4.1 Quadro de governação e papel do órgão de administração

As instituições financeiras devem criar um quadro de governação para assegurar que as políticas, os procedimentos e os controlos para a aplicação de medidas restritivas são adequados e aplicados de forma eficaz.

O órgão de administração da instituição financeira deve ser responsável pela aprovação da estratégia da instituição financeira para o cumprimento das medidas restritivas e pela supervisão da sua aplicação através das políticas, procedimentos e controlos necessários para garantir a aplicação das medidas restritivas. Todos os membros do órgão de administração devem estar cientes da exposição da instituição financeira a medidas restritivas e da sua vulnerabilidade ao contorno de medidas restritivas.

Nos casos em que a atividade da instituição financeira é dirigida por uma única pessoa, esta pessoa pode nomear um membro da direção de topo para desempenhar a função do órgão de administração nos termos do n.º 4.

Se a instituição financeira for a empresa-mãe de um grupo, tal como definido no artigo 2.º, pontos 9 e 11, da Diretiva 2013/34/UE² , o órgão de administração da empresa-mãe deve assegurar que cada órgão de administração, linha de negócio e unidade interna, incluindo cada função de controlo interno das filiais do grupo, disponha das informações relevantes para poder cumprir as medidas restritivas. A responsabilidade final pelo cumprimento das medidas restritivas cabe a cada entidade do grupo.

² Diretiva 2013/34/UE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 26 de junho de 2013, relativa às demonstrações financeiras anuais, às demonstrações financeiras consolidadas e aos relatórios conexos de certas formas de empresas, que altera a Diretiva 2006/43/CE do Parlamento Europeu e do Conselho e revoga as Diretivas 78/660/CEE e 83/349/CEE do Conselho.

Sempre que uma instituição financeira seja a empresa-mãe de um grupo, o órgão de administração da empresa-mãe deve assegurar que as filiais do grupo realizam a sua própria avaliação da exposição de medidas restritivas, tal como estabelecido na secção 4.2, de forma coordenada e com base numa metodologia comum, refletindo as especificidades do grupo.

4.1.1 O papel do órgão de administração na sua função de supervisão

O órgão de administração, na sua função de supervisão, deve ser responsável por supervisionar e acompanhar os controlos internos e o quadro de governação que a instituição financeira instituiu para dar cumprimento às medidas restritivas, a fim de garantir a sua eficácia, nos termos da Secção 4.3.

Para além das disposições estabelecidas nas Orientações EBA/GL/2021/05³ , o órgão de administração de uma instituição financeira, no exercício da sua função de supervisão, deve:

• a. ser informado dos resultados da mais recente avaliação da exposição a medidas restritivas, em conformidade com a secção 4.2;
• b. supervisionar e monitorizar, através da função de controlo interno, em que medida as políticas e procedimentos das medidas restritivas são adequados e eficazes, nos termos da secção 4.3, à luz da exposição às medidas restritivas e dos riscos de contorno de medidas restritivas a que a instituição financeira está exposta, e tomar as medidas adequadas para assegurar que são tomadas medidas corretivas sempre que necessário;
• c. avaliar, pelo menos uma vez por ano, o funcionamento eficaz da função de verificação do cumprimento das medidas restritivas, incluindo as políticas, procedimentos e controlos internos, incluindo a adequação dos recursos humanos e técnicos afetados ao cumprimento das medidas restritivas.

³ Orientações EBA/GL/2021/05 sobre governação interna nos termos da Diretiva 2013/36/UE.

Caso uma instituição financeira seja a empresa-mãe de um grupo, o órgão de administração dessa empresa-mãe deverá também desempenhar todas as funções referidas no n.º 9 a nível do grupo. A responsabilidade final pelo cumprimento das medidas restritivas cabe a cada entidade do grupo. 4.1.2 O papel do órgão de administração na sua função de gestão

Para além das disposições estabelecidas nas Orientações EBA/GL/2021/05, o órgão de administração da instituição financeira, na sua função de gestão, deve:

• a. assegurar que é informado dos resultados da mais recente avaliação da exposição a medidas restritivas, em conformidade com a secção 4.2;
• b. adotar um quadro adequado de gestão dos riscos e um sistema de controlo interno que seja suficientemente independente da atividade que controla;
• c. aprovar políticas, procedimentos e controlos que sejam proporcionais à exposição da instituição financeira a medidas restritivas e adequados para garantir o cumprimento das medidas restritivas por parte da instituição financeira;
• d. assegurar a aplicação efetiva dos processos da instituição financeira para dar cumprimento às medidas restritivas;
• e. implementar a estrutura organizacional e operacional necessária para cumprir de forma eficaz a estratégia de medidas restritivas adotada pelo órgão de administração;
• f. assegurar que os recursos humanos e técnicos afetados ao cumprimento das medidas restritivas são adequados e proporcionais à exposição das instituições a medidas restritivas;
• g. quando as funções operacionais do cumprimento das medidas restritivas forem subcontratadas, garantir que essas disposições cumprem as Orientações EBA/GL/2019/02⁴ , e receber relatórios regulares sobre a eficácia do sistema do prestador de serviços para informar o órgão de administração.

⁴ Orientações EBA/GL/2019/02 sobre acordos de externalização, a serem substituídas pelas Orientações EBA/GL/XXXX/XX sobre a boa gestão dos riscos de terceiros.

Caso a instituição financeira seja a empresa-mãe de um grupo, o órgão de administração dessa empresa-mãe deve assegurar que todas as funções a que se refere o n.º 11 são igualmente desempenhadas a nível das filiais e que as políticas e os procedimentos implementados estão alinhados com os procedimentos e políticas do grupo, na medida em que o direito nacional aplicável o permita.

