12.1 Politik for interessekonflikter i forbindelse med lån og andre transaktioner med medlemmer af ledelsesorganet og deres nærtstående parter

Alle faktiske og potentielle interessekonflikter i ledelsesorganet, individuelt og kollektivt, bør dokumenteres i tilstrækkeligt omfang, kommunikeres til ledelsesorganet og drøftes, vedtages og håndteres behørigt af ledelsesorganet.

Som led i deres politik for interessekonflikter for medarbejdere (afsnit 12) og håndteringen af interessekonflikter blandt medlemmer af ledelsesorganet, jf. punkt 117, bør ledelsesorganet opstille en ramme for identifikation og håndtering af interessekonflikter i forbindelse med ydelse af lån og indgåelse af andre transaktioner (f.eks. factoring, leasing, ejendomstransaktioner osv.) med medlemmer af ledelsesorganet og deres nærtstående parter.

Med forbehold for gennemførelsen af direktiv 2013/36/EU³² i national lovgivning kan institutterne overveje yderligere kategorier af nærtstående parter, som de helt eller delvist finder anvendelse på, for så vidt angår lån og andre transaktioner.

³² Se også Basel-kerneprincip 20

Rammen for interessekonflikter bør sikre, at beslutninger om ydelse af lån og indgåelse af andre transaktioner med medlemmer af ledelsesorganet og deres nærtstående parter træffes objektivt, uden utilbørlig påvirkning fra interessekonflikter og som et generelt princip på armslængdevilkår.

Ledelsesorganet bør fastlægge de gældende beslutningsprocesser for ydelse af lån til og indgåelse af andre transaktioner med medlemmer af ledelsesorganet og deres nærtstående parter. Denne ramme kan give mulighed for at skelne mellem almindelige forretningstransaktioner³³ , der indgås som led i den normale drift og indgås på normale markedsvilkår, og personalelån og -transaktioner, som indgås på vilkår, der er til rådighed for alle medarbejdere. Desuden kan rammerne for interessekonflikter og beslutningsprocessen skelne mellem væsentlige og ikke-væsentlige lån og andre transaktioner, forskellige typer af lån og andre transaktioner og omfanget af faktiske eller potentielle interessekonflikter, som de måtte skabe.

³³ Forretningstransaktioner omfatter lån og andre transaktioner (f.eks. leasing, factoring, tjenester i forbindelse med børsintroduktioner, fusioner og overtagelser, salg og køb af fast ejendom).

Som led i rammen for interessekonflikter bør ledelsesorganet fastsætte passende tærskler (f.eks. pr. produkttype eller alt efter forholdene), over hvilke lån eller andre transaktioner med et medlem af ledelsesorganet eller vedkommendes nærtstående parter altid kræver godkendelse af ledelsesorganet. Beslutninger om væsentlige lån eller andre væsentlige transaktioner med medlemmer af ledelsesorganet, som ikke indgås på normale markedsvilkår, men på vilkår der gælder for alle medarbejdere, bør altid træffes af ledelsesorganet.

Det medlem af ledelsesorganet, der drager fordel af et sådant væsentligt lån eller en sådan væsentlig transaktion, eller det medlem, der står modparten nær, bør ikke inddrages i beslutningstagningen.

Når institutterne træffer beslutning om et lån eller en anden transaktion med et medlem af ledelsesorganet eller vedkommendes nærtstående parter, bør de, inden de træffer en beslutning, vurdere den risiko, som instituttet kan blive eksponeret for som følge af transaktionen.

Hvis lån er udformet som en kreditlinje (f.eks. overtræk), bør den oprindelige beslutning og ændringer heraf dokumenteres. Enhver anvendelse af sådanne aftalte kreditfaciliteter inden for de aftalte grænser bør ikke betragtes som en ny beslutning om et lån til et medlem af ledelsesorganet eller vedkommendes nærtstående part. Hvis en ændring af en kreditlinje er væsentlig i overensstemmelse med instituttets politik, bør der foretages en ny vurdering og træffes en ny afgørelse.