4.1 Cadrul de administrare a activității și rolul organului de conducere

Instituțiile financiare trebuie să instituie un cadru de administrare a activității pentru a se asigura că politicile, procedurile și controalele de implementare a măsurilor restrictive sunt adecvate și implementate în mod eficace.

Organul de conducere al instituției financiare trebuie să fie responsabil de aprobarea strategiei instituției financiare în materie de conformare cu măsurile restrictive și de supravegherea implementării ei prin politicile, procedurile și controalele necesare care asigură implementarea măsurilor restrictive. Toți membrii organului de conducere trebuie să cunoască expunerea instituției financiare la măsurile restrictive și de vulnerabilitatea acesteia la eludarea măsurilor restrictive.

În cazul în care activitatea instituției financiare este condusă de o singură persoană, aceasta poate desemna un director executiv care să îndeplinească funcția de organ de conducere în conformitate cu punctul 4.

În cazul în care instituția financiară este întreprinderea - mamă a unui grup, așa cum este definită la articolul 2 punctul (9) și punctul (11) din Directiva 2013/34/UE² , organul de conducere al întreprinderii - mamă trebuie să se asigure că fiecare organ de conducere, linie de activitate și unitate internă, inclusiv fiecare funcție de control intern a filialelor grupului, deține informațiile relevante pentru a se putea con forma măsurilor restrictive. Responsabilitatea finală pentru conformarea cu măsurile restrictive revine fiecărei entități din grup.

² Directiva 2013/34/UE a Parlamentului European și a Consiliului din 26 iunie 2013 privind situațiile financiare anuale, situațiile financiare consolidate și rapoartele conexe ale anumitor tipuri de întreprinderi, de modificare a Directivei 2006/43/CE a Parlamentului European și a Consiliului și de abrogare a Directivelor 78/660/CEE și 83/349/CEE ale Consiliului

În cazul în care o instituție financiară este întreprinderea - mamă a unui grup, organul de conducere al întreprinderii - mamă trebuie să se asigure că filialele grupului efectuează propria evaluare a expunerii la măsuri restrictive, astfel cum se prevede la secțiunea 4.2, într -un mod coordonat și pe baza unei metodologii comune, care să reflecte particularitățile grupului.

4.1.1 Rolul organului de conducere în funcția sa de supraveghere

Organul de conducere în funcția sa de supraveghere este responsabil de supravegherea și monitorizarea cadrului de control intern și de administrare a activității pus în aplicare de instituția financiară pentru a se conform măsurilor restrictive menite pent ru a se asigura de eficacitatea acestuia, conform secțiunii 4.3.

În plus față de dispozițiile prevăzute în Ghidul EBA/GL/2021/05³ , organul de conducere al unei instituții financiare în funcția sa de supraveghere trebuie:

• a. să fie informat cu privire la rezultatele celei mai recente evaluări a expunerii la măsuri restrictive, în conformitate cu secțiunea 4.2;
• b. să supravegheze și să monitorizeze, prin funcția de control intern, cât de adecvate și eficace sunt politicile și procedurile în materie de măsuri restrictive, în temeiul secțiunii 4.3, având în vedere expunerea la măsuri restrictive și riscurile de eludare a măsurilor restrictive la care este expusă instituția financiară, și să facă demersurile adecvate pentru a se asigura că sunt luate măsuri de remediere, dacă este necesar;
• c. să evalueze, cel puțin o dată pe an, funcționarea eficace a funcției de asigurare a conformității cu măsurile restrictive, inclusiv politicile, procedurile și controalele interne, inclusiv caracterul adecvat al resurselor umane și tehnice alocate pentru a se conforma măsurilor restrictive.

³ Ghidul ABE privind cadrul de administrare a activității în temeiul Directivei 2013/36/UE (EBA/GL/2021/05).

