowa, a także podejmować odpowiednie działania w celu zapewnienia podjęcia środków naprawczych, gdy jest to konieczne;
• c. co najmniej raz w roku oceniać skuteczność funkcjonowania komórki ds. zgodności ze środkami ograniczającymi, m. in. wewnętrznych polityk, procedur i mechanizmów kontroli, w tym adekwatność zasobów ludzkich i technicznych przydzielonych do zapewnienia zgodności ze środkami ograniczającymi. EBA Regular Use

³ Wytyczne EBA/GL/2021/05 w sprawie zarządzania wewnętrznego na podstawie dyrektywy 2013/36/UE.

W przypadku gdy instytucja finansowa jest jednostką dominującą grupy, organ zarządzający jednostki dominującej powinien również wykonywać wszystkie zadania, o których mowa w pkt 9, na poziomie grupy. Ostateczna odpowiedzialność za zapewnienie zgodności ze środkami ograniczającymi spoczywa na każdym podmiocie należącym do grupy.

4.1.2 Rola organu zarządzającego pełniącego funkcję zarządzającą

Oprócz przepisów określonych w wytycznych EBA/GL/2021/05 organ zarządzający instytucji finansowej w ramach swojej funkcji nadzorczej powinien:

• a. upewnić się, że został poinformowany o wynikach najnowszej oceny narażenia na naruszenie środków ograniczających, zgodnie z sekcją 4.2;
• b. przyjąć odpowiednie ramy zarządzania ryzykiem i system kontroli wewnętrznej, które są wystarczająco niezależne od działalności, którą kontroluje;
• c. zatwierdzać polityki, procedury i mechanizmy kontroli, które są proporcjonalne do stopnia narażenia instytucji finansowej na naruszenie środków ograniczających i odpowiednie do zapewnienia zgodności instytucji finansowej ze środkami ograniczającymi;
• d. zapewniać skuteczne wdrażanie procesów instytucji finansowej w celu zapewnienia zgodności ze środkami ograniczającymi;
• e. wdrożyć strukturę organizacyjną i operacyjną niezbędną do skutecznego stosowania strategii w zakresie zapewnienia zgodności ze środkami ograniczającymi, przyjętej przez organ zarządzający;
• f. zapewnić, aby zasoby ludzkie i techniczne przydzielone do zapewnienia zgodności ze środkami ograniczającymi były odpowiednie i współmierne do narażenia instytucji na naruszenie środków ograniczających;
• g. jeżeli funkcje operacyjne dotyczące zgodności ze środkami ograniczającymi są przedmiotem outsourcingu, zapewnić zgodność tych rozwiązań z wytycznymi EBA/GL/2019/02⁴ oraz otrzymywać od dostawcy usług regularne sprawozdania na temat skuteczności systemu w celu przekazywania informacji organowi zarządzającemu .

⁴ W ytyczne EBA/GL/2019/02 w sprawie outsourcingu, które zostaną zastąpione Wytycznymi EBA/GL/XXX/XX w sprawie należytego zarządzania ryzykiem osób trzecich.

W przypadku gdy instytucja finansowa jest jednostką dominującą grupy, organ zarządzający tej jednostki dominującej powinien zapewnić, aby wszystkie zadania, o których mowa w pkt 11, były również wykonywane na poziomie jednostek zależnych oraz aby wprowadzone polityki i procedury były dostosowane do procedur i polityk grupy, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo krajowe. EBA Regular Use

4.1.3 Rola pracownika wyższego szczebla odpowiedzialnego za zgodność ze środkami ograniczającymi

4.1.3.1 Wyznaczenie pracownika wyższego szczebla

Instytucje finansowe powinny wyznaczyć pracownika wyższego szczebla odpowiedzialnego za wykonywanie funkcji i zadań określonych w pkt 19 – 21. Organ zarządzający powinien zapewnić, aby pracownik wyższego szczebla posiadał wiedzę i zrozumienie w zakresie środków ograniczających niezbędne do skutecznego pełnienia swoich funkcji.

Organ zarządzający może powierzyć tę funkcję pracownikowi wyższego szczebla, który pełni już inne obowiązki lub funkcje w ramach instytucji finansowej (np. pracownika ds. zgodności z przepisami AML/CFT lub dyrektor a ds. zgodności z przepisami), pod warunkiem że:

• a. jest to uzasadnione wielkością i złożonością instytucji finansowej oraz wynikami oceny narażenia na naruszenie środków ograniczających;
• b. nie ma to wpływu na zdolność tego pracownika wyższego szczebla do skutecznego wypełniania swoich obowiązków lub funkcji; oraz
• c. takie połączenie zadań nie powoduje żadnych konfliktów interesów, takich jak konflikty między zadaniami operacyjnymi i kontrolnymi przypisanymi temu pracownikowi.

Organ zarządzający powinien umożliwić pracownikowi wyższego szczebla przydzielanie i delegowanie zadań określonych w pkt 19 – 21 innym pracownikom działającym pod kierownictwem i nadzorem pracownika wyższego szczebla, pod warunkiem że ostateczna odpowiedzialność za skuteczne wykonywanie tych zadań spoczywa na pracowniku wyższego szczebla.

