4.1 Cadre de gouvernance et rôle de l’organe de direction

Les établissements financiers devraient mettre en place un cadre de gouvernance afin de garantir que les politiques, les procédures et les contrôles relatifs à la mise en œuvre des mesures restrictives sont adéquats et mis en œuvre efficacement.

L’organe de direction de l’établissement financier devrait être chargé d’approuver la stratégie de l’établissement financier concernant le respect des mesures restrictives et de superviser sa mise en œuvre au moyen des politiques, procédures et contrôles nécessaires pour garantir la mise en œuvre des mesures restrictives. Tous les membres de l’organe de direction devraient être informés de l’exposition de l’établissement financier à des mesures restrictives et de sa vulnérabilité au contournement de ces mesures.

Lorsque les activités de l’établissement financier sont dirigées par une seule personne, cette dernière peut affecter un membre de la direction pour exercer la fonction de l’organe de direction conformément au paragraphe 4.

Lorsque l’établissement financier est l’entreprise mère d’un groupe au sens de l’article 2, points 9) et 11), de la directive 2013/34/UE² , l’organe de direction de l’entreprise mère devrait veiller à ce que chaque organe de direction, ligne d’activité et service, notamment chaque fonction de contrôle interne des filiales du groupe, dispose des informations pertinentes pour être en mesure de se conformer aux mesures restrictives. La responsabilité finale du respect des mesures restrictives incombe à chaque entité du groupe.

² Directive 2013/34/UE du Parlement européen et du Conseil du 26 juin 2013 relative aux états financiers annuels, aux états financiers consolidés et aux rapports y afférents de certaines formes d’entreprises, modifiant la directive 2006/43/CE du Parlement européen et du Conseil et abrogeant les directives 78/660/CEE et 83/349/CEE du Conseil.

Lorsqu’un établissement financier est l’entreprise mère d’un groupe, l’organe de direction de l’entreprise mère devrait veiller à ce que les filiales du groupe réalisent leur propre évaluation de l’exposition à des mesures restrictives, comme indiqué à la section 4.2, de manière coordonnée et sur la base d’une méthodologie commune, reflétant les spécificités du groupe.

4.1.1 Le rôle de l’organe de direction dans sa fonction de surveillance

L’organe de direction dans sa fonction de surveillance devrait être responsable de la supervision et du suivi des contrôles internes et du cadre de gouvernance que l’établissement financier a mis en place pour se conformer aux mesures restrictives afin de garantir son efficacité, conformément à la section 4.3.

Outre les dispositions énoncées dans les orientations EBA/GL/2021/05³ , l’organe de direction d’un établissement financier dans sa fonction de surveillance devrait :

• a. être informé des résultats de la dernière évaluation de l’exposition aux mesures restrictives, conformément à la section 4.2;
• b. superviser et suivre, par l’intermédiaire de la fonction de contrôle interne, le niveau d’adéquation et d’efficacité des politiques et procédures relatives aux mesures restrictives, conformément à la section 4.3, compte tenu de l’exposition aux mesures restrictives et des risques de contournement de ces mesures auxquels l’établissement financier est exposé, et prendre les mesures appropriées pour garantir que des mesures correctives sont prises, le cas échéant;
• c. au moins une fois par an, évaluer le bon fonctionnement de la fonction de vérification de la conformité des mesures restrictives, notamment les politiques, procédures et contrôles internes, y compris le caractère approprié des ressources humaines et techniques allouées au respect des mesures restrictives.

³ Orientations EBA/GL/2021/05 sur la gouvernance interne au titre de la directive 2013/36/UE.