În cazul în care o instituție financiară este întreprinderea - mamă a unui grup, organul de conducere al întreprinderii - mamă respective trebuie să îndeplinească la nivelul grupului și toate sarcinile menționate la punctul 9. Responsabilitatea finală pentru conformarea cu măsurile restrictive revine fiecărei entități din grup. 4.1.2 Rolul organului de conducere în funcția sa de conducere

Pe lângă dispozițiile prevăzute în Ghidul EBA/GL/2021/05, organul de conducere al instituției financiare, în funcția sa de conducere, trebuie:

• a. să se asigure că este informat cu privire la rezultatele celei mai recente evaluări privind expunerea la măsuri restrictive, în conformitate cu secțiunea 4.2;
• b. să adopte un cadru adecvat de gestionare a riscurilor și un sistem de control intern care să fie suficient de independent de activitatea pe care o controlează;
• c. să aprobe politici, proceduri și controale care sunt proporționale cu expunerea instituției financiare la măsuri restrictive și adecvate pentru a asigura respectarea măsurilor restrictive de către instituția financiară;
• d. să asigure implementarea eficientă a proceselor instituției financiare pentru a se conforma măsurilor restrictive;
• e. să implementeze structura organizatorică și operațională necesară pentru a respecta în mod eficace strategia privind măsurile restrictive adoptată de organul de conducere;
• f. să se asigure că resursele umane și tehnice alocate în vederea conformării cu măsurile restrictive sunt adecvate și proporționale cu expunerea instituțiilor la măsurile restrictive;
• g. în cazul în care funcțiile operaționale legate de respectarea măsurilor restrictive sunt externalizate, să se asigure că aceste acorduri sunt conforme cu Ghidul EBA/GL/2019/02⁴ și să primească de la furnizorul de servicii rapoarte periodice cu privire la eficacitatea sistemului, pentru a informa organul de conducere.

⁴ Ghidul EBA/GL/2019/02 privind acordurile de externalizare, care urmează să fie înlocuit de Ghidul EBA/GL/XXXX/XX privind buna gestionare a riscurilor unui terț.

În cazul în care instituția financiară este întreprinderea - mamă a unui grup, organul de conducere al întreprinderii - mamă respective trebuie să se asigure că toate sarcinile menționate la punctul 11 sunt îndeplinite și la nivel de filiale și că politicile și procedurile instituite sunt aliniate la pr ocedurile și politicile grupului, în măsura în care legislația națională aplicabilă permite acest lucru.

4.1.3 Rolul membrului din conducerea superioară responsabil cu respectarea măsurilor restrictive

4.1.3.1 Numirea membrului din conducerea superioară

Instituțiile financiare trebuie să numească un membru din conducerea superioară care să răspundă de executarea funcțiilor și sarcinilor prevăzute la punctele 19 -21. Organul de conducere trebuie să se asigure că membrul din conducerea superioară are cunoștințele necesare și înțelege măsurile restrictive necesare pentru a - și îndeplini funcțiile în mod eficace.

Organul de conducere poate atribui acest rol unui membru din conducerea superioară care are deja alte sarcini sau funcții în cadrul instituției financiare [de exemplu, coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului (CSB/CFT) sau coordonatorul- șef al funcției de conformitate], cu condiția ca:

• a. acest lucru să fie justificat de mărimea și complexitatea instituției financiare și de rezultatul evaluării privind expunerea la măsuri restrictive;
• b. acest lucru nu afectează capacitatea acestui membru din conducerea superioară de a - și îndeplini sarcinile sau funcțiile în mod eficace și
• c. această combinație de sarcini nu generează conflicte de interese, cum ar fi conflictele dintre sarcinile operaționale și cele de control atribuite acestui membru al personalului.

Organul de conducere trebuie să permită membrului din conducerea superioară să atribuie și să delege sarcinile prevăzute la punctele 19 - 21 altor membri ai personalului care acționează sub conducerea și supravegherea membrului din conducerea superioară, cu condiția ca responsabilitatea finală pentru îndeplinirea efectivă a sarcinilor respective să revină membrului din conducerea superioară.

Indiferent de aranjamentele instituționale, instituțiile financiare trebuie să se asigure că:

• a. membrul din conducerea superioară poate coordona și coopera eficient cu funcțiile de control intern și
• b. membrul din conducerea superioară poate raporta organului de conducere în funcția de conducere și în cea de supraveghere și are acces direct la acestea.

În cazul în care instituția financiară face parte dintr - un grup, organul de conducere al instituției financiare mamă trebuie să numească un membru din conducerea superioară la nivel de grup.