4.1.3 O papel do membro do pessoal de nível superior responsável pelo cumprimento das medidas restritivas

4.1.3.1 Nomeação do membro do pessoal de nível superior

As instituições financeiras devem nomear um quadro superior responsável pelo desempenho das funções e tarefas definidas nos pontos 19 a 21. O órgão de administração deve assegurar que o membro do pessoal de nível superior tem o conhecimento e a compreensão das medidas restritivas necessárias para desempenhar eficazmente as suas funções.

O órgão de administração pode atribuir esta função a um membro do pessoal com senioridade suficiente que já tenha outros deveres ou funções na instituição financeira (como o responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT ou o diretor responsável pela conformidade), desde que:

• a. tal seja justificado pela dimensão e complexidade da instituição financeira e pelo resultado da avaliação da exposição às medidas restritivas;
• b. tal não afete a capacidade do membro do pessoal de enquadramento superior para desempenhar as suas funções ou exercer as suas funções de forma eficaz; e
• c. esta combinação de tarefas não suscite quaisquer conflitos de interesses, tais como conflitos entre tarefas operacionais e de controlo atribuídas a este membro do pessoal.

O órgão de administração deve permitir que o membro do pessoal de nível superior atribua e delegue as funções estipuladas nos números 19 a 21 noutros membros do pessoal que atuem sob a direção e supervisão do membro do pessoal de nível superior, desde que a responsabilidade final pelo cumprimento efetivo dessas tarefas incumba ao membro do pessoal de nível superior.

Independentemente das disposições institucionais, as instituições financeiras devem assegurar que:

• a. o membro superior do pessoal pode coordenar e cooperar eficazmente com as funções de controlo interno; e
• b. o membro do pessoal de nível superior é capaz de reportar e tem acesso direto ao órgão de administração na função de gestão e de fiscalização.

Se a instituição financeira fizer parte de um grupo, o órgão de administração da instituição financeira-mãe deve nomear um membro do pessoal superior a nível do grupo.

4.1.3.2 O papel do membro do pessoal de nível superior

O membro do pessoal de nível superior deve desenvolver, pôr em prática e manter políticas, procedimentos e controlos adequados para garantir o cumprimento das medidas restritivas por parte da instituição financeira e proporcionais à exposição da instituição financeira às medidas restritivas.

O membro do pessoal de nível superior deve:

• a. tomar as medidas necessárias para assegurar o cumprimento da secção 4.2, relativa à avaliação da exposição às medidas restritivas;
• b. tomar as medidas necessárias para garantir o cumprimento do disposto na secção 4.3 sobre medidas restritivas eficazes, políticas e procedimentos;
• c. fornecer informações regulares e adequadas ao órgão de administração para que este possa desempenhar as suas funções, tal como definidas na Secção 4.1.1 e na Secção 4.1.2 As informações de gestão, incluindo, pelo menos,
• i) alterações da exposição da instituição financeira a medidas restritivas e o resultado da avaliação da exposição da instituição financeira a medidas restritivas;
• ii) as alterações dos regimes de medidas restritivas e o seu impacto na instituição financeira;
• iii) estatísticas e informações relativas a:
•  o número de alertas gerados;
•  o número de alertas que aguardam análise;
•  o número de relatórios apresentados à autoridade nacional competente para a aplicação de medidas restritivas⁵ e/ou à autoridade de supervisão competente, conforme exigido pela legislação aplicável;
•  o tempo médio entre a correspondência real positiva e o relatório apresentado à autoridade nacional competente para a aplicação de medidas restritivas e/ou à autoridade de controlo competente, conforme exigido pela legislação aplicável;
•  o valor dos fundos⁶ e recursos económicos congelados e a natureza desses ativos detidos na instituição financeira;
• iv) informações sobre os recursos humanos e técnicos e a adequação desses recursos à luz da exposição da instituição financeira às medidas restritivas;
• v) As deficiências ou lacunas identificadas em relação às políticas, procedimentos e controlos da instituição financeira em matéria de medidas restritivas, incluindo as observações fornecidas pelas autoridades competentes para a supervisão das políticas, procedimentos e controlos relativos à aplicação de medidas restritivas;
• vi) casos de violação e de contorno de medidas restritivas e os motivos dessa violação e desse contorno;
• vii) propostas sobre a forma de abordar quaisquer alterações dos requisitos regulamentares ou da exposição a medidas restritivas, ou quaisquer deficiências ou lacunas nas políticas, procedimentos ou controlos das medidas restritivas da instituição financeira que tenham sido identificadas e os casos de violação e contorno das medidas restritivas que tenham sido identificados.
• d. comunicar todas as violações de medidas restritivas às autoridades nacionais relevantes competentes para a aplicação de medidas restritivas e/ou à autoridade de supervisão competente, conforme exigido pela legislação aplicável;
• e. cooperar de forma eficaz e construtiva com as autoridades nacionais competentes para a aplicação de medidas restritivas e com a autoridade de supervisão competente, conforme exigido pela legislação aplicável.

⁵ https://finance.ec.europa.eu/eu-and-world/sanctions-restrictive-measures/overview-sanctions-and-related-resources_en#contact.

⁶ Ver pontos (5) e (6) do artigo 2.º da Diretiva (UE) 2024/1226.

Se a instituição financeira fizer parte de um grupo, os quadros superiores a nível do grupo devem avaliar a eficácia das políticas, procedimentos e controlos destinados a garantir o cumprimento das medidas restritivas pertinentes em todas as sucursais, filiais, intermediários, distribuidores e agentes, se for caso disso. A responsabilidade final pelo cumprimento das medidas restritivas cabe a cada entidade do grupo.

O membro do pessoal de nível superior deve supervisionar a preparação e a execução do programa de formação, conforme especificado na secção 4.4.