Lorsqu’un établissement financier est l’entreprise mère d’un groupe, l’organe de direction de cette entreprise mère devrait également accomplir toutes les tâches visées au paragraphe 9 au niveau du groupe. La responsabilité finale du respect des mesures restrictives incombe à chaque entité du groupe. 4.1.2 Le rôle de l’organe de direction dans sa fonction de direction

Outre les dispositions énoncées dans les orientations EBA/GL/2021/05, l’organe de direction de l’établissement financier dans sa fonction exécutive devrait :

• a. veiller à être informé des résultats de la dernière évaluation de l’exposition aux mesures restrictives, conformément à la section 4.2;
• b. adopter un cadre de gestion des risques et un système de contrôle interne suffisamment indépendant de l’activité qu’il contrôle, appropriés ;
• c. approuver des politiques, des procédures et des contrôles proportionnés à l’exposition de l’établissement financier aux mesures restrictives et adéquats pour garantir le respect de ces mesures par l’établissement financier;
• d. garantir l’application effective des processus mis en œuvre par l’établissement financier pour se conformer aux mesures restrictives;
• e. mettre en œuvre la structure organisationnelle et opérationnelle nécessaire pour se conformer efficacement à la stratégie en matière de mesures restrictives adoptée par l’organe de direction;
• f. veiller à ce que les ressources humaines et techniques allouées au respect des mesures restrictives soient appropriées et proportionnées à l’exposition des établissements aux mesures restrictives;
• g. lorsque des fonctions opérationnelles liées au respect des mesures restrictives sont externalisées, veiller à ce que ces dispositions soient conformes aux orientations EBA/GL/2019/02⁴ et recevoir régulièrement du prestataire de services des rapports sur l’efficacité du système afin d’en informer l’organe de direction.

⁴ Orientations EBA/GL/2019/02 sur les accords d’externalisation, à remplacer par les orientations EBA/GL/XXXX/XX sur la bonne gestion des risques liés aux tiers.

Lorsque l’établissement financier est l’entreprise mère d’un groupe, l’organe de direction de cette entreprise mère devrait veiller à ce que toutes les tâches visées au paragraphe 11 soient également exécutées au niveau des filiales et à ce que les politiques et procédures mises en place soient alignées sur les procédures et politiques du groupe, dans la mesure où le droit national applicable le permet.

4.1.3 Le rôle du membre du personnel d’encadrement supérieur chargé de veiller au respect des mesures restrictives

4.1.3.1 Nomination du membre du personnel d’encadrement supérieur

Les établissements financiers devraient nommer un membre du personnel d’encadrement supérieur chargé d’exercer les fonctions et les tâches visées aux paragraphes 19 à 21. L’organe de direction devrait veiller à ce que le membre du personnel d’encadrement supérieur ait la connaissance et la compréhension des mesures restrictives nécessaires pour s’acquitter efficacement de ses fonctions.

L’organe de direction peut confier ce rôle à un membre du personnel d’encadrement supérieur qui exerce déjà d’autres tâches ou fonctions au sein de l’établissement financier (tel que le responsable du contrôle du respect des obligations en matière de LBC/FT ou le responsable de la conformité), à condition que:

• a. cela soit justifié par la taille et la complexité de l’établissement financier et par le résultat de l’évaluation de l’exposition aux mesures restrictives;
• b. cela n’affecte pas la capacité de ce membre du personnel d’encadrement supérieur à s’acquitter efficacement de ses tâches ou fonctions; et
• c. cette combinaison de tâches ne soulève pas de conflits d’intérêts, tels que des conflits entre les tâches opérationnelles et les tâches de contrôle confiées à ce membre du personnel.

L’organe de direction devrait permettre au membre du personnel d’encadrement supérieur d’attribuer et de déléguer les tâches visées aux paragraphes 19 à 21 à d’autres membres du personnel agissant sous son autorité et sa surveillance, pour autant que la responsabilité finale de l’exécution effective de ces tâches incombe au membre du personnel d’encadrement supérieur.

Indépendamment des dispositifs institutionnels, les établissements financiers devraient veiller à ce que:

• a. le membre du personnel d’encadrement supérieur puisse assurer une coordination et une coopération efficaces avec les fonctions de contrôle interne; et
• b. le membre du personnel d’encadrement supérieur soit en mesure de rendre compte à l’organe de direction et ait un accès direct à celui-ci dans sa fonction de direction et de surveillance.

Lorsque l’établissement financier fait partie d’un groupe, l’organe de direction de l’établissement financier mère devrait nommer un membre du personnel d’encadrement supérieur au niveau du groupe.

