12.1 Πολιτική σύγκρουσης συμφερόντων στο πλαίσιο δανείων και άλλων συναλλαγών με μέλη του διοικητικού οργάνου και τα συνδεδεμένα μέρη τους

Για τους σκοπούς του άρθρου 88 παράγραφος 1 της οδηγίας 2013/36/ΕΕ, τα ιδρύματα θα πρέπει να τεκμηριώνουν τα δεδομένα σχετικά με τα δάνεια³⁴ σε μέλη του διοικητικού οργάνου και στα συνδεδεμένα μέρη τους, συμπεριλαμβανομένων τουλάχιστον:

• α. του ονόματος του οφειλέτη και της ιδιότητάς του (δηλ. μέλος του διοικητικού οργάνου ή συνδεδεμένο μέρος) και πληροφοριών σχετικά με τα δάνεια προς το συνδεδεμένο μέρος, το μέλος του διοικητικού οργάνου με το οποίο είναι συνδεδεμένο το μέρος και τον χαρακτήρα της σχέσης με το συνδεδεμένο μέρος·
• β. του είδους/της φύσης του δανείου και του ποσού·
• γ. των όρων και προϋποθέσεων που ισχύουν για το δάνειο·
• δ. της ημερομηνίας έγκρισης του δανείου·
• ε. του ονόματος του ατόμου ή του οργάνου και της σύνθεσής του που λαμβάνει την απόφαση έγκρισης του δανείου και των ισχυόντων όρων·

στ. του γεγονότος (ναι/όχι) σχετικά με το εάν το δάνειο έχει χορηγηθεί υπό συνθήκες αγοράς, και

• ζ. του γεγονότος (ναι/όχι) σχετικά με το εάν το δάνειο έχει χορηγηθεί υπό όρους διαθέσιμους σε όλο το προσωπικό.

³⁴ Βλ. επίσης τις κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ σχετικά με την προέλευση του δανείου, οι οποίες διατίθενται στη διεύθυνση: https://eba.europa.eu/regulation - and - policy/credit -risk/gu idelines -on-loan-origination- and -monitoring

Τα ιδρύματα θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι η τεκμηρίωση όλων των δανείων προς τα μέλη του διοικητικού οργάνου και τα συνδεδεμένα μέρη τους είναι πλήρης και επικαιροποιημένη και ότι το ίδρυμα είναι σε θέση να θέσει στη διάθεση των αρμόδιων αρχών την πλήρη τεκμηρίωση σε κατάλληλη μορφή, κατόπιν αιτήματος, χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση.

Για δάνειο άνω του ποσού των 200 000 EUR σε μέλος του διοικητικού οργάνου ή στα συνδεδεμένα μέρη τους, τα ιδρύματα θα πρέπει να είναι σε θέση να παρέχουν στην αρμόδια αρχή, κατόπιν αιτήματος, τις ακόλουθες πρόσθετες πληροφορίες:

• α. το ποσοστό του δανείου και το ποσοστό του συνόλου όλων των εκκρεμών δανείων προς τον ίδιο οφειλέτη σε σύγκριση με:
• i. το άθροισμα του κεφαλαίου της κατηγορίας 1 και του κεφαλαίου της κατηγορίας 2 και
• ii. το κεφάλαιο κοινών μετοχών της κατηγορίας 1 του ιδρύματος·
• β. το εάν το δάνειο αποτελεί μέρος μεγάλου χρηματοδοτικού ανοίγματος³⁵ , και
• γ. το σχετικό βάρος του συνολικού ποσού όλων των εκκρεμών δανείων προς τον ίδιο οφειλέτη, υπολογιζόμενο ως ποσοστό διαιρώντας το συνολικό οφειλόμενο ποσό με το συνολικό ποσό όλων των εκκρεμών δανείων στα μέλη του διοικητικού οργάνου και στα συνδεδεμένα μέρη τους.

³⁵ Βλ. επίσης μέρος IV του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 575/2013 και ιδίως το άρθρο 392.

Για να αποφεύγονται οι συγκρούσεις συμφερόντων, θα πρέπει να παρέχεται στο προσωπικό η δυνατότητα αναφοράς παραβάσεων με παράκαμψη των τακτικών διαύλων αναφοράς (π.χ. μέσω της λειτουργίας κανονιστικής συμμόρφωσης, της λειτουργίας εσωτερικής επιθεώρησης ή μιας ανεξάρτητης διαδικασίας καταγγελίας παραβάσεων εντός του ιδρύματος). Οι διαδικασίες προειδοποίησης θα πρέπει να διασφαλίζουν την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα τόσο του προσώπου που καταγγέλλει την παράβαση όσο και του φυσικού προσώπου που φέρεται ότι διέπραξε την παράβαση, σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) 2016/679³⁶ (ΓΠΚΔ).