Niezależnie od rozwiązań instytucjonalnych instytucje finansowe powinny zapewnić, aby:

• a. pracownik wyższego szczebla może skutecznie koordynować i współpracować z jednostkami kontroli wewnętrznej; oraz
• b. pracownik wyższego szczebla może składać sprawozdania i ma bezpośredni dostęp do organu zarządzającego pełniącego funkcję zarządczą i nadzorczą .

W przypadku gdy instytucja finansowa jest częścią grupy, organ zarządzający dominującej instytucji finansowej powinien wyznaczyć pracownika wyższego szczebla na poziomie grupy.

4.1.3.2 Rola pracownika wyższego szczebla

Pracownik wyższego szczebla powinien opracować, wdrożyć i utrzymywać polityki, procedury i mechanizmy kontroli odpowiednie do zapewnienia zgodności instytucji finansowej ze środkami ograniczającymi i proporcjonalne do poziomu narażenia instytucji finansowej na naruszenie środków ograniczających .

Pracownik wyższego szczebla powinien: EBA Regular Use

• a. podejmować działania niezbędne do zapewnienia zgodności z sekcją 4.2 w zakresie oceny narażenia na naruszenie środków ograniczających;
• b. podejmować działania niezbędne do zapewnienia zgodności z sekcją 4.3 w zakresie skutecznych polityk i procedur dotyczących środków ograniczających;
• c. udzielać organowi zarządzającemu regularnych i odpowiednich informacji umożliwiające mu wykonywanie funkcji określonych w sekcji 4.1.1 i sekcji 4.1.2. Informacje zarządcze powinny obejmować co najmniej:
• i) zmiany dotyczące narażenia instytucji finansowej na naruszenie środków ograniczających oraz wynik oceny narażenia instytucji finansowej na naruszenie środków ograniczających;
• ii) zmiany w systemach środków ograniczających i ich wpływ na instytucję finansową;
• iii) dane statystyczne i informacje dotyczące:
•  liczby wygenerowanych alertów;
•  liczby alertów oczekujących na analizę;
•  liczby sprawozdań przekazanych odpowiedniemu organowi krajowemu właściwemu do wdra ż a nia środków ograniczających⁵ lub właściwemu organowi nadzorczemu zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów prawa;
•  średni czas między potwierdzonym dopasowaniem a sprawozdaniem przedłożonym odpowiedniemu organowi krajowemu właściwemu do wdrażania środków ograniczających lub właściwemu organowi nadzorczemu zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów prawa ;
•  wartość zamrożonych środków finansowych, zamrożonych zasobów gospodarczych⁶ i charakter tych środków przechowywanych w instytucji finansowej;
• iv) informacje na temat zasobów ludzkich i technicznych oraz adekwatności tych zasobów w świetle narażenia instytucji finansowej na naruszenie środków ograniczających;
• v) braki lub uchybienia stwierdzone w związku z polityką, procedurami i mechanizmami kontroli instytucji finansowej w zakresie środków ograniczających, w tym uwagi przekazane przez właściwe organy do celów nadzoru nad politykami, procedurami i mechanizmami kontroli w zakresie wdrażania środków ograniczających;
• vi) przypadki naruszenia i obejścia środków ograniczających oraz przyczyny takiego naruszenia i obejścia;
• vii) propozycje dotyczące sposobu uwzględnienia wszelkich zmian w wymogach regulacyjnych lub w narażeniu na naruszenie środków ograniczających lub wszelkich braków lub uchybień w politykach, procedurach lub mechanizmach kontroli dotyczących środków ograniczających w instytucji finansowej, które EBA Regular Use

zostały zidentyfikowane, oraz przypadki naruszenia i obejścia środków ograniczających, które zostały zidentyfikowane.

• d. zgłaszać wszelkie naruszenia środków ograniczających odpowiednim organom krajowym właściwym do wdrażania środków ograniczających lub właściwemu organowi nadzorczemu zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów prawa ;
• e. skutecznie i konstruktywnie współpracować z odpowiednimi organami krajowymi właściwymi do wdrażania środków ograniczających oraz z właściwym organem nadzorczym, zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów prawa ;

⁵ https://finance.ec.europa.eu/eu - and - world/sanctions - restrictive - measures/overview - sanctions - and - related - resources_en#contact .

⁶ Zo b. art. 2 pkt 5 i 6 dyrektywy (UE) 2024/1226.

W przypadku gdy instytucja finansowa jest częścią grupy, pracownik wyższego szczebla na poziomie grupy powinien, w stosownych przypadkach, ocenić skuteczność polityk, procedur i mechanizmów kontroli pod kątem zgodności z odpowiednimi środkami ograniczającymi w oddziałach, jednostkach zależnych, u pośredników, dystrybutorów i agentów. Ostateczna odpowiedzialność za zgodność ze środkami ograniczającymi spoczywa na każdym podmiocie należącym do grupy.

Pracownik wyższego szczebla powinien nadzorować przygotowanie i realizację programu szkoleniowego, o którym mowa w sekcji 4.4.