4.1 Okvir upravljanja i uloga upravljačkog tijela

Financijske institucije trebale bi uspostaviti okvir upravljanja kako bi osigurale da su politike, postupci i kontrole za provedbu mjera ograničavanja primjereni i da se učinkovito provode.

Upravljačko tijelo financijske institucije trebalo bi biti odgovorno za odobravanje strategije financijske institucije za usklađenost s mjerama ograničavanja i nadzor njezine provedbe putem politika, postupaka i kontrola potrebnih za osiguravanje provedbe mjera ograničavanja. Svi članovi upravljačkog tijela trebali bi biti svjesni izloženosti financijske institucije mjerama ograničavanja i njezine ranjivosti na zaobilaženje mjera ograničavanja.

Ako poslovanjem financijske institucije upravlja samo jedna osoba, ta osoba može imenovati višeg rukovoditelja za obavljanje funkcije upravljačkog tijela u skladu sa stavkom 4.

Ako je financijska institucija matično poduzeće grupe kako je definirana u članku 2. točki 9. i točki 11. Direktive 2013/34/EU² , upravljačko tijelo matičnog poduzeća trebalo bi osigurati da svako upravljačko tijelo, poslovna linija i unutarnja jedinica, uključujući svaku funkciju unutarnje kontrole poduzeća kćeri grupe, ima relevantne informacije kako bi moglo postupati u skladu s m jerama ograničavanja. Krajnju odgovornost za usklađenost s mjerama ograničavanja snosi svaki subjekt grupe.

² Direktiva 2013/34/EU Europskog parlamenta i Vijeća od 26. lipnja 2013. o godišnjim financijskim izvještajima, konsolidiranim financijskim izvještajima i povezanim izvješćima za određene vrste poduzeća, o izmjeni Direktive 2006/43/EZ Europskog parlamenta i Vijeća i o stavljanju izvan snage direktiva Vijeća 78/660/EEZ i 83/349/EEZ.

Ako je financijska institucija matično poduzeće grupe, upravljačko tijelo matičnog poduzeća trebalo bi osigurati da poduzeća kćeri grupe provode vlastitu procjenu izloženosti mjerama ograničavanja, kako je navedeno u odjeljku 4.2, na koordiniran način i na temelju zajedničke metodologije, uzimajući u obzir posebnosti grupe.

1.1.1 Uloga upravljačkog tijela u nadzornoj funkciji

Upravljačko tijelo u nadzornoj funkciji trebalo bi biti odgovorno za nadzor i praćenje unutarnjih kontrola i okvira upravljanja koji je financijska institucija uspostavila kako bi se uskladila s mjerama ograničavanja za osiguravanje njegove učinkovitosti, u skladu s odjeljkom 4.3.

Osim odredbi iz Smjernica EBA/GL/2021/05,³ upravljačko tijelo financijske institucije u nadzornoj funkciji trebalo bi:

• a. biti obaviješteno o rezultatima posljednje procjene izloženosti mjerama ograničavanja, u skladu s odjeljkom 4.2
• b. nadzirati i pratiti, putem funkcije unutarnjih kontrola, u kojoj su mjeri politike i postupci mjera ograničavanja prikladni i učinkoviti, u skladu s odjeljkom 4.3, s obzirom na izloženost mjerama ograničavanja i rizike od zaobilaženja mjera ograničavanja kojima je financijska institucija izložena te poduzimati odgovarajuće korake kako bi se osiguralo da se, prema potrebi, poduzmu korektivne mjere
• c. najmanje jednom godišnje ocjenjivati učinkovito funkcioniranje funkcije praćenja usklađenosti mjera ograničavanja, uključujući unutarnje politike, postupke i kontrole te uključujući primjerenost ljudskih i tehničkih resursa dodijeljenih za usklađivanje s m jerama ograničavanja.

³ Smjernice EBA/GL/2021/05 o internom upravljanju na temelju Direktive 2013/36/EU.

Ako je financijska institucija matično poduzeće grupe, upravljačko tijelo tog matičnog poduzeća također bi trebalo obavljati sve zadaće iz stavka 9. na razini grupe. Krajnju odgovornost za usklađenost s mjerama ograničavanja snosi svaki subjekt grupe.