³⁶ Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 27ης Απριλίου 2016, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών και την κατάργηση της οδηγίας 95/46/ΕΚ (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων).

Οι διαδικασίες προειδοποίησης θα πρέπει να είναι διαθέσιμες στο σύνολο του προσωπικού του ιδρύματος.

Οι πληροφορίες που παρέχονται από το προσωπικό μέσω των διαδικασιών προειδοποίησης θα πρέπει να διαβιβάζονται, εφόσον συντρέχει λόγος, στο διοικητικό όργανο και σε άλλα αρμόδια τμήματα που προσδιορίζονται στο πλαίσιο της πολιτικής εσωτερικής προειδοποίησης. Κατόπιν αιτήματος του μέλους του προσωπικού που καταγγέλλει κάποια παράβαση, οι πληροφορίες θα πρέπει να διαβιβάζονται στο διοικητικό όργανο και σε άλλα αρμόδια τμήματα με ανώνυμο τρόπο. Τα ιδρύματα δύνανται επίσης να προβλέπουν διαδικασία καταγγελίας παραβάσεων η οποία παρέχει τη δυνατότητα υποβολής πληροφοριών με ανώνυμο τρόπο.

Τα ιδρύματα θα πρέπει να μεριμνούν για την κατάλληλη προστασία του προσώπου που καταγγέλλει την παράβαση από τυχόν αρνητικές επιπτώσεις, π.χ. αντίποινα, διακρίσεις ή άλλες μορφές άδικης μεταχείρισης. Το ίδρυμα θα πρέπει να διασφαλίζει ότι κανένα πρόσωπο το οποίο υπόκειται στον έλεγχο του ιδρύματος δεν εμπλέκεται στη θυματοποίηση προσώπου που έχει καταγγείλει μια παράβαση, ενώ θα πρέπει επίσης να λαμβάνει κατάλληλα μέτρα κατά των υπευθύνων της εν λόγω θυματοποίησης.

Τα ιδρύματα θα πρέπει επίσης να προστατεύουν τα καταγγελλόμενα πρόσωπα από πιθανές αρνητικές επιπτώσεις, σε περίπτωση που από την έρευνα δεν προκύπτουν στοιχεία τα οποία να αιτιολογούν τη λήψη μέτρων κατά των εν λόγω προσώπων. Σε περίπτωση λήψης μέτρων, το ίδρυμα θα πρέπει να μεριμνά για την προστασία του εμπλεκόμενου προσώπου από ακούσιες αρνητικές συνέπειες οι οποίες βαίνουν πέραν του στόχου του μέτρου που έχει ληφθεί.

Ειδικότερα, οι διαδικασίες εσωτερικής προειδοποίησης θα πρέπει:

• α. να είναι καταγεγραμμένες (π.χ. εγχειρίδια προσωπικού)·
• β. να προβλέπουν σαφείς κανόνες, οι οποίοι διασφαλίζουν ότι οι πληροφορίες σχετικά με τις καταγγελίες, τα καταγγελλόμενα πρόσωπα και την παράβαση αντιμετωπίζονται ως εμπιστευτικές πληροφορίες, σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) 2016/679, εκτός εάν η αποκάλυψη της ταυτότητάς τους απαιτείται δυνάμει του εθνικού δικαίου στο πλαίσιο περαιτέρω ερευνών ή επακόλουθων δικαστικών διαδικασιών·
• γ. να προστατεύουν τα μέλη του προσωπικού που διατυπώνουν προβληματισμούς από τυχόν θυματοποίησή τους, οφειλόμενη στο γεγονός ότι γνωστοποίησαν παραβάσεις οι οποίες πρέπει να δηλώνονται·
• δ. να εξασφαλίζουν ότι οι δυνητικές ή πραγματικές παραβάσεις που αναφέρονται αξιολογούνται και παραπέμπονται σε ανώτερα τμήματα της ιεραρχικής κλίμακας, μεταξύ άλλων, κατά περίπτωση, και στην αντίστοιχη αρμόδια αρχή ή υπηρεσία επιβολής του νόμου·
• ε. να διασφαλίζουν, όπου είναι εφικτό, ότι παρέχεται επιβεβαίωση παραλαβής των πληροφοριών στα μέλη του προσωπικού που έχουν αναφέρει δυνητικές ή πραγματικές παραβάσεις·

στ. να εξασφαλίζουν την παρακολούθηση του αποτελέσματος μιας έρευνας σχετικά με καταγγελλόμενη παράβαση· και

• ζ. να διασφαλίζουν την ενδεδειγμένη τήρηση αρχείων.