4.1.3.2 Le rôle du membre du personnel d’encadrement supérieur

Le membre du personnel d’encadrement supérieur devrait élaborer, instaurer et maintenir des politiques, des procédures et des contrôles qui soient adéquats pour garantir le respect par l’établissement financier des mesures restrictives et proportionnés à l’exposition de l’établissement financier aux mesures restrictives.

Le membre du personnel d’encadrement supérieur devrait:

• a. prendre les mesures nécessaires pour garantir le respect de la section 4.2 sur l’évaluation de l’exposition aux mesures restrictives;
• b. prendre les mesures nécessaires pour garantir le respect de la section 4.3 sur les politiques et procédures efficaces en matière de mesures restrictives;
• c. fournir des informations régulières et adéquates à l’organe de direction pour lui permettre d’exercer ses fonctions, telles que définies à la section 4.1.1 et à la section 4.1.2. L’ information de l’organe de direction devrait inclure au moins:
• i) les changements affectant l’exposition de l’établissement financier aux mesures restrictives et le résultat de l’évaluation de l’exposition de l’établissement financier aux mesures restrictives;
• ii) les modifications apportées aux régimes de mesures restrictives et leur incidence sur l’établissement financier;
• iii) des statistiques et des informations concernant:
•  le nombre d’alertes générées;
•  le nombre d’alertes en attente d’analyse;
•  le nombre de rapports soumis à l’autorité nationale compétente pour la mise en œuvre de mesures restrictives⁵ et/ou à l’autorité de surveillance compétente conformément à la législation applicable;
•  le délai moyen entre la correspondance positive avérée et le rapport soumis à l’autorité nationale compétente pour la mise en œuvre de mesures restrictives et/ou à l’autorité de surveillance compétente, conformément à la législation applicable;
•  la valeur des fonds gelés, des ressources économiques gelées⁶ et la nature de ces avoirs détenus auprès de l’établissement financier;
• iv) des informations sur les ressources humaines et techniques et l’adéquation de ces ressources à la lumière de l’exposition de l’établissement financier aux mesures restrictives;
• v) les insuffisances ou lacunes identifiées en ce qui concerne les politiques, procédures et contrôles de l’établissement financier en matière de mesures restrictives, y compris les observations formulées par les autorités compétentes pour la surveillance des politiques, procédures et contrôles en vue de la mise en œuvre de mesures restrictives;
• vi) les cas de violation et de contournement des mesures restrictives et les raisons de ces violations;
• vii) des propositions sur la manière de remédier à toute modification des exigences réglementaires ou de l’exposition aux mesures restrictives, ou à toute insuffisance dans les politiques, procédures ou contrôles de l’établissement financier en matière de mesures restrictives et aux cas de violation et de contournement des mesures restrictives ayant été constatés;
• d. signaler toute violation de mesures restrictives aux autorités nationales compétentes pour la mise en œuvre de mesures restrictives et/ou à l’autorité de surveillance compétente, conformément à la législation applicable;
• e. coopérer de manière efficace et constructive avec les autorités nationales compétentes pour la mise en œuvre de mesures restrictives et avec l’autorité de surveillance compétente, conformément à la législation applicable.

⁵ https://finance.ec.europa.eu/eu-and-world/sanctions-restrictive-measures/overview-sanctions-and-related-resources_en#contact.

⁶ Voir article 2, paragraphes 5) et 6), de la directive (UE) 2024/1226.

Lorsque l’établissement financier fait partie d’un groupe, le membre du personnel d’encadrement supérieur au niveau du groupe devrait évaluer l’efficacité des politiques, des procédures et des contrôles visant à vérifier le respect des mesures restrictives pertinentes auprès des succursales, filiales, intermédiaires, distributeurs et agents, le cas échéant. La responsabilité finale du respect des mesures restrictives incombe à chaque entité du groupe.

Le membre du personnel d’encadrement supérieur devrait superviser la préparation et la mise en œuvre du programme de formation, comme indiqué à la section 4.4.