12.1 Politica in materia di conflitti di interesse nel contesto di prestiti e altre operazioni con i membri dell’organo di gestione e le loro parti correlate

Nell’ambito delle loro politiche in materia di conflitti di interesse per il personale (sezione 12) e della gestione dei conflitti di interesse dei membri dell’organo di gestione di cui al paragrafo 117, l’organo di gestione dovrebbe definire un quadro per identificare e gestire i conflitti di interesse nel contesto della concessione di prestiti e della conclusione di altre operazioni (ad es. factoring, leasing, operazioni immobiliari, ecc.) con membri dell’organo di gestione e le loro parti correlate.

(³¹ ) Cfr. anche gli orientamenti congiunti dell’ESMA e dell’ABE sulla valutazione dell’idoneità dei membri dell’organo di gestione e del personale che riveste ruoli chiave ai sensi delle direttive 2013/36/UE e 2014/65/UE.

Fatto salvo il recepimento nella legislazione nazionale della direttiva 2013/36/UE (³² ), gli enti possono considerare ulteriori categorie di parti correlate alle quali applicare, in tutto o in parte, il loro quadro relativo ai conflitti di interesse per quanto riguarda i prestiti e altre operazioni.

Il quadro relativo ai conflitti di interesse dovrebbe garantire che le decisioni riguardanti la concessione di prestiti e la conclusione di altre operazioni con i membri dell’organo di gestione e le loro parti correlate siano prese in modo obiettivo, senza l’indebita influenza di conflitti di interesse, e che tali operazioni siano, come principio generale, condotte a condizioni di mercato.

L’organo di gestione dovrebbe stabilire i processi decisionali applicabili per la concessione di prestiti e la conclusione di altre operazioni con i membri dell’organo di gestione e le loro parti correlate. Questo quadro può prevedere una differenziazione tra le operazioni commerciali standard (³³ ) effettuate nel corso ordinario degli affari e concluse a normali condizioni di mercato, e i prestiti e le operazioni riguardanti il personale, che sono conclusi a condizioni disponibili per tutto il personale. Inoltre, il quadro relativo ai conflitti di interesse e il processo decisionale possono operare una distinzione tra prestiti e altre operazioni sostanziali e non sostanziali, tra diversi tipi di prestiti e altre operazioni e tra il livello dei conflitti di interesse reali o potenziali che possono generare.

Nell’ambito del quadro relativo ai conflitti di interesse, l’organo di gestione dovrebbe stabilire soglie appropriate (ad es. per tipo di prodotto, o a seconda delle condizioni) oltre le quali il prestito o un’altra operazione con un membro dell’organo di gestione o le sue parti correlate richiede sempre l’approvazione dell’organo di gestione. Le decisioni relative a prestiti o altre operazioni sostanziali con i membri dell’organo di gestione che non vengono concluse alle normali condizioni di mercato, ma a condizioni disponibili per tutto il personale, dovrebbero sempre essere prese dall’organo di gestione.

Il membro dell’organo di gestione che beneficia di tale prestito o altra operazione sostanziale o il membro che è correlato alla controparte non dovrebbe essere coinvolto nel processo decisionale.

Prima di prendere una decisione in merito a un prestito o ad un’altra operazione con un membro dell’organo di gestione o le sue parti correlate, gli enti dovrebbero valutare il rischio al quale potrebbero essere esposti a seguito dell’operazione.

Qualora i prestiti siano concessi sotto forma di linea di credito (ad es. scoperti), la decisione iniziale e le sue modifiche dovrebbero essere documentate. Qualsiasi uso di tali facilitazioni di credito concordate entro i limiti stabiliti non dovrebbe essere considerato alla stregua di una nuova decisione su un prestito a un membro dell’organo di gestione o a una sua parte

(³² ) Cfr. anche il principio fondamentale 20 di Basilea. (³³ ) Le operazioni commerciali comprendono prestiti e altre operazioni (ad es. leasing, factoring, servizi nel contesto di offerte pubbliche iniziali, fusioni e acquisizioni, compravendita di immobili). correlata. Laddove la modifica di una linea di credito sia considerata sostanziale in linea con la politica dell’ente, si dovrebbe procedere a una nuova valutazione e decisione.

Per assicurare la conformità con le loro politiche in materia di conflitti di interesse, gli enti dovrebbero garantire che ai prestiti e alle altre operazioni con i membri dell’organo di gestione o le loro parti correlate si applichino pienamente tutte le procedure di controllo interno pertinenti e che a livello dell’organo di gestione nella sua funzione di supervisione strategica sia in atto un quadro di sorveglianza adeguato.