1.1.2 Uloga upravljačkog tijela u nadzornoj funkciji

Osim odredbi iz Smjernica EBA/GL/2021/05, upravljačko tijelo financijske institucije u upravljačkoj funkciji trebalo bi:

• a. osigurati da je obaviješteno o rezultatima posljednje procjene izloženosti mjerama ograničavanja, u skladu s odjeljkom 4.2;.
• b. donijeti odgovarajući okvir za upravljanje rizicima i sustav unutarnje kontrole koji je dovoljno neovisan o poslovanju koje kontrolira
• c. odobravati politike, postupke i kontrole koji su razmjerni izloženosti financijske institucije mjerama ograničavanja i primjereni za osiguravanje usklađenosti financijske institucije s mjerama ograničavanja
• d. osigurati učinkovitu provedbu postupaka financijske institucije za usklađivanje s mjerama ograničavanja
• e. uspostaviti organizacijsku i operativnu strukturu potrebnu za učinkovito usklađivanje sa strategijom mjera ograničavanja koju je donijelo upravljačko tijelo
• f. osigurati da su ljudski i tehnički resursi dodijeljeni za usklađivanje s mjerama ograničavanja primjereni i razmjerni izloženosti institucije mjerama ograničavanja
• g. ako su operativne funkcije usklađenosti s mjerama ograničavanja eksternalizirane, osigurati da su ti mehanizmi u skladu sa Smjernicama EBA/GL/2019/02⁴ i primati redovita izvješća o učinkovitosti sustava od pružatelja usluga kako bi se obavijestilo upravljačko tijelo.

⁴ Smjernice EBA/GL/2019/02 za eksternalizaciju, koje će se zamijeniti Smjernicama EBA/GL/XXXX/XX o dobrom upravljanju rizicima trećih strana.

Ako je financijska institucija matično poduzeće grupe, upravljačko tijelo tog matičnog poduzeća trebalo bi osigurati da se sve zadaće iz stavka 11. obavljaju i na razini poduzeća kćeri te da su uspostavljeni postupci i politike usklađeni s postupcima i politikama grupe, u mjeri u kojoj je to dopušteno primjenjivim nacionalnim pravom.

1.1.3 Uloga člana višeg osoblja zaduženog za usklađenost s mjerama ograničavanja

4.1.3.1 Imenovanje člana višeg osoblja

Financijske institucije trebale bi imenovati člana višeg osoblja zaduženog za obavljanje funkcija i zadaća utvrđenih u stavcima od 19. do 21. Upravljačko tijelo trebalo bi osigurati da član višeg osoblja posjeduje znanje i razumijevanje mjera ograničavanja potrebnih za učinkovito obavljanje svojih funkcija.

Upravljačko tijelo može tu ulogu dodijeliti članu višeg osoblja koji već ima druge dužnosti ili funkcije unutar financijske institucije (kao što je službenik za usklađenost u području SPNFT -a ili glavni službenik za usklađenost), pod uvjetom da:

• a. je to opravdano veličinom i složenošću financijske institucije i ishodom procjene izloženosti mjerama ograničavanja
• b. to ne utječe na sposobnost tog člana višeg osoblja da učinkovito obavlja svoje dužnosti ili funkcije i
• c. ta kombinacija zadaća ne dovodi do sukoba interesa, kao što su sukobi između operativnih i kontrolnih zadaća dodijeljenih tom članu osoblja.

Upravljačko tijelo trebalo bi dopustiti članu višeg osoblja da dodjeljuje i delegira zadaće navedene u stavcima od 19. do 21. drugom osoblju koje djeluje pod vodstvom i nadzorom člana višeg osoblja, pod uvjetom da konačnu odgovornost za učinkovito ispunjavanje tih zadaća snosi član višeg osoblja.

Neovisno o institucionalnim okvirima, financijske institucije trebale bi osigurati sljedeće:

• a. da član višeg osoblja može učinkovito koordinirati funkcije unutarnje kontrole te ostvariti suradnju s njima i
• b. da član višeg osoblja može izvješćivati i imati izravan pristup upravljačkom tijelu u upravljačkoj i nadzornoj funkciji.

Ako je financijska institucija dio grupe, upravljačko tijelo matične financijske institucije trebalo bi imenovati člana višeg osoblja na razini grupe.

