12.1 Politique en matière de conflits d’intérêts dans le contexte des prêts et autres transactions effectuées avec les membres de l’organe de direction et leurs parties liées

Dans le cadre de leur politique en matière de conflits d’intérêts pour le personnel (section 12) et de la gestion des conflits d’intérêts des membres de l’organe de direction, comme indiqué au point 117, l’organe de direction devrait établir un cadre permettant de détecter et de gérer les conflits d’intérêts dans le contexte de l’octroi de prêts et de l’exécution d’autres transactions avec les membres de l’organe de direction et leurs parties liées (par exemple des opérations d’affacturage, de crédit-bail, transactions immobilières, etc.)

Sans préjudice des dispositions nationales transposant la directive 2013/36/UE³² , les établissements peuvent envisager d’ajouter des catégories supplémentaires de parties liées auxquelles ils appliquent, dans sa totalité ou en partie, le cadre des conflits d’intérêts s’agissant des prêts et autres transactions.

³² Voir également le principe fondamental de Bâle nº 20

Le cadre des conflits d’intérêts devrait permettre de garantir que les décisions relatives à l’octroi de prêts et à l’exécution d’autres transactions avec les membres de l’organe de direction et leurs parties liées sont prises de façon objective, sans influence injustifiée des conflits d’intérêts, et sont en principe prises dans des conditions normales de concurrence.

L’organe de direction devrait instaurer les processus de prise de décision applicables à l’octroi de prêts et à l’exécution d’autres transactions avec les membres de l’organe de direction et leurs parties liées. Ce cadre peut prévoir une différenciation entre, d’une part, les opérations commerciales ordinaires³³ conclues dans le cadre ordinaire d’activité et selon des conditions normales de marché et, d’autre part, les prêts et transactions impliquant les membres du personnel, qui sont effectués selon des conditions proposées à tous les membres du personnel. De plus, le cadre des conflits d’intérêts et le processus de prise de décision peuvent établir une différence entre les prêts et autres transactions ayant une importance significative ou non, entre différents types de prêts et autres transactions et entre différents niveaux de conflit d’intérêts potentiel ou avéré qu’ils peuvent engendrer.

³³ Les opérations commerciales incluent les prêts et autres transactions (par exemple des opérations de crédit-bail, des opérations d’affacturage, des services liés aux introductions en bourse, des fusions et acquisitions et des opérations d’achat ou de vente de biens immobiliers).

Dans le contexte du cadre des conflits d’intérêts, l’organe de direction devrait définir des seuils appropriés (par exemple par type de produit ou en fonction des conditions), au-dessus desquels les prêts et autres transactions effectués avec des membres de l’organe de direction ou leurs parties liées nécessitent toujours l’approbation de l’organe de direction. Les décisions relatives aux prêts et autres transactions ayant une importance significative, qui sont effectués avec les membres de l’organe de direction non pas selon des conditions normales de marché mais selon des conditions proposées à tous les membres du personnel, devraient toujours être prises par l’organe de direction.

Le membre de l’organe de direction bénéficiant d’un tel prêt ou d’une telle transaction ayant une importance significative, ou le membre lié à la contrepartie, ne devrait pas participer à la prise de décision.

Avant de prendre une décision relative à un prêt accordé ou à une autre transaction effectuée avec un membre de l’organe de direction ou ses parties liées, les établissements devraient évaluer les risques auxquels ils pourraient s’exposer en raison du prêt ou de la transaction.

Si des prêts sont accordés en tant que ligne de crédit (par exemple un découvert bancaire), la décision initiale et toute modification afférente devraient être documentées. Toute utilisation de telles facilités de crédit, dans les limites convenues, ne devrait pas être considérée comme une nouvelle décision relative à un prêt accordé à un membre de l’organe de direction ou à l’une de ses parties liées. Si une modification apportée à une ligne de crédit a une importance significative selon la politique de l’établissement, une nouvelle évaluation devrait être effectuée et une nouvelle décision devrait être prise.

Afin de garantir la conformité à leurs politiques en matière de conflits d’intérêts, les établissements devraient veiller, d’une part, à ce que toutes les procédures de contrôle interne pertinentes soient entièrement appliquées aux prêts et autres transactions avec des membres de l’organe de direction ou leurs parties liées et, d’autre part, à ce qu’un cadre de supervision approprié soit mis en place au niveau de l’organe de direction dans sa fonction de surveillance.