12.1 Policyn om intressekonflikter med avseende på lån och andra transaktioner med ledningsorganets ledamöter och deras närstående parter

Alla faktiska och potentiella intressekonflikter på ledningsorgansnivå, oavsett om de är individuella eller kollektiva, bör dokumenteras på lämpligt sätt och kommuniceras till ledningsorganet som bör besluta om konflikterna och hantera dem korrekt.

Som en del av sina policyer om intressekonflikter för personalen (avsnitt 12) och hantering av intressekonflikter hos ledningsorganets ledamöter i enlighet med punkt 117 bör ledningsorganet fastställa ett ramverk för att identifiera och hantera intressekonflikter med avseende på beviljande av lån och genomförande av andra transaktioner (t.ex. factoring, leasing, fastighetstransaktioner osv.) med ledningsorganets ledamöter och deras närstående parter.

Utan att det påverkar det nationella införlivandet av direktiv 2013/36/EU³² kan instituten överväga ytterligare kategorier av närstående parter som de antingen helt eller delvis omfattar i sitt ramverk för intressekonflikter med avseende på lån och andra transaktioner.

³² Se även Baselkommitténs huvudprincip 20

Ramverket för intressekonflikter bör säkerställa att beslut om beviljande av lån till och genomförande av andra transaktioner med ledningsorganets ledamöter och deras närstående parter fattas på ett objektivt sätt, utan någon otillbörlig inverkan av intressekonflikter, och genomförs i princip på normala marknadsvillkor.

Ledningsorganet bör fastställa de tillämpliga processerna för beslutsfattande om beviljande av lån till och genomförande av andra transaktioner med ledningsorganets ledamöter och deras närstående parter. Detta ramverk kan säkerställa åtskillnad mellan vanliga affärstransaktioner³³ som sker inom ramen för normal affärsverksamhet på normala marknadsvillkor och lån till och transaktioner med personal som genomförs på villkor som finns tillgängliga för hela personalen. Ramverket för intressekonflikter och processen för beslutsfattande kan vidare göra åtskillnad mellan väsentliga och icke väsentliga lån och andra transaktioner, olika typer av lån och andra transaktioner samt nivån av de faktiska eller potentiella intressekonflikter som de kan ge upphov till.

³³ Affärstransaktioner inkluderar lån och andra transaktioner (t.ex. leasing, factoring, tjänster som rör börsintroduktioner, fusioner och förvärv samt försäljning och köp av fast egendom).

Som en del av ramverket för intressekonflikter bör ledningsorganet fastställa lämpliga trösklar (t.ex. efter produkttyp eller beroende på villkoren) som lånet eller annan transaktion med ledningsorganets ledamot eller hans eller hennes närstående parter kräver alltid ledningsorganets godkännande. Beslut om väsentliga lån eller andra väsentliga transaktioner EBA Regular Use

med ledningsorganets ledamöter som inte genomförs enligt normala marknadsvillkor, utan enligt villkor som finns tillgängliga för hela personalen, bör alltid fattas av ledningsorganet.

En ledamot i ledningsorganet som skulle dra nytta av ett sådant väsentligt lån eller annan transaktion eller en ledamot som är närstående till motparten får inte delta i beslutsfattandet.

Vid beslutsfattande om ett lån eller annan transaktion med en ledamot i ledningsorganet eller hans eller hennes närstående parter bör instituten före beslutsfattandet bedöma den risk som transaktionen kan medföra för institutet.

Vid lån i form av kreditfacilitet (t.ex. checkräkningskrediter) bör det ursprungliga beslutet och ändringar i detta dokumenteras. Eventuellt utnyttjande av sådana överenskomna kreditfaciliteter inom de överenskomna gränserna får inte betraktas som ett nytt beslut om ett lån till en ledamot i ledningsorganet eller hans eller hennes närstående part. Om en ändring i en kreditfacilitet betraktas som väsentlig i enlighet med institutets policy bör en ny bedömning göras och ett nytt beslut fattas.