4.1.3.2 Uloga člana višeg osoblja

Član višeg osoblja trebao bi razviti, uspostaviti i održavati politike, postupke i kontrole koji su primjereni kako bi se osigurala usklađenost financijske institucije s mjerama ograničavanja i razmjerni izloženosti financijske institucije mjerama ograniča vanja.

Član višeg osoblja trebao bi:

• a. poduzeti potrebne mjere kako bi se osigurala usklađenost s odjeljkom 4.2 o procjeni izloženosti mjerama ograničavanja
• b. poduzeti potrebne mjere kako bi se osigurala usklađenost s odjeljkom 4.3 o učinkovitim politikama i postupcima mjera ograničavanja
• c. pružati redovite i odgovarajuće informacije upravljačkom tijelu kako bi mu se omogućilo obavljanje funkcija kako je utvrđeno u odjeljku 4.1.1 i odjeljku 4.1.2 Upravljačke informacije trebale bi uključivati barem sljedeće:
• i) promjene izloženosti financijske institucije mjerama ograničavanja i ishod procjene izloženosti financijske institucije mjerama ograničavanja
• ii) promjene režima mjera ograničavanja i njihova učinka na financijsku instituciju
• iii) statističke podatke i informacije koji se odnose na:
•  broj generiranih upozorenja
•  broj upozorenja koja čekaju analizu
•  broj izvješća podnesenih relevantnom nacionalnom tijelu nadležnom za provedbu mjera ograničavanja⁵ i/ili nadležnom nadzornom tijelu, kako je propisano primjenjivim zakonima
•  prosječno vrijeme između stvarno pozitivnog podudaranja i izvješća podnesenog relevantnom nacionalnom tijelu nadležnom za provedbu mjera ograničavanja i/ili nadležnom nadzornom tijelu, kako je propisano primjenjivim zakonima
•  vrijednost zamrznutih sredstava, zamrznutih gospodarskih izvora⁶ i prirode te imovine koja se drži u financijskoj instituciji
• iv) informacije o ljudskim i tehničkim resursima i prikladnosti tih resursa s obzirom na izloženost financijske institucije mjerama ograničavanja
• v) nepravilnosti ili nedostatke utvrđene u odnosu na politike, postupke i kontrole mjera ograničavanja financijske institucije, uključujući opažanja koja su dostavila nadležna tijela za nadzor politika, postupaka i kontrola za provedbu mjera ograničavanja
• vi) slučajeve kršenja i zaobilaženja mjera ograničavanja te razloge tih kršenja i zaobilaženja
• vii) prijedloge za rješavanje svih promjena u regulatornim zahtjevima ili izloženosti mjerama ograničavanja ili svih utvrđenih nepravilnosti ili nedostataka u politikama, postupcima ili kontrolama financijske institucije u vezi s mjerama ograničavanja te u slučajevima utvrđenih kršenja i zaobilaženja mjera ograničavanja.
• d. prijaviti sva kršenja mjera ograničavanja relevantnim nacionalnim tijelima nadležnima za provedbu mjera ograničavanja i/ili nadležnom nadzornom tijelu, kako je propisano primjenjivim zakonima
• e. djelotvorno i konstruktivno surađivati s relevantnim nacionalnim tijelima nadležnima za provedbu mjera ograničavanja i nadležnim nadzornim tijelom kako je propisano primjenjivim zakonima.

⁵ https://finance.ec.europa.eu/eu-and-world/sanctions-restrictive-measures/overview-sanctions-and-related-resources_en#contact.

⁶ Vidjeti članak 2. točke 5. i 6. Direktive (EU) 2024/1226.

Ako je financijska institucija dio grupe, član višeg osoblja na razini grupe trebao bi procijeniti učinkovitost politika, postupaka i kontrola za usklađenost s relevantnim mjerama ograničavanja u svim podružnicama, poduzećima kćerima, posrednicima, distrib uterima i zastupnicima, ako je to primjenjivo. Krajnju odgovornost za usklađenost s mjerama ograničavanja snosi svaki subjekt grupe.

Član višeg osoblja trebao bi nadzirati pripremu i provedbu programa osposobljavanja kako je navedeno u odjeljku 4.4.