4.1.3.2 Rolul membrului din conducerea superioară

Membrul din conducerea superioară trebuie să elaboreze, să pună în aplicare și să mențină politici, proceduri și controale adecvate pentru a asigura respectarea de către instituția financiară a măsurilor restrictive și proporționale cu expunerea instituției financiare la măsurile restrictive.

Membrul din conducerea superioară trebuie:

• a. să ia măsurile necesare pentru a asigura conformarea cu secțiunea 4.2 privind evaluarea expunerii la măsuri restrictive;
• b. să ia măsurile necesare pentru a asigura conformarea cu secțiunea 4.3 privind politicile și procedurile de măsuri restrictive eficace;
• c. să furnizeze regulat informații adecvate organului de conducere pentru a - i permite să - și îndeplinească funcțiile, așa cum sunt definite la secțiunea 4.1.1 și secțiunea 4.1.2. Informațiile furnizate organului de conducere trebuie să conțină includă cel puțin:
• i) modificări ale expunerii instituției financiare la măsurile restrictive și rezultatul evaluării expunerii instituției financiare la măsurile restrictive;
• ii) modificări ale regimurilor de măsuri restrictive și impactul lor asupra instituției financiare;
• iii) statistici și informații referitoare la:
•  numărul de alerte generate;
•  numărul de alerte care așteaptă să fie analizate;
•  numărul de rapoarte transmise autorității naționale relevante competente pentru implementarea măsurilor restrictive⁵ și/sau autorității de supraveghere competente, așa cum prevede legislația aplicabilă;
•  timpul mediu dintre corespondența pozitivă reală și raportul transmis autorității naționale relevante competente în vederea implementării măsurilor restrictive și/sau autorității de supraveghere competente, așa cum prevede legislația aplicabilă;
•  valoarea fondurilor indisponibilizate, a resurselor economice indisponibilizate⁶ și natura acestor active, ținute la instituția financiară.
• iv) informații privind resursele umane și tehnice și caracterul adecvat al acestor resurse prin raportare la expunerea instituției financiare la măsuri restrictive;
• v) deficiențele sau lacunele identificate în legătură cu politicile, procedurile și controalele instituției financiare privind măsurile restrictive, inclusiv observațiile furnizate de autoritățile competente pentru supravegherea politicilor, procedurilor și controalelor privind implementarea măsurilor restrictive;
• vi) cazurile de încălcare și de eludare a măsurilor restrictive, precum și motivele acestor încălcări și eludări;
• vii) propuneri privind modul de abordare a oricăror schimbări în cerințele de reglementare sau ale expunerii la măsuri restrictive sau a oricăror deficiențe sau lacune în legătură cu politicile, procedurile sau controalele instituției financiare în materie de m ăsuri restrictive care au fost identificate și a cazurilor de încălcare și eludare a măsurilor restrictive care au fost identificate.
• d. să raporteze toate încălcările măsurilor restrictive la autoritățile naționale relevante competente pentru implementarea măsurilor restrictive și/sau la autoritatea de supraveghere competentă, așa cum prevede legislația aplicabilă;
• e. să coopereze în mod eficace și constructiv cu autoritățile naționale relevante competente pentru implementarea măsurilor restrictive și cu autoritatea de supraveghere competentă, așa cum prevede legislația aplicabilă.

⁵ https://finance.ec.europa.eu/eu - and - world/sanctions - restrictive - measures/overview - sanctions - and - related - resources_en#contact .

⁶ Vezi articolul 2 alineatele (5) și (6) din Directiva (UE) 2024/1226.

În cazul în care instituția financiară face parte dintr -un grup, membrul din conducerea superioară de la nivelul grupului trebuie să evalueze eficacitatea politicilor, procedurilor și controalelor de respectare a măsurilor restrictive relevante la nivel de sucursale, filiale, intermediari, distribuitori și agenți, după caz. Responsabilitatea finală pentru conformarea cu măsurile restrictive revine fiecărei entități din grup.

Membrul din conducerea superioară trebuie să supravegheze pregătirea și implementarea programului de instruire, așa cum se menționează la secțiunea 4.4.