4.1 Forvaltningsramme og ledelsesorganets rolle

Finansielle institutter bør indføre en forvaltningsramme for at sikre, at politikker, procedurer og kontroller til sikring af gennemførelsen af restriktive foranstaltninger er tilstrækkelige og gennemføres effektivt.

Det finansielle instituts ledelsesorgan bør have ansvaret for at godkende det finansielle instituts strategi for overholdelse af restriktive foranstaltninger og for at føre tilsyn med gennemførelsen heraf gennem de politikker, procedurer og kontroller, der er nødvendige for at sikre gennemførelsen af restriktive foranstaltninger. Alle medlemmerne af ledelsesorganet bør være opmærksomme på det finansielle instituts eksponering for restriktive foranstaltninger og dets sårbarhed over for omgåelse af restriktive foranstaltninger.

Hvis det finansielle instituts forretninger styres af en enkelt person, kan denne person udpege en øverste leder til at varetage ledelsesorganets funktion i medfør af punkt 4.

Hvis det finansielle institut er modervirksomhed i en koncern som defineret i artikel 2, nr. 9) og 11), i direktiv 2013/34/EU² , bør modervirksomhedens ledelsesorgan sikre, at alle ledelsesorganer, forretningsområder og interne enheder, herunder alle interne kontrolfunktioner i koncernens datterselskaber, har de relevante oplysninger til at kunne overholde de restriktive foranstaltninger. Det endelige ansvar for overholdelsen af restriktive foranstaltninger ligger hos hver enkelt enhed i koncernen.

² Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2013/34/EU af 26. juni 2013 om årsregnskaber, konsoliderede regnskaber og tilhørende beretninger for visse virksomhedsformer, om ændring af Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2006/43/EF og om ophævelse af Rådets direktiv 78/660/EØF og 83/349/EØF.

Hvis et finansielt institut er modervirksomhed i en koncern, bør modervirksomhedens ledelsesorgan sikre, at koncernens datterselskaber foretager deres egen vurdering af eksponeringen for restriktive foranstaltninger, jf. afsnit 4.2, på en koordineret måde og på grundlag af en fælles metode, der afspejler koncernens særlige forhold.

4.1.1 Den rolle, ledelsesorganet i dets tilsynsfunktion spiller

Ledelsesorganet i dets tilsynsfunktion bør have ansvaret for tilsynet med og overvågningen af de interne kontroller og den forvaltningsramme, som det finansielle institut har indført for at overholde restriktive foranstaltninger, med henblik på at sikre deres effektivitet, jf. afsnit 4.3.

Ud over bestemmelserne i retningslinjerne EBA/GL/2021/05³ bør et finansielt instituts ledelsesorgan i dets tilsynsfunktion:

• a. informeres om resultaterne af den seneste vurdering af eksponeringen for restriktive foranstaltninger, jf. afsnit 4.2
• b. gennem den interne kontrolfunktion føre tilsyn med og overvåge, i hvilket omfang politikkerne og procedurerne vedrørende restriktive foranstaltninger er tilstrækkelige og effektive, jf. afsnit 4.3, i lyset af eksponeringen for restriktive foranstaltninger og risikoen for omgåelse af de restriktive foranstaltninger, som det finansielle institut er eksponeret for, og tage passende skridt til at sikre, at der, om nødvendigt, træffes afhjælpende foranstaltninger
• c. mindst en gang om året vurdere, om funktionen for overholdelse af restriktive foranstaltninger fungerer effektivt, herunder interne politikker, procedurer og kontroller, og om de menneskelige og tekniske ressourcer, der er afsat til overholdelse af restriktive foranstaltninger, er hensigtsmæssige.

³ Retningslinjer EBA/GL/2021/05 vedrørende intern ledelse i henhold til direktiv 2013/36/EU.

Hvis et finansielt institut er modervirksomhed i en koncern, bør ledelsesorganet i denne modervirksomhed også udføre alle de opgaver, der er omhandlet i stk. 9, på koncernniveau. Det endelige ansvar for overholdelsen af restriktive foranstaltninger ligger hos hver enkelt enhed i koncernen. 4.1.2 Den rolle, ledelsesorganet i dets ledelsesfunktion spiller

Ud over bestemmelserne i retningslinjerne EBA/GL/2021/05 bør det finansielle instituts ledelsesorgan i dets ledelsesfunktion:

• a. sikre, at det informeres om resultaterne af den seneste vurdering af eksponeringen for restriktive foranstaltninger, jf. afsnit 4.2
• b. indføre en passende ramme for risikostyring og et internt kontrolsystem, der er tilstrækkeligt uafhængigt af det forretningsområde, det kontrollerer
• c. godkende politikker, procedurer og kontroller, der står i et rimeligt forhold til det finansielle instituts eksponering for restriktive foranstaltninger og er tilstrækkelige til at sikre, at det finansielle institut overholder de restriktive foranstaltninger
• d. sikre den effektive gennemførelse af det finansielle instituts processer med henblik på overholdelse af restriktive foranstaltninger
• e. gennemføre den organisatoriske og operationelle struktur, der er nødvendig for effektivt at overholde strategien for restriktive foranstaltninger vedtaget af ledelsesorganet
• f. sikre, at de menneskelige og tekniske ressourcer afsat til overholdelse af restriktive foranstaltninger er passende og står i et rimeligt forhold til institutternes eksponering for restriktive foranstaltninger
• g. hvis de operationelle funktioner til overholdelse af restriktive foranstaltninger er outsourcet, sikre, at disse ordninger er i overensstemmelse med retningslinjerne EBA/GL/2019/02⁴ , og modtage regelmæssige rapporter om systemets effektivitet fra udbyderen for at informere ledelsesorganet.

⁴ Retningslinjer EBA/GL/2019/02 for outsourcingordninger, der skal erstattes af retningslinjer EBA/GL/XXXX/XX vedrørende forsvarlig styring af tredjepartsrisici.

Hvis det finansielle institut er modervirksomhed i en koncern, bør ledelsesorganet i denne modervirksomhed sikre, at alle de opgaver, der er omhandlet i punkt 11, også udføres på datterselskabsniveau, og at de politikker og procedurer, der er indført, er i overensstemmelse med koncernens procedurer og politikker, i det omfang det er tilladt i henhold til gældende national lovgivning.

4.1.3 Den rolle, som den ledende medarbejder med ansvar for overholdelse af restriktive foranstaltninger spiller

4.1.3.1 Udnævnelse af den ledende medarbejder

Finansielle institutter bør udpege en ledende medarbejder med ansvar for at udføre de funktioner og opgaver, der er beskrevet i afsnit 19-21. Ledelsesorganet bør sikre, at den ledende medarbejder har den viden om og forståelse af de restriktive foranstaltninger, der er nødvendig for at kunne udføre sine funktioner effektivt.

Ledelsesorganet kan tildele denne rolle til en ledende medarbejder, der allerede har andre opgaver eller funktioner i det finansielle institut (f.eks. AML/CFT-compliance officeren eller den complianceansvarlige), forudsat at:

• a. dette er begrundet i det finansielle instituts størrelse og kompleksitet og resultatet af vurderingen af eksponeringen for restriktive foranstaltninger
• b. dette ikke påvirker denne ledende medarbejders evne til at udføre sine pligter eller funktioner effektivt
• c. denne kombination af opgaver ikke giver anledning til interessekonflikter, f.eks. konflikter mellem operationelle opgaver og kontrolopgaver, der er tildelt denne medarbejder.

Ledelsesorganet bør give den ledende medarbejder mulighed for at tildele og uddelegere de opgaver, der er fastsat i punkt 19-21, til andre medarbejdere, der er underlagt den ledende medarbejders ledelse og tilsyn, forudsat at det endelige ansvar for den effektive udførelse af disse opgaver fortsat ligger hos den ledende medarbejder.

Uanset de interne ordninger bør finansielle institutter sikre, at:

• a. den ledende medarbejder kan koordinere og samarbejde effektivt med interne kontrolfunktioner
• b. den øverste medarbejder kan rapportere og har direkte adgang til ledelsesorganet i dets ledelses- og tilsynsfunktion.

Hvis det finansielle institut er en del af en koncern, bør modervirksomhedens ledelsesorgan udpege en ledende medarbejder på koncernniveau.

4.1.3.2 Den rolle, den ledende medarbejder spiller

Den ledende medarbejder bør udvikle, indføre og opretholde politikker, procedurer og kontroller, der er tilstrækkelige til at sikre, at det finansielle institut overholder de restriktive foranstaltninger, og står i et rimeligt forhold til den finansielle institutions eksponering for restriktive foranstaltninger.

Den ledende medarbejder bør:

• a. træffe de foranstaltninger, der er nødvendige for at sikre overholdelse af afsnit 4.2 om vurdering af eksponering for restriktive foranstaltninger
• b. træffe de foranstaltninger, der er nødvendige for at sikre overholdelse af afsnit 4.3 om effektive politikker og procedurer for restriktive foranstaltninger
• c. komme med regelmæssige og tilstrækkelige oplysninger til ledelsesorganet, så det kan udføre sine funktioner som defineret i afsnit 4.1.1 og afsnit 4.1.2. Oplysninger til ledelsesorganet bør som minimum omfatte:
• i) ændringer i det finansielle instituts eksponering for restriktive foranstaltninger og resultatet af det finansielle instituts vurdering af eksponeringen for restriktive foranstaltninger
• ii) ændringer i ordninger for restriktive foranstaltninger og deres indvirkning på det finansielle institut
• iii) statistikker og oplysninger vedrørende:
•  antallet af genererede varsler
•  antallet af varsler, der afventer analyse
•  antallet af rapporter indgivet til den relevante nationale myndighed med ansvar for gennemførelsen af restriktive foranstaltninger⁵ og/eller til den kompetente tilsynsmyndighed som krævet i henhold til gældende lovgivning
•  den gennemsnitlige tid mellem det sande positive match og den rapport, der er indgivet til den relevante nationale myndighed med ansvar for gennemførelsen af restriktive foranstaltninger og/eller til den kompetente tilsynsmyndighed som krævet i henhold til gældende lovgivning
•  værdien af indefrosne pengemidler, indefrosne økonomiske ressourcer⁶ og arten af disse aktiver, der opbevares i det finansielle institut
• iv) oplysninger om menneskelige og tekniske ressourcer og disse ressourcers tilstrækkelighed i lyset af det finansielle instituts eksponering for restriktive foranstaltninger
• v) fejl eller mangler konstateret i forbindelse med det finansielle instituts politikker, procedurer og kontroller vedrørende restriktive foranstaltninger, herunder bemærkninger fra myndigheder med ansvar for tilsynet med politikker, procedurer og kontroller vedrørende gennemførelsen af restriktive foranstaltninger
• vi) tilfælde af overtrædelse og omgåelse af restriktive foranstaltninger og årsagerne til disse overtrædelser og omgåelser
• vii) forslag til, hvordan man håndterer eventuelle ændringer i de lovgivningsmæssige krav eller i eksponeringen for restriktive foranstaltninger, eller eventuelle identificerede fejl eller mangler i det finansielle instituts politikker, procedurer eller kontroller vedrørende restriktive foranstaltninger og identificerede tilfælde af overtrædelse og omgåelse af restriktive foranstaltninger.
• d. indberette alle overtrædelser af restriktive foranstaltninger til de relevante nationale myndigheder, der er ansvarlige for gennemførelsen af restriktive foranstaltninger, og/eller til den kompetente tilsynsmyndighed som krævet i henhold til gældende lovgivning
• e. samarbejde effektivt og konstruktivt med relevante nationale myndigheder ansvarlige for gennemførelsen af restriktive foranstaltninger og kompetente tilsynsmyndigheder som krævet i henhold til gældende lovgivning.

⁵ https://finance.ec.europa.eu/eu-and-world/sanctions-restrictive-measures/overview-sanctions-and-related-resources_en#contact.

⁶ Se artikel 2, nr. 5) og 6), i direktiv (EU) 2024/1226.

Hvis det finansielle institut er en del af en koncern, bør den ledende medarbejder på koncernniveau vurdere effektiviteten af politikker, procedurer og kontroller for overholdelse af relevante restriktive foranstaltninger på tværs af filialer, datterselskaber, mellemled, distributører og agenter, hvor det er relevant. Det endelige ansvar for overholdelsen af restriktive foranstaltninger ligger hos hver enkelt enhed i koncernen.

Den ledende medarbejder bør føre tilsyn med forberedelsen og gennemførelsen af uddannelsesprogrammet som beskrevet i afsnit